医院会议管理与持续改进
应用PDCA 理论提高医院会议质量 ——院办医院管理PDCA 案例分
析
P.1发现问题:
会议管理不规范,开会随意性强,无固定会议时间安排,会场纪律散漫,存在迟到等情况。
P.2产生问题原因:
1. 会议事先无计划;2. 会多会频,反复开会;3. 医院工作性质原因;4. 会前无调研和讨论;5. 参会者不重视。
P.4拟定措施与计划:
1. 明确会议目的:院务会,需要集体决策事项,如重大事项、重要项目、重要干部任免和大额度资金使用等;院周 - 1 -
会,传达上级指示,贯彻党委会或院务会有关决议,总结和通报前段医院工作情况,布置下一阶段工作和任务;月行政办公会,职能部门月总结会议,对上月工作进行安排,讨论多科协作事项;院长办公会,研究讨论急需解决的重要事项,一般以专题会议形式召开。
2. 会议时间安排,时间相对固定,列入周表,提前规划,避开门诊和出差。院务会时间,每月第二周的周四下午(16:00-18:00);院周会时间,院周会每两周一次(双周的周一下午16:00-18:00);月行政办公会,每两周一次,单周四下午(16:00)召开;院长办公会,不定期按需召开。
3. 会前准备。院务会,周一上班前议题和资料收集齐;议题要求提前沟通,方案基本成熟,资料准备充分;议题要求预估讨论时间。院周会,周二下班前统计周会内容, 周会常规通报内容;每月初的周会通报上月工作量、医疗及服务查房、质量安全等工作情况;到会情况当场通报。月行政办公会,科室工作汇报要求不超过3分钟,包括工作亮点、对点联系科室情况、下月工作计划;周四下班前收齐;到会情况当场通报。院长办公会,根据院长指令安排(原则上提前2-3天);确定牵头部门并通知相关科室前期调研,准备文字资料;要求会前做好充分准备,能够通过会议解决问题。
D.5执行措施、执行计划:
高效的执行力是组织完成目标的重要一环。如何执行, - 2 -
通过“四会”工作目标设定,对会议流程等进行了规范。
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C.6检查验证评估效果:
1. 到会情况当场通报。除急诊手术或出差等外,原则上不准请假,特殊情况向主管领导请假审批同意。临床医技部门负责人在医务部登记,护士长在护理部登记,职能部门负责人在院办登记。
2. 到会情况与年度考核挂钩。无故缺席者参照医院《精细化管理方案》严格考核。
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经评估:存在没有考核,执行力就大打折扣。
A.7标准化,固定成绩:
1. 常规会议除周表安排外不在电话短信通知(节约了大量人力物力)——形成习惯;
2. 时间管理(把紧急的事情变成不紧急)——达成共识;
3. 培训是最好的福利——医院文化。
A.8遗留问题处理,修订工作目标, :
经过一段时间运行,发现临时请假仍较多,多称手术未做完或外出开会,经查急诊手术并不多。修订工作目标,由同意请假部门核实请假原因:请假原因为手术者,需查当天准点开台情况,在外开会的,需查看是否有正式通知,主管院领导是否同意有签字。
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