资料员一本通实用手册

第一章：市政工程资料管理概述

第一节：市政工程资料的分类与编号

A类：基建文件

C类：施工资料

E类：工程资料、档案封面和目录

工程资料编码要求：

工程资料表格的编码由 [表式码、专业工程分类码、顺序码 ] 三部分组成。如： 专业工程分类码 ↓ ↓

表式码 顺序码

第二节：市政工程资料管理职责

工程各参建单位资料管理职责：

1. 建设单位

1）.应负责基建文件的管理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档

2）.在工程招标及参建各方鉴定合同和协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求

3）.必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的资料 4）.有建设单位采购的建筑材料、构配件、和设备，建设单位应保证建筑材料、构配件和设备符合设计文件的要求，并保证相关物资文件的完整、真实和有效

5）.应负责组织监督和检查各参建单位工程资料表格的形成、积累和立卷工作，也可委托监理单位检查工程资料的形成、积累和立卷归档工作。并对需建设单位签认的工程资料签署意见

6）.应收集和汇总勘察、设计、监理和施工等单位立卷归档的工程档案

7）.列入城建档案馆接受范围的工程档案，建设单位应在组织工程竣工验收前提前请城建

档案馆对工程档案进行预验收，未取得工程档案预验收认可的，不得组织工程验收 8）.建设单位应在工程竣工验收后三个月内将工程档案移交给城建档案馆 2. 勘察、设计单位

1）.应按合同和规范要求提供勘察、设计文件

2）.对需勘察、设计单位签认的工程资料应签署意见 3）.工程竣工验收，应出具工程质量检查报告 3. 监理单位

1）.应负责监理资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整理和归档

2）.应按照合同约定，检查工程资料的真实性、完整性和准确性，并对按规定项目由监理

签认的工程资料予以签认

3）.列入城建档案馆接受范围的监理资料，监理单位应在工程竣工验收后三个月内移交给

建设单位 4. 施工单位

1）.应负责施工资料的管理工作，实行主管负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗

位责任制

2）.总承包单位负责汇总、审核各分包单位编制的施工资料。分包单位应负责其分包范围

内施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责

3）.应在工程竣工验收前，将工程的施工资料整理、汇总完成，并移交建设单位进行工程

竣工验收

4）.负责编制的施工资料除自行保存一套外，还移交建设单位两套，其中包括移交城建档

案馆原件一套。资料的保存年限应符合相应规定。如建设单位对施工资料的编制套数有有特殊要求的，可另行约定

第三节：市政工程资料管理工作内容

1. 2. 3.

1、 工程资料收集

资料管理必须纳入项目管理的程序中。资料员应参加生产协调会、项目管理人员工作会议等，及时掌握施工管理信息，便于对该资料的管理和监控 资料的收集必须与实际施工进度同步、

对分包单位必须提供的施工技术资料，从项目经理、技术主管到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不予结算工程款（包括对供货单位）

2、 工程资料保管

分类整理

1）.按归档对象划分，如归业主的、归企业档案室的等 2）.按资料内容划分

3）.同类资料按生产时间的先后排列

固定存放。 根据实际条件，配备必要的框、柜、库房等来存放资料，并做到“六防”：防火、防盗、防虫、防霉、防尘、防光

借阅有手续。 资料的借阅要有规定的程序，建立必要的制度，办理一定的手续，不损坏或遗失

按规定移交、归档。 项目通过竣工验收后，一个月内交企业档案室；按有关规定和时限移交给城建档案馆；按合同规定的时限提交给业主

1.

2. 3. 4.

第二章工程竣工备案管理

一、 工程竣工验收备案管理

工程竣工验收备案的范围：

凡在中华人民国和国境内从事建设工程的新建、扩建、改建等有关活动及实施对建设工程质量监督管理的竣工工程，都需进行竣工验收备案

竣工验收备案管理工作，一般由各级地方建委按现行的工程质量监督范围，具体负责房屋建筑工程和市政基础设施工程的竣工验收备案工作

各地方建设工程质量监督站及各专业监督站负责监督的工程竣工验收后，由建设单位向建设工程竣工验收备案管理部门办理竣工验收备案 工程竣工验收备案文件：

建设单位办理工程竣工验收备案应当提条下列文件：

（1) XXX房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表 （2) 各参建单位的工程竣工验收报告。（包括工程开工及竣工的时间，施

