论宏业渔业企业应收账款的管1
论宏业渔业企业应收账款的管理
一、 企业应收账款的现状以及形成原因
根据有关部门调查,我国企业应收账款占流动资金的比重为50%以上,远远高于发达国家20%的水平。企业之间尤其是与个体私营户间的货款,造成逾期应收账款居高不下,已成为经济运行中的一大顽症。据专业机构统计分析,在发达市场经济中,企业逾期应收账款总额一般不高于10%,而在我国,这一比率高达60%以上。如我所在的企业宏业渔业公司,该企业是批发淡水鱼市场之一,现有员工83名,主要从事江浙一带的淡水鱼批发至上海。客户群主要为分散在本市的各个集贸市场鱼类摊贩,在销售过程中,虽然日交易量平均在2万公斤左右,交易额大约三十万元,交易次数达3000余次,但也存在许多问题。最为明显的是由于对应收账款的管理不够而影响企业的运转。各个摊贩由于无法及时支付款项,造成应收账款。如从2013年8月份开业至2014年2月份截止,总流动资金为50万元,它的应收账款情况见如下图表
表1
2013年8月份----2014年2月份的应收账款情况表
图1
从上图可以直观看出企业中应收账款趋于上升势态。为什么应收账款会居高不下?如何监控应收账款发生以及如何处理企业的不良债权等问题,已经成为我们单位管理中不容回避的一个重要问题。造成企业应收账款居高不下的原因可以从以下几个方面归纳。
(一)企业经营环境的影响
一方面是扩大市场份额的需要,在激烈竞争的市场经济中,除了依靠商品的质量、价格、售后服务等外,赊销成为企业扩大销售的主要竞争手段。相同条件下,赊销商品的销售量将大于现金销售商品的销售量。另一方面是很多客户故意拖欠账款,社会普遍缺乏诚信。如我所在的单位—宏业渔业公司,首先为了抢占市场份额,扩大销售,都抱有先赊销了再说的理念,其次是因同行都有赊销方式,如果我单位不采取,自然而然客户都跑到对手那里去。也正因为同行间的竞争,一些客户瞄准这种势态,处于“河蚌相争,渔翁得利”的位置,甚至他们还抱有“不欠白不欠”的想法。
(二)企业自身的问题
从主观上我们企业管理者普遍只重销售而忽视包括应收账款管理在内的内部管理,而客观上他们对于应收账款管理无论是经验还是理论都十分缺乏。
1、未做好对账工作
由于交易过程中货物与资金流动在时间和空间上的差异以及票据传递、记录等都有发生误差的可能,所以债权债务的双方就经济往来中的未了事项要进行定期对账,可以明晰双方的权利和义务。而现实中我企业宏业渔业公司,交易时间主要在晚上十点至凌晨五点之间,客户是夜里过来进货,白天还要售卖,所以在交易过程中没有时间对账,有的即便是对了账,但没有形成合法有效销售的对账依据,只是口头上的承诺,起不到应有的作用。
2、 内部清理欠款工作职责不清
实际工作中企业里的领导知道有些应收账款对不上,收不回,但具体该由谁来督办,谁来清查管理并不清楚。企业对债权资产的风险性认识不够,认为企业只要从财务角度实现了收入,即大功告成。在催收欠款过程中,营销员认为自己只管销售,财务部门说只管账务,到头来没有人管。这样,货币资金的回收工作与任何部门和个人均无直接利害关系。由于职责不清,奖罚力度不够,造成各部门对“清欠”工作都抱有“事不关已,高高挂起”的态度。
3、 未对应收账款按风险程度进一步分类管理
在许多企业中,没有对应收账款进一步进行分类管理。比如我所在的企业---宏业水产销售分公司,平时仅仅是在其资产负债表的补充资料中按账龄对应收账款的数额进行简单分类,没有对客户的经营信息进行调查。比如客户的资信状况怎么样?目前对方经营形势处于什么势态?被占用的资金风险有多大?形成逾期的原因是什么?是恶意的逃债还是临时的困难或者是确无偿还能力?都不得而知。这样,在企业回款好的情况下,基本能满足需要,但在回款不畅的情况下就不能满足管理的需要。
4、 运用法律手段解决债务纠纷的意识不强
