办公室文秘知识讲议

公文写作知识

公文，即公务文书，是指党政机关，企事业单位和一切社会团体在处理公务过程中形成的有现行功用和特定格式的文字材料。我们今天所要讲的，主要是指行政机关公文。行政机关公文（以下简称公文）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，通俗的讲，就是我们平时所讲的文件，它是依法行政和进行公务活动的工具。

一、公文的种类与适用范围

公文的种类主要有13个文种，包括：

命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大

会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

批复适用于答复下级机关的请示事项。

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

就县、乡两级信用社而言，公文种类通常用得最多的主要是通知、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种。

二、公文格式

公文是公务人员共同使用的处理公务的重要工具，必须有统一的格式，供大家共同遵守。公文格式是指公文的外观形式，由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式组成。

（一）文面格式

公文的文面格式是公文全部书面内容的结构，不同的机关、不同类别的公文，有不同的文面格式，如党的机关与行政机关的文面格式有所不同，但差别不大。

目前，通用公文的文面格式一般包括版头、份号、密级与保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件名称、成文日期、印章、印发传达范围、附件、主

题词、抄送机关、印制版记等要素。就基层信用社而言，一般要有发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印制版记等。

1、发文字号。即公文代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成（如桃农信发“2006”1号），用3号仿宋体标注于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的‚签发人‛对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用中括号‚“”‛而不能用圆括号‚（）‛或方括号‚[]‛，另外发文年度应标全称，不能简写，例如“2006”不能简写为“06”。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如‚1‛不编为‚01‛或‚001‛），不加‚第‛字。

2、标题。一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成。位于红色横线下方空2行排印。用2号小标宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3、主送机关。指主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称，或同类型机关统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

4、正文。位于主送机关下方。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用‚一、‛，第二层用‚（一）‛，第三层用‚1．‛，第四层用‚（1）‛。第三层的‚1．‛不能写成‚1、‛，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用‚一、‛，第二层可用‚1．‛。

在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体，均用3号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。

5、附件及附件名称 附件是公文的组成部分，对主件正文起说明、解释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，臵于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印‚附件‛2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。序号后面用小圆点。

例如‚附件：1．XXXXXXXXXX‛

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印‚附件‛2字及附

件的顺序号。

6、成文日期。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，‚零‛写成‚0‛，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。

7、印章。除‚会议纪要‛和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm—4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

8、主题词。一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，‚主题词‛用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。

9、抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加‚抄送‛2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。

10、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组

件的顺序号。

6、成文日期。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，‚零‛写成‚0‛，成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字，用3号仿宋体排印。

7、印章。除‚会议纪要‛和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文2mm—4mm居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

8、主题词。一般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，‚主题词‛用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用3号小标宋体字，一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1字，主题词下方排印一条横线。

9、抄送机关。指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加‚抄送‛2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。

10、印制版记。由发文机关名称、印发日期及两条横线组

成。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印‚印字‛；下行文平行文的，排印‚印发‛2字。

（二）公文用纸格式

采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：297mm×210mm。公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm；版心尺寸为225mm×156mm（不含页码）。

（三）公文排印装订格式

一般每页排22行，每行排28个字。特殊情况下，为了防止出现‚此页无正文‛字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1—2个字，也可每页增加1—2行，每行增加1—2个字。

公文要双面印刷。

公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，臵于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空1字，双页码居左空1字。 公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。

三、请示、报告的使用

在常用公文中，基层信用社使用较多的主要是通知、请示、报告等文种，通知的写作相对简单一些，而请示、报告往往混淆不清，混合使用。这里就这两个文种着重介绍一下。

（一）请示的使用

1、请示的适用范围是有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示、批准。没有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示、批准，只能用函。

2、请示的特点

根据请示的内容、类型、作用和行文方向，主要特点有：①请求性。

请示的最大特点是请求性，是指本单位、本部门计划办理而无权决定，或无力去做、或不知如何去做的事项。因此，在撰写请示时，要写明请示办什么事、为什么要办、打算如何去办、有什么困难和问题需要上级解决、有什么事项需要上级批准等，写得清清楚楚，请求上级批示或批准。

