档案公共服务能力的现状和提升对策

内容摘要：本文针对当前档案公共服务中存在的一些影响服务能力提升问题，结合各地正在进行的新馆建设实际，从建立档案集中保管中心、档案便民查阅中心、档案综合信息中心入手，对档案馆编制体制和管理模式创新提出了一些个人的见解和思路，并从档案馆现状出发对档案展厅建设、人才建设发表了自己的看法，供档案同行参考。

关 键 词：档案 公共服务 现状对策

档案公共服务能力是指充分利用馆（室）藏档案资源向社会各界提供政府政务信息、现行政策法规、历史文化积淀、各类凭证资料等综合信息服务和为各级政府和领导提供科学决策服务的能力。

随着社会发展和档案意识的不断提高，人们对各类信息的查询需求不断增加，政府在进行社会管理和经济建设中对档案资源的利用要求也越来越高。然后，由于历史原因和传统影响，档案公共服务能力的提升还受到档案意识谈薄、人才队伍缺乏、服务手段陈旧、服务平台落后、服务资源不足、档案信息化建设迟后等各种因素的制约。在新形势下，如何从根本上解决这些瓶颈问题，提高我市档案的公共服务能力，使丰富的档案信息资源通过快捷、准确、方便的公共服务手段，为社会各界提供全方位的档案信息查阅服务，已经成为档案部门正在不断研究和探索的新课题。本文针对我市档案公共服务能力的现状，从档案管理体制创新的角度就提升我市档案公共服务能力谈一些体会和设想。

一、建设档案集中保管中心，为提升服务能力提供资源保障

改革档案接收机制是提升公共服务能力的前题。目前，影响档案公共服务能力提高的因素之一是馆藏档案资源贫乏，专业档案流向各部门保管利用，档案馆的档案资源门类不全，无法满足社会各界的查询需求。究其原因是各地档案资源条块分割、分散保管、各自为政，档案资源在本区域内无法实现 "一盘棋"的接收和管理。我们只有跳出传统档案管理制度的条条框框，以全市档案管理"一盘旗"的思想，采用"大档案"管理体制，充分利用政府的力量、协商的方式、共享的合作机制集中本地区档案资源，为提升公共服务能力打下资源建设的基础。

按照方便有效的原则建设档案集中保管中心。档案集中保管中心必须坚持以集聚档案资源为目的，创新档案接收体制，实行集中统一管理。在实际操作中，我认为在多渠道接收档案过程中，本着使用就近原则，全部接收和直接管理城建、土管、房产等专业和户籍、公证、学籍等专题档案；市级各部门和单位的文书档案保留五年供日常使用，将超过五年以上的永久和长期档案移交中心保管，各职能部门和单位的专业业务档案原则上把超过十年保管期限的档案采用移交和寄存二种方式向档案中心移交，不到十年的专业档案根据各职能部门自身要求以寄存方式委托档案中心保管；各企业、事业单位和个人可以采用档案寄存、捐赠等方式将档案资源移交中心托管。保管中心按照各专题、专业档案分门别类存放，统一管理保护，集中开发利用。

二、建设档案便民查阅中心，为提升服务能力提供高效平台

创新档案公共服务模式是提升档案公共服务能力的根本。以档案馆、部门和专业档案室分别提供利用服务的传统模式导致档案馆的公共服务能力被弱化，造成老百姓查阅档案来回奔波、四处查找，对档案部门的工作怨声载道，许多来信来函查阅、网上查阅和为政府决策提供超前服务等无法实现，严重影响了档案部门的形象和地位。只有将原先分散在各部门的专业档案在档案中心进行资源整合、归类和优化，建立档案查阅超市，实行便民服务式的窗口服务，并通过档案信息网络、传真等形式提供各部门未进馆档案的代查服务，真正实现 "进一家门查找"、"盖一个章证明""上一个网浏览"的规范化、科学化、制度化和社会化的一体化服务。

按照方便快捷和准确全程的要求建设档案查阅"超市"。档案便民查阅中心建设可按照档案实体移交、人员编制隶属关系不变的原则，接纳城建、房产等有关部门和单位的档案人员进驻档案中心管理本职能部门的业务档案和专题档案，接受档案中心的统一管理。中心可按照专业设置、窗口服务、统一管理、资源共享的原则，设置普档查阅、房产地籍档案、城建档案、户籍档案、现行文献、特种载体档案、公证档案、密件档案等查阅服务窗口，在查阅大厅配置计算机自行查阅平台供人们群众自行查阅相关档案信息，真正把中心建成一个档案服务便民 "超市"。