现实生活中,通过诉讼程序寻求债权保护的意识比较薄弱。从起诉、受理、调查取证、开庭审理到判决、裁定与执行有一个过程,需要企业投入大量的人力、物力和财力。再说我所在的企业宏业渔业公司,它是新办企业,才刚刚起步,即使想通过法律保护也要思量再三,如声誉问题、打官司的一系列费用,还有为了能胜诉可能还要走后门等一些不可预算的费用。这样,使许多像我们一样的企业缺乏运用法律手段维护自身合法权益的信心和勇气。
二、 应收账款对企业的影响
企业在赊销商品时,发出存货,货款却不能同时收回,而企业对逾期不还款的客户不能采取相应措施,致使企业流动资金被大量占用,长此以往必将影响企业流动资金的周转,使企业陷入经营困难。目前在股票市场上,某些上市公司年终因缺乏足够的现金支付股利,往往采取低现金股利、高股票股利的分红政策,就是明显的例证。我国企业确认收入时遵循权责发生制原则,发生赊销的账务处理为,借记“应收账款”科目,贷记“主营业务收入”科目,将赊销收入全部记入当期收入。从赊销的账务处理可以看出赊销虽然使企业产生较多的收入,增加了利润,但没使企业的现金流入增加,反而使企业不得不垫付资金来缴纳各种税金和支付费用,加速了企业的现金流出。同时应收账款的增加,其实却潜伏着坏账损失的危险。据统计,近几年企业坏账金额占应收账款总数的比重,远远超过现行会计制度规定的坏账准备提取标准。为了尽可能降低坏账损失的危险,迫使企业不得不投入大量的人力、物力和财力,如邮电通讯费、派专人收款的差旅费等,加大了催收成本,由于各种成本费用加大,使得资金丧失了赢利机会,增加了资金的机会成本。而当坏账发生时,不仅账面利润虚盈,资金流失,为了能继续生产不得不举债经营,正由于是恶性循环所致,增加负担和债务,在无力偿还的情况下,最终引发企业走向破产、倒闭之路。
三、 加强应收账款管理的对策
为了保证企业资金回扰,提高企业经济效益,减少坏账风险,降低应收账款的管理成本,缓减流动资金的压力,建立和加强应收账款的管理显得尤其重要。具体应当从以下几方面着手:
(一)建立科学高效的资信评估机制
1、 加大资信调查力度
企业对自己的客户应收集其信息,对其信用状况调查分析。客户资信程度的高低通常决定于六个方面,即客户的信用品质、偿付能力、资本、抵押品、经济状况、持续性等,简称“6C ”系统。这要通过下列渠道取得:商业代理机构或者资信调查机构提供的客户信息资料及信用等级标准资料;委托往来银行信用部门与客户有关联业务的银行索取信用资料;与同一客户有信用关系的其他企业相互交换该客户的信用资料等。如我企业宏业渔业公司,主要是通过销售部门营销员对客户资料的基本掌握、管理人员上门具体的实地考察、客户的其他供应商调查的情况,建立相关合作客户资信档案。
2、 制定合理的信用政策
企业应根据不同的时期,不同的市场环境、不同的销售、合作对象具体情况具体分析,制定出不同的信用期间、信用标准和现金折扣政策,尽量为缩短企业的平均收款期,减少坏账损失创造条件。一般来说,企业可以根据客户的资信状况评定等级,然后采取相应的政策。如宏业渔业公司于2013年2月份制定的客户等级表。(见表2)
表2 客户等级评定表
根据此表,如果企业放宽信用标准或提供折扣后,增加的利润大于由此而增加的坏账损失、应收账款机会成本和折扣成本,那么,企业就应放宽信用标准,提供现金折扣。
(二)建立应收账款的内部管理制度
我通过调查分析,提出我单位应收账款的内部管理制度至少要做到以下几点:
1、 建立赊销制度,减小货款风险
(1)在赊销方式上应坚持清旧账,发新货的原则。
(2)赊销前须经主管销售领导人员审查,并取得担保足以证明客户经济状况良好,信誉可靠,方准予以赊销,列作应收账款,予以入账(明细账),定期收回货款。
(3) 在赊销过程中要适当职权分离,如授权审批和具体经办人要分离;记录人和复核人要职务分离。
(4)核对赊销金额及对应的审批权限。
(5)明确赊销经办人员及赊销审批人员的责任和相应的处罚措施。
(6)规范赊销手续的办理流程和文本格式。
2、实行应收账款回收责任制
应收账款形成的决策者和主要经办人就是回收债权的责任人。必须改变回收债权工作仅仅是财务部门职责的错误认识,应将应收账款的货币资金回拢情况一并纳入产值完成情况的业绩考核之中。如果责任人不能将其完成产值所形成的债权收回现金,就要承担相应的责任。