②一事一文。

一件请示公文，只陈述一件事情。

③政策性强。

凡是要请示的问题，在请示之前，必须认真查对有关方针、政策、法律、法规和文件，属于本单位职权范围、又有能力解决的事项，不需向上级领导机关请示；不属于本单位职权范围、又无能力解决的事项，才能向上级机关请求指示、批准或予以支持。请示公文，强调按规定办事，用政策规定判别该不该向上极机关请示。不属请示的事项，不得上交矛盾，只能由本单位解决。

④实事求是。

向上级机关请求指示、批准的事项，一定要实事求是，用政策和事实说话，不得隐瞒事实真相，不得弄虚作假、混淆视听、欺骗上级机关。

⑤用陈述性、祈使性语言。

请示属上行文，在叙述情况、陈述政策规定时，应当用陈述性语言；在请示的结尾请求指示、批准的事项时，用祈使性语言。

⑥文字精练。

请示要开门见山、直接切入主题，抓住与事项有关的问题，用精练概括的语言和与请示事项密切相关的材料，一件请示，一般只有几百字，确需详细说明情况的，可用附件说明。请示的事项陈述清楚即可，不得在请示中夹带报告事项。

3、请示的分类与写作

根据请示的目的、内容和作用划分，有请求批复性请示、请求批转性请示两大类。

请示一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、联系人与联系电话、抄送机关组成。

①请求批复性请示

请求批复性请示涉及的内容、事项比较单一、具体，上级机关指示、批准和办理之后才能部署和实施。

这类请示的标题由请示单位名称、请示的主题与‚请示‛组成。

一件请示，只有一个主送机关，不得多头报送，并且一般只能送直接的上级机关的秘书部门，由秘书部门按规定办理，不得直接送领导者个人。请示的正文中要坚持一事一文的制度。请示的内容要单一，切忌一文数事。请示的正文可分两大层次。第一层次，写明请示问题的依据、原因、出发点和思想基础，阐明为什么要请示。请示的理由要充分，要有说服力，以利促使请示问题的解决。第二层次，写明请示的事项，即请求上级机关给予指示、批准的具体事项。结尾要提出明确的要求，但语气要谦和，多用请示专用语作结尾。常用的有‚专此请示。是否妥当，请批示‛；‚专此请示，当否，请批示‛；‚专此请示。请予批准‛。

②请求批转性请示

请求批转性请示的内容多数带有普遍性的问题，或者是比较重大、紧急的事项，涉及的范围较为广泛，超越了请示单位管理的范围，所以，请求上级领导机关或同级党委、政府予以批转或转发。这类请示公文大多数是部门给同级党委或政府的请示。

标题有两种形式，一是由请示机关名称与‚关于批转《xxx的报告》的请示‛组成。上级机关批转的不是这个请示，而是《xxx的报告》。二是由请示机关名称与‚关于以xxx名义对xxx

工作直接行文的请示‛组成。

主送机关。请哪个上级机关批转或直接行文，就主送哪个机关，其他机关不要抄送。

正方。不论是请求批转还是直接行文，首先写明请示的依据、原因、理由及背景即为什么要批转或直接行文，有何理由、依据、背景或意义。其次，明确地写明请示的事项，是批转、转发，还是请上级机关直接行文，要符合实际，切实可行。请求批转性请示的结尾和格式与请求批复性请示的结尾、格式相同。在请示最后一页之后另起一页，附请求批转的报告或请求直接行文的代拟稿。

（二）报告的使用

1、报告的适用范围。报告是党政机关和其他一切机关、单位和社会团体普遍使用的法定上行文文种，是有领导与被领导关系、指导与被指导关系的下级单位向上级单位汇报工作、报告情况时使用的文种。

