差旅管理规定

出 差 管 理 制 度

第一条 目的：为使公司员工出差管理有序，通过明确管理费用的开支标准和控制办法，规范费用的预算、申请、使用、核销等流程，增强对公司各项管理费用支出的管理力度，确保费用使用效益，特制定本规定。

第二条 范围：因公出差的领导及员工。

第三条 申请及批准流程

（一）员工出差前应填写《出差申请表》，员工办理工作交接，且办理好审批手续；

备注：

1、《出差申请表》、《差旅费报销单》参考相应的表格；

2、《出差申请表》一式两份，一份交人力资源部作为考勤依据，一份随《差旅费报销单》进行费用报销。

（二）申请批准后应及时到人力资源部备案；

（三）出差的审核批准权限如下

1、员工3天以内出差，需提前1天递交《出差申请表》，由部门经理批准；

2、员工3天以上出差，需至少提前2天递交《出差申请表》，由部门经理审核，总经理批准；

3、出差途中因病，或遇意外灾害，或因工作实际，需要延长时间，必须电话请示其主管领导，并获批准，出差结束后1个工作日内补交相关申请及证明。

第四条 出差补贴范围及办法：

（一）总经理、副总经理出差标准

1、食宿标准：见附表一；

2、交通补助：见附表二；凭有效票据实报实销，公司派车的将不予以报销；

3、其它报销：

公关费、招待费等根据情况酌情报销，涉及接待费，应在费用报告中注明被接待的客人及接待的目的。接待费参考附表三。

（二）部门经理及负责人

1、食宿标准：见附表一。

2、交通补贴：见附表二；凭有效票据实报实销，公司派车的将不予以报销；

3、其它报销：

公关费、招待应酬等费用经总经理审批后执行的，可实报实销；涉及接待费，应在费用报告中注明被接待的客人及接待的目的。。接待费参考附表三

（三）普通员工

按附表一执行，经总经理批准执行的费用，可实报实销。

第五条 出差规定

（一）出差必须是经领导派遣或事先申请方可执行。

（二）原则上要按照预定时间准时返回，因私事延误必须履行请假手续；所产生的费用自行承担。

（三）出差时间，必须遵守法纪法规，严禁滋扰生事，破坏公司声誉，若有违反，将受公司严重处罚。

（四）严禁假公济私，以出差名义办理私人事务。

（五）出差归来，须在3日内（周末除外）到财务部办理报销手续；若有特殊情况，必须向总经理及财务告之清楚。

（六）出差期间，除因公需要，可向财务部申请借款。

（七）和领导一起出差的，可享受同等待遇；报销须据实执行，严禁虚报假报。

（八）外出人员须将每日工作汇报以短信或邮件的形式向主管领导汇报。

第六条 出差费用预支与报销流程

（一）员工差旅费预支流程参照附表四。

（二）其他费用的报销流程参考附表五。

（二）报销的审批权限

1、公司员工因公出差，自行垫付出差费用，出差返回的三日内，提交《出差费用报销单》，经部门经理审核签字确认后，由行政部统一交财务核算确认，然后由总经理审批签字，最后到出纳处报销。如果员工因临时出差等原因无法自行报销，所有单据交由行政部协助办理。

2、员工差旅报销标准

（1）正常情况下实报实销（ 交通、食、宿、其他），所有报销需要正规发票，不能获得发票的特殊情况需要注明详细情况由部门经

理和总经理签字方可报销。

（2）任何员工需严格的按照交通、食、宿等的相应标准报销，超过标准的部分由个人承担。

（3）出差前有借款的，出纳人员开具收据，一联入帐冲销原借款，另一联退还个人，以抵借条，原借条附凭证后不予撤销。

第七条 附则：

（一）本规定自发布之日起，开始执行。

（二）本规定由行政部制订并负责解释，报总经理核准后施行，修改或终止时亦同。

行政部

广东坤易绿能科技有限公司 2014年12月20日

附表一：食宿标准

备注：

1、开支餐费超过补贴金额的部分由个人负担。

2、不同级别的人员一同出差，可就高级别的标准执行。

3、为鼓励员工节约费用，出差期间自行解决住宿者，每天予以补贴50元。公司解决住宿的无此项费用；伙食和交通补贴，参照附件；

4、在某区域连续出差1个月以上（含）的人员，定义为外派，需报备公司行政部，由其协助解决住宿或提供住宿补贴，补贴额度须提交申请，由行政部根据公司规定和当地标准裁定并审批。