三、构建档案综合信息中心，为提升服务能力提供现代手段

以数字档案馆工程为依托，建设档案综合信息中心。随着各种门类、专业档案向档案中心集聚，必须建设一个以集聚的各类资源为基础的数字档案馆，并以此为依托建设综合信息中心，实现数字化管理、高效率利用。以档案信息化管理系统为依托平台的综合档案信息中心，包含专题档案目录、现行文件目录、多媒体档案目录、重大活动档案目录、诚信档案等各类数据库，通过政务内网、外网和查阅窗口向政府各部门和社会各界提供档案信息服务。实现档案事业"一盘棋发展，一个库管理，一体化利用、一个平台共享"的发展目标。

以实现政府信息公开为目的，建设政府信息查阅中心。现行文件中心的建立为老百姓查阅现行政府公开文件起到积极作用，但由于各部门一些政策法规基本上在各自网站上都已向社会公开，为更好地发挥文件中心的服务功能，方便人们群众查阅解决难题、落实政策、寻求查证等各类现行文献信息，文件中心建设必须突破原先的档案资料收集范围和服务方式，在原"现行文件查阅中心"的基础上，建设全市政府信息查阅中心，及时接收各市级部门和单位、乡镇（街道）报（发）送的纸质和电子文献等资料，将各类现行政策性、法规性、公益性、服务性等非保密性文件和公开出版发行的政策法规汇编、书籍报刊、信息简报和政务公报等资料经整合建成党政文献资料库，建立全市文件级目录数据库，向社会各界提供全方位的政府信息查阅服务。

四、拓宽档案展厅建设思路，为提升公共教育能力奠定基础

加强档案馆展厅建设，开展爱国主义教育，是档案馆"四位一体"建设的基本要求，也是展示我市历史文化、社会发展成就，为全社会提供休闲文化，推进我市文化县市建设的一个重要窗口。作为提升公共教育能力和为全市人们提供休闲文化场所的档案馆展厅建设始终是档案事业建设的一项重要内容，但也是既费钱又费力的一项公共事业工程。但如何布展？布展主题如何确定？这么多布展经费如何筹集？在向政府申请经费的同时还有其它什么方法？我认为展厅建设应该走出传统的惯性思维模式，采用以我为主、借用外力、筑巢引凤的方法，在保证充分利用馆藏资源展示主题和总体展示风格的前题下，引进相关部门和单位来展厅布展，既扩大了档案馆的影响，提高了社会公共教育能力，又节省档案布展人力和经费，走一条档案事业良性发展轨道，实现档案事业可持续发展。

五、理顺档案人员编制体制，为提升服务能力提供人才保证

档案局（馆）编制人员偏少、工作量大、人员结构不合理等问题一直是县一级档案馆所面临的共同难题，是制约档案事业发展的瓶颈。目前政府和社会各界对档案查阅利用的需求越来越多，要求越来越高，档案局（馆）在完成对全市档案监督管理、业务指导、宣传教育、保管和技术保护、利用开发和完成一般性查阅等日常工作基础上，还要完成来信来函查阅、网上查询和有关深层次档案信息的查询答复，而只有十来个人的档案局（馆）再要进一步提升档案馆公共服务能力，充分满足社会各界对档案信息资源全方位的需求，为政府和各级领导各项决策提供深层次的、超前的档案信息咨询服务，目前的人员编制已经很难满足。

只有充分理顺人员编制和体制，采用委托管理、外挂延伸、结构调整等形式来加强档案馆人员的力量。可以通过招聘公务员的形式向社会招揽人才，也可以依靠大档案的管理体制，将各专业档案室人员集中到档案馆（或档案中心），在隶属关系不变的前题下由档案局（馆）统一管理、考核和调配使用；也可以采用临时外聘、建立档案事务中心、借用实习生等形式，壮大档案局（馆）的力量，为提升档案公共服务能力提供人才保障。

档案中浓缩着历史，积淀着文化，蕴含着学识，是人们接受教育、增长见识、陶冶情操的良好素材，只有不断创新管理体制，才能在服务大局中求得更快更好的发展，为领导决策服务，为经济发展和现代化建设服务，才能方便人民群众了解、掌握、咨询党和政府的有关文件、政策、精神、动态，为老百姓解决难题、落实政策、寻求查证等提供查考依据，才能为人们维护自己的合法权益的提供凭证，才能在便民利民、以史育人方面起到越来越重要的作用，档案的公共服务能力才会不断提高。

（本文荣获绍兴市档案学会2006年年会档案学术论文交流三等奖）