申报非领导职务公文写作基础知识和常用公文处理
申报非领导职务《公文写作基础知识和常用公文处理》 一、关于《国家行政机关公文处理办法》
2000 年 8 月 24 日国务院发布 2001 年 1 月 1 日起实施 9 章 57 条。
行政公文种类:13 种。
公文特点:权威性、实用性、时效性、规范性。
二、关于公文格式
公文三大部分:眉首、主体、版记。 眉首:红色反线以上的各要素。包括: 要素) (6 1、公文份数序号 3、紧急程度 5、发文字号 ☆ 2、秘密等级和保密期限 4、发文机关标识 6、签发人
发文机关标识——(1)发文机关全称或规范化简称+文件; (2)联合发文的,主办机关排在前。
☆ 发文字号——(1)发文机关代字+年份+序号; (2)机关代字:不加“字” ; (3)年份、序号用阿拉伯数字; (4)年份用全称,六角括号; (5)序号不编虚位(即 001) ,不加“第”字。 ☆ 签发人——主要用于上行文。如:请示、报告、意见。
主体:红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各
要素。包括: 要素) (7 1、公文标题 5、成文时间 ☆ 公文标题—— (1)完整结构:发文机关+事由(表明文件主要内容)+文种; (2)除法规、规章名称加书名号外,标题中一般不用标点符号; (3) “事由”的结构: “关于…..的” ,要求准确概括公文内容。 ( “关于”在发文机关后) 。 (4)省略式标题——省发文机关;省事由(中华人民共和国公 告) ;省发文机关、事由(通告:不属文件形式) 。 2、主送机关 3、公文正文 4、附件 7、附注。
6、印章(公文生效标识)
☆
主送机关——
(1)对公文负有处置、答复或执行责任的机关; (2)顶格,回行仍顶格; (3)全称或规范化简称或同类型机关的统称。
☆ 公文正文——
(三部分:原由+事项+结尾)
(1)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关 的指示,完整准确的体现发文机关的意图,并同现行有关公文内 容相衔接。 (2)观点明确,条理清楚,含义确切,标书严谨、篇幅力求简 短。 (3)引文:先引标题,后引发文字号。 (4)日期:要求用阿拉伯数字写明具体的年月日,不能把 2005 年写成“05 年” 。
(5)数字:除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等 必须使用汉字外,正文中涉及的其他数字应使用阿拉伯数字。 (6)结构层次序数:汉字“一”——汉字加括号“ (一) ”—— 阿拉伯数字“1.”——阿拉伯数字加括号“ ” (1)。
☆
附件——
1、几个附件,用阿拉伯数字标示; 2、数字后用实心句号“1.” ;附件名称后不加标点符号; 3、附件与正文一起装订,几个
附件的要标识序号;如果不能一 起装订,应在附件左上角第 1 行顶格标识“公文的发文字号+附 件 1” 。 ☆ 成文时间—— (1)成文时间是公文生效的法定时间,以领导签发的时间为准; 联合行文或领导会签的,以最后领导人签发的日期为准; (2) 用汉字将年、 日写全, 月、 “零” 不能写成 “0” 要写成 , “○” 。
☆ 印章—— (1)公文生效的标识; (2)除“会议纪要”外,正式文件都要盖公章。
☆ 附注—— (1)需要说明的其他事项:公文的传达范围;引文的出处;解 释有关名词术语; (2)用于上行文(如请示、报告、意见) ;
(3)居左空 2 字加括号,在成文时间下一行。
● 版记:主题词以下的各要素。包括: 1、主题词 4、印发时间 ☆主题词—— (1)标引公文的主要内容。作用:方便电脑存储、管理和检 索。 (2)包括:类别词+类属词(反映文件主题内容的词)+文 种; (3)除类别词外,主题词最多不超过 5 个。 ☆ 抄送机关—— (1)需要了解、但不需要处理、执行文件内容的机关; (2)几个抄送机关之间用“, ”号隔开,最后标“。。 ” ☆ 印发机关——一般是各单位的办公部门或文秘部门。 ☆ 印发日期——公文交付打印日期(阿拉伯数字) 。 ☆ 反线——版记中各个要素之下,都要加一条反线。宽度与版 心同宽。 注意:版记部分应在公文的最后一页。 2、抄送机关 5、反线 3、印发机关
三、行文规则——发文机关与收文机关之间的行文关系的规 范和准则。 《办法》中有明确、严格规定。
(一)行文应当确有必要,注重实效,非发不可才发。 (二)行文关系:应根据隶属关系和职权范围确定。
分为: 1、上行文——如:报告、请示; 2、下行文——如:命令、决定、通报; 3、平行文——如:函。 (三)部门可以行文的情况: 1、相互之间根据职权可以相互行文(人事处与教务处) ,一般都 是商洽工作、答复问题等; 2、各部门、各学院一般不得向外行文,除学校办公室外。 (四)请示规则: 1、一事一请; 2、一般只写一个主送机关,需同时送其他机关的,用抄送形式; 3、一般不得越级请示; 4、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上 级机关负责人报送“请示” ; 5、不得抄送下级机关。 (五)报告规则: 1、不得夹带“请示”事项; 2、一般不得越级报告; 3、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上 级机关负责人报送“报告” 。 (六)意见规则: 除上级机关负责人直接交办的事项外, 不得以机关名义向上 级机关负责人报送“意见” 。
