公文写作与处理

公文写作与处理复习材料

1. 公文的概念（定义）

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

2. 公文的内涵（四个特征）（P1~2）

·公文的制发者必须是法定的机关、组织及其负责人；

·公文必须是在公务活动中形成并使用的文字材料；

·公文必须是按照统一的体式、经过一定的处理程序形成的具有规范体式的信息载体；

·公文是各级各类机关和组织依法行政和开展公务活动的一种重要工具。

3. 行政公文的特点（ppt）

鲜明的政治色彩；法定的权威性；体式的规范性；制作程序的规定性

公文的特点（P5~6）

权威性、实用性、定向性（也叫针对性）、时效性、程序性

4. 公文的15个种类（ppt）

1）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2）决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定。

3）命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予晋升衔级、嘉奖有关单位

人员。

4）公报：适用于公布重要决定或重大事项。

5）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8）通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，批转下级机

关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文。

9）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

12）批复：适用于答复下级机关请示事项。

13）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事

项。

14）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15）纪要：适用于记载会议主要情况和决定事项。

5. 公文的分类（P3~5）

（1）按使用范围分类：专用公文（指在专业领域内使用的公文）；

通用公文（指在各级各类机关、组织之间通用的公文；可分为法定公文与非法定公文）

（2）按行文方向分类：上行文（下级向上级发文，如请示、报告、上行的意见等）

平行文（不相隶属的机关之间相互来往的公文，如函）

下行文（上级向下级发文，如命令（令）、决定、通知、通报、批复等）

（3）按公文的来源分类：收文（本机关接收）

发文（本机关对外发出）

内部公文（本机关写成，在本机关内部使用，如各种规章制度、奖惩细则等）

（4）按公文作者的性质分类：党政公文（党委公文和行政公文）

部门公文

（5）按公文的处理要求分类：参阅性公文（参阅件，不需本机关办理，但有必要进行了解，具有参考价值

的公文，如外地的典型经验）

承办性公文（需要本机关直接办理的公文）

（6）按公文的紧急程度分类：特急公文（最短时间内、最快速度进行处理，如灾情报告、战争情报等）

急办公文（有确定的时间界限，不得拖延）

常规公文（没有注明时间要求的公文）

（7）按公文的机密程度分类：绝密公文（国家和组织的最重要秘密，泄密会使国家安全遭受特别严重的损害） 机密公文（重要秘密，严重损害）

秘密公文（一般秘密，遭受损害）

内部公文（内部使用，不向外公布）

公开性公文

6．公文的处理要求（P7~10）

公文处理的三大环节：发文办理、收文办理、公文管理（立卷归档）

公文处理的四大原则：准确、及时、安全、统一

7. 公文格式（P21~49 这部分内容多且细，除少部分需要背诵，以看和记住书写格式为主，因为考试最后

一个题是一篇小公文写作，15分，公文格式占一半分；详细内容请打开“公文格式”的文档；建议可以

直接看之前复印的《党政机关公文格式》，会比我整理的文档简单一些）

（一） 版头：置于公文首页红色反线以上的各要素统称版头（版头也称眉首）

（二） 主体：置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体

（三） 版记：置于主题词以下的各要素统称版记

（1）版头组成要素：公文份数序号（份号）、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发（会签）人、红色反线（间隔横线）等。

★ 发文字号： 年份、序号用阿拉伯数字，年份用全称，用六角括号〔〕括入，如〔2013〕。不能是〔13〕、

﹙2013﹚、[2013]等错误表达。

序号前不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（2）主体组成要素：公文标题、主送机关、公文的主体（正文）、附件及附件说明、印章（发文生效标识）、签署、成文日期、附注等。

★ 公文标题：完整的公文标题包括发文机关名称（或简称）、公文事由、公文文种三个部分，简称标题三要素。P30 （判断题：判断公文标题正确与否，错误则改正）

★ 公文标题的四种书写格式：① 发文机关名称+事由（公文内容概括）+文种，如“国务院关于发布《国

家行政机关公文处理办法》的通知”

② 事由+文种，印有固定红头或是作为发布、转发对象的公文可以采取这种写法 ③ 发文机关+文种，如“中华人民共和国主席令”

