行政管理文件
1. 目的
为员工创造一个良好的会议环境,规范会议室使用制度。
2. 适用范围
XXX 公司全体员
3. 内容
3.1 行政管理人员职责。
3.1.1 会议室物品明细及数量需严格按照《会议室物品明细》执行,不得擅自更改,
如无法满足实际需求,可向PMO 提出变更《会议室管理规范》申请,并提交《变更申请表》(附件1)。
3.1.2 每周一、三、五上午9:00-10:00对会议室进行3S 检查。
3.1.2.1 整理:检查会议室物品是否能够正常使用,如发现问题应及时记录并
进行区分处理。
会议桌、会议椅、电视机、电脑:将问题记录至《会议室问题登
记表》(附件2),并向工会报修,若无法修复可根据《固定资产
管理规定》进行处理。若无修复价值需提供《会议室问题登记表》和《成本分析表》(附件3)交由PMO 论证。
白板擦、白板笔、中性笔、铅笔、转笔刀等低值易耗品可根据实
际情况自行调配、处理。
3.1.2.2 整顿:会议室所有物品必须摆放在规定的位置,并放置整齐加以标识,
不得随意移动。
3.1.2.3 清扫:打扫卫生。桌面、电视机、白板无灰尘/污渍,地面无纸屑等
杂物,保持会议室的干净整洁。
3.2 行政管理人员权利。
3.2.1 拍照公示。在无法获悉会议室使用人时,行政管理人员有权将会议室现场照
片通过部门微信群及邮箱进行公示,从而起到警示作用。内容格式可参照《会议室现场照片公示模板》(附件4)。
3.2.2 现场恢复。在已知会议室使用人时,行政管理人员有权要求并监督参会人员
将会议室现场恢复原样。
3.3 会议室使用人权利。
3.3.1 使用权。会议室使用人可任意使用会议室标配物品,但不得带出会议室。 3.3.2 建议权。会议室使用人可向行政管理人员提出改善建议,行政管理人员需进
行记录、调研,形成调研报告并在5个工作日内向建议人反馈进度/结果。
备注:当改善建议涉及到费用问题时,行政管理员需将调研报告提交PMO 论证。
3.4 会议室使用人义务。
3.4.1 物归原处。会议室物品使用完毕后,会议室使用人有义务将椅子等物品放回
原处(一次性物品除外,如纸杯)。
3.4.2 勿放置非会议室物品。会议结束后,会议室使用人有义务将临时带入的非会
议室标配物品带离会议室,如椅子等。
3.4.3 保持会议室的干净整洁。会议结束后,会议室使用人有义务将白板擦干净,
并带走垃圾,不能随手乱扔,破坏会议环境。
编制: 直线领导:
部门领导:
附件一
《变更申请表》
注:《变更申请表》一式两份,PMO 一份,申请人一份。
附件二
《会议室问题登记表》
登记人: 日期: 年 月 地点:
注:状态栏填写说明:正常:“√”,不正常:写明问题,并填写解决方案。
附件三
《成本分析表》
物品名称: 制表员: 制表日期:
注:此模板仅供参考,行政管理人员可根据实际情况自行编制《成本分析表》。
附件四
《会议室现场照片公示模板》
日期: