NB012-外来文件管理标准
NB 012
1.主题内容
对外来文件进行识别、评审并控制其分发，防止误用。
2.适用范围
适用于本厂对外来的图纸、规范、产品标准等外来文件的控制。
3.术语和/或相关标准
3.1术语
无
3.2相关标准
《文件和记录控制程序》
4.职责
4.1产品部负责对外来的图纸、规范、产品标准等技术类外来文件进行识别、评审。
4.2 质量部负责与质量有关的外来文件的接收、传递。
4.3 商务部负责客户文件的接收、传递。
4.4 人力资源部负责外来行政类文件的接收、传递。
4.5 文控中心进行收集、发放及归档管理工作。
5.规定描述
5.1外来文件的分类
5.1.1技术类外来文件
顾客来图、产品规范、项目开发过程中的一些技术协议、及涉及到本厂产品相关的标准，包括国家标准、 行业标准、顾客提供的企业标准等；
5.1.2与质量有关的文件
国家发布的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规。
上级主管部门与质量有关的来文。
行业中与质量有关的来文。
地方政府与质量有关的来文。
5.1.3行政类外来文件
国家发布的与企业有关的政策、法令、法律、法规。
当地政府发布的与企业有关的政策、法令、法规。
5.2外来文件的识别与评审
5.2.1产品的标准识别
凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的标准，收到后应移交到产品部标准化工程师处进行识别， 应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。
标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。在本公司的采标情况:全面采用、部分采用目录、 是否受控制。
5.2.2技术文件的识别、评审
质量部、商务部、产品部等收到的来自顾客的图纸、产品规范、技术协议等，均交至主管的产品工程师， 由主管的产品工程师首先负责组织相关的人员进行识别、评审，然后与评审表一起归至文控中心，外来文 件评审时间不超过两个工作周。
5.2.3其它外来文件的识别、评审
与质量体系、环境、人事、行政有关的法律法规、标准、顾客特殊要求等，由收文部门根据需要组织评审
5.2.4对外来文件的评审应包括但不限于下列内容:
评审外来文件是否包含顾客重点关注的内容(如特殊特性等)
是否应由公司相关部门传阅或处置
是否须转化成公司内部的技术或管理文件
外来文件的要求在本公司是否能得到满足
5.3外来文件的分发
5.3.1文控中心是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到文控中 心进行归档管理，对部门需经常参照执行的文件，均由文控中心文控员负责复印，将复印件按《文件和记 录控制程序》的要求进行控制、发放。
5.3.2对需分发的外来文件，由文件接收识别评审部门确定发放范围，文控中心负责发放。
5.3.3对不需分发的外来文件，由文控中心负责逐级分送到各级领导进行传阅。
5.4文件的控制
5.4.1外来文件评审后与评审表一起交文控中心管理，文控中心及时登记到《外来文件登记台帐》中。
5.4.2外来文件各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时上报文控中心，按《文件和记 录控制程序》中文件丢失重新办理领取手续，并对原文进行作废。
5.4.3当外来文件由于修改等原因作废，文控中心应及时将作废文件收回，发放新的文件。
5.4.4标准化工程师负责对外来文件每年作一次清理（如上相关网站、标准机构等），以便及时发现文件
5.5文控中心每半年将硬盘中的电子文件拷贝一份，并分时段分类保存，存放于文控中心之外的地方
6.附件、记录
6.1 记录
编号 记录名称 保存部门 保存期
B035E
B036E 外来文件登记台帐 外来文件评审表 文控中心 文控中心 长期 文件作废
+1年
外来文件登记台帐
序号 编号 外来文件名称/内容 版本号 来文单位 收到日期 签收人 编号: B035E 文件 备注 页数