工许可证号，施工图及设计文件审查意见，建设、设计、勘察、监理、

施工单位分别签署的质量合格文件及验收人员签署的竣工验收原始文件，有关工程质量的监测资料以及备案管理部门认为需要提供的有关资料）

（3) 法律、行政法规规定应当由规划、公安消防、环保等部门出具的认可

文件或者准许使用文件

（4) 房屋建筑工程质量保修书，商品住宅工程还应同时提供景房地产开发

企业签署的住宅质量保证书和住宅使用说明书

（5) 有关法规、规章规定必须提供的其他文件

二、 工程竣工验收备案的程序

1. 备案程序

（1) 单位工程竣工验收5d前，建设单位到建设工程竣工验收备案管理部门领

取“房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表”，同时，建设单位将竣工验收的时间、地点及验收组名单和各项验收文件及报告书面报送负责监督该项工程的质量监督部门，以对该工程竣工验收进行监督

（2) 自工程竣工验收合格之日起15个工作日内，建设单位将“房屋建筑工程

和市政基础设施工程竣工验收备案表”一式两份和竣工验收备案文件报送工程竣工验收备案管理部门。备案工作人员初审验证符合要求后，在表中备案意见栏加盖“备案文件收讫”章

（3) 工程质量监督部门在工程竣工验收合格后15个工作日内，向工程竣工验

收备案管理部门报送“工程质量监督报告”

（4) 备案管理部门负责人审阅“房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备

案表”和备案文件。符合要求后，在表中备案管理部门处理意见栏填写“准

予该工程竣工验收备案”意见，加盖“工程竣工验收备案专用章”。案管理部门将一份备案表发给建设单位，一份备案表及全部备案资料和“工程质量监督报告”存留档案。

（5) 建设单位报送的“房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工竣工验收备案

表”和竣工验收备案文件如不符合要求的，备案工作人员应填写备案审查记录表。提出备案资料存在的问题，双方签字后，叫建设单位整改。

（6) 建设单位根据规定，对存在的问题进行整改和完善，符合要求后重新报送

备案管理部门备案。

（7) 备案管理部门依据“工程质量监督报告”或其它方式，发现在工程竣工过

程中有违反国家建设工程质量管理规定行为的，应当在收讫工程竣工验收文件15个工作日内责令建设单位停止使用，并重新组织竣工验收。建设单位在重新组织竣工验收前，工程不得自行投入使用，违者按有关规定处理。

（8) 建设单位采用虚假证明文件办理竣工验收备案的，工程竣工验收无效，责

令停止使用，重新组织竣工验收，并按有关规定处理

（9) 建设单位在工程竣工验收合格后15d内，未办理工程竣工验收备案的，责

令其期限改正，并按有关规定处理。

2. 工程竣工备案流程图：36/2-2 3.工程竣工验收备案文件

下面以XX市工程竣工验收备案文件为例作简要说明 1. XX市工程竣工验收备案文件档案 XX市建设工程竣工验收备案表 竣工验收备案文件

XX市工程质量监督报告

2. 工程质量监督档案（目录）

（1) （2) （3)

（1) XX市电梯安装工程质量监督报告 （2) XX市人防工程质量监督报告 （3) XX市工程质量监督报告

3. 房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表 4. 建设工程竣工验收预验收意见

第三章：市政工程施工技术资料管理

第一节：市政工程施工技术资料管理规定与流程

一. 市政基础设施工程施工技术资料管理 流程图49/3-1 二、施工技术资料管理规定

（1) 市政基础设施工程施工技术文件由施工单位编制，由建设单位和施工单

位保存，其他参建单位按其在工程中的相应职责做好相应工作

（2) （3) （4) （5) （6) （7)

建设单位应按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求，于工程竣工验收后3个月内报送当地城建档案管理机构

总承包工程项目，由总承包单位负责汇集、整理所有施工技术文件

施工技术文件应随施工进度及时整理，所需表格应按有关法规规定的要求认真填写、字迹清楚、项目齐全、记录准确、完整真实

施工技术文件应严格按有关法规规定，签字、盖章

施工合同中应对施工技术文件的编制要求和移交期限作出明确规定。施工技术文件应有建设单位签署的意见，应有监理单位对认证项目的认证记录

建设单位在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对施工技术文件进行预验收，验收不合格不得组织工程竣工验收。城建档案管理机构在收到施工技术文件后7个工作日内提出验收意见，七个工作日不提出 验收意见视为同意