④ 只有文种，如“通知”、“通告”，多用于内容比较简单的公文

★ 主送机关与行文规则：① 所以上行文都必须有主送机关，且主送机关一般只有一个。若仍有其他需

要主送的机关名称，在版记处“抄送”。P33

② 下行文的主送机关因文而异，有两种情况：Ⅰ、针对性强的下行文（如批复、

指示性通知、下行的意见等）都应当有主送机关，可一个可多个主送机关。

若下行文的主送机关是一个受双重领导的单位，应当在版记处抄送另一个领

导机关。 Ⅱ、收文对象无法限定或无须限定时（如公文需在较大范围内告知

时），可省去主送机关。章程、条例等规范性文件，因其不能单独行文，也没

有主送机关。

③ 平行文一般都有主送机关，可一个可多个。

★ 签署：是指以机关领导人名义发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的

作者，证实公文的执行效用，并将签署的公文向外发出。

签署的适用范围：以政府领导人名义发布的命令（令）不要加盖单位印章，而是由领导人负责签署。除各

级行政机关发布的命令（令）外，各级国家行政机关向国家权力机关提出的议案，也应

当有机关首长签署。

签署的权限：公文的签署，仅限机关首长一人。首长因故离职时，可由首长指定的代行职务的副首长代为

签署，但是这种办法只适用于国家行政机关之间相互往来的公文，若是公开发布的公文，仍

应是正职首长签署。 代理首长的签署不同于代行首长职务的签署，可用“代理”的名义

进行签署，如“代理省长：某某某”

签署的位置：在正文下空1行，右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务，如

“部长 xxx”，联合发布的命令（令）的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下一行右空

2字标识成文日期。签署可加盖签名专用章，也可亲手签，姓名要写全，要用毛笔或钢笔。

签署与签发的区别：签署是在向外发出的正本上签字，而签发是机关负责人最后审定文稿时签在发文稿纸

上，签发的定稿并不向外发出，只保存在本机关。

★ 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编成01）。

（3）版记组成要素：抄送机关、印发机关和印发日期、版记的反线。

★ 抄送机关：指收受公文并了解公文的内容（或者需要其配合执行）但不承担主办和答复责任的机关。抄送

机关通常看作次要的受文机关。

★ 标注抄送机关的注意事项：在印发机关和印发日期之上一行、左右各空1字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。

（4）页码：用4号半角阿拉伯数字，在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，如“—1—”。单

页码居右空1字，双页码居左空1字。公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文附件与正文一起装订时，页码要连续编排。

常见错误剖析（PPT中重点介绍）→ ppt

8．公告与公报的联系和区别：

相同：都是领导机关用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的文种；都是非常庄重、严肃的文种。 区别：①适用范围不同：公告行政机关常用，党委机关一般不用；公报则是行政机关与党委机关都使用。 ②内容详略不同：公告多用于宣布重大消息或法定事项，内容一般都很简要；公报用来发布重大事

件或重要会议的决定事项，内容一般都比较详细具体。

9.公告与通告的联系和区别：

相同：都是行政机关常用的告知性文种；都可以通过新闻媒介或广为张贴的方式加以公开发布。

不同：①适用范围不同：公告、通告是行政机关的法定公文，党委机关不用。

②制发机关的级别不同：公告的制发者只能是行政系统的领导机关，而通过是从上到下的各级各类行政机关均可使用。

③告知的范围不同：公告是用来向国内外公布重要事项或法定事项的，通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。因此，公告的范围广，面向国内外；通告一般只针对社会的某一方面，用于局部，范围相对较小。

10.通告与通知的联系和区别：

相同：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合行动的文种。 不同：①告知范围不同：通告是把发文机关的意图、要求普遍告知并要求遵守；通知属特定告知，即只告知那些与通知内容有关的单位和个人。需要普遍告知，告知对象又无法限定时，用通告；需特定告知，也可以限定告知对象时，用通知。

②格式不同：通告因是普遍告知，告知对象又无法限定，所以就无法设定主送机关（抬头）、抄送机关等格式。而通知是特定通告，告知对象可以很具体，至少可以限定在一个比较明确的范围内。所以，通知可以而且应该有主送机关、抄送机关等格式，至少主送机关是不可少的。

