会计电算化流程

——基本操作流程

一、 启动和注册系统管理

双击桌面上的“用友财务通”→双击“系统服务”→双击“系统管理”→单击“系统” →单击“注册”→输入用户名Admin

→在密码框中单击一下（密码为空）→单击“确定”

二、【设置操作员】

1、添加操作员

单击“权限”→ 单击“操作员”→单击“增加”打开“添加操作员”对话框 输入操作员信息 编号:比如001 姓名：张三

口令：1 确认口令：1

单击“增加”可增加第二个、第三个操作员

单击 “退出”

注意：a、操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，

操作员编号也不能重复。

b、所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。

【建立账套】（账套建立只能以系统管理员Admin的身份进入。）

1、 单击“账套”，单击“建立”打开“创建账套”对话框。

(1) 账套信息

已存账套 ： 系统最多可以建立999账套

账套号 ： 为3位数字，账套号唯一，且必须输入。比如 “001”

账套名称：比如“北京科技有限公司”

账套路径：默认

启用会计期：默认 或 自己选择输入

单击“下一步”

（2）单位信息

单位名称：比如“北京科技有限公司”

单位简称：“北京公司”

单击“下一步”

（3）核算类型

本币代码：RMB

本币名称：人民币

企业类型：工业

行业性质：新会计制度科目

账套主管:默认

按行业性质预置科目（如果用户希望预置所属行业性质的标准一级科目，则选中该项。

单击“下一步”

（4）基础信息

选中 有无外币核算（当企业存货较多时，可选择存货是否分类；当客户和供应商较多时，

可选择客户是否分类和供应商是否分类。）

单击“完成” 单击“是”

（5）分类编码方案 （编码原则：由级次和级长两部分构成）

科目编码级次：4-2-2-2-2

其他级次 默认

单击 “确定” 单击“是”

（6）数据精度定义 小数位数默认为 2

单击“确定” 再单击“确定”

2、增加权限 （操作员权限的设置包括增加、修改、删除）

单击“权限”→再单击“权限”

选中添加的第一个操作员，选择刚刚建立的账套，选中账套主管

单击“是”

选中添加的第二个操作员，选中账套主管 单击“是”

选中添加的第三个操作员，单击“增加” 双击选中总账和UFO报表

单击“确定”

单击“退出”单击右上角的“关闭” 单击左上角的“后退”

注意:1、（账套主管负责所选账套的维护工作

即 A对账套进行修改

B 对年度账进行管理，包括创建、清空、引入、输出

及各子系统的年末结转、账套的数据备份

C 操作员权限的设置 但是不包括账套的建立）

2、一个账套可以设立多个账套主管。

账套主管自动拥有该账套的所有权限。

三、系统初始化

双击“系统控制台”

账套：选择自己的账套

用户名：选择用户名

密码：输入与用户名相对应的密码

单击“确定”进入“系统控制台”

【基础设置】 单击“基础设置”

1部门档案 双击“部门档案”（编码原则：* **）

部门编码：1 部门名称：综合部

单击“保存”

部门编码：101 部门名称：办公室

单击“保存” （可根据需要自行添加）

（在部门档案中可增加、删除、修改）

单击“退出”

2、 职员档案 双击“职员档案”

职员编号:双击直接增加，比如：1

职员名称：比如：王芳

所属部门：单击“放大镜”选择部门即可

职员属性：可不输入

注意：输入一个职员档案信息之后，必须敲回车换行才能保存。

单击“退出”

3.客户档案 双击“客户档案”

（必须先选择末级分类，然后才能输入客户档案）

单击“00无分类”→单击“增加”弹出“客户档案卡片”

基本 客户编码：比如：001

客户名称：济南有限公司

客户简称：济南公司

联系 信用 其他 可不用填写也可选择其中一部分填写

单击“保存” →单击“退出” →再单击“退出”

4、供应商档案 双击“供应商档案”

单击“00无分类”→单击“增加”弹出“供应商档案卡片”

基本 供应商编码：比如：001

供应商名称：北京服装厂

供应商简称：服装厂 联系 信用 其他 可不用填写也可选 择其中一部分填写

单击“保存” →单击“退出” →再单击“退出”

