人事档案管理规范
广西事业部人事档案管理办法
为建立健全公司档案管理制度，对档案进行有效、妥善的保管以保证档案材料的有序性、完整性及机密性，以便公司对档案的有效使用，特明确本管理办法。
一、人事档案分类：
1、人事管理的相关发文：
人事管理的相关发文包括：管理制度、作业流程、作业表单、通知、公示、会议纪要等。
2、员工档案：
员工档案包括：员工入职档案（应聘登记表，身份证复印件一份、免冠一寸照片5张、学历证书复印件一张、最近一家工作单位离职证明书——收原件、健康证原件，防损、前台需由辖区派出所开具“政审表”；促销员须提供证明函，促销管理协议书原件）；员工考核评估；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录以及员工其他相关材料或文件。
3、企业纪事：
企业大事记：公益活动，新店设立，周年庆典，员工活动。
二、人事档案的建立：
人事档案须以文本及电子两种方式设立档案：
（一）、文本档案的建立和维护：
1、“人事管理相关发文”档案：
a、发文权限部门：人事行政部
以人事行政部发文，依照《人事（行政）审批权限》审批签署的文件方可视为有效文件，总部与门店间以传真或扫描的方式收发审批文件。其他各部门需发放的文件须提交人事行政部统一发文，各部门自行发放的文件视为无效文件。
b、发文格式：
页眉：左上角 注册商标，右上角“冠超市广西事业部”；
行文第一行右侧：注明“发文门店” +“发文类别”+“文件号”；
发文类别：（管理）制度、（作业）流程、（作业）表单、通知、公示、会 议纪要等。
文件号：年月日+当天文件编号（01、02„„）。
文件归档：使用文件夹按同一发文类别依文件号排序归档，
2、员工档案：
根据公司性质及管理实际需要，员工档案管理将分别以总部各部门、门店各部门为单位，建立档案管理体系。
员工档案归档原则：一人一档，促销员可以“同一个供应商”一档，将资料放置于统一标准的文件袋内，并于文件袋正面目录中标明档案编号、部门或分店名称和所存档案的目录，并注明归档经办人姓名，以编号顺序排列。
档案须区分在职和离职员工档案，人员离职后其在公司发生的档案编入各单位离职人员档案中，原则上不归还本人，在两年内不予以销毁。
（二）、电子档案的建立和维护：
1、“人事管理相关发文”档案：
建立人事管理电子文件夹，在此文件夹下分别建立：（管理）制度、（作业） 流程、（作业）表单、通知、公示、会议纪要等子文件夹。以Word为主要行文
载体（表单以excel为主），电子文件命名方式：“发文日期+文件内容”；排列方式：以“名称”“自动排列”进行排列。
2、员工档案：
员工电子文件资料以实物文件档案为基准，以员工工号、及姓名区分存档，电子文件档案要全面准确体现员工实物文件档案初始及变动信息。电子文件档案可以员工档案材料的种类分类建档，如某某店员工绩效考核汇总表，某某部门薪资调整汇总表。
附：工号格式及代码信息：
门店代码+部门代码+课别代码+入职日期（年月日）+人员编号
a、门店代码：门店所在地地名的大写拼音的第一个字母加分店编号，如都安一店DA01,二店DA02„„；平果一店PG01„„
b、部门代码：总经办：00；人事：01；生鲜：02；食品：03；百货：05；资讯、商管：06；前台：08；财务：88； 防损：09；工程部：10；企划：11；南宁办：18；开发部：168。
c、课别代码：用大写英文字母
食品 粮油：A；休闲：B
百货 清洁：A；针织：B；日用文体：C
生鲜 蔬果：A；熟食：B；干杂：C；水产：D；肉类：E；采购:F
前台 收银：A；客服：B
资讯、商管 资讯：A；商管：B；搬运：C
属于促销员的一律在工号的尾巴加上大写P（促销）以区分内部员工。
例：
、都安二店百货部针织课2010年09月18日入职的部门第一名员工，他的工号：DA0205B10091801
、平果一店生鲜部熟食课2010年08月19日入职的部门第一名促销员,他的工号为: PG0102B10081901P
三、档案管理规定：
1、员工档案管理实行部的专人管理，并建立档案室存放，按照资料的性质 进行分类存档，定期进行汇编、整合，统计人力流动情况，根据需要报相关部门备案。任何员工不得擅自将档案材料带出档案室，不得私自查阅或复印档案材料，如有上述需求，应由总经理批准后主可向人事部办理查阅手续。如有违反以上规定的，将根据情节轻重给予通报、降级和开除处理。
每月5日前（遇节假日顺延），各门店人事部指定专人整理、汇总各门店、2、
各部门实物文件档案形成电子文件档案（包含人员编制、人员流动、员工考核评估结果；职位异动、薪资调整；奖励或违纪记录等人事行政档案相关电子文件。）交总部人事专员，由总部人事专员每月10日前（遇节假日顺延）初汇编公司总部及各门店上月的电子文件档案报公司领导。
四、档案管理原则：
使用目录；树状管理；保持整洁，随手归位。
人事行政部
2010年10月18日