③行文渠道不同：内部行文告知下级机关或有关人员办理或了解某一事项时，用通知，不能用通告；向社会上公开行文告知人们应当普遍遵守或知晓某一事项时，用通告，不用通知。

11.通知与通报的联系和区别：

相同：都属于告知性文种；都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动；都是下行文。

不同：①发文目的不同：通知的发文目的在于让收文机关知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事项等；通报的目的在于让收文机关了解发生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情应该受到批评，哪些问题应该引起注意等。

②内容不同：通知的内容侧重于提出明确要求，明确界限。通报的内容侧重于说明、介绍某些事物或情况，可以提出具体要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况通报）。

③发送对象不同：通知的发送对象都是与通知内容有直接关系的单位或个人。而通报不但要发给与通报内容有直接关系的单位或个人，往往还发给那些与通报内容那个没有直接关系的单位和个人，以便“一体周知”。

12.请示与报告的联系和区别：★

相同：都是上行文种；行文对象一般都是直接上级领导（或指导）机关。

不同：①行文目的不同：报告的行文目的是为了向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。请示的目的是为了向上级机关请求指示或批准。目的不同是这两个文种的根本性区别。

②写作结构不同：报告的结构一般是先概括汇报基本情况，然后汇报主要成绩、经验、教训、存在问题，并针对存在的问题，汇报今后的打算和安排等。请示的结构是先说明请示原因，在此基础上引出请示的具体事项，最后是请示的结束语，典型的三层或三段式结构。（注意：报告中不能夹带请示事项，但是请示中可以有报告的成分。请示中的请示原因部分实际上就是对有关情况的报告。）

③结束语不同：报告是陈述性上行文，请示是请求性上行文，这种区别在结束语的使用上更为明显。报告的结束语多用“谨此报告”、“特先报告，详情容后续报”、“特此报告”等。请示的结束语多用“请批示”、“请批准”、“请批复”等。如果误用结束语，就改变了公文的性质，就分不清究竟是报告还是请示。

④处理方式不同：上级对下级报送的请示应当表态，而对下级报送的报告可以表态，也可以不表态，这是处理方式上的区别。请示是必须答复的，答复的文种也因隶属关系不同而不同。由上级领导机关答复时，用“批复”；上级领导机关同意后，授权让领导机关办公厅（室）代为答复时，用“函”。

⑤⑥⑦⑧

（PS：批复是针对请示的，不能针对其他文种）

P71 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。一般来说，凡是请求上级批转的事项，都应写成“意见”，而不是“报告”、“请示”等。

上级机关受到下级机关报送要求批转的“意见”后（如下级机关对某事项提出见解和处理办法，请求上级机关批转到其他相关机关执行），以上级领导机关的名义批准并发出，叫“批转意见的通知”，若是由上级领导机构批准，但是以领导机关办公厅（室）的名义发出，叫“转发意见的通知”。

13．报告与简报的联系和区别：

相同：都是用来反映工作情况、沟通信息、加强相互了解的文种。

不同：①法定地位不同：报告是一个法定文种，简报不是法定文种。简报是在单位内部交流的定期或不定期的报纸或刊物。

②行文方向不同：报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的，是上行文种。简报不限于上行，也可以平行或下行。报告只能上行，不能平行或下行。

③格式不同：报告必须依照法定的公文格式制作，按规定的行文规则运转。而简报的制作和运转都可视具体情况灵活掌握。（如简报的主送机关写在正文后面，报告的主送机关一般要写在正文前面；简报的标题比较灵活，而报告的标题必须是按三要素的要求制作；简报的发文机关名称、成文日期等在文头部分，而报告落款一定要在文尾；简报不要求盖印，报告一定要用印。）

④人称不同：报告用第一人称（如我、我们），简报多用第三人称（如他、他们、该）。

⑤篇幅长短不同：报告的篇幅可长可短，无字数限制。简报要求篇幅短小，一般不超过1000字。

14.公文的行文规则：(P74 maybe：判断、简答、论述) → 加深理解，‘公文的行文规则’ppt

1）严格按照隶属关系和职权范围行文

隶属关系是指本机关在其组织系统中的位置及其与上下级机关之间的关系。

★公文行文关系：①领导与被领导的关系：上级机关与下级机关之间；②业务上指导与被指导的关系：上级业务主管部门与下级业务部门；③平行关系：同级机关之间（以上三种是在同一系统的机关）；④不相隶属关系：此机关VS彼机关（非同一系统的机关）