2、报告的特点

①汇报性。所有报告，都是下级机关向上级机关或上级相应的业务主管部门汇报工作。不论内容、形式如何，都属上行文，其汇报性非常突出。报告与请示不一样，请示需要上级机关指示、批准，报告是向上级机关汇报，一般不需要上级机关就报告的内容、事项作出指示、批准。

②陈述性。报告的内容是为了让上级机关了解情况，在写

法上突出‚陈述‛二字，用叙述的手法，实事求是地向上级机关报告工作情况。

③概括性。向上级机关汇报工作，一般用高度概括性的语言，篇幅简短。

3、报告的分类与写作

按照内容和作用来划分，有呈报性报告和呈转性报告。 报告一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期组成，其他格式按规定和行文需要标注。

①呈报性报告。

呈报性报告又可分工作报告、综合报告、专题报告、检查报告等。这里着重介绍专题报告。

专题报告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上级机关汇报。

标题。由发文机关名称、汇报的主题与‚报告‛组成。 正文。一般采用三段式结构。主要有以下几种结构形式：‚情况（包括经验）、问题、打算‛。这种形式适用于以反映情况为主的专题工作报告。二是‚情况、经验、不足（存在的问题）‛。这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。专题报告的结尾，一般要写结尾专用语，比如，‚专此报告。请审核‛；‚专此报告。请查收‛；‚专此报告。请指示‛等。一般的工作情况报告，多用‚专此报告‛结尾。

②呈转性报告

呈转性报告是指业务主管机关或部门，依据有关政策规定或上级的文件精神，针对工作中存在的普遍问题，或在一定时间和范围内要做出安排处理的事项，向上级机关汇报，并请求批转（转发）各地各单位贯彻执行的报告。这类报告中的工作安排和问题的处理，必须超越了业务主管机关或部门的职权范围，提出建议性处理意见，请上级机关批准。上级机关批转（转发）之后，就是上级机关的意见了，所属范围内的单位和个人都要贯彻执行。如果是机关、单位自己职权所属范围内的事项及工作部署，则不需要上级机关批转（转发）。

（三）批复的使用

批复，适用于答复下级机关的请示事项。报送请示的下级机关就是批复的主送机关。

批复具有的主要特点：针对性、指导性、简要性 批复的写作：

批复由标题、主送机关、正文、成文日期、印章组成，其他格式按规定和行文需要标注。

标题。由作出批复的机关名称、批复的主题即‚关于××问题‛与‚批复‛组成。正文。由批复的缘由、根据、处理意见与希望组成。批复的缘由，即在批复的首起语引述下级机关请示日期、请示标题、发文字号，也可以简要地引述请示事项，作为批复的缘由，但应注意避免批复引语与标题重复。批复的根据是有关政策规定和领导的意见。处理意见即批复的意见，

或叫批复的内容。它是针对请示事项，如果同意，则写出肯定的意见；如果不同意，则要写明不同意的理由。批复的希望，视具体情况而定，有些批复，可不写希望性的语言。最后，另起一段，以‚特此批复‛或‚此复‛的结事用语作结束语。

政务信息写作知识

一、政务信息综述

（一）什么是政务信息

政务信息是指由政府机关采集，通过特定载体反映与经济、社会管理及公共服务相关的活动情况或数据方面的信息。其主要任务是反映政务工作本身进展情况、遇到的有关问题及相关对策建议，为各级政府把握全局、科学决策和实施领导提供及时、准确、全面的信息服务。

它必须同时具备三个要素:首先，它是由政府机关通过合法途径采集加工的信息;其次，它是与政府履行公共管理和公共服务职责等活动相关的信息;第三，它是借助特定载体传递的信息。 它来源于政务工作，与政务工作相辅相成，互为依托。

