七 档案查借阅.保密.鉴定销毁.统计.修改补充管理制度
档案查借阅、保密、鉴定销毁、统计、修改补充管理制度
一、 档案查借阅制度
（一）凡持有合法证件的校内外单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。
（二）凡借阅利用属尚未开放的档案，须经有关领导批准。需查阅党委会、校长办公会、党政联席会会议记录者，必须经党委、校长办公室主任批准，由记录人或档案工作人员代查；查阅利用的档案涉及到档案形成部门和个人规定限制的，需经档案形成部门和个人同意；涉及技术保密的，须经项目负责人和本人同意，涉及重大问题的，须报校领导批准。
（三）查阅档案原则上在本馆进行，阅后立即归还，确因工作需要借出利用的，需办理借阅手续。
（四）需借出利用的档案必须有专人保管，不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人，违者按《档案法》第二十四条规定处理，期间停止借阅档案。
（五）借阅、查阅档案者，应填写“档案利用效果登记表”。
（六）需要复制档案的，必须由本馆人员办理，复印件、摘抄件须经核对加盖档案馆印章后方可有效。
（七）借阅档案人员如调离本校或离退休时，应将所借档案全部归还，经档案馆签字盖章后，人事处方可办理离校或离退休手续。
（八）档案工作人员在接受借阅后归还的档案时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施，并追究借阅者责任，按规定处理。
（九）校外单位或个人利用档案，按国家有关规定合理收费。
（十）离退休人员不得借阅科技保密档案，确因需要查阅者需经有关领导批准，并按规定收费。
二、档案保密制度
（一）档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格保守档案材料的机密，切实保证档案材料的安全。
（二）凡属密级的文件、材料、未经领导批准，不得查阅、摘抄、复制和公布。
（三）档案工作人员不得将机密文件带出馆外，不得以谈话、通信或任何方式泄露档案机密。
（四）工作中形成的带有字迹的废纸不得随便乱丢，要集中存放、销毁。
（五）档案销毁要严格执行销毁制度，不得将档案当废纸私自处理出售。
（六）严格遵守保密制度，如发生失密、泄密事件，应立即向学校保密委员会报告，以便采取措施。
三、档案鉴定销毁制度
（一）按照档案保管期限表的规定，对保管期限已满的各类档案（人事档案按照“干部档案鉴别销毁制度”执行），定期进行鉴定销毁。
（二）鉴定销毁档案，必须成立鉴定领导小组，其成员由主管领导、业务职能部门和档案馆负责人组成。
（三）鉴定销毁档案，由档案馆会同有关部门严格按照该门类档案的“保管期限表”逐卷（件）进行鉴定，准确判定档案的存、毁，剔除无保存价值的档案，以便销毁。
（四）各门类档案原则上按照保管期限表进行鉴定销毁，如有特殊情况，可适当延长其保管期限。
（五）销毁档案要有严格的手续，首先要写出书面报告，逐卷（件）填写“档案销毁清册”，经保密委员会审查，报主管校长批准后，方可销毁。
（六）销毁档案必须注意安全保密，由档案、保密、保卫部门派人参加监销，销毁后应在清册上签名盖章，以示负责。
（七）已销毁的档案，应在案卷目录上注销。
（八）鉴定销毁的各种记录材料应妥善保管，作为档案管理的历史记录备查。
四、档案统计制度
（一）严格执行《中华人民共和国统计法》，认真做好档案统计工作，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。
（二）建立健全统计台帐，对档案的收进、移出、销毁和实存等各种情况数据及时准确地进行统计。
（三）对档案的利用情况进行统计，如年度查阅、借阅档案人次、卷次、张（底片、照片）次。
（四）对档案的利用效果进行统计，如用户利用档案所产生的经济、社会效益以及对利用档案的满意程度等。
（五）根据编研工作的需要进行统计，如在校学生、教职工、科研成果、公司等情况。
（六）各项统计工作应每年进行一次，起止时间为每年的1月1日至12月31日，在校学生数应按照当年的高等学校基层报表为准。
五、档案修改补充管理制度
（一）对已归档的各类档案文字材料和图纸，凡与实际不相符并有必要进行修改补充的，均应进行修改补充。
（二）档案需要修改补充时，必须写明修改补充内容和原因，经主管领导批准同意，方能进行修改补充。
（三）档案修改补充内容涉及多个专业或部门时，应由修改补充内容较多的部门主持，与有关部门(人员)协商并会签。
（四）档案修改补充内容少的可直接在原件上修改，修改处要加盖“修改核定”章。
（五）档案经修改补充后，将修改内容填写在卷内备考表中，及时交回档案馆，档案人员应进行严格审查，并做好记录。
（六）要定期对馆藏档案进行检查，发现脱色，退色，字迹模糊的现象应及时进行修复和复制，情况较严重或重要的档案应立即采取补救措施。
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