采购部如何做好与各部门的协调
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采购部如何做好与各部门的协调
由于公司采购业务牵涉供货商广泛, 内部牵连部门颇多, 预期采购业务能否顺利进行, 并能获得良好的工作绩效, 除了采购部门的努力外, 还需企业内部有关部门的密切配合, 始克有成。
因此, 采购人员必须培养良好人际关系与协调能力, 以期获得有关部门的通边合作, 进而圆满完成任务。
一. 与公司行政部门协调关系
采购部门对公司的生产或商品采购成本的节省, 能产生重大的贡献; 对公司生产所需原材料或安防商品购进, 亦会产生直接影响。为了使采购功能有效发挥, 公司管理当局应重视采购部门的横向联系, 并应注意采购人员的专业训练及制定采购人员的行为规范等事宜。
在与行政部门的协调上, 采购部门应将与供应商接触所获得的市场资讯, 提供给行政部门做为经营上的依据。而行政部门则应将前景预测、税费结构、销售趋势和生产预期等资讯提供给采购部门参考。
二. 与销售部门协调关系
1. 销售部门应提供正确的销售预测及销售目标等资料给采购部门, 以期采购计划有效执行。
2. 销售部门制订产品的价格, 必须事先预估制造成本, 尤其是占主要部分的材料成本。在预估材料成本方面, 采购部门应提供充分的协助。
3. 销售部门在与顾客谈判特别订单及无库存的产品时, 必须考虑
采购的购运时间, 避免造成无法如期交货的问题。
4. 采购部门应将从供应商处所获得的有关竞争同业的用料需求资讯, 以及其产品的销售数量、品质、价格等资讯, 提供给销售部门, 以协助做好竞争策略的拟订工作。
5. 为了互惠起见, 公司在政策上, 会要求供应商购买本公司的产品, 在此项政策执行方面, 销售部门与采购部门应密切配合办理。
三. 与生产部门协调关系
为了确保原料供应的稳定性, 采购部门和生产管制部门需要经常交换资讯。生产控制部门应尽早通知采购部门有关产品的生产计划与物料的需求计划, 使采购部门有充裕的时间寻求来源, 并与供应商议价。而采购部门亦必须通知生产管制部门其所需要的购运时间及订购后可能发生的变化。若生产计划或采购计划中的数量或时程, 有任何的改变, 彼此均应迅速通知对方, 以便及时做适当的调整与配合。
四. 与质管部门协调关系
基本上, 采购人员必须熟悉有关品质的标准, 以便从供应商处购买到合乎用途的东西。采购人员由于直接与供应商接触, 能帮助品管部门建立供应商所能配合的一套检验标准。而品管部门亦应将检验结果告知采购人员, 借以考核供应商。总的来说, 采购与品管部门协调关系如下:
1. 品管知识:采购人员应随时向品管部门学习品管的知识, 以便在与供应商接触时能了解其品质, 以期采购适当的物料供应生产。
2. 品质标准:采购部门应与品管部门保持密切联系, 以便品管部门
随时提供必要之协助, 使请购规格与验收标准能相互吻合。
3. 物料验收:品管部门对于厂商交来的物料不符要求而拒收时, 应即通知采购部门, 以便采取必要的措施。
4. 开发厂商:采购部门与品管部门应共同开发供应厂商, 以确认厂商是否具备供应所需产品的品质及数量的能力。
五. 与生产部门协调关系
采购部门提供生产部门所需物料, 二者关系密切, 但是二者却有不同立场。通常, 生产部门希望物料能快速供应, 以免发生断料停工事情; 而采购部门则希望能有充分时间进行议价, 以期降低成本。因此, 在采购的购运时间方面, 彼此必须互相尊重、充分协调, 切勿意气用事。
又, 对于“自制”或“外包”的决定和管理, 生产部门与采购部门彼此立场与见解亦可能有异, 此时应以成本分析结果及策略上考量因素, 彼此以客观的态度, 共商办法。切记不要本位主义固步自封，不管那一级的管理者，皆要以公司大局为重，部门必须兼顾公司利益和平衡各部门的利益，协调各部门的步法——目标一致正步走。
采购部
2012-5-27