（二）政务信息的主要特点

（1）广泛性。政务信息广泛存在于经济、政治、社会、文化等各个领域。

（2）层次性。对应不同行政层级，政务信息亦有其层次性。实际操作中，我们一般将其划分为三个服务层次，即分别为上级、本级和下级政府部门提供服务。

（3）导向性。政务信息具有很强的导向作用，特别是下行的信息，包含着上级政府的领（指）导意图，如重点抓什么工作，提倡什么，反对什么。

（4）权威性。政务信息一般都是经过政府系统逐级审查后发布，是具有严肃性的‚官方消息‛，必须以可靠的客观事实为基础，并视管理权限而确定相应的发布资格。

（5）内部性。不少政务信息涉及到国家或工作秘密，只限部分政府领导了解或参考，不宜公开。因此，在收集、加工、传递政务信息时务必增强保密意识。

（三）政务信息的主要作用

政务信息是领导的‚耳目‛，决策的依据，是沟通上下关系的桥梁纽带。通过政务信息这一载体，能使上级部门领导及时掌握和了解基层发生的新情况和新问题，作出部署指导，提高决策和运行效能。具体体现在：

（1）为领导科学决策提供依据。

（2）推动党和国家各项方针政策的贯彻落实。

（3）为上级部门或领导指导基层开展工作提供快捷传递服务。

（4）促进各地各部门间工作交流。

（四）做好政务信息工作应具备的理念

（1）政务信息无小事。政务信息传递上级领导意图、反映基层部门工作，具有和政府公文大致相等的效力，需要严肃认真对待，内容上务必准确。

（2）主动融入中心工作。及时反映上级政府部门和本部门中心工作的进展情况，为领导掌握情况、科学决策提供服务。

（3）重点为本级部门领导服务。围绕本单位领导关注的热点重点问题，提供全方位的信息服务。

（4）质量为本。紧密结合调研工作，加强政务信息的深度开发，提高信息质量。

（5）全员办信息。各单位要督促信息员主动采写信息，鼓励其他工作人员参与信息写作，并由部门领导负责信息修改审核工作，形成人人关注政务信息、人人都写信息的良好氛围。

（五）政务信息的基本要求和内容

1、政务信息的基本要求

政务信息工作是一项十分严肃的政治性、政策性、全局性很强的工作。政务信息的基本要求可以用六个字来概括：新、实、准、快、精、深。

新。具体要求一是反映的情况必须是新近发生的，即指信息本身的标新程度；二是反映的事情虽然时过已久，但大多数领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物还没有出现，只是有出现的可能。

实。一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，在语言表述上必须实事求是地予以表达，不能在任何虚构的事实和夸大或缩小的情况发生。

准。既准确无误地收集、整理反馈信息。一是收集反馈客观事物的信息力求准确无误，即反馈各类政务活动的信息，包括时间、地点、事情经过，政务活动主体以及政务活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。

快。信息工作人员要力求做到：一是思想敏锐，反应灵敏，一旦发现有价值、有新内容的信息素材，要立即组织力量，采用最快的方法，以最快的速度进行收集、表述；二是信息素材收集后，要旋即进行筛选、鉴别，以最快的速度进行综合、加工、提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送服务对象。

精。是指政务信息在保证信息质量前提下，通过信息工作人员的劳动，使其质量和形式达到升华的要求。一是信息的内容要精，一则信息一般要集中反映一个主题、一项主要内容，观点突出，目标明确，与主题内容无关的人和事要一并舍去。二是信息的文字要精，即把大量的原始信息资料，通过信息工作人员的加工，力求达到‚则简而繁繁而简，简中俱是精华点‛。三是向领导提供的信息数量要精，领导的任务重，事情多，信

息工作者应力求做到既能全面反映情况，又尽量减少文字材料的数量。

深。一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，在吃透情况的基础上，拿出有分析、有观点、有建议的信息产品。二是从信息网络提供的大量一般信息资料中，从一般反映事物表现现象的低层次信息，来分析、挖掘、揭示事物内在矛盾，能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理出深层次信息，以实现信息从低层次到高层次的升华和增值。