（8) 施工技术文件不得任意涂改、伪造、随意抽撤损毁或丢失。对于弄虚作假、玩忽职

守而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人责任

第二节:施工技术资料的内容和要求

一、 施工组织设计（项目管理规划）

1. 施工组织设计的内容

主要包括：工程概况、工程规模、工程特点、工期要求、参建单位等；施工平面布置图；施工部署及计划；施工总体 部署及区段划分 ；进度计划安排及施工计划网络图；各种工、料、机、运计划表；质量目标设计及质量保证体系；施工方法及主要技术措施（包括冬、雨季施工措施及采用的新技术、新工艺、新材料、新设备等）；大型桥梁、厂（场）站等土建及设备安装复杂的工程应有针对单项工程需要的专项工艺技术设计，如模板及支架设计，地下基坑，沟槽支护设计，降水设计，施工便桥、便线设计，管涵顶进、暗挖、盾构法等工艺技术设计，现浇混凝土结构及（预制构件）预应力张拉设计，大型预制钢筋混凝土构件吊装设计，混凝土施工浇筑方案设计，机电设备安装方案设计，各类工艺管道、给排水工艺处理系统的调试运行方案；轨道交通系统以及自动控制、信号、监控、通信、通风系统安装调试方案等

施工组织设计还应编写安全、文明施工、环保、节能以及降耗措施

施工方案是施工组织设计的核心内容，是工程施工技术指导文件，大型道路、桥梁

结构、厂（场）站、大型设备工程的施工方案更直接关系着工程结构的质量以及耐久性，方案必须按相关规定由相应的主管技术负责人负责组织编制，重大工程施工方案的编制应经过专家论证或方案研讨

2.施工组织设计的审批

施工组织设计填写《施工组织设计审批表》，并经施工单位有关部门会签、主管部

门归纳汇总后，提出审核意见，报审批人进行审批，施工单位盖章方为有效，审批内容一般应包括：内容完整性、施工指导性、技术先进性、经济合理性、实施可行性等方面，各相关部门根据职责把关；审批人应签署结论、盖章。在施工过程中如有较大的施工措施或方案变动时，还应有变动审批手续

二、 施工图设计文件会审、技术交底

（1) 工程开工前必须组织图纸会审，由承包单位的技术负责人组织施工、技术

等有关人员对施工图进行全面学习、审查并做《图纸审查记录》，将图纸审查

中的问题整理汇总、报监理（建设）单位，由监理（建设）单位提交给设计单位，以便在设计交底时予以答复

（2)

设计交底由建设单位组织并整理、汇总设计交底要点及研讨问题的纪要，填写《设计交底记录》，各单位主管负责人会签，并由建设单位盖章，形成正式设计文件

技术交底记录包括 施工组织设计交底，新技术、新工艺、新材料、新设备及主要工序施工技术交底。各项交底应有文字记录、交底双方应履行签认手续

（3)

三、 设计变更、洽商记录

（1) 工程中如有洽商，应及时办理《工程洽商记录》，内容必须明确具体，注明原图号，

必要时应附图

（2)

设计变更和技术洽商，应有设计单位、施工单位和监理（建设）单位等有关各方代

表签认；设计单位如委托监理（建设）单位办理签认，应办理委托手续。变更洽商原件应存档，相同工程如需同一个洽商时，可用复印件或抄件存档并注明原件存放处 分承包工程的设计变更洽商记录，应通过工程总承包单位办理 洽商记录按专业、签订日期先后顺序编号，工程完工后由总承包单位按照所办理的变更及洽商进行汇总，填写《工程设计变更、洽商一览表》

（3) （4)

四、 安全交底记录

安全交底主要是施工单位对施工操作人员提出的安全要求、技术措施和技术指导。《安全交底记录》有施工单位填写并保存，一式三份，班组一份、安全员一份、交底人一份

第四章：是整个工程物资资料管理

第一节：市政工程施工物资资料管理规划与流程

1. 工程物资管理一般规定

（1)

工程物资（包括主要原材料、成品、半成品、构配件、设备等）质量必须合格，并有出厂质量证明文件（包括质量合格证明文件或检验/实验报告、产品生产许可证、产品合格证、产品监督检验报告等），进口物资还应有进口商检证明文件

质量证明文件的抄件（复印件）应保留原件所有内容，并注明原件存放单位，应有抄件人、抄件（复印）单位的签字和盖章

不合格物资不准使用。设计结构安全的材料需代换时，应征得原设计单位的书面同意，并符合有关规定，经监理批准后方可使用。

凡使用无国家 、行业、地方标准的新材料、新产品、新工艺、新技术，均应由具有鉴定资格单位出具的鉴定证书和北京市建委批准的《新技术、新材料试点工程申报书》，同时应有其产品质量标准、使用说明、施工技术要求和工艺要求，使用前应按其质量标准进行检验和试验

（2) （3) （4)

有见证取样检验要求的应按规定送检，最好见证记录 国家和各地区所规定的特种设备和材料应付有关文件，和法定检测单位的检测证明，如锅炉、压力容器、消防产品等

2. 施工物资资料 管理流程图 63/4-1

（5) （6)