(1)明确划分责任范围,对某一家客户在某个时段的欠款应由业务经办人员负责,对
公司全部的客户尽可能落实到个人;
(2)明确规定应收账款收回之前,责任人不得调离公司;
(3)明确规定对超越权限形成应收账款和坏账应负的各种责任;
(4)明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任;
(5)明确规定不按程序办事形成应收账款和坏账应负的各种责任;
(6)明确规定责任的监督部门,防止责任管理流于形式。
3、建立应收账款的内部报告制度和风险管理系统
财务人员应当按照应收账款形成时间的长短,定期编制《企业应收账款风险评估一览表》,包括以下内容:债务方名称、应收账款金额、债权形成时间、超过信用期时间、债务
方经营状况、债务方最近一次支付款项时间、风险评估、应收账款总额占流动资产比重及其增减变动原因等,以便让决策层和相关部门准确、及时、全面地掌握企业应收账款的现状,有针对性地制定欠款催收政策。如今我单位是采用账龄分析法来密切注意应收账款的回收情况,现以2013年2月份的“应收账款账龄分析表”为例(表3)
表3 应收账款账龄分析表
4、做好应收账款的定期对账和债务确认工作
做好应收账款的相关责任人定期与债务方对账工作,重要是请对方在对账清单上签字并加盖印章予以确认,其作用有两个:第一,防止“清欠”人员与债务方有关人员恶意串通,故意拖欠款项的支付与收取,等到债权方将其列入坏账予以核销之后,再以现金清账予以瓜分;第二,定期让债务方确认应收账款金额,这是最终通过法律手段寻求债权保护的起码要求。
5、 加强逾期应收账款催收制度及催收策略----债务重组和融资
对于逾期的应收账款,应按其拖欠的账龄、金额进行排队分析。通过分析,确定合理的收账程序,一般为:信函通知、电报电话传真催收、派人面谈、诉诸法律,在采取法律行动前应考虑成本效益原则。
进行应收账款债务重组。在确定合理的讨债方法后,若客户确实遇到暂时的困难,经努力可东山再起,企业帮助其渡过难关,以便收回账款,一般做法为进行应收账款债务重组。
(一)建立应收账款坏账准备制度
不管企业采用怎样严格的信用政策、催款手段,只要存在商业信用行为,坏账损失的发生总是不可避免的。因此,企业要遵循稳健性原则,采用备抵法对坏账损失的可能性预先进行估计,积极建立弥补坏账损失的准备制度。根据《企业会计制度》的规定:应收账款可以计提坏账准备金。企业可以按照期末应收账款的一定比例提取用于补偿因债务人破产或死亡,逾期未履行偿债义务,已无法收回的坏账损失,以促进企业健康发展。通过建立坏账准备制度,提取应收账款减值准备,不仅可以缓解坏账损失对企业正常秩序的冲击,正确反映各期财务成果的真实水平,而且对于加速企业资金周转,降低损失程度也有极其重要的作用。
(二)加强应收账款管理的对策
1、 行应收账款的计划管理与动态管理
对应收账款实行计划管理, 有助于应收账款能够按着企业希望的目标逐渐回收, 达到减少应收账款、增加企业现金流量的目的。因此企业在下达每年的年度预算时, 对应收账款的年末余额和回收期都设定了一个相对积极的计划数, 使企业的销售策略和回收策略都围绕这个计划数进行, 即在产品走俏时, 赊销规模从紧; 产品疲软时, 从宽; 资金紧张时, 从严; 当赊销规模接近警戒线时, 应断然采取措施, 暂停赊账业务。
应收账款的动态管理是企业对应收账款实行随时跟踪, 并根据应收账款发生时间长短, 定期对欠款客户、欠款金额、逾期时间等进行列表排队、账龄分析和分级管理, 及时调整收账策略与方案, 达到减少坏账损失目的的一种方法。通过分级管理, 有利于清晰地了解每笔应收账款的即时状态, 使管理更加有针对性, 应收账款的额度也得到了有效控制。
2、 按规定比例提取坏账准备
