高级采购师

国家采购师论文

（国家职业资格一级）

论文题目： 中小型企业的采购管理和成本控制

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所在单位： 张 端 行

中小型企业的采购管理和采购成本控制

姓 名 ：张端行

单 位：山东汇中环保工程有限公司

摘要：中小型企业是社会经济体系中重要的组成部分，它具有建设周期短，经营范围广泛，收效快，适应性强的特点，是成长最快的科技创新力量。但是，同时也由于中小企业的过快发展，使得企业的管理水平往往滞后于经济发展速度，导致其采购成本过高，资金链薄弱，抵御风险的能力差。本文通过对中小企业采购管理现状的分析，找出存在于其采购管理过程中的问题和弊端，分析中小企业的成本构成，由优化采购管理入手，提出改善中小企业采购现状的解决方案，最大限度的利用中小企业现有资源降低采购成本，提高中小企业的市场竞争力。

正文：采购是商品流通的起点，是企业生产经营的先决条件和供应链管理的关键因素，是企业成本控制的重要环节。根据行业的不同，采购成本占企业总成本的比重大约在40%-70%之间，并且正处于逐步上升的趋势，这在中小型企业中尤为突出，极端情况下甚至可达到90%。

[1] 了解狭义和广义的采购成本是分析采购成本构成的关键：所谓狭义采购成本是指采购过程中发生的订购成本，以及因采购而带来的库存维持成本和采购不及时而带来的缺料成本，订购成本又包括取得商品和无聊的费用，订购业务费用等。狭义成本不包括商品、物料价格；而广义采购成本又叫战略采购成本，是指企业产品的整个生产周期中发生的与商品、物料采购相关的全部成本。[2]我们从采购管理的角度分析采购成本指的就是分析整体成本，而我们的最终目的也是降低整体采购成本。

中小型企业是行业内人员、资产和经营规模都比较小的经济单位，占有全国企业总数90%以上的中小型企业占国民生产总值的60%，

[3]创造了80%城镇就业岗位，上缴税收占国家税收总额的50%，是市场

经济体系中不可或缺的重要组成部分。但是随着经济动荡，劳动力成

本逐渐增加，中小型企业高成本发展的局限性被无限放大，在其采购管理过程中存在的问题一一凸显出来：

一、 采购管理观念淡薄和落后。 在大部分中小型企业中，采购仅仅当做一个花钱部门来对待，而不是一个可以创造最大利润的机构，甚至不设部门，由企业负责人或者其有亲缘关系的人负责采购工作。他们追求最低价原则，把成交价格的高低作为评判一个采购人员的标准。没有也无意引进采购管理的理念，把整个企业的兴衰寄予老板个人意愿，企业经营存在很大风险隐患，这也是中小企业生命周期过短的很大一个原因。在传统的采购观念里，采购价格=采购成本，采购过程中研发成本、仓储成本和缺货成本往往归结到费用一类，这样就无法全面掌握采购成本构成，从而也就有效降低整体采购成本。 二、 采购架构不合理，权责不清。

由于中小型企业本身规模限制，很多企业采购部门人员数量较少，所以经常出现身兼数职的采购人员，甚至有的企业经常调换采购人员的负责项目，虽然在一定程度上可以减少采购道德风险，但是使得采购人员无法做到专业和专注，出现问题责任无法落实到人。采购人员直接向老板负责，企业负责人的管理水平决定企业走向，这对企业发展不利。而且在中小型一般采购部都是作为一个独立的部门存在，与仓储、物流部门存在太多接口，接口越多，信息交流越吃力，权责就越难划分，这样就会导致仓库维持成本增加和产生一系列浪费。

三、 采购方式单一。

哈佛商学院的迈克尔·波特教授提出了著名的行业竞争力模型，将行业竞争力量划分为5种：竞争对手之间竞争，潜在进入者竞争，来自替代商品的竞争，供应商的权利，以及购买者的权利。而中小企业的采购方式大部分就是基于企业之间的竞争，无脑的寻找三家供方，进行报价、比价、议价，所追求的就是最低价格，往往忽略供方企业规模、信誉、影响力以及服务给采购商带来的竞争力。通过这种竞争关系，并不能带来真正的低采购成本。很多时候，企业负责人会拿别

家的低价格向自己心仪的供应商压价，最后得到的产品和服务往往与预期差距很大。这样就无形的增加了产品和服务采购过程中的整体成本。

四、 采购流程不健全，采购行为具有很大的盲目性。

采购需求分析和采购计划修订是采购人员应该具备的重要技巧。而在很多中小企业现阶段的组织架构中，采购人员的工作是从接到采购计划开始的， 而采购计划的指定也没有标准的BOM清单和ERP系统控制，完全是靠采购上游部门的经验或者分散的物料需求构成，而采购工作就是盲目执行这一采购计划。这样就导致物料多订，漏订，库存与需求脱节，增加产品供货周期，从而使仓储成本、物流成本及缺货成本大幅度增加。同时，在完成一个采购过程后，缺乏对采购流程的评价与总结，不能有效的发现问题和提出解决方案，从而形成问题重复出现的恶性循环。

