药械科盘点制度及流程
医院药械科
盘点管理制度、工作流程
医院药械科盘点管理制度
为有效管理医院的药品,设备,器械及其他物资,确保药械科各
类物资盘点的正确性,特制定本制度。
1、本制度涵盖药械科药品,设备,器械,信息及其他物资的盘点管理。
2、盘点科室职责分工
药械科:负责组织、实施各区域盘点作业以及盘点数据的查核,校正,盘点总结。
财务科:负责核对盘点作业数据,以反馈其正确性。 纪检监察人员:负责稽查各科盘点作业的违法违纪行为。
信息中心:负责盘点报表生成,盘点数据的核查、核对,差异数据的批量调整。
3、药械科盘点人员严格执行盘点操作流程。各区域盘点人员职责明确。
4、在盘点中注意研究盘点方法,及时总结、改进。
5、按照盘点操作流程确定盘点时间安排,尽可能减少对临床工作的干扰。
6、盘点过程中各科室职责清晰、分工明确、团结协作,共同完成医院各区域物资盘点。
7、盘点准备工作充分,盘点通知下达及时到位。
8、重视盘点培训,盘点前组织盘点人员进行盘点作业培训,包括盘点作业流程培训、上次盘点错误经验、盘点中需要注意事项等;落实盘点各项事宜,包括盘点人员及分工安排、异常事项如何处理、时间安排等。
9、药械科盘点人员需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点 10、认真做好各项盘点记录,以备查核。
11、集体分析讨论差异形成原因,认真总结,防止疏漏。
医院药械科盘点工作流程
一、流程图
二、盘点流程管理
1.药械科药品、器械、试剂盘点制度由医院药械科制定,经医院药事管理委员会批准。包括:盘点方法、盘点周期、帐务处理、差异处理及奖惩规定;
2.组织落实 包括:全部盘点的组织落实和抽盘的组织落实、区域划分;
3.盘点作业须划分区域后落实到人;
4.盘点前准备:主要有人员组织,工具,通知,药品、器械和环境整理,工作分配与盘前准备,各种资料整理;
5.盘点作业:主要有资料整理与分析、库存调整、差异处理、奖惩实施。
盘点的组织及制度确立 一、盘点制度与方法
1.制度见药械科盘点制度之规定
2.盘点方法如下 注:采用人员交叉及分柜盘点的方法进行盘点。
二、账务处理
账面操作由财务人员执行财务科制定的盘点作业流程。
三、差异处理
1.我院盘点不能容忍差异是指:
1)毒麻、精神、贵重药品帐物符合率
2.若发生重大差异时,应立即采取下列措施: 1)重新确认盘点区域,查看是否漏盘;
2)确认有无药品,器械,试剂异常进货,并未入库; 3)确认有无药品,器械,试剂异常退货,并未入库; 4)确认有无药品,器械,试剂异常出货,并未出库; 5)确认有无药品,器械,试剂被暂时借出,并未出库; 6)确认库房与药房的交接凭证是否完整; 7)验单据,查看是否重复入库;
8)检查库存更正及药品变价表;核对金额; 9)重新计算;
10)查验室内物品交接记录。 3.差异结果解读原则:
药品、器械、试剂盘损,代表着管理人员的管理水平及责任感。只要结果在合理的范围内,视为正常,同时进行奖优罚劣以降低损耗。目前,我院规定药械科盘点损耗的标准为:
1)药品、器械、试剂盘损率应控制在售出总金额的1‰--2‰。 2)药品、器械、试剂盘损率在2‰--3‰之间应视为低于标准水平,由组长负责寻找原因,提出整改措施。
3)药品、器械、试剂盘损率在3‰以上为不正常,须追究管理人员的责任,给予处罚。
4)药品、器械、试剂盘损率在售出总金额的0‰--1‰,对管理人员进行适当奖励。
4)每年第一季度盘点允许有较高的损耗率。 5)抽盘不执行药械科盘点损耗标准。 4.盘点的组织:
抽盘作业人员组织,由药械科自己负责落实;季度盘点、全面盘点应由药械科、信息中心、财务科、纪检监察部门同时在场实施。
盘点配置及其表格 一、盘点配置说明
药房盘点区域包括各区域药架、冷藏柜,器材库盘点区域包括各区耗材架,试剂库盘点区域包括各区域试剂架、试剂冷藏柜,只要是药品、器材、试剂储存、陈列之处均要标明。
为便于掌握整体态势及规划,盘点图必须将通道及陈列架标示编号,并将此编号做成贴纸,粘贴于陈列架右上角。
盘点线路标识,盘点线路按“弓”字线路进行。 盘点者在此图上掌握全局,合理调配,互相援助。 二、盘点用表格
盘点表
1. 盘点责任区分配表(小组用) 2. 小组盘点安排计划表 3. 盘点培训计划表
附1:
盘点责任区分配表
区域 日期
填表人: 批准人:
附2:
盘点安排计划表
区域 姓名: 日期
药械科:
附3:
盘点培训计划表
日期
批准 药械科
盘点前的准备 一、人员安排
1.盘点当日,停止任何休假,全面盘点在两周前作出具体安排,包括加班、延长时间等,应由药品、物资管理各岗位人员写出《盘点安排计划表》(见前表2),并呈报科主任批准。
2.责任区域落实到人,明确范围。
二、告知要求
1.盘点前一个星期发出书面通知告知临床科室盘点时间。