注意：垂直管理部门，如海关等机构，上下级之间是领导关系。中央部门与地方部门之间一般是业务指导关系。

2）行文方式要根据工作需要灵活掌握

逐级行文、多级行文、越级行文（无特殊情况不可）、直接行文。

3）越权行文无效

理解：如须经上级领导机关决定的问题，下级机关行文无效；须经主管业务部门决定的问题，其他业务主管部门行文无效；该联合行文，则不要独揽大权；该独立负责，则不要扯上其他部门；以及不能滥用其他机关名义。

4）会商、会签与联合行文的原则性和灵活性

会商指文稿内容涉及两个以上部门的职权范围时，发文前主办部门应与相关部门协商，并达成共识的一个必经步骤。经会商后达成共识的文稿，须经相关部门负责人会签后上报或下发。

凡联合行文，一定要先会签。

★ 联合行文的注意事项：

①确有必要才能联合行文

②各机关各部门必须是同级机关或部门才能联合行文

③联合行文单位不能过多，应当明确主办机关

④机关名称排列，主办单位在前，按党、政、军、群and法、检、公、司的顺序排列

⑤联合行文发文字号只标注一个，即标注主办机关的发文字号

⑥会签先由主办单位签署意见，协办单位依次会签

⑦联合行文用印，上行文由主办单位盖印则可，下行文全要盖印

5）公文文种、形式要与内容、行文方向相一致

如：平行关系（包括不相隶属的关系）的各单位之间相互行文只能用“函”这类文种，或者是以“函的形式”行文。向直接上级机关行文，只能用报告、请示、意见（上行意见）这类上行文种。向直接下级机关行文，可用命令（令）、决定、通知、批复、意见（下行意见）这类下行文种。

6）尽量减少行文层次

缩短行文路线

7）公文一般不得报送领导者个人

8）分清主送与抄送 ★

主送机关是负责答复或解决公文中提出的问题的上级机关，落实或执行公文内容的下级机关、平行机关或不相隶属的机关。抄送机关是应该了解公文内容的上级机关、下级机关、平级机关或不相隶属的机关。 主送上级机关的请示不可同时抄送下级机关，因为请示的内容是要等上级批准后才能执行的事项，过早地把请示内容告知下级机关会引起不必要的麻烦。主送下级机关的重要公文可以同时抄送上级机关，以

便上级机关了解情况，实施领导。

双重领导的单位要处理好主送与抄送的关系。受双重领导的下属单位在向其中的一个上级机关行文请示时，应根据请示的内容，确定主送机关与抄送机关。主送机关负责答复请示事项，抄送机关只是一般了解。上级机关在向受双重领导的下属单位行文时，应根据公文内容抄送受文单位的另一个上级机关。

9）经发文机关批准，公文可以公开发布

15.公文审核P86

审核，即审查、核对的意思。如通过审核发现了问题，也包括修改。

审核的重点：1）把好发文关：是否发文、确定发文名义（以谁的名义发文）

2）把好政策关、法规关：对已经通过发文关的文稿，要仔细审核有无与国家法规、政策及上级机关的有关规定相抵触的地方，如有，要改正。对那些规范性文稿，如条例、规定、办法等，还要看与平级机关或本机关以往的有关规定是否相矛盾，是否保持连续性。

3）把好程序关：程序指文稿形成的程序和文稿的格式两个方面。首先要看文稿的送审程序是否妥当、完善。公文格式是公文内容的内在体现，须按公文格式要求严格把关，保证格式正确。

4）把好结构关：公文主体的结构原则是“分类—选择”、“先论—后说”。“分类—选择”是指把公文涉及的有关材料按不同的性质和特点予以分类。“先论—后说”又称“章法倒悬”，把结论性观点放在篇首、段首，多以小标题的形式出现，然后再围绕结论性观点展开必要的阐释和说明。