在市场经济条件下, 各企业业务往来中, 有商品赊销就存在坏账风险。为了将坏账风险降到最低且坏账发生时不至于引起企业生产经营和财务收支的困难, 就要预先按规定比例提取坏账准备金, 在坏账实际发生时, 再冲销已提的坏账准备。提取坏账准备金的方法一般有以下三种:
(1)账龄分析法。账龄分析法是依据应收账款拖欠时间的长短来分段估计坏账损失的一种方法。通过这种方法可促使企业采取有效的积极措施。
(2)应收账款。余额百分比法. 我国现行财务会计制度规定, 可以按应收账款年末余额的3‰一5‰计提坏账准备。在此方法下各年度末的坏账准备余额和应收账款余额相配比, 保持一定的计提比率, 并在资产负债表中以其净额计入资产总额, 避免了资产虚增, 符合谨慎性原则。
(3)赊销百分比法。赊销百分比法是指坏账损失的产生与赊销业务直接相关, 坏账损失的估计数应在赊销净值的基础上乘以一定比率来计算。赊销百分比法的基础是赊销净额, 它反映的是一个时期的数字, 以其为基础计算出的坏账损失估计数也是时期数, 即当期应计提的坏账准备金额。
企业应根据自己的实际情况, 选择适合自己的计提坏账准备金的方法, 为企业今后的顺利发展奠定经济基础
3、 实行应收账款的责任管理, 发挥会计的监督职能, 做到每一笔应收账款都有人负责
在应收账款的管理上, 将“应收账款回收率”直接与单位职工工资收入和单位的经营承包考核挂钩, 实行责任管理, 树立高度重视意识, 将应收账款的管理由财务部门、营销部门共同完成, 充分发挥企业会计的监督职能, 辅助应收账款的回收, 从而形成一种清晰的权利、责任关系。
建立应收款挂账审批制度, 实行“谁审批, 谁负责”的办法, 对每一笔应收账款业务的发生都明确责任人。各单位可根据自身特点和管理情况, 赋予不同级别的人员不同金额的审批权限, 超过审批权限的, 必须请示上一级领导同意后方可批准, 金额特别巨大的, 需报请企业
最高领导批准。
建立营销责任制, 引入激励机制, 实施奖惩措施。企业可以将欠款回笼作为考核营销部门及营销人员业绩的主要依据, 并建立指标考核体系, 根据指标完成情况与营销人员的经济效益挂钩, 以充分调动其积极性, 从而加速应收账款的回收。
4、 对客户的信用进行评估, 确定赊销规模
引入客户信用管理机制, 对拟赊销的客户资产状况、财务状况、经营能力、以往业务记录、企业信誉等进行深入地实地调查, 根据调查的结果来评定其信用等级, 并建立赊销客户信用等级档案。同时根据不同用户的信誉等级差别, 结合产品市场占有率、市场需求状况及趋势变化等, 合理确定每一个客户的销售政策。对于资信差的客户采用现款交易, 对资信一般或者较好的客户在现款不被接受的情况下采用承兑汇票的方式, 对于资信好的客户则采取分期收款的方式, 但在期限和累计金额上要有明确的规定。
5、 实施积极风险转移机制
对部分不能收回的账款可实行风险转移:首先可以采取资产流动性上的转移, 即将应收账款转化为流动性和索取权更强的应收票据, 在一定程度上防止坏帐损失的发生; 其次是对象上的转移, 以其应收账款的部分或全部为担保品, 在规定期限内向金融机构借款, 也可以将应收账款全部出售给金融机构, 这样就将应收账款回收中存在的风险部分或全部转嫁给了金融机构; 最后还可以实行方向上的转移, 当发现应收账款很难收回时, 我们可以灵活处理, 从客户手中购回自己需要的资产, 以抵补这部分应收账款, 即企业可以将这部分应收账款看作是事先预付给客户购买资产的款项, 实现了应收账款方向上的转移。这样就把不能收回或收回希望很小的应收账款进行了有效地转移, 从而避免了企业发生财务危机和经营危机。
综上所述,应收账款的风险无处不在,加强对应收账款的核算和管理,关系到企业的资金周转,影响到企业的生死存亡。因此,企业应把它作为一项长期的,制度化的工作来抓,使得各项措施落到实处,力求将应收账款控制在合理水平上,把坏账降到最低,进而推动整个国民经济的健康、稳步的发展。
参考文献
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