2.盘点前两小时电话告知临床科室,要求各临床科室配合、协助。 3.盘点前一天电话告知物资供应商盘点时间,要求供应商在盘点时间内停止供货。
三、盘点前培训
1.盘点前两个星期内进行盘点模拟培训,讲解本次盘点注意事项,务必使失误降至最低
2.模拟培训,按实际盘点步骤进行讲解,区域组长填写《盘点培训计划表》(见表3),报科主任批准。 3.盘点人员进行逐一操作演习 4.组长须进行标准操作示范
四、工作分配
由药械科确定初点人员名单,由药械科、审计监察人员负责复点,由财务、药械、审计监察人员负责抽点,由药械科信息中心人员负责数据汇总。
五、药品、物品整理,环境整理
为使盘点工作有序、有效,实际盘点前两天对药品、器材、试剂进行整理,整理票据及已出库的暂存物资,其整理的重点是:
1.西药房、药库、试剂库检查药架名目或冷藏柜名目与药品陈列
位置是否一致,不一致时,要将其调整一致;
2.将物品陈列整齐,以利于清点数量;
3.清除退货药品、物品,该报废的报废,该退货的退到收货区域,包装破损商品要及时处理;
4.清除已出库的暂存物品;
5.将各项设备、备用品、工具存放整齐;
6.药品、耗材、试剂整理要注意两点:一是把小箱子放在大箱前;二是已开箱的做好开箱标记,避免物品数量不足整箱的当作整箱计算;
7.盘点前最后整理:
在盘点前两小时,对物品进行最后整理,主要是上架物品,顺序绝对不能改变,否则盘点时会对不上号。
六、资料单据整理
为避免出现虚盘现象,下列盘点资料要整理: 1.入库单据整理; 2.报废单据汇总; 3.出库单据汇总; 4.领药(料)单据汇总。
七、注意事项
1.在库物品必须具备入库记录;
2.报废药品、物品是否及时进行库存更正; 3.盘点必须在非行政班时间进行;
4.盘点开始后信息中心才能进行库存锁库操作; 5.在盘点开始一小时前,必须停止所有数据资料的录入; 6.未录入的物品,必须贴上“未录入不需盘点”的标记。
盘点的具体操作 一、盘点作业流程图
二、盘点相关规定
1.初点规定
1)各库按柜号顺序进行盘点。
2)盘点药架,物品架时,依序由左而右,由上而下的弓型线路进行清点。如下图:
3)盘点单上的数字填写要清楚,不可潦草让人混淆; 4)数字写错,要涂改彻底;
5)清点时,一定要按最小单位清点,不够一个单位的取出归入待处理品堆放处;
6)盘点时,查看的药品及物品的有效期,过期药品及物品应随即取下归入待处理品堆放处。 2.复点作业规定
1)复点时要先检查盘点配置图与实际现场是否一致,有否有遗漏区域;
2)复点在初点进行一段时间后进行,分别记录; 3.抽点作业规定
1)对整个区域的抽点视同复点;
2)抽点物品要选择区域内的死角,或贵重药品,贵重物品; 3)抽点单独记录,注明为抽点;
4)抽点是对初点和复点无差异物品的抽验。 4.差异处理
差异是指:1、初点和复点结果不一致;2、抽点与初点、复点的
结果不一致;3、盘点结果和计算机存储数据不一致。
1)初点和复点不一致,应由科主任指定不同人员进行第三次清点,在盘点记录单上注明第三次盘点结果,若还有差异则由不同的人重复上述动作,并注明是第几次盘点,直至取得正确实物数为止;
2)抽点与初点、复点的结果不一致,按上述动作进行,直至正确; 3)盘点结果和计算机存储数据不一致,首先,确认盘点结果的可靠性;其次,在待盘物品区清点物品后查找原因;再次,梳理物品单据、记录分析查找原因;最后,填写分析报告初稿交科主任,科主任调整库存后形成盘点报告交院分管领导。
5.注意事项
1)每份盘点报表必须有区域物品管理人签名;
2)组长在签核报表时,对其数量的总和应再核对一次,以确保无误;
3)区域物品管理人必须检视各盘点区域是否确实完整地盘点; 4)在盘点前各区域应维持适当的安全库存量;
5)科主任负责对盘点过程中汇集的待处理品(如破损、过保质期物品等)做出相应处理。
6.打印实际盘点报表
经区域物品管理人核查无误后,由信息中心打印实际盘点报表。
盘点结果分析和处理
盘点作业结束后,实际库存和电脑库存相核对,若有差异要追查原因,堵疏防漏。 一、库存调整 1.库存更正流程图
1)此时产生的差异,经科主任签核后,以盘点实物量作为正确数据;
2)报表保存至该物品下次盘点后,方可销毁; 3)帐务调整,由财务科完成。
2.资料整理
1)科主任确认盘点单据是否全部收回,同时要有签名; 2)复印留底,原件送财务科核算;
3)财务科在收到盘点资料后汇总并提出盘点结果报告; 4)药械科做盘点实施情况报告,以作为以后改善、参考之依据。
盘点报告
科室: 日期:
科主任(签字):
二、待处理区物品的处理
1.处理程序:
1)进行清查:在可能的情况下须确认品名,同时输入库存记录 2)西药房清查后仍无法找出原籍的药品一方面要列清单送药库确认,一方面将其集中以便处理。
3)无法确认的商品,可以用下列方式处理: ① 退回厂商;
② 入库出库后作清仓处理; ③ 报损。
4)未经许可买入的药品、物品的,则追究责任。 5)注意:不可将不合格药品、物品销售给患者。