输变电工程档案管理归档要求

35千伏及以上输变电工程归档范围

一、工程项目档案管理概述

1．工程项目档案管理的主要任务

工程档案是工程建设的一个重要组成部分，是工程建设项目的历史记录，也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中，会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等、这些文档材料全面反映了工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。

及时收集工程档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理工程档案，保持工程档案的完整和系统，不仅是为在建工程做好当前服务的需要，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务的需要。因此、认真做好工程档案管理工作是非常重要的。

2．工程项目档案管理的基本术语 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

项目文件：指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图形、声像等形成的全部文件，分为项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收等文件。

项目前期文件：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

项目竣工文件：指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装) 过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成．

项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

项目档案：工程项目在立项、审批、勘测、设计、招投标、施工、监理、调试、竣工验收全过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等形式的项目文件的统称，并经过鉴定、整理并归档的项目文件。

文件立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分类整理成案卷的过程，叫立卷。 项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

项目档案移交：项目竣工验收后。建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

3．工程项目档案归档范围 按照（《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》、《电力企业档案分类表（6—9类）》）等规范、标准的要求，确定本工程的“归档范围”，依法维护归档文件材料的齐全、完整。

4．工程项目档案管理责任主体与主要职责 （1）通用职责

档案是工程建设项目建设和管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。工程档案的形成是工程建设、勘察、设计、施工、监理、物资供应、调试和生产运行单位的共同职责。

档案管理按照分级管理负责制的原则，参建各单位按照职责分工和要求，负责工程项目文件、

资料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

工程项目各参建单位必须将工程档案工作纳入工程项目建设管理程序，建立工程档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

工程资料的收集、整理和归档应随工程进度同步进行，同步完成。

工程建设项目档案工作按照合同要求实行分工管理，由建设、监理、设计、施工、调试、物资采购单位主管（技术）负责人组织本单位工程资料全过程管理工作。

工程项目各参建单位须设置专人负责建设过程中文件、资料的收集、整理、立卷、审核、归档工作。

（2）建设管理单位及其业主项目部职责

负责工程项目文件的管理工作，并对工程项目文件进行收集、整理和归档。 负责组织制定工程项目档案的编制办法、标准、规定及要求。

在工程招标文件及与参建各单位签定合同或协议时，应设立专门条款，明确各参建单位对工程建设项目文件收集、整理与归档的责任，并提出明确要求。

负责工程项目立项及前期文件、项目竣工验收文件的收集、整理。

负责对工程项目各参建单位的档案人员进行工程竣工档案管理培训，统一归档要求。 根据工程项目建设分阶段对各参建单位工程项目文件、资料进行检查。

负责工程项目文件、资料收集、整理及归档的监督、检查、指导、考核等有关管理工作。 负责工程项目档案的内部验收工作，参加工程项目档案的验收工作。 （3）勘察设计单位职责

负责收集、积累、整理、归档和移交工程项目设计有关的文件、资料。

工程竣工验收后，必须在规定的时间内完成竣工图的编制、出版、归档和移交工作。 工程项目竣工验收前，应对归档的设计文件、资料进行自查，然后送监理进行审核。 （4）施工单位职责

负责施工文件资料的全过程管理，并设专人对施工文件资料进行收集、整理、立卷。 受委托办理有关工程建设文件（如施工许可证等）和协议等文件。

负责编制一份竣工草图交监理单位审核后作为设计单位编制竣工图的依据。

工程项目竣工验收前，应对各自的工程施工文件、资料进行自查，立卷后交送监理单位进行审核。

（5）监理单位职责

设专人负责监理文件、资料的形成、收集、整理和归档工作。

负责审核各施工单位提交的项目施工文件及竣工图的完整性、准确性，对施工单位编制的竣工图进行核对，并签字。

负责收集、整理建设项目施工过程中的声像资料。 参加对各参建单位工程竣工档案资料的预验收。 （6）物资供应单位职责

负责工程项目的设备及材料招投标、采购、合同签定、设备监造等过程中形成的文件资料进行收集、整理和归档。

按供货合同负责向施工单位提交设备出厂合格证及技术文件、材料出厂合格证和试验报告等产品质量保证资料。

（7）调试单位职责

应负责调试文件资料的管理工作，并设专人对调试资料进行收集、整理和归档。 二、工程项目档案整理的要点与国家电网公司的有关要求

根据国家档案局GB/Tll822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档范围和档案整理规范》、和原能源部文件能源办（1991）231号《电力工

业企业档案分类规则》中的《供电企业档案分类表（6-9大类）》等文件的规定，对文件书写字迹和载体的耐久性及文件材料整理的系统性的质量提出要求。同时根据“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。具体有以下重点要求： （一）立卷原则

1．案卷内容应遵循文件材料的自然形成规律。

2．保持工程文件资料的完整性、成套性和文件材料的系统性。 3．分类要科学，立卷要合理，便于档案的保管和利用。 （二）立卷质量要求

1．需要长期保存的文件材料必须齐全、完整、准确、系统。

2．工程档案必须使用原件归档，，如有特殊原因不能使用原件应在备考表注明原件存放处。对于外来只有一份原件的文件材料应存放在其保管期长的单位。如保管期限相同，则依建设（生产运行）、设计、施工单位顺列。