2、政务信息内容的分类

从上报的角度看，报送信息可作如下分类：

一是反映取得的成绩。如《宝鸡消协一年来为消费者挽回经济损失85万元》、《××新型农村合作医疗取得阶段性成果》、《××科技合作取得突破》。

二是反映重要工作、重点工程建设进度。如《宝鸡市局出台返乡农民工创业试营业登记办法》、《××农民工创业园即将投入使用》。

三是反映工作中的新举措。如《岐山县工商局建立无证无照查处联动监管机制》。

四是反映社会经济生活中出现的新的现象。如《**公司开业》、《成立首家小额贷款股份有限公司》。

五是反映上级重要会议、上级领导重要批示、指示精神贯彻落实情况以及政策执行情况。如《高新分局落实市局工作会议行动快》、《宝鸡工商四措并举防控甲型H1N1流感》、《岐山县局三措并举倡导厉行节约》。

六是反映工作中出现的新情况、新问题。如《两费停收后干部出现工作松劲现象》。

七是反映社情民意。如《××反映近几天液化气价格涨势迅猛》、《××劣质烟花爆竹非法流动现象重新抬头》。

八是反映紧急突发性的事件以及续报事件进展情况、原因、后果和对事件的处理情况。如《××发生一起抢劫杀人案》。

（七）政务信息与新闻通讯有何异同点

相同点：政务信息和新闻通讯都是对客观事物的反映,都具有客观性、真实性和时效性,都能影响人们的认识和行动。有时候两者是相通的，如国家新出台需要全社会周知的重大决定,政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道，通过政务信息渠道传达贯彻到基层,可以使基层及时领会其精神实质并组织实施；而通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情。

不同点：

（1）服务对象：政务信息主要是党政部门工作人员，尤其是党政领导，为领导了解情况、进行决策和指导工作服务；而新闻通讯的服务对象是社会大众，主要是引导舆论、公布真相。

（2）公开范围：政务信息是具有内部封闭性，在一定范围

内可以共享，有的提出情况只是供少数领导参考；新闻通讯则强调公开性，知悉的范围和效果追求最大化。

（3）传递载体：政务信息载体一般是政府部门内部的政务信息刊物或影音介质，有的还必须严格按密级来管理；新闻通讯的载体主要是报纸、杂志、广播、电视、网络等大众传媒。

（4）具体内容：政务信息主要围绕行政决策，侧重反馈政府工作进展情况、存在问题以及解决这些问题的对策建议等；新闻通讯则主要报道国内外新近发生的事，除政府机构外，还包括企业、社会组织、公民等各领域发生的事件。

（5）文本结构：政务信息文本结构最大限度追求简化，开门见山，力争以最短篇幅提供最大信息量，有时甚至只需注明标题； 新闻通讯一般具备标题、导语、主体、结尾等内容框架，有时为了烘托气氛、揭示内容、补充事实，新闻通讯标题还包括引题。

（6）叙事风格：政务信息以高度概括的文字提炼介绍工作情况和经验，语言朴直简练，不需文学描写；新闻通讯以记叙事情发展经过为主，语言风格灵活多样，兼用描写议论抒情，可采用人物对话等多种表达方式。

二、信息编写的基本方法

（一）准确提炼主题，做到主题鲜明、凝练。信息的主题是全篇信息的内核和中心。主题应该正确、集中、鲜明、深刻。

一条信息只体现一个主题，主题通常在标题上体现;主题确定后,信息的内容要紧紧围绕这个主题展开。

（二）精心制作标题，做到标题新颖、醒目。标题能起到画龙点睛的作用，表现出高度概括和耳目一新，在一篇信息中占据首要位臵。因为一篇信息是否有份量，价值是大还是小，读者首先是从标题上作出估量的。要把握三点原则：题文一致,一语破的,准确简洁明快。一般来说信息标题的制作有四种类型：即数字型、词汇型、杂合型、短语型。

1、数字型标题：数字最有说服力，这种类型的信息标题能充分表明信息本身朴实无华的特点，常用来说明事情的结果、结尾或一个段落过后所取得的成绩。这类信息标题制作，要在文中找出全篇信息最具关键性、代表性的数字，来表明信息的主题或基本含义。以达到直截了当，以点带面的效果。