5、科目 双击“科目”（设置会计科目的内容包括：增加即建立、删除、

查找、修改、指定会计科目等）

建立会计科目包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、

辅助账标记等。

例如：、增加

（1）增加二级科目

比如：给原材料增加二级科目

选中“原材料”，单击“增加” →科目编码：121101，

科目中文名称：主要材料

单击“确定”， 单击“关闭”

（注意：A、增加的会计科目编码长度及，每段位数要符合编码规则

B、科目一经使用。就不能再增加下级科目。只能增加同级科目）

（2）增加辅助核算

a、给应收账款增加客户往来辅助项

选中“应收账款”，单击“修改” →再单击“修改”

→选中“客户往来”，单击“确定”，

单击“返回”。

b、给应付账款增加供应商往来辅助项

c、给库存现金增加日记账的辅助项

d、给银行存款增加日记账、银行账的辅助项

、删除 比如：删除信用证保证金

选中“信用证保证金”，单击“确定”

（注意：删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，

即先删除下级科目，然后再删除一级科目。）

、查找 比如：查找应收账

单击“查找”，a、在科目中输入“应收账款“，单击“查找”

b、也可在科目中输入应收账款的编码即“1131” 单击“查找”，

、修改 比如：a、把“现金”改为“库存现金”

选中“现金”，单击“修改” 再单击“修改”，单击“确定”，

单击“返回”

b、把“应交税金”改为“应交税费”

c、把“应付工资”改为“应付职工薪酬”

d、把“营业费用”改为“销售费用”

f、把“所得税”改为“所得税费用”

、指定会计科目（注意：在指定会计科目之前，

应在建立“库存现金”， “银行存款”会计科目时

添加辅助账“日记账”）

单击“编辑”， → 单击“指定科目” ，进入指定科目窗口，

选中“现金总账科目”，选中“库存现金”，单击“>”

选中“银行总账科目” 选中“银行存款”，单击“>”

单击“确定”

6、凭证类别 双击“凭证类别”弹出“凭证类别预置”

选择收、付、转凭证 →单击“确定”

选中收款凭证后的无限制，双击“无限制”

→单击“无限制下的三角”，选择借方必有，

在“限制科目”栏输入“1001,1002”

同理，

设置付款凭证的限制类型为“贷方必有”，限制科目为“1001,1002”

设置转账凭证的限制类型为“凭证必无”，限制科目为“1001,1002”

设置完之后单击“退出”

设置凭证类别如下：

类别名称 限制类型 限制科目

收款凭证 借方必有 1001,1002

付款凭证 贷方必有 1001,1002

转款凭证 凭证必无 1001,1002

7、外币种类 双击“外币种类”

币符：USD 币名：美元 单击“确认” 在“2011、10（即建账的月

份）的记账汇率”栏内输入6.8敲回车确定。 单击“退出”

8、（了解）结算方式 双击“结算方式”（编码原则：* **）

比如：a、结算方式编码：1

结算方式名称：现金

单击“保存”

b、结算方式编码：2

结算方式名称：银行存款

单击“保存”

c、结算方式编码：3

结算方式名称：支票

单击“保存”

d、结算名称还可是 汇票等

添加完成后单击“退出”

再单击“退出”

【总账】单击“总账”， 单击“确定” 再单击“确定”

、系统初始化

录入期初余额

单击“系统初始化”→单击“录入期初余额”

* 期初余额的录入分两部分：a、总账期初余额的录入

b、辅助核算科目期初余额的录入

* 红字余额应输入负号

* 当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。

（1）总账科目期初余额的录入

比如：库存现金 在期初余额处直接输入10000即可（2）辅助核算科目期初余额的录入

比如：应收账款

双击“应收账款”的期初余额栏，进入“客户往来期初”

单击“增加”，输入相应的辅助核算信息

单击“退出”

（3）试算平衡

录完所有科目余额之后，单击“试算”→单击“确定”。若试算不平衡，则应修改期初余额，直到平衡为止。

最后单击“退出”

填制凭证

单击“填制凭证”→单击“增加”

注意：*采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。 *凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

