我国文档管理软件面临的机遇与挑战

2011-12-1 17:12| 发布者: 淡如水| 原作者: 淡如水

北京紫光慧图信息技术有限公司总经理  吴国声

自上个世纪八十年代起，我国开始应用计算机技术辅助档案管理，出现了文档管理软件。本世纪前十年，我国文档管理软件实现了从“计算机辅助档案管理”阶段向“档案信息管理”阶段的过渡，一些文档管理软件商还开始走向“档案知识管理”阶段。进入本世纪第二个十年，我国文档管理软件迎来了巨大的发展机遇，也面临着严峻的挑战。

一、机遇

1. 我国信息化建设的重心从应用系统和基础设施建设转向以文档管理为核心的信息资源管理

根据诺兰（Nolan）模型和米歇（Mische）模型，信息化发展可分为起步、全面建设、资源整合、深度开发四个阶段。在第一个阶段（起步阶段），信息化建设的战略重点是开发应用单个信息系统；在第二个阶段（全面建设阶段），战略重点是全面建设信息基础设施；在第三个阶段（资源整合阶段），战略重点是实现信息资源的整合与共享；在第四个阶段（深度开发阶段），战略重点是对信息资源进行深度开发。前两个阶段属于“技术为王”的阶段；后两个阶段属于“内容为王”的阶段。

目前，我国绝大多数党政机关、企事业单位已经基本完成第二个阶段的信息化建设任务，正准备向第三个阶段的过渡。也就是说，总体上中国信息化建设的关注点正从信息技术转向信息资源（信息内容）。

文档是一个组织最重要的信息资源，文档管理是信息资源管理的核心。例如，欧盟将电子文件管理纳入“电子欧洲”（eEurope2002）动议，作为推动电子政务、电子商务以及欧洲文化遗产数字化的关键环节。英国将电子文件管理纳入负责国家信息化工作的“电子专员”（e-Enovy）的职责范围，制定并发布了《电子政务环境下电子文件管理的政策框架》(2001)。美国电子文件管理被纳入《电子政府法案》（2002），成为电子政务的重要内容。[1]2009年我国出台了《电子文件管理暂行办法》，2011年又出台了《国家电子文件管理工作规划（2011—2015年）》，其目的都是为了加强电子文件管理，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康、快速发展。

可以预见，随着中国信息化建设的重心从应用系统和基础设施建设转向以文档管理为核心的信息资源管理，将为文档管理软件提供巨大的发展空间。

2. 对企业内部控制的关注要求强化文档管理

2001年，美国陆续爆出安然、世界通讯、施乐等通过伪造文件、销毁档案进行财务欺诈的丑闻。为加强对企业的监管，2002年7月美国国会出台了《2002年公众公司会计改革和投资者保护法案》（又称《萨班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act）。该法案对美国《1933年证券法》、《1934年证券交易法》作了不少修订，在会计职业监管、公司治理、证券市场监管等方面作出了许多新的规定，被布什称为“自罗斯福总统以来美国商业界影响最为深远的改革法案”。《萨班斯法案》在强化企业内部控制机制的过程中，将文件管理作为一个重要的方面。该法案对文件的形成、管理、保存以及篡改文件的行为都做了明确的规定，其出台表明，加强文件的科学化管理是提高企业合规性（compliance）的必然要求。[2]除了《萨班斯法案》之外，美国还出台了《健康保险携带及责任性法规》(HIPAA)、美国证券交易委员会的《有关证券交易单位必须保存文件的规定》(SEC Rule 17a-4)、《格雷姆一里奇一比利雷法》(GLBA)以及欧盟的《数据保护指令》等一系列新法规。这些法规明确要求上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等，归档文件、保存档案。2003年1月， 美国证交会（SEC）对几家华尔街经纪人公司执行总计820万美元罚款的案子，原因是这些公司没有保存主要员工的电子邮件纪录。2006年，摩根—斯坦利公司再次因未按规则保存电子邮件而被美国证交会罚款1500 万美元；而在此之前的一桩民事诉讼中，该公司因为拒绝交出电子邮件而输了官司，被陪审团一审判定赔偿 14.5 亿美元。[3]

受《萨班斯法案》的影响，顺应世界各国加强企业内部控制的趋势，2008年5月22日我国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会印发《企业内部控制基本规范》(自2009年7月1日起在上市公司范围内施行，鼓励非上市的大中型企业执行)。《企业内部控制基本规范》明确要求企业保证信息的真实完整，加强文件储存与保管。

