中小企业在合同管理上存在的问题. 阿里巴巴 lxp52的博客 BLOG
中小企业在合同管理上存在的问题。 (2006/12/26 13:21)
目录： 经营管理
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合同是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也是产生纠纷的根源。经营活动是风险与利益共存的活动，利益越大，风险也越大。企业在日常的经济交往中极易陷入不法分子设置的合同陷阱中，企业就可能因此蒙受巨大的经济损失。因而企业合同管理是企业管理的重要内容，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求。
企业的合同管理，就是企业对本企业合同的签订和履行所进行的自我规范、自我约束和自我保护活动。企业合同管理制度是指在企业合同管理活动中，要求大家共同遵守，带有一定约束力的办事规程和行动准则，它包括四个方面：协作责任制度、监督检查制度、统计考核制度、合同档案制度等，它是企业的一种自律行为，是生产经营管理的有机组成部分。那么，在企业中，特别是中小型企业，它们的合同管理现状究意如何呢？结合我们在担任企业法律顾问时，对中小合同监管工作中发现的情况，发现：由于中小型企业其自身的特点，企业老总权力集中，武断专行等，对合同管理工作并不重视，合同管理制度不健全，签订合同带有盲目性，不少私营企业虽然建立了合同管理制度，但仅存于合同管理岗位责任制和奖惩制度，或内容空洞，缺乏可行性，形同一纸空文。在合同签定和管理中具有下列共性特点。
1、风险意识差。
一些企业签订合同时普遍缺少对对方资信的调查了解，没有审查对方的法人营业执照或自然人身份证、法人授权委托书。由于一些企业没有建立有效的合同管理制度，合同原件丢失或仅保存一些复印件常有发生，一旦自己的合法权益被损害便无法主张自己的权利。
另外对销售人员的相关授权不明。有的企业没有明确的销售人员授权制度，有的单位销售人员超过应有的权利范围对外签订合同，有的一般员工未经授权也对外签订合同。由于司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定，而这些规定，对这些未经授权人员所订立的合同所致的结果，往往对企业不利。
2、文本不规范、条款过于简单、模糊。
简单地以“协议书”、“意向书”等命名，根据我国现行法律规定它们的意思是不同的，所表达的法律效力也有别。此外一些合同的条款过于简单，或仅约定几条意见或简单地归结为一小段话。再者，合同条款约定的意思不明确、不具体。例如：合同约定按需供货，以合同法解决争议，由违约者承担违约责任等。合同的成立虽然从理论上而言仅有主体和标的就可以成立，但是标的的数量如果不明确很容易产生纠纷。像“以合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任”这样的条款等于没有约定，不由合同法解决合同争议，由违约者承担违约责任，难道要有刑法解决合同争议，由守约者承担违约责任吗？合同法规定了协商、调解、仲裁和起诉四种合同争议的解决方法，应尽量明确是那一种方法。同时当事人对于违约责任可以约定定金罚则、违约金、赔偿损失等。
另外，有的合同约定合同签订地点为XX市。XX市却有几个市辖区到底是那一个区？很不明确。根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖。同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则则是无效约定。
3、不注重合同的主体资格的审查
根据我国的《合同法》、《民法通则》等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能科室是无权对外签订合同的。现实中一些企业的什么供应站、办事处、销售科等职能科室或分支机构经常代表法人对外签订合同。更有一些企业的销售人员直接代表法人对外签订合同，既无法人授权委托书，又无身份证明，一旦发生纠纷责任很难明确。
4、忽略合同的效力问题。
在此必须明确一个问题，合同的生效不同于合同成立。一般情况下当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效，但是合同上面仅有签字或盖章。殊不知签字盖章的意思是法定代表人或其授权委托的人签字加单位公章。还有一些合同没有明确合同的履行期限，这就给合同安全埋下了隐患。