附表二：交通费用标准

备注：市内交通以公共交通为主，优先使用公交、地铁等公共交通工具；

特殊情况下，可以采用计程车等交通工具，但需注明原因；

附表三 业务招待费

第一条 业务招待费指在公务活动过程中产生的业务招待管理费用。

第二条 营销中心每月初制定部门费用预算时，统一确定业务招待额度。

第三条 业务招待费用，逐月预算，如有招待事由，需事先申请，经批准后方可在招待费中列支。业务招待费的审批额度如下： 第四条 报销流程同日常费用的流程相同。报销时需填写“招待费用说明”，列明会餐人员名单。餐饮发票须填写公司正式抬头，酒店招待须另附菜单。

第五条 房租：房租仅限于公司批准成立的商务处办公室、专卖店、仓库、售后服务点。租房前应到行政部备案。

（一）公司授权相关人员办理租凭事宜。租赁必须签署有效合同，

并提供业主身份证（/授权委托书及受托人身份证）、房屋产权证等相关证件复印件。最少提供两份合同原件，一份行政部存档，一份财务部存档。

（二）房租支付流程：房租到付日由区域人员通知运营部，由运营部统一开具《费用报销单》，办理打款手续，同时在费用明细帐中登记。

第六条 固定电话费及上网宽带费

（一）驻外办公室可安装固定电话及网络，以满足各项公务需要，不得用于私人事务。

（二）外围区域办公室安装固定电话及宽带时，要货比三家，先择最合适的方案向公司申请，审批后再安装。

（三）宽带费包含在手机套餐的情况，需提供列明宽带费的机打发票，与手机话费补贴合并报销（通话及短信费用额度为100元，超出自理）。

第七条 办公用品、工具及其他物料购买

（一）办公用品等物料不包括促销赠品。实行预算制度，每月初各区域、各单列出预算明细。

（二）职能人员统一在行政部领取办公用品。各区域的预算物品中，公司可提供的，由内勤按相关流程安排领取并发放。其他的在当地购买，与日常费用一并报销，报销时须提供正规发票及明细。

第八条 伙食补贴：驻外人员（含内勤、业务员、区域经理）的伙食补贴为20元/工作日，节假日不补。

第九条 住宿补贴

（一）营销中心销售部根据各区域市场开拓实际情况，指定业务人员常住地，以利于重点市场工作的开展。业务人员每月在常住地出勤天数一般不得少于15天。

（二）业务员在常住地期间不属于出差。常住地住宿补贴标准：

附表四 费用预支流程

第一条 出差借款：需要预支的，填具《出差借款单》，经部门主管/经理、运营部、总监签字审核，总经理签批，财务部负责人审核后，按规定预支，多名员工共同出差，应由一人负责借款事宜。

第二条 出差借款限额由财务部根据出差地点、时间、事由所需进行核定。借款限额按《出差申请单》批准的交通工具所需交通费用加上按批准天数与出差地住宿费标准、市内交通费补贴及伙食补贴核定。

第三条 长期外派人员借款：需要借款的，填具《借款单》，经部门主管/经理、运营部、总监签字审核，总经理签批，财务部负责人审核后，按规定借款。借款额度原则上不高于借款人1个月的工资标

准。

第四条 借款预支人员应在支取借款的前一工作日将相关手续办结通知财务部，以便筹备现金。

附表五 业务人员（驻外）核销流程

第一条 报销时间：与其他日常费用统一报销，每月1-10日，以实际发生月份核算，逾期不予报销。

第二条 报销流程

报销时必须按财务部相关要求，贴好发票并签名→填具汇总表→寄/送给营销中心运营部；运营部审核并记账→送部门经理签批→总监签批→董事长审批→送财务部审核；最后由出纳发放报销款或予以冲抵借款。冲抵借款开具的收据交由营销中心运营部统一返还给业务员。