3．非纸质文件应与其文字说明一并归档，永久、长期的电子文件必须形成一份纸质文件归档。 4．工程前期管理性文件材料的原件，应保存在档案形成单位其余可以用副本或复印件归档。 5．归档的文件不能有重份文件。

6．同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

7．案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹，签字认可手续完备。

8．设计变更通知单、工程变更申请单等要求齐全、完整。且应做到一事一单，若一张变更单的涉及多张不在同一卷册的图纸，应与施工图号相互对应。

9．编制的竣工图应是新蓝图，图面整洁，线条字迹清晰，图纸色度反差良好。

10．凡应归档的文件资料一律使用70克以上A4 幅纸张，若达不到此标准，应当粘贴到A4纸上。但若整卷是大于或小于A4幅的文件材料，则不需粘贴或折叠。 （三）案卷组卷(由立卷单位负责)

1．图纸一般不装订，立卷后直接放入档案装具内(盒内应有卷内目录和备考表），且加盖件号章。

2．文字材料和图纸一般情况下应分别装盒，如需图文并存的案卷应文字材料排列在前、图纸排列在后。

3．卷内文件顺序为：卷皮（封面）、卷内目录、文字材料部分、备考表。 4．案卷力求美观、整齐、结实耐用。

5．建设项目文件、监理文件、施工技术文件可根据数量的多少组成一卷或多卷；竣工图按专业进行立卷。

6．卷内文件材料排列：

(1)案卷内管理性文件的排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，批复在前，请示在后，正件在前，定稿在后，原件在前，转发件在后，报审表在前，报审附件在后。

(2)征地文件材料，要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，按文件形成的规律排列，征地红线图、征地申报表、拆迁协议、拆迁安置表、赔偿协议等。

(3)招、投标书、中标通知书、议定书等按文件形成的规律分类、立卷，不中标的投标书不作为归档范围。

(4)施工技术文件按管理、依据、建筑安装、检测实验记录、评定、验收、证明等排列。 (5)原材料（钢筋、水泥、砂和碎（卵）石）的排列顺序，原材料的出厂的合格证、报验单、检验报告等。对于由建设单位供应的材料不需要进行报验手续，只需做材料进场检查记录。

(6)施工质量处理缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录（有调查报告、分析处理意见、

处理结论及消缺记录、复检意见与结论等）按实际情况立卷。

(7)设备文件按依据性、设备开箱验收记录、随机图样、安装调试和设备运行、维修等材料排列。

(8)安装调试项目按专业、分项目排列、立卷。调试方案（大纲、措施）与调试报告分开立卷。 (9)设备出厂技术资料排列顺序，设备出厂合格证、商检记录、装箱单、工具单、备品备件单，（设备说明书、维护手册）。

(10)案卷内文件材料文字在前、图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 (11)竣工图按专业、图号排列。

7．每卷文字材料应在200 页以内，或装订后案卷厚度应在2厘米左右为宜。 （四）案卷的编目(由保管单位负责) 1．编写页号

（1）凡有书写内容的页面都应编写页号。每卷为一个排列顺序，双面书写的文字视为两页，自卷内目录后第一页起编写页号。（卷内目录和备考表不编页号）。

（2）编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角：双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。

（3） 页号采用阿拉伯数字编写，使用铅笔从1 开始依次逐张进行标注。 （4） 案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号（蓝图目录编写页号）。

（5） 装订成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录不必新编写页号，可在备考表中注明总页数。

2．案卷封面的填写方法 （1）案卷封面的构成内容：档号（档号由“工程项目代号－类目号－案卷顺序号”三段组成）、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、档案馆（室）、缩微密级。其中档案馆（室）、缩微密级可以不填写。

（2）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。主要包括工程运行名称或单项工程名称、专业及文件材料名称。

（3）案卷封面的打印格式：一行最多打13 个字，第二、三行与第一行左端取齐。 （4）立卷单位：应填写负责文件材料立卷的单位。 （5）起止日期：应填写卷内全部文件材料的形成最早至最晚期（例如：2008.6.8一2008.8.6) ，如果日期只有一个的也要标注起止日期（例如：2008.8.8一2008.8.8），竣工图填写竣工图编制时日期。

3．卷内备考表的填写

（1）说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在立卷和案卷提供过程中需要说明的问题。 （2）立卷人应由负责立卷人签名。 （3）立卷日期应填写完成的立卷日期。 （4）检查人应由审核者签名。

（5）互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

（五）图纸折叠、文字材料规格：(设计单位负责) 1．图纸折叠前均要按蓝图线裁切整齐。

2．案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，折后幅面大小以A4 纸（297mm x 210 mm）为准，内折式，外翻图标，且标题栏应露在右下角。