2、词汇型标题：这种类型的信息标题常用来说明事情的发展过程。从标题的逻辑性看，能统领全篇，不含糊其辞，真正能够起到一眼看去就明白这条信息要反映哪方面的内容，有什么重要的情况，所言之事的缓急程度如何等。在制作此类标题中且忌凭空产生，要通过对信息材料的分析、整理，找出其内在规律，得出正确结论，用有代表性的词汇来代替。遇到较长的词组，尽可能的把它加以压缩、简化，经过压缩达到标题内容不能再削减，表达这些内容的文字不能再精炼的程度。如：‚××工商局重点扶持四类民营企业促进民营经济‘四化’‛、

‚宝鸡五个到位开展红盾护农行动‛等标题可以直接看出整篇信息的基本框架、结构以及中心内容。一般避免出现‚强化措施‛、‚认真做好‛、‚从几个面入手‛、‚多种形式‛等不能明确表述信息内容的词句。

3、杂合型标题：这种类型的信息标题是词句和数字并用，表述更全面、准确，通过标题就能知道事情发展的过程和结果。从标题的结构上看，更趋严紧性，逻辑性更强。如‚××民企安臵13.67万下岗失业人员成为就业和再就业主渠道‛、‚宝鸡市局把握三个环节解决五个问题开展纪律作风整顿‛。此类信息标题一般在综合性、突发性、动态性信息中较为常见。

4、短语型标题：这类信息标题不仅内容要有新意，而且标题要突破定式，给人以耳目一新的感觉。因为反映的信息事实新鲜，其内容所含事实往往不止一件。因此，在制作此类标题时，一要合乎语法，尽可能用主语、谓语、宾语齐全的完整句。二要适应人们的阅读习惯，要‚顺‛着写，一般不用倒装句，尽可能使其节奏明快，有可读性。如：‚××工商局实行‚5+1‛学习制度打造学习型工商‛、‚基层建议在推行行政执法责任制过程中应解决好四个方面的问题‛等。此类信息标题一般在专题性、反映性、建议性等类型的信息中较为常见。

（三）主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。

从主体各部分反映的内容看，其基本结构形式有：

1、动态信息，包括下级贯彻落实上级某一重要指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、敌情、社情、灾情、突发事件等，其主体部分的基本结构形式是：‚做法——效果‛，或‚情况——处理结果‛。如‚眉县工商局支持农民专业合作社创特色品牌‛、‚扶风县局四措并举调整机构、优化队伍结构‛、‚陈仓分局连端四家黑网吧‛等。

2、经验信息，即介绍可资借鉴、有推广价值的工作经验的信息，其主体部分的基本结构形式是‚成果——做法——经验‛或‚做法——经验——成果‛。也可把‚经验‛和‚做法‛揉在一起，使主体成为成果——做法（经验）两个部分，或是把‚成果‛写进导语中，主体就是‚经验‛或‚做法‛介绍。如《宝鸡市工商局五项措施开拓农村市场监管执法工作思路》。

3、问题信息，即反映领导机关需要关注或加以解决的各种问题的信息。这类信息主体部分的基本结构形式是‚问题——原因——建议（意见）‛，或‚问题——原因‛，或‚问题——建议（意见）‛。如我局上报‚‘黑网吧’的成因与对策‛ 的信息，被省政府政务信息采用并获得省政府领导批示。

4、意见信息，是指某地（单位）或某人对某些事情的看法和见解的信息，其主体部分的基本结构形式是‚意见——理由‛或‚事由——意见‛等。这里要强调的是，不论以上哪种信息，都力求短小精干，要在几百字中把一个问题讲具体、讲透彻、讲准确。要做到能几百字表达清楚的，不用一千字，能用一千

字说明问题的决不用一千几百字。这也就是我们常说的多一字不要，少一字不行。

在主体的行文上，要把握好三个字。一是行文要‚准‛。内容反映要准确，观点归纳要准确，政策依据要准确，不能用个人观点代替政策。二是写信息要‚全‛，即信息的要素要全，时间、地点、数量，反映什么问题，已经做了什么事，这些要素不能少。三是文字要‚精‛。信息写作有句行话叫‚砍头斩尾紧肚皮‛，也就是说，信息写作一般不要引言，不用导语，这是‚砍头‛；结束时一般不要用‚总之‛，‚总而言之‛，这是‚斩尾‛；‚紧肚皮‛就是中间的文字表述要尽量减少文字、精练文字。