四、具体公文写作
(一)决定——
不能滥用。主要用于:
1、重要事项或重大行动作出安排; (指挥性决定) 2、奖惩决定; (简明扼要) 3、变更或撤销下级机关不适当的决定。 (指挥性决定)
(二)通知——适用于批转下级机关的公文;转发上级机关和不 相隶属机关的公文; 传达要求下级机关办理和需要相关单位周知 或执行的事项;任免人员。 1、种类: (1)批转、转发通知: 批转: 示、 意见批准并转发给下属各单位; 转发: 将上级机关或不相隶属机关具有指导或参考 作用的公文转发给下属单位; (2)事项性通知:向下级单位布置工作、安排活动、阐述指导 方针、解决工作中的实际问题等。 (3)任免通知:宣布对有关人员的任免决定。 2、结构与写法: ☆ 主体结构——标题+主送机关+正文+落款 ☆ 标题分为三种: +文种” 式通知) ☆ 具体写法: ☉ 批转、转发通知—— A、写全; B、省发文机关,只有“事由 C、省发文机关和事由 (只用于非正 将下级机关呈送的具有普发意义的报告、 请
A、 事由中写明“批转”“转发” 、 ,且引用原文题目; B、 原文题目,法规、规章加书名号; C、 原文事由中已有 “关于” 故本文的事由中省略 , “关于” ; D、 避免通知套通知。 (以上四点为拟写标题要注意的) E、 正文:往往只是一句话,用以说明批转或转发的文件 名称和发文机关的意见等基本事项。 F、 无须标注附件说明。 ☉事项性通知—— A、 标题: “紧急通知”“补充通知”“重要通知”“联合 、 、 、 通知”等; B、 正文:主要由“缘由+事项”构成。常用“特作如下 通知”“现将有关情况通知如下”过渡引起下文。 , C、 结尾:特此通知;以上通知,望遵照执行等惯用语。
如:常用——会议通知 a、 会议的名称 b、 会议的目的 c、 主办单位 d、 会议的内容 e、 与会人员 f、 会议时间和地点 g、 报到的时间和地点 h、 会议资料 i、 住宿安排
一般包括:
j、 联系方式(回执等)
注:以上各项无固定模式,一般应将重要的排在前面,相关 的排在一起。结构上以分条列项最为常见。 ☉ 任免通知——可分为任职通知、免职通知、任免通知。 (三)批复——答复下级机关的请示作出具体的批示和答复、表 明态度,或同意、赞成,或不同意、不批准。 1、特点: (1)被动性(先请后复) ; (2)针对性; (3)权威性:下级机关无法解决或无权决定的问题。 2、结构和写法: (1)标题——发文机关+事由+文种,可写明态度。 如:╳
╳ ╳ ╳
关于同意╳
╳
╳
╳
的批复
(2)正文——批复缘由+
批复事项 缘由:引述请示的机关单位名称、标题、发文字号及收文情 况。 事项:表明态度、意见和要求。 (3)结语:此复;特此批复。
(四)请示—— 1、特点 (1)期复性: (2)超前性:不能先斩后奏或边干边请示; (3)单一性:一文一事,否则造成难以批复或无法批复。
2、类型 (1)请求指示的请示:该不该办;遇新情况、新问题不知该怎 么办时。 (2)请求批准的请示:请求批准办某件事。多半下级认为办事 条件成熟而批准权在上级手中;或打算办某件事而在物质条件 上、权限上感到不足无法办理时,请求同意办理或给予人财物的 帮助。 请求批准项目、方案、规划 请求审批指标、经费、物品 3、写法 (1)标题——写全 或 省发文机关。 注:A、 “请示”二字; B、不能写成“请示报告” ; C、标题中不能出现“请求”“申请”等与“请示”文种雷 、 同的词语。 (2)主送机关——负责受理和答复请示的机关。 要求:不送领导个人; 原则上一个主送机关; 不越级请示。 (3)正文——缘由+事项+要求 ☆ 缘由: 理由、依据;请示事项成立的前提,也是批复的主 要依据; ☆ 事项: 最核心和最重要的部分; 请示批准和指示的事项一定要明确; 人财物的支持需明确编制、数量等表达清楚。 ☆ 要求: (结尾)期复请求语。 “妥(当)否,请批复” ; “以上请示,请审批”
如:
4、写作要求: (1)遵守请示的行文规则; (2)理由要充分;事项要明确;要求要可行; (3)语气要委婉,格式要正确。 (商量口吻;签发人与附 注)
(五)报告——汇报工作、反映情况、答复询问 1、特点:陈述性; 2、类型: (1)工作报告——某一阶段工作的基本情况、主要成绩、经 验体会、存在问题、今后打算等。 篇幅长:要用小标题。 (2)情况报告——本单位发生的重大性、特殊性、突发性的 事件,或一定范围内带有倾向性的情况。 特殊情况) 特点:☆内容集中单一、突出重点、如实反映; ☆脉络清楚,层次分明,把经过、原委、结果、性质 说清。 ☆及时汇报,便于上级掌握。 (3)答复报告——问什么、答什么。 注:对询问事项不了解,要慎重对待,深入调查研究再答复。 3、写法 (1)标题: (发文机关)+事由+文种 (2)正文: 缘由+事项+结尾。 (偶发性的 事后性。
☆ 缘由——开头,引领全文。 有背景式、根据式、叙事式三
种。 ☆ 事项——核心,报告的具体内容。写法上有两种: 总结式写法 用于工作报告。 用于情况报
“情况-原因-教训-措施”四步写法 告
☆ 结尾——“特此报告” “专此
报告” “以上报告,请审 ; ; 阅” 。 4、写作要求 (1) 主旨要新; (2) 内容真实、具体; (3) 重点突出、详略得当; (4) 遵守报告的行文规则。