五、 缺乏对供应商的有效管理，与供应商之间仅仅属于交易关系。

在中小企业中，经常会遇到这样的问题：工程项目或工厂生产过程中急需某种物料或需方急需供方提供某项服务，此时，双方往往因为货款问题僵持不下，需方不付欠款供方就不给货物和提供服务，从而导致交货时间延迟，给公司造成不可估量的损失，这在工程类企业中尤为严重，最坏的结果可能导致双方终止合作，甚至对簿公堂。在这样的模式下，供应商更换频繁，无法有效控制采购风险，且由于供应商多而重复，管理成本居高不下。一个200人的企业，在处于发展阶段的5年内，曾经有合作关系的供应商就将近400家。

六、 采购管理信息化程度低下，现代化电子技术知识匮乏。

很多中小企业现在还存在手工作业，整个采购过程以纸质往来。他们不知道OA、 用友、金蝶等管理和办公软件，也不了解通过BOM、ERP、MRP生成采购计划，更不明白电子数据交换和数据库在整个供应链过程中的作用，管理效率比较低。

七、 另外，采购检验制度不健全，采购人员绩效考核匮乏，以及采购

制度的执行监管不力都给整个采购工作无形增加了成本。

采购是企业的第一利润源，降低采购整体成本是扩大利润的一个最重要的来源。通用电气前CEO杰克·韦尔奇曾说过：“在一个公司里,采购和销售是仅有的两个能够产生收入的部门,其他任何部门发生的都是管理费用。” [4] 因此，做好采购成本控制，最大可能的降低采购成本，才能有效控制企业总成本，从而提高企业效益，增强中小企业市场竞争力。而物料采购控制、入库与存储和对采购部门的考核时采购成本控制的关键因素。现阶段，企业有很多先进的采购成本控制方法：价值分析（VA）、价值工程（VE）、ABC分类控制法，以及实施战略采购的策略：准时采购（JIT），集中采购、联合采购、战略同盟等，给中小型企业的采购管理工作提供了有力的模板和依据。但是由于中小型企业本身的局限性，这些先进管理方法并不适用于所有中小企业。我们应该根据企业本身特点，按照企业本身的环境量身定做，制订出属于每个中小企业自己的成本控制策略。

一、 首先就是要实现采购管理观念的改变，加大培训和指导力度 近些年，中小企业中我们听到最多的话就是“采购是利润的源泉”、“向采购要效益”之类的话，这说明人们对于采购部门的重要性认识逐渐加深。为此我们应进一步加大采购知识的培训与指导，让人们更深刻了解采购工作对企业发展的基石作用，了解一个合理完善的采购制度有效控制采购整体成本的重要性，要大家知道采购是一个非常需要专业的职位。采购是整个供应链起点，而不是底层。

二、 仓库、采购、物流一体化。

所谓物流一体化，就是以物流系统为核心的由生产企业经由物流企业、销售企业，直至消费者的供应链的整体化和系统化。它是物流业发展的高级和成熟阶段。但是，由于中小型企业的规模所限，完整的实施供应链式物流一体化是比较困难的。但是把仓库，采购和物流整合，作为一个独立的部门存在，却切实可行。这样一来，可以做到三者信息共享，大大减少库存积压和原料因库存时间过长而带来的浪费，降低存储和运输成本，采购能够更好的把握库存状况，维持最合理的材料库存，能更准确控制交货期。同时一体化使得工作接口不再存在盲点，做到权责分清，减少内耗，最大程度提高工作效率。

合理的组织架构必须有利于采购人员分工明确，必须让采购人员掌握相当的专业知识，必须有利于采购绩效考核制度实施。做好分散和集中采购组织的选择，才能在供应商处获得最大利益。而一个完整的采购流程除了有利于制订合理的采购计划外，还可以从战略上控制商务谈判，保证合同的顺利实施，规避采购风险，完善检验标准，这些此外做好采购监管和采购评价以及供应商管理工作。

六、采购过程中根据自身情况选择相应的网络和电子技术。

现代社会是信息时代，基于网络信息系统的电子商务是企业管理发展的方向。它可以实现对采购供应全过程的实时监控，加快信息在供需双方之间的交流，VMI（供应商库存管理）的出现更是让供需双方大大降低库存和生产成本，提高生产质量，加快生产周期。也许中小型企业无法建立强大的数据库系统，但是像金蝶、用友之类的管理系统却可以大大提高企业的工作效率。

企业采购成本控制作为总成本控制的重要一环，已经由原来的单纯追求低价格转变为寻求供需双方双赢的模式。采购成本控制是一门很深的学问，我们需要立足于战略采购管理的立场，在不断地实践中探索适合于中小企业本身的方式，使企业在市场竞争中处于有利地位。

参考文献：

1、张松 《中小企业在国民经济中的地位》

http://www.docin.com/p-543310394.html 2014年12月23日

2、刘恩专 《高级采购师》 中国劳动社会保障出版社 2007

3、周云 《采购成本控制与供应商管理》 机械工业出版社 2009

4、朱宏任《非公经济的地位和作用不断增强》

http://html.smeshx.gov.cn/2010/2010_Sep_26/2010_Sep_26_16_50_25_73073.shtml 2014年12月23日