（四）巧妙设计结构，做到结构严谨、层次清晰。信息结构的基本要求：一是简短、灵活。二是清晰、严谨。设计信息结构就是政务信息素材的组合。结构合理，信息就会中心突出，条理清晰。常用的方法有：一是以时间先后为顺序，这种结构多用于反映事件的信息。二是以逻辑为顺序。大与小，重与轻，主与次等等。三是时间顺序与逻辑顺序交叉运用。如发生一起严重械斗事件的信息：编写顺序是这样安排的：某月某日，某地发生一起严重械斗事件，多少人伤亡，损失多大；引起械斗的原因；械斗的经过；处理结果。在这则信息中，时间顺序与逻辑顺序是交叉运用的。

三、政务信息源收集方法

（一）综合法。就是将肤浅、零碎的信息材料进行分析、提炼，然后归纳总结出带有规律性的东西。用综合法收集整理的信息可以达到由偏到全、由零到整、由粗到精的效果。综合法常常能反映出某一情况和问题的普遍性。采用这种方法编写的信息，便于领导掌握面上的情况和带有规律性、普遍性的东西。

（二）追踪法。即以事件发生、发展的全过程或工作落实的各个阶段为线索，追踪收集不同时期、不同阶段的情况。如上级作出重大决策以后，及时收集反馈传达贯彻的作法、步骤、落实的措施，遇到的困难和问题等，进行连续反映。

（三）调研法。这种收集材料的方法有较强的目的性，一是按照上级或领导要求，确定专题开展调查研究，目的在于发现典型、总结典型经验，指导推动工作。二是针对倾向性、苗头性问题开展调查研究，目的在于找出问题的根源和症结，为领导决策提供依据。调查研究中获得的材料一般不能直接用于编辑信息，而要对素材进行深入的分析加工，抓住事物的本质。

（四）逆向思维法。就是当某项活动处在高潮时，或某个问题被大多数人肯定或否定时，如果一名信息工作人员能够冷静下来，让思维不受从众效应的影响，从问题的另一方面进行思考，分析一下有无偏差，或存在一种倾向掩盖另一种倾向的问题，往往会产生意想不到的效果。

（五）会议收集法。每个会议都包含大量的信息，通过参加各种会议及阅读会议文件材料，可以从中发现有价值的信息线索。

采集信息材料应注意的‚六忌‛：一忌捕风捉影，道听途说；二忌主观偏面，以偏概全；三忌蛇过打棒，雨晴打伞；四忌零打碎敲，东拼西揍；五忌随机无向，盲目提供；六忌雷同重复，缺乏新意。

四、写作政务信息应防止出现的问题

政务信息稿结构简单，语句简明，但又要求较高。在编写政务信息稿时，要有意识地注意、防止出现以下几个方面的问题：

一是防止失效信息和重复信息。信息的时效性决定着信息的价值。时效性越强，信息的价值越大；反之，信息的价值就越小。要尽量缩短信息在收集、加工整理、编写、传递各个环节上的滞留时间，防止由于拖延时日，成为过时信息。

二是防止内容空洞、没有特色。这类信息稿一是入题太慢，或是通篇陈词滥调，言之无物，令人望而生厌。这类信息稿的通病是用很大的篇幅、主要的笔墨来讲形势、谈认识，给领导‚上理论课‛，穿靴带帽，空洞说教，全篇无信息可言。