3．案卷内文字材料参差不齐的小于A4 纸的应用纸托裱，（如整卷都是小于A4纸的在不遮档文字的情况下可直接装订）。

（六）档号章（档号章格式见附件l ） (保管单位负责) 1．档号章内容包括档号和序号（件号）。 2．装订成册的案卷，不需要加盖档号章。

3．未进行装订的案卷，需在每一份图纸的右下角加盖档号章，当右下角没有地方时，可以在适当的空白处加盖。

附件1

档号章式样（单位统一为mm ）

（七）案卷装订(保管单位负责)

1．文字材料必须装订成册，做到右边和下边齐，无倒页，不漏订，边界小的文件，在装订前要贴边，防止遮挡字迹，并用软卷皮装订后装入盒内存放。

2．图纸材料原则不装订，散装在卷盒内存放。如有少量图纸材料同文字一起装订成册，图纸应留出装订位置。

3．装订时要剔除金属物、塑料夹，案卷左右薄厚不一时，应在装订线一侧夹垫纸质物支托。 4．装订案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订打结于反面。

5．装订长度为18 厘米，上下两孔距中孔9 厘米，装订结实、整齐、美观。 （八）工程竣工图的编制 依照国家档案局印发《关于颁发“编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定”的通知》及DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档范围和档案整理规范》、DL/T5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》。

1．竣工图

（1）设计单位编制竣工图：依据DL/T 5229—2005“电力工程竣工文件编制规定”。竣工图审核应由竣工图编制单位负责。

对于“DL/T 5229—2005标准”规定，不再编制的四级图、五级图的，业主应以有效方式明确要求, 由设计单位编制，还是施工单位编制。

（2）施工单位编制竣工图：依据DA/T28-2002中有关“竣工图的编制规定”。

（3）引进项目、国外设备的白图与电子签署问题，应在技术合同中明确。竣工图，按规定应由外方签字确认。可由外方工代或出具委托函委托有关单位签字确认。不得使用复印图归档。

2．竣工图章

（1）设计单位编制的竣工图，按照DL/T5229-2005的要求，图中标识了“竣工阶段”，且图标中已有各级责任者的签署。则不需再按DA/T28标准中的竣工图章式样加盖。 因为图标中既有“竣工阶段”、“图号”等标识，又有各级责任者的签署，已起到了标识和可追溯的作用。这也符合DA/T28标准中“行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，按要求签署竣工图标”。

（2）施工单位编制的竣工图，应按国家档案局DA/T 28—2002标准的“竣工图章”式样加盖。签署及审核手续要完备，不得代签。

（3）竣工图章应使用红色印泥，盖在图标栏上方的空白处。

（九）声像资料的要求

1. 工程建设不同阶段应摄制具有针对性的照片和影像资料，且要求所摄制的影像资料能全面反映工程全貌、工程阶段性形象进度和质量。包括但不限于：开工前全貌、竣工后全貌；场平工程、桩基组立、土建工程、安装工程的开工、转序、验收、完工，主要工序、隐蔽工程施工情况；整个建设过程领导视察、工程建设过程中的重要审查会、重要协调会、重要检查活动、工程竣工预验收及验收、工程启动、工程交接以及反映工程特点和形象的声像资料等。

2. 拍摄反映工程建设质量情况的5寸彩色数码照片，要求像素不低于500万。每张照片和影像资料应附有简要说明，说明应能清晰反映图片和影像的真实情景。包括但不限于：工程名称、工程部位、施工工序、时间、人物、事由、背景、摄影者等的文字说明。

3. 工程重要部位、关键工序和隐蔽工程在施工时应进行有针对性和目标性的摄像，要采用DVD 格式，能充分反映施工过程，体现施工技术、安全质量保证措施。

4. 将数码照片和录象资料刻录在2张（1张备份）光盘上移交归档 5. 工程竣工应做好影像资料的撰写、收集、整理、保管和移交工作。 三、案例分析（线路工程为例）： 输电线路工程归档范围及责任单：

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应以国家档案局DA/T 28—2002要求的“归档范围”移交。

2．归档文件有效性的鉴别与要求：

（1）“原件”问题：凡是承办的、主送、抄送本工程的文件材料均应有原件，其他可有复印件。

（2）厂家的原材料质量证明、试验及检验报告为复印件时，应盖有供应商的确认章和经手人签字，物资部门应盖验货（入库）检验章并经手人签字。注明原件存放处（在其案卷的备考表中说明，或在“归档说明”中注明）。

3．个别类目文件材料组卷处理

8047类目、8057类目（原材料证书、材料出厂证书），可按材料的种类、型号等相对应的文件进行组卷（如：钢筋、水泥、砂石、混凝土、焊条等“材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单”等）。编制的“材料使用跟踪记录一览表” （含：种类、型号、用于的具体部位），放入所涉及的案卷中或在案卷的“备考表”中注明“材料使用跟踪记录一览表”的档号。

（并附“跟踪台帐”，即注明材料用于具体部位，应起到便于查找和可追溯的作用。且为了避免重复归档，造成多方面的资源浪费，无需将此“跟踪台帐”放在有关“单位工程”的案卷中。）

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