上述法律法规的出台令全球企业界重新审视文件管理的意义。2003年信息咨询公司Gartner做出预测，《萨班斯法案》颁布之后，文件管理软件市场将大幅升温。[4]例如，IBM公司于 2002 年 11 月 25 日收购了电子文件管理软件开发商 Tarian 公司，将 Tarian 的电子档案管理技术集成到 IBM Content Manager、DB2 数据库以及莲花软件等相关产品上。2008年5月IBM在墨西哥成立档案解决方案中心，这是IBM在全球范围内创建的第11座解决方案中心，旨在为用户提供仿真用户环境，帮助用户解决数字保留方面的难题。技术和市场公司Forrester Research Inc.预测：文件管理市场将以84%的年复合增长率递增，该公司估计2008年全球文件管理市场达到13亿美元。[5]

二、挑战

1. 缺乏核心的文档管理技术，难以保证电子文件的真实可靠性和长期可读性

由于电子文件的不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（transformable），确保电子文件的真实可靠性和长期可读性是一个“世纪性、世界性的难题”（冯惠玲教授语），要求研发先进的电子文件格式转换技术、封装技术、迁移技术、权限保护技术、防改写技术、元数据技术、分布式检索技术等予以支撑。但是，目前我国具有雄厚技术实力的文档管理软件商较少，在许多核心技术的研发上，没有取得实质性的突破。

2. 国外软件巨头纷纷抢滩中国文档管理软件市场，对国内中小文档管理软件商产生巨大冲击

由于看好中国文档管理软件市场的前景，近年来，国外软件巨头纷纷抢滩进入中国文档管理软件市场。诸如IBM、EMC、Oracle等公司，以前全力向中国公共或私营部门销售ERP、财务管理、人事管理、项目管理、客户关系管理等方面的软件或解决方案，而现在，在中国业务应用软件市场趋向饱和之后，他们转而开始向客户推销内容管理平台或文档管理软件。这些国外软件巨头的进入，对国内中小文档案软件商产生了巨大冲击。据说，最近许多订单已经被那些原本不做文档管理软件的国外软件商夺取，让国内中小文档管理企业深感无奈。

三、紫光慧图的战略

面对上述机遇与挑战，北京紫光慧图信息技术有限公司遵循“扬长补短、趋利避害”的思路，主要采取如下应对策略：

一是，充分发挥本土企业熟悉本土市场的优势。紫光慧图在中国市场辛勤地耕耘了十多年，熟悉中国法律法规、制度标准和文化传统，与全国各地的党政机关、企事业单位保持着良好的合作、沟通，熟悉客户的文档管理环境与要求。紫光慧图将继续紧跟我国信息化建设的发展趋势，适应客户的需求变化，致力于与客户共同提高文档管理质量与水平。

二是，加大技术研发的力量。紫光慧图一直高度重视技术研发，投入大量技术人才和资金，不断改进和升级TH－AMS紫光档案管理系统、TH－SCAN紫光文档影像管理系统、TH－DOC紫光文档管理系统（点击了解详细内容），提高这些系统的电子文件捕获、分类、检索、长期保存功能。未来，紫光慧图将来在电子文件的格式转换技术、元数据技术、文档挖掘技术等方面进一步加大研发力量。

三是，通过合作共赢获得竞争优势。紫光慧图和中国人民大学电子文件管理研究中心建立了合作伙伴关系，邀请了国内有关知名专家担任公司的技术顾问，指导公司的理论研究与技术开发。紫光慧图还和Oracle, IBM, Microsoft, Dell等国际知名软件商建立了战略合作伙伴关系，共同致力于为客户提供最优的文档管理解决方案。

展望未来，北京紫光慧图信息技术有限公司将凭借实力和自信，充分把握发展机遇，勇敢迎接各种挑战，力争为我国提高文档管理水平做出自己的更大贡献！

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注释：

[1]冯惠玲、赵国俊等著：《中国电子文件管理：问题与对策》，中国人民出版社2009年出版，第53页。

[2]冯惠玲、赵国俊等著：《中国电子文件管理：问题与对策》，中国人民出版社2009年出版，第19页。

[3]朱伟一：《摩根斯坦利为何与电子邮件过不去》，载《南方周末》，2006年6月22日。

[4]James Lundy, Mark Gilbert & Debra Logan, "Records management Heats Up After Sarbanes-Oxley ", http:.//www.gartner.com/resources/113800/113864/113864.pdf

[5]转引：冯惠玲、刘越男等著：《电子文件管理战略》，中国人民出版社2011年出版，第18-19页。