*正文中不同的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

*科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。 *金额不能为“零”，红字以“-”号表示。

*可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

*不能确定的辅助核算信息可不输入。

1）增加一张收款凭证

例如：2010年10月1日，A公司收回欠款10万元存入银行。

收款凭证 附单据数：1 摘要：收回欠款

借：银行存款 100 000

贷：应收账款 100 000

操作步骤：（1）选择凭证类型“收款凭证” →输入制单日期（可默认）→输入附单据数“1”

（2）输入摘要“收回欠款” →输入科目名称“银行存款或1002” →单击金额处结算方式“2”即银行存款→单击“

确定” 输入借方金额“100000”→敲回车，摘要自动带到下一行

（3）输入科目名称“应收账款或1131”弹出“辅助项”对话框→单击“放大镜”选择客户→单击“确定” →输入贷方金额“100000”

（4）单击“保存”，弹出“凭证以成功保存” →单击“确定”

2）、增加一张付款凭证

例如：2010、10、15，管理部门购买办公用品1000元，以现金支付。

借：管理费用 1000

贷：库存现金 1000

3）增加一张转账凭证

例如；2010、10、25，管理部门领购原材料900元。

单击“系统初始化”→单击“录入期初余额”

* 期初余额的录入分两部分：a、总账期初余额的录入

b、辅助核算科目期初余额的录入

* 红字余额应输入负号

* 当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。

（1）总账科目期初余额的录入

比如：库存现金 在期初余额处直接输入10000即可（2）辅助核算科目期初余额的录入

比如：应收账款

双击“应收账款”的期初余额栏，进入“客户往来期初”

单击“增加”，输入相应的辅助核算信息

单击“退出”

（3）试算平衡

录完所有科目余额之后，单击“试算”→单击“确定”。若试算不平衡，则应修改期初余额，直到平衡为止。

最后单击“退出”

填制凭证

单击“填制凭证”→单击“增加”

注意：*采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。 *凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

*正文中不同的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

*科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。 *金额不能为“零”，红字以“-”号表示。

*可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

*不能确定的辅助核算信息可不输入。

1）增加一张收款凭证

例如：2010年10月1日，A公司收回欠款10万元存入银行。

收款凭证 附单据数：1 摘要：收回欠款

借：银行存款 100 000

贷：应收账款 100 000

操作步骤：（1）选择凭证类型“收款凭证” →输入制单日期（可默认）→输入附单据数“1”

（2）输入摘要“收回欠款” →输入科目名称“银行存款或1002” →单击金额处结算方式“2”即银行存款→单击“

确定” 输入借方金额“100000”→敲回车，摘要自动带到下一行

（3）输入科目名称“应收账款或1131”弹出“辅助项”对话框→单击“放大镜”选择客户→单击“确定” →输入贷方金额“100000”

（4）单击“保存”，弹出“凭证以成功保存” →单击“确定”

2）、增加一张付款凭证

例如：2010、10、15，管理部门购买办公用品1000元，以现金支付。

借：管理费用 1000

贷：库存现金 1000

3）增加一张转账凭证

例如；2010、10、25，管理部门领购原材料900元。

借：管理费用 900

贷：原材料 900

2、修改凭证

可修改的内容包括：摘要、科目、辅助项、金额、增删分录等。

3、删除凭证

1）作废/恢复凭证 单击“制单”-->单击“作废”/“恢复”

2）整理凭证 若记账后要进行反记账“ctrl+h”

4、查询凭证

单击“查询”-->选择“凭证类别”-->单击“确定”若单击“辅助条件”

可以输入更多查询条件。

审核凭证

注意:* 会计制度规定，审核与制单不能为同一人。

*凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。

*凭证可逐张审核，也可成批审核。

1）更换操作员

单击“文件”-->单击“重新注册”-->选择账套，选择用户名出纳

（也可以是账套主管，这样审核凭证时，就不必再更换操作员），输入密码

-->单击“确定”-->再单击“确定”

2）出纳签字

a、单击“审核凭证”-->单击“出纳签字”-->选择凭证类别，收款凭证-->单击“确认”-->单击“确定”

-->单击“签字”若有多张凭证，单击“下张”，单击“签字”直到签完为止。单击“退出”