5）把好文字关：推敲文稿用于是否得体、准确，消灭文稿中的错别字。

6）把好数字关：数字的类型要与行文目的相一致，数字表述要准确，数字的使用要简明、形象，要避免数字间的矛盾和不统一，数字的书写要统一、规范。

16.签发P97

1）签发：是指机关领导人对送审欲发的文稿，审阅后认为应该发出时，在发文处理单的“签发”栏中写上印发意见并签署姓名。

（审核后的文稿仍是草稿，只有签发后的文稿才成为定稿，立即生效。因此，签发是决定文稿最后定稿与批准发出的一个关键性环节。）

2）签发的原则：①按职权划分的原则：以领导机关的名义发出的公文，就由机关领导人签发；以业务主管部门名义发出的公文，由业务主管部门的主要负责人签发。

②集体负责的原则：集体讨论、通过，共同负责

③授权代签原则：如主要领导人外出，可授权或委托其他副职领导人代为签发。

★ ④加签原则：凡欲以业务主管部门名义发出的公文，原则上应由部门负责人签发。但当公文内容涉

及重大问题时，应送机关主管领导审阅后加签。

★ ⑤会签的原则：会签是指当文稿内容涉及两个以上业务主管部门的职权范围时，必须经相关部门的

负责人共同协商，并都在发文处理笺的“会签”栏内签署发文的具体意见。

会签后的文稿有两种发布方式：一是以主管业务部门的名义联合发文，二是以领导机关的名义发文。

⑥先审后签的原则：签发人在签发前要先仔细审阅文稿，签发人对所签发的公文从内容到文字都要负完全责任。

3）签发注意事项：①尊重拟稿人的劳动：只要文稿在大的方面没有问题，就不必吹毛求疵。若发现重大问题需作较大的修改时，应要求审核人或原拟稿人按要求进行修改，甚至推倒重来。

②代签要注明：受委托代签的文稿应注明“代签”字样，以备考查。

③用笔要符合档案管理的要求：签发文稿时要使用毛笔或钢笔。

17.法定公文P104

法定公文：指那些出现在有关法律法规和公文处理的规范性文件里的文种，有明文规定的适用范围，必须按统一的规范予以制发。

与“法定公文”相对应的是“事务性文书”，事务性文书没有明文规定的适用范围，仅有约定俗成的适用范围和制发方式。

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18.通知、通报P120 （重点）

1）通知的适用范围

通知是指用书面语言告知有关单位和人员某些特定事项的一种文体，是现代公文中使用频率最高、应用范围最广的文中之一。

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2）通知的分类

根据通知的构成要素和作用分类：

①载体型通知：指那种只起运载和认定作用的通知，如批转型通知、转发型通知、发布型通知、印发型通知。这类通知的共同特点是：都是作为运载工具使用，都有特定范围的运载对象。

②实体型通知：载体型通知之外的都是实体型通知，不是充当运载工具，而是有实际内容的通知，如指示性通知、会议通知、事项通知、任免通知、启事性通知、凭证性通知等。

3）通报的适用范围

通报适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况，是一种有较强典型示范和普遍教育意义的周知性的下行文。

通报的主要目的在于传播信息，沟通情况，交流经验。一般情况下，通报不具有指挥性。

4）通报的分类：①根据内容分：表扬性通报，用于表扬好人好事； 批评性通报，用于通报对违法违纪人员的处理情况； 情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。

②根据表述方式分：直述式和转述式

视通报事项的繁简，事项简则直述，事项繁则转述。

视通报的作者，通报发文机关的层次高则转述，层次低则直述。高层次的机关有下辖单位，转述是必要的。

视通报的内容，一般来说，表扬性通报、批评性通报如有必要可转述；但情况通报，最好直述。

5）通知与通报的区别：看第11点

19. 拟办、批办P221

1）对那些需要报请领导人批示后再办理的收文，在请批的同时，均应提出收文办理的意见和建议，供领导同志批办时参考，这叫拟办。

2）批办是指机关领导人把那些经请批（注批）、拟办后的收文批给业务部门或有关责任人承办。批办是机关领导人向承办部门交代办文意图与要求，分配工作任务的一种方式。

3）批办注意事项：①要选准承办部门；②要考虑工作的连贯性；③批办意见要明确、具体；④要随送随批；⑤批办格式、书写工具要符合要求。