档案检查要求
04-11
档案检查要求
一、归档范围：
各子公司、项目部应根据《中南集团档案归档范围》，对应归档材料及时归档，不得遗漏。
重点说明：
1、房地产公司
（1）各项合同，包括前期，营销，工程，采购，施工，园林、物业、设计合同等；
（2）各类招投标资料；
（3）公司对外发文及外部来文；
（4）各项目获奖证书及奖杯等，可留存本项目，但须提供电子版报集团档案室备案。
2、总承包公司
根据总承包技术质量部提供，部分项目已竣工，工程资料务必及时归档。
（1）工程档案资料中必须有卷内目录、备考表，同时每一份案卷均需打码，否则一律不予接收。
（2）各项目工程资料中，必须存在开工报告、竣工报告。
（3）图纸的整理，应根据要求折叠，不可简单对折。
二、档案的整理：
1、分类
（1）按类别：根据不同的档案类别进行分类，一般包括：工程档案、文书档案、合同类档案、会计档案等
（2）按时间：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。
2、装订
（1）修补破损或页副过小的文件。复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复印纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。
（2）对报表、图标等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠。去除会生锈的金属物（订书钉、曲别针、大头针等装订用品）。
（3）如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
（4）装订时采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或线装订。
3、著录
对于文书档案，尤其是合同类档案，做好电子目录的存档。