第三章 会计电算化基本要求

第三章 会计电算化基本要求

第一节 会计电算化法规制度

会计电算化相关法规制度有《会计法》、《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》

【多项】 1994年6月颁布的：《会计电算化管理办法》《会计核算软件基本功能规范》《会计电算化工作规范》《会计档案管理办法》 1996年6月颁布的：《会计基础工作规范》

1999年最新颁布的《中华人民共和国会计法》（以下简称《会计法》第十三条第二款规定：）使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度的规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。【单项】

基本要求，具体包括以下：

（1） 使用的会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定，达

到财政部规定的会计软件的功能和技术标准。

（2） 用电子计算机系统生成的会计资料必须符合国家统一的

会计制度的要求。

按照《会计法》的规定，财政部制定并发布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》《会计电算化工作规范》《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系列相关的国家统一

的会计制度。【单项】

第二节 会计核算软件的要求

为了规范会计核算软件的开发，会计电算化法规制度对会计核算软件从会计数据输入、会计数据输出和会计数据处理三个方面提出了具体的要求。【多项】

一、 会计核算软件的基本要求

1. 应当符合我国法律、规章制度的规定

2. 应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间【单项】

3. 文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照

4. 必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

5. 应当符合GB／T1958-2004《信息技术——会计核算软件数据接口》国家标准的要求

6. 允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。【判断】

7. 具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能【单项】

8. 单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。

9. 必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

二、 会计数据输入功能的基本要求

（一） 对初始数据输入的基本要求【多项6小点】

1. 输入会计核算所必需的期初数据及有关资料

2. 输入需要在本期进行对账的未达账项

3. 选择会计核算方法

包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等

4. 定义自动转账凭证，自动冲回凭证

5. 用户设置

明确每个财会人员权限和分工，避免与行业无关人员或防止无权限的人员对系统进行非法操作。

用户设置的内容应包括操作岗位的设置，各类输入操作人员的姓名、操作权限、操作密码等。

6. 对输入的初始数据进行正确性校验。

（二） 对记账凭证输入的基本要求

包括填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额、辅助核算信息等。会计软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。【单项】

（三） 对记账凭证的控制功能

可分为输入控制、加工（处理）控制和输出控制。

记账凭证输入控制的提示功能应包括：【多项七小点】

1. 正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复，如果重复，系统必须提示并且拒绝保持。

2. 以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目的名称【判断】

3. 正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，系统应予以提示并拒绝执行

4. 正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，系统应予以提示并拒绝保存。

5. 正在输入的收款凭证借方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目，付款凭证贷方科目不是“库存现金”或“银行存款”科目的，系统应予以提示并拒绝执行。

6. 会计核算软件应提供对以及输入但未登记（未登账）会计账簿的机内记账凭证进行修改和审核功能，（但对于审核通过后的记账凭证，应当不能再对机内凭证进行修改；对于以及记账的记账凭证有错误的，应当不再允许