关于公布[发文管理制度及流程图]的通知

陕西中隧行字﹝2014﹞25号

关于公布《陕西中隧机电工程有限公司

发文管理制度及发文管理流程图》的通知

公司各部门、分公司、项目部：

为使发文工作做到规范、准确、及时、安全，形成统一的编写格式及处理程序，结合公司实际情况，特制定本管理办法。

一 、发文管理制度

第一章 总则

第一条 为规范公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递。

第二条 公司所有文书的呈批和发文由行政部统一管理。 第二章 行文规则 第三条 公文的种类

公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种

第四条 公文格式

公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等

级等项。

1、标题：公文的标题应当准确、简要的概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

2、主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

3、正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4、发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

5、发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。

6、抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

7、文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“陕西中隧机电工程有限公司”。

8、公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。

9、机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

10、附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

11、其它：公文排版要求详见附件。

第五条 行文要求

1、行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）； 2、明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

3、公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交行政部登记。由行政部送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交行政部。

第六条 关于公司的公文编字

为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

第三章 发文程序及要求

第七条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对。

1、相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

2、起草公文后，到行政部统一打印、输出。行政部负责核对是否符合公文标准格式。

（二）公文审核。

文件起草后，由经办部门主管审核、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交行政部。

（三）公文的核稿。

所有公文呈批前由行政部负责核稿。核稿的主要内容包括： 1、文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。

2、公文打印、排版格式是否符合公司要求； 3、公文意思是否得表达清楚、准确。

如核稿不合格，行政部签署修改意见后交经办人重新办理。 （四）公文的呈批。

行政部核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。由行政部主管根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

行政部不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅。

公司相关领导认为文稿与原意不符，由行政部退回拟稿人重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。行政部负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。

（六）公文打印。

公文签发后，交行政部主管。行政部主管审查后交行政部人员登记、打印正式文稿；

对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由行政部人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。对于需要盖章的文件见下一步。

（七）公文盖印、登记。

需要盖章的文件，打印后由行政部人员履行盖章手续。 “文件呈批单”由行政部人员留存备查，行政部人员须在文件呈批单上签字。

文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。同时由行政部人员填写“发文登记表”后发文。

（八）发文。 对外发文要求：

1、行政部人员通知经办人到行政部办理文件领用手续后，

由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由行政部人员办理。

对内发文要求：

行政部人员负责将文件进行打印装订，供公司本部人员传阅签字；负责将电子文件以电子邮件的形式发送给各分公司、项目部传阅，各分公司、项目部由相关负责人进行装订打印、传阅签字、存档。

第四章 附则

本办法自发文之日起生效，原相关文件予以废止。本办法由行政部负责解释。

行政部

二○一四年八月十五日

主题词：发文 管理制度 管理流程

抄 送：公司领导、部门、分公司、项目部、存档

拟 稿： 签 发： （共印3份）

二、发文管理工作流程图

附一、公文呈批单

公文呈批单

行政部经办人签名

附二、发文登记表

发文登记表

9

附表三、发文格式与要求

陕西中隧×字﹝20××﹞××号

（发文字号居中，用三号仿宋体，年份用六角括号括入）

关于×××××××××××××

××××的通知

（标题用宋体小二号加粗）

（空一行）

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（正文用

三号仿宋体） （空一行）

附件： ××××××××××××××

（空四行）

×××

二○××年××月××日

主题词：×× ××

抄 送：×× ××

拟 稿：×× 签 发：×× （共印××份）

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