或单击“出纳”-->单击“成批出纳签字”-->单击“确定”即可。

b、单击“审核凭证”-->单击“出纳签字”-->选择凭证类别，付款凭证 方法同上

2）审核凭证

再次更换操作员 单击“文件”-->单击“重新注册”-->选择账套，

选择用户名第二个账套主管，输入密码-->单击“确定”-->再单击“确定”

单击“审核凭证”-->单击“审核凭证”-->单击“确认”-->单击“确定”-->单击“审核”一张张审核。还可

单击最上面的“审核”-->单击“成批审核凭证”-->单击“确定”审核完成后，单击“退出”

3）取消审核凭证

单击“审核凭证”-->单击“审核凭证”-->单击最上面的“审核”，-->单击“成批取消审核”

注意：a、作废凭证不能被审核，也不能被表错

b、凭证一经审核，不能被修改、删除“只有取消审核签字后才可以修改或删除 c、已标记作废的凭证不能被审核，取消作废标记后才能审核

记账 注意：a、记账操作每月可多次进行

b、第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账

c、上月未记账，本月不能记账

d、未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围

e、作废凭证不需审核可直接记账

f、记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动

调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账

操作步骤：单击“记账”-->单击“下一步”-->单击“下一步”

-->单击“记账”-->单击“确认”-->单击“确定”

补充 “反记账”

点击期末处理→试算并对账→选择需取消记账的月份

→同时按Ctrl+H→提示“恢复记账前状态”已被激活

→确认→退出→再点击工具栏上的“凭证” →恢复记账前状态

→恢复月初状态→单击“确定”→输入口令→确认→确定

账簿 现金日记账的查询

单击“关闭按钮”-->单击“现金管理”-->单击“确定”

-->单击“日记账”-->单击“现金日记账”

单击“确认” 查完后单击“关闭按钮”即可。

单击“总账”-->单击“确定”-->单击“账簿”可查各种账簿。

、自动转账

1、汇兑损益结转→选择结转月份、外币币种→点击右边放大镜

→输入汇兑损益入账科目5503→确定→全选

→确定→生成一张凭证→保存（有外币业务的才需结转）

2、期间损益结转→点击右边放大镜→选择凭证类别，

输入本年利润科目3131→确定→选择结转月份→全选

→确定→生成一张凭证→保存

注意：自动生成的凭证也要审核、记账。

期末处理

单击“期末处理”-->单击“月末结账”-->单击“下一步”-->单击“对

账”-->单击“下一步”-->再单击“下一步”-->单击“结账”

** 补充 “反结账”

单击期末处理→月末结账→选择需取消结账的月份

→同时按Ctrl+Shift+F6→输入口令→确认→取消

注意：如果凭证等账务处理尚未完全完成，不要轻易记账和结账，

反记账和反结账功能用多了，会容易出错！

四、UFO报表

操作步骤： 单击进入UFO报表→输入帐套号、年度2011→单击“确认” →选择用户名→输入口令→单击“确定”→单击“关闭”

第一种方法：单击左上角“文件”→单击“新建”→按书中设置

标尺寸等（P291-P304）

第二种方法：单击左上角“文件”→单击“新建”→单击“格式”

→单击“报表模版”，选择行业“新会计制度行业”，

财务报表“资产负债表”→单击“确认”→单击“确定”

在资产负债表中，输入年月日如：2011年10月20日

单击左下角的“格式”→单击“是”

*“利润表”方法同资产负债表

*注意： a、若要插入、追加、交换、删除行或列在编辑中进行即可。

b、若要追加表页→在数据状态下，点击编辑→选择追加，

单击表页→输入增加的页数（最多为4页）→确认

c、如果报表的数据不对，可以在总账模块的账薄菜单下查询余额及发生额表进

行核对。

d、如果总账中的数据与报表的数据一致，但与实际数不对时，有可能是凭证录入有错误。

e、报表应该是在所有凭证处理完记账后制作，通常可以月末结账后再做。 了解 数据备份

1、在D盘新建文件夹，如“用友备份”，再建二级文件夹，如名“001”

2、进入系统管理→点击系统→注册→选用户名admin→确定

3、账套→输出→选择账套→确认

4、选择备份文件夹→D\用友备份\050630→确认