代理出口业务工作流程(2013)
一、流程图
代理出口业务工作流程
二、流程图说明
1、合同订立
1．1销售人员与国内客户联系，根据公司相关规定、参考国内客户与外商间的订单（货物名称、出口金额、成交方式、交货期限等），洽谈代理出口协议，确定收费标准、业务操作方式等。
1．2销售人员就该笔业务向销售总监汇报，征得销售总监同意后，销售人员与国内客户签定代理出口合同，并根据客户要求及公司相关规定分别与生产工厂签定购销合同初稿（确认货物的品质、包装、交货期限等）；与外商签定外贸合同初稿。外贸合同中应表明我公司的代理身份，明确质量保证责任。
1．3销售人员将合同初稿交与客服人员，并介绍该业务相关情况。
1．4销售人员和客服填写《合同审批表》，如系新客户还须填写《新客户备案表》，并附上合
同初稿上报销售总监和总经理审批。
1．5客服在获得最终审批后，到企管部盖章并存档。
2、合同执行
2．1销售人员根据合同条款的交货期限，指示客服提前准备出口报关所需单据：发票、箱单、出口货物明细单、签收单，并通知客服外商何时支付预付款。
2．2如合同约定有预付款或合同保证金，须由客服在财务部确认预付款项到帐。
2．3付款审批
A：T/T条件下，客服凭银行水单填写《业务付款审批表》，经相关部门签字后，报销售总监和总经理审批。
B：L/C条件下，销售人员和客服审核信用证无误后，填写《公司业务付款审批表》，经相关部门签字后，报销售总监和总经理审批。
2．4财务部凭客服审批完毕的《业务付款审批表》安排支付国内生产工厂预付款。
2．5工厂生产完毕经检验合格或有外商确认后，按时将货物交至我公司指定仓库。
2．6销售人员(或客服)联系货运公司，将货物及报关单据交给货运公司。
2．7货运公司将货物运至出口口岸并报关，装船。清关完毕后将出口报关单、运单交客服或销售人员。
3、合同结算
3．1每个出口合同应单独对应一份《业务付款审批表》，该合同项下发生的每笔支出必须进行相应审批后方可付款。如果一个合同项下发生多次出口，则每笔出口应视为一个批次，单独结算，不允许滚动累加结算。
3．2议付
A：T/T条件下，在收到外商付给的货物余款后，客服根据购销合同，安排财务部支付工厂货款（审批流程同上），并通知工厂开增值税发票。
B：L/C条件下，客服按L/C要求准备全套信用证单据，并保证单证相符，交银行议付。若出现单证不符，需收到开证行接受不符点通知书，或销售总监和总经理同意后交银行议付。
3．3销售人员将增值税发票、出口报关单、运单转交客服。
3．4 退税环节
A：如系做自营处理的代理出口业务，客服将增值税发票、出口报关单连同相应的出口退税备案文件交财务办理发票认证与退税工作。
B：真实代理出口业务，客服将出口报关单连同相应的出口退税备案文件交财务,办理《代理出口退税证明》后，交客服退给客户自行办理出口退税。
3．5最后一笔付款单报帐后五个工作日内，客服应出具结算单，同对应的《公司业务付款审批表》报财务部主管审核，要求每笔合同对应一张结算单。财务主管审核结算单无误后签字。
客服将该结算单并《业务付款审批表》交销售总监审批。销售总监审批签字后，客服将合格的结算单原件留存，复印件交财务主管。
3．6做自营处理的代理出口业务，须退税款入帐后，客服方可处理与代理客户的最终利润结算及其它相关事宜。
3．7财务部主管每月将《客服结算单月度登记表》发送HR邮箱。
3．8客服将已经审核完成的客户结算单复印后交HR登记并保存。
三、帐务处理说明、审批及退税事项
1、必须凭销售总监及总经理已签字的《业务付款审批表》向工厂支付货款。
2、销售人员在外商收到货物后及时催款，保证15个工作日内结汇。
3、若货物出运45天后出现外商未按时结汇，需立即向销售总监及总经理汇报，并积极采取各种措施催款，同时暂停发运此客户一切货物。
4、在支付国内供应商货款后的5个工作日内，销售人员负责催收并取得相应的增值税专用发票。
5、所有出口退税文件必须在出口报关日起60-65天内回收齐全交财务人员，以备及时办理进货发票认证和退税工作。
6、所有退税相关文件由市场部客服留存归档，以备国税局审查。
7、按公司安排在HR处提取利润的销售人员，应由客服在《利润支取登记本》上登记后，HR方可履行相关手续。以自有利润代垫货款的，销账时应有财务主管在《利润支取登记本》签字确认客户款项已到账。
四、附件
1、 代理出口合同
2、 外贸合同
3、 购销合同
4、 发票
5、 装箱单
6、 出口货物明细单
7、 代理出口退税证明
8、 签收单
9、 出口货物质量验收单
10、内部结算单
11、合同审批表
12、出口盈亏测算表
13、新客户备案表
14、业务付款审批表
15、客服结算单月度登记表