三是防止大事记式的信息。大事记，主要是当时发生重要情的简单记述。而一篇政务信息稿则主要反映一个主题，围绕一个中心内容，反映的是事物的实质，而不是事物的表面现象。

大事记式信息往往会在反映会议，情况时容易出现，这类信息稿的通病是简单罗列会议经过情况，不加综合，没有实持内容。这类信息稿的一般表现为：一是先说为贯彻上级什么会议精神而当地召开了什么会议；二是出席的领导人列了一长串名单；三是会议的议程安排；四是与会人员拥护上级决议，提高了认识，决心做好工作。而会议结合本地情况有哪些决议，与会人员有什么要求和建议，这些需要反映的内容却遗漏了，会议的实质内容没反映上来。此类信息的编写者完全处于摄影者的角色，原本不动反映客观，对领导决策、指导工作毫无参考价值。

四是防止与其它文件混淆。语气上要注意同主要公文的区别。主要公文带有行政命令、指令的效力，一旦发出，各级必须贯彻执行。政务信息稿是供领导决策参考的，文中一般不使用带有指示性、指令性的词语。即使是下行信息稿，虽常有指导性的内容，也不直接使用指示性的语气，如不使用‚必须‛、‚应该‛、‚请参照执行‛、‚抓紧实施‛等；写法上要注意同一般公文的区别。一般公文的写作，往往要发些议论，讲些道理。如调查报告，有时还带有写作者自己的体会和观点。政务信息稿只是客观反映客观事物的运动，揭示事物的发展规律，不要多讲道理，多发议论；在要求上注意同新闻的区域。新闻稿一般有五要素，即何时、何地、何事、何因、何果，每篇新闻稿总少不了这些内容，且每篇新闻稿都有开头导语、正文、

结束语。而政务信息稿不一定同时具有这五种要素，一般也不需要导语和结束语，正文中正确表达信息的内容即可。

五、信息员如何提高政务稿件信息采用率

如何提高政务信息稿件采用率，是政务信息员广泛关心、关注的问题，为了提高政务信息稿件采用率，不妨从以下几个方面做起：

一是善于抓住系统内的热点、焦点问题，针对系统内干部职工普遍关心、关注的热门话题去编采信息。

二是信息稿件标题要新颖，导语要简洁。在拟定信息标题时，要精心琢磨，细细推敲，不妨多拟定几个标题，从中选优，使标题不落俗套，引人注目。同时，对作为信息构成要素的导语部分，只要将信息发生的背景交代清楚即可，做到言简意赅，切忌穿靴戴帽，枝枝蔓蔓。

三是信息稿件务必做到真实准确。‚真实是新闻的生命‛，这条放之四海而皆准的要求，对政务信息也同样适用。如果信息失实，不但对信息员所在单位造成不良影响，而且也会给编辑、采用该条信息的编辑及登载的网络、刊物惹来不必要的麻烦。对那些明显失真的信息，一般编辑都会弃之如履。因此，在编写信息的时候，务必对涉及的人名、数字等主要事实、情节逐一核对，做到实事求是，准确无误。

四是严格控制信息稿件字数。在网络、媒体上各类信息汗牛充栋的今天，冗长、乏味的信息稿件，注定编辑不喜欢，读

者不欢迎，观者寥寥。因此、在编写信息时，信息员要学会量体裁衣，根据不同信息稿件的要求，能短则短，只要将事情来龙去脉说清道明即可。一般而言，消息类信息稿件字数以不超过300个字为好，图片说明不宜超过100个字，工作调研类信息稿件以2000字为宜。

五是唱好‚四季歌‛，打好提前量。每年各个单位都会制定各自详细的年度工作计划，不同时间段，都会安排部署相应的重点工作，有些工作是常年都要抓的。如食品安全监管、优化经济发展环境、服务市场经济主体等，有心的信息员要学会围绕这些安排，提前做好相应的知识储备，熟知各项工作的背景，构思相应的信息稿件框架，做到有备而来，未雨绸缪。 六是突出一个‚快‛字，政务信息与生俱来，就有强烈的时效性，如果采编、发送不及时，就会时过境迁，使一条鲜活、有益的信息失去了自身存在的价值和前提，因此，信息员要做到写稿快、发稿快，抢得先机，提高信息稿件采用率。