公司公文写作规范

东方怡然酒店管理有限公司

公文写作规范

一、公文种类：

1、按行文关系分：上行文：请示、报告；下行文：命令、决议、决定、通告、通知、通报、批复、意见；平行文：函、会议纪要（下行文、平行文皆可）。

2、以时间限制为标准：特急件；急件；平件。

3、以秘密等级为标准：普通件、秘密件、机密件、绝密件。

4、以特性作用为标准：

指挥性公文：命令、决议、决定、批复

规范性公文：条例、规定、办法、细则

报请性公文：报告、请示、意见、议案

知照性公文：公告、通告、通报、通知、函

会议性公文：会议纪要、会议提案、领导讲话

筹划性公文：计划、规划、工作方案、工作要点

信息性公文：简讯、工作总结、调查报告

二、纸张排版

公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

公司公文规定采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm，订口（左白边）为：27mm，地脚（下白边）为：35mm，翻口（右白边）为：27mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。正文用小三仿号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为4mm。

公文的页码用阿拉伯数字标注在页脚居中的位置，如文件有封面，封面页计算但是不显示页码。

三、发文机关标识（文头）

版头“由公司全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”字体为“方正黑体简体”，版头整体宽156mm，高22mm。

同级单位或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办单位/部门名称，也可并用联署单位名称。发文字号只标明主办机关/部门发文字号。

四、发文字号

发文字号由怡然、发文部门简称、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）。具体简称、字号规定参见《公文管理办法》第十条。

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住，六角括号（〔〕）可在word软件“插入符号”中选取，不能用“（）”代替；序号不能编虚位，将“5号误编为005号；编号前不加“第”字。

五、签发人

上报的公文（请示、报告等）需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字

标识签发人姓名。

六、红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即156mm），宽度2.5mm，红色的色值为R179 G38 B31，与公司LOGO同色值。

七、标题

标题由公司全称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略公司全称有两种情况，一是公司内部使用的公文，标题中省略在落款处写公司名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文公司事由可同时省略。

公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字（加粗）居中排布。有两个发文公司/部门的公司名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。

八、主送机关

主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。不可“一逗”或“一顿”到底。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。

主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

九、正文

正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行。引用其他公文应当先引标题，后引发文字号。如，"据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》"，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2006〕12号）。 用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、”“二、”“三、”„„第二层用“（一）”“（二）”“（三）”„„ 第三层用“1、”“2、”“3、”„„ 第四层用“（1）”“（2）”“（3）”„„。其中“一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。

十、附件

公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。 十一、成文时间

成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“○”不能写为“零”，一般置于正文右下方。成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字。

十二、署名和印章

单一公司制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章。公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。[新《办法》规定]

十三、附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至XX部门”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

十四、主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。上报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时，应在确定词的后面加△，以便区别。

十五、抄送机关

公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

十六、印发机关和印发时间

印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发

机关位于抄送机关之下占1行位置，用3号或4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

十七、份数

份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。政府机关公文按新《办法》规定已经取消了"份数"。