第二节：市政工程施工物资资料内容与要求

1.工程物资分类

 Ⅰ类物资： 指仅须有质量证明文件的工程物资，如大型混凝土预制构件，一般设备、

仪表、管材等

 Ⅱ类物资： 指到场后除必须有出厂质量证明文件外，还必须通过复试检验（试验）

才能认可其质量的物资，如水泥、钢筋、砌块、混凝土外加剂、石灰、小型混凝土预制构件、防水材料、关键防腐材料（产品）、保温材料、锅炉、进口压力容器等。

Ⅱ类物资进厂后应按规定进行复试，验收批量的划分及必试项目按相关规定进行，可根据工程的特殊需要另外增加试验项目。水泥出厂超过3个月、快硬硅酸盐水泥出厂一个月以后必须进行复试，并提供复试检验（试验）报告，复试结果的有效期限同出厂有效期限  Ⅲ类物资： 指除须有出厂质量证明文件、复试检验（试验）报告外，施工完成后，

需要通过规定龄期后再经检验（试验）方能认可其质量的物资，如混凝土、沥青混凝土、砌筑砂浆、石灰粉煤灰砂砾混合料等

工程物资应按类别进行工程资料的编制和报验工作。在工程物资试验中按规定允许进行重新取样加倍复试的物资，两次实验报告均应保留。专项物资按有关规定执行。 2.施工物资资料的具体要求

（1)

工程物资选样送审

当合同或其他文件约定，在工程物资订货进场之前必须履行工程物资选样审批手续时，施工单位应填写《工程物资选样送审表》，报请审定

（2)

产品合格证

工程完工后，由施工单位汇总填写《主要设备、原材料、构配件质量证明文件及复试报告汇总表》

（3)

设备开箱检查

设备进场后，由施工单位、监理单位、建设单位、供货单位共同开箱检查，进口设备，需有商检部门参加并进行记录，填写《设备、配（备）件开箱检验记录》

（4)

材料、配件检验

材料、配件进厂后，由施工单位进行检验，需进行抽检的材料、配件按规定比例进行抽检，并进行记录，填写《材料、配件检验记录汇总表》

（5) （6)

预制混凝土构件、管材进场抽检记录

依照质量验收标准抽检，填写《预制混凝土构件、管材进场抽检记录》

产品进厂检验和试验

对进场后的产品，按相关规定和有关检测规程的要求进行复试，填写产品复试记录/报告

《材料试验报告（通用）》，其他规定的各类物资采用通用试验记录（如防腐材料、保温材料、桥梁伸缩装置、桥梁支座等），应委托有资质试验检测单位进行检测，并出具实验报告

（7)

见证记录文件

工程开工前应确定由具有资格的专业人员作为本工程的有见证取样和送检见证人，报质量监督机构和具备见证取样试验资质的实验室备案，填写《有见证取样和送检见证人备案书》。

施工单位应按本工程的实际工程量依据规定的检验频率和抽样密度制定见证取样计划，作为现场见证取样的依据。施工过程中所做的见证取样均应填写《见证记录》。工程完工后由施工单位对所作的见证试验进行汇总，填写《有见证试验汇总表》

第三节：市政工程施工物资资料编制范例：

 工程物资选样送审表

 主要设备、原材料、构配件质量证明文件及复试报告汇总表  产品合格证：

（预拌混凝土出厂合格证

预制钢筋混凝土梁、板、墩、桩、柱出厂合格证

钢构件出厂合格证

热拌沥青混凝土出厂合格证 石灰粉煤灰砂砾出厂合格证

产品合格证黏贴衬纸）

 设备、材料进场检验及复验：

（ 设备、配备件开箱检查记录

沥青实验报告

材料、配件检验记录汇总 热拌沥青混合料试验报告

预制混凝土构件、管材进场抽检记录

沥青胶结材料试验报告 材料试验报告（通用）

石灰类无机结合料中石灰剂量检测报告

水泥试验报告 防水涂料试验报告 砌筑块（砖）实验报告

防水卷材实验报告

砂试验报告

环氧煤沥青涂料性能实验报告

碎卵石实验报告 橡胶止水带检验报告

轻骨料实验报告

伸缩缝密封填料实验报告

掺合料实验报告 锚具检验报告 外加剂实验报告 阀门试验记录 钢材实验报告

金属波纹管质量检验报告 有见证取样和送检见证人备案书

见证记录

有见证试验汇总表 ）

第七章：市政工程 监理资料 管理

监理，是指具有相应资质的监理单位受工程项目建设单位的委托，依据国家有关工程建设的法律、法规，经建设主管部门批准的工程项目建设文件、建设工程委托监理合同及其他建设工程合同，对工程建设实施的专业化监督管理。

监理资料。是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据于凭证。总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人，并指定专职或兼职资料员具体管理。

第一节：市政工程监理资料管理规定与流程

一、 监理资料管理规定

 监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求

 各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进

行认真检查，不得接受涂改过的报审资料，并于每月编制月报之后次月5日前将资料交予资料管理员存放着

 监理资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查

验收各专业的监理资料，并分类、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，将不同类资料放在同一盒内，应有脊背处标明

 对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，

用后及时归还；其他人员借用，需经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回  在工程竣工验收后三个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和

归档，监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字

 监理资料整理合格后，报送公司档案部门办理移交、归档手续。利用计算机进行资料管

理的项目监理部需将存有“监理规划”、“建立总监”的软盘一并交予档案资料部

 监理资料各种表格的填写应使用黑色墨水笔或黑色签字笔，复写时需用单面黑色复写纸

二、 监理资料管理流程图 351/7-1

第二节：市政工程建立管理资料

一、监理规划——监理实施细则

1. 监理规划的编制

1) 监理规划的编制，应针对项目的实际情况，明确项目监理工作的

目标，确定具体的监理工作制度、程序、方法和措施，并应具有

可操作性

2) 监理规划编制的程序与依据应符合下列规定：

i. 监理规划应在签订委托监理合同及收到设计文件后开始编制，完

成后必须经监理单位技术负责人审核批准，并应在召开第一次工

地会议前报送建设单位

监理规划应由总监理工程师主持，专业监理工程师参加编制

编制的依据：

 建设工程的相关法律、法规及项目审批文件

 与建设工程项目有关的标准、设计文件、技术资料

 监理大纲、委托监理合同文件以及与建设工程项目相关的合

同文件 ii. iii.

3) 监理规划的主要内容

1.工程项目概况

2.监理工作范围

3.监理工作内容

4.监理工作目标

5.监理工作依据

6.项目监理机构的组织形式

7.项目监理机构的人员配备计划

8.项目监理机构的人员岗位职责

9.监理工作程序

10.监理工作方法

11.监理工作制度

12.监理设施

4) 在监理工作实施过程中，如实际情况或条件发生重大变化而需要

调整监理规划时，应由总监理工程师组织专业监理工程师研究修

改，按原报审程序经过批准后报建设单位

2.监理实施细则的编制

1) 对中型及以上专业性较强的工程项目，项目监理机构应编制

监理实施细则。监理实施细则应符合监理规划的要求，并应

结合工程项目的专业特点，做到详细具体，具有可操作性

2) 监理实施细则的编制程序与依据应符合下列规定：

 监理实施细则应在相应工程施工开始前编制完成，并必须经

总监理工程师批准

 监理实施细则应由专业监理工程师编制

 编制监理实施细则的依据

i. 已批准的监理规划

ii. 与专业工程相关的标准、设计文件和技术资料

iii. 施工组织设计

3） 监理实施细则应包括下列主要内容：

 专业工程的特点

 监理工作的流程

 监理工作的控制要点及目标值

 监理工作的方法及措施

4） 在监理工作实施过程中，监理实施细则应根据实际情况进行补

充、修改和完善

二、监理月报

项目监理部每月以《监理月报》的形式向建设单位报告本月的监理工作情况，使建设单位了解工程的基本情况，同时掌握工程进度、质量、投资及施工合同的各项目标完成的监理控制情况

监理月报的内容包括：工程概况、 施工单位项目组织系统、 工程进度 、工程质量、 工程计量与工程款支付、 材料、构配件与设备情况、 合同其他事项的处理情况、 天气对施工影响的情况、 项目监理部组成与工作统计、 本月监理工作小结和下月监理工作重点。 监理月报应有项目总监理工程师组织编制，签署后，报送建设单位和监理单位、

三、监理会议纪要

监理会议纪要应由监理部根据会议记录整理，经总监里工程师审阅，由与会各方代表

会签

四、监理工作日记

以项目监理部的监理工作为记载对象，从监理工作开始起至监理工作结束止，应由专人负责逐日记载

五、监理工作总结

施工阶段监理工作结束后，监理单位应向建设单位提交项目监理工作总结。

监理工作总结的内容包括：工程概况、 建立组织机构、监理人员和投入监理设施、 监理合同履行情况、 监理工作成效 、 施工过程中出现的问题及处理情况和建议、 工程照片（必要时）等。 监理工作总结应由总监理工程师主持编写并审批