会计档案管理制度设计
会计1306班 0602 黄敏 0603 曾唯 0608 段颖 0621 赵怡
0636 王瑞琪
2015年10月
第一章 公司基本情况介绍
1.1公司背景介绍
万科公司是一家从事加工制造的大中型企业,其中包含生产半成品,销售成品。主要集中半成品深加工制造。公司注册资金有3000万人民币,其公司总部设在北京市,公司年销售额在2400万左右,公司占地面积多达40000平方米,员工人数有300多人。
数据表明,万科公司的财务状况总体发展比较不错,资产产流动性强,资产风险小,总体指标呈上升趋势,公司营运能力不断提高。
1.2公司会计机构的设立
万科公司是一家大中型企业,其生产经营过程和业务关系往来比较繁多,发生的经济业务量多,应采用集中合设设置会计机构。会计机构图如下:
第二章 公司现行的会计档案管理制度
2.1会计档案的种类
(1)会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证以及其他会计凭证。 (2)会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、备查账以及其他账簿。
(3)财务报告类:涉及月报、季报、年度财务报告,包括财务报表、附表、附注、文字说明以及其他财务报告。
(4)其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册,以及其他应当保存的会计核算专业资料。
2.2公司会计档案立卷与归档制度的设计
(1)将取得的会计凭证登记账簿后整理成册并装订,说明起止日期、凭证种类及数量。
(2)对比较重要的文件,如经济合同、工程预算等,与其他资料一起装订成册后予以归档。
(3)对各种财务报表,按月份分类装订成册。
(4)各种会计账簿在年终结平或转记新账后,由会计人员装订成册、统一编号并由有关人员签名后归档。
2.3 公司会计档案保管制度
(1)对于保管人员:没有设立专门的档案机构,但指定专门人员进行保管。 (2)对于保管方式:由专人进行保管,对于当年形成的会计档案,在会计年度终了后暂由会计机构保管六个月,六个月后在交予档案保管人员。
(3)对于保管期限:年度财务报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册永久性保管;现金和银行存款日记账保管25年;各类会计凭证、账簿及会计移交清册保管15年;银行对账单、银行存款余额调节表和固定资产卡片保管10年;月、季度财务报表保管3年。
2.4公司会计档案销毁制度
(1)由会计机构提出销毁意见,编制“会计档销毁清册”,注明销毁会计档案
的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管与已保管期限、销毁时间等内容。
(2)由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见,获得批准。
(3)由档案保管人员与会计机构派来的人员共同负责监销,监销人在销毁会计档案前,按会计档案销毁清册所列内容清点核对,销毁后在销毁清册上签名盖章,并将监销情况上报本单位负责人。
第三章 公司会计档案管理制度存在的问题
根据上列情况,发现了万科公司在会计档案管理制度上存在了如下问题:
第四章 公司会计档案管理制度的优化设计
针对万科公司会计档案管理制度的缺陷,设计如下优化方案:
第五章 总结
会计档案,是企业经济业务活动的纪实和史料,是企业档案的重要组成部分。可以提高企业会计档案利用效率,为企业机关单位领导决策服务。而万科公司在会计档案管理制度上存在诸多问题,建立和实施科学合理的会计档案管理制度,对万科公司的发展具有重要意义。开发利用会计档案信息资源,服务科研、管理的发展,增强会计档案信息的时效性是档案信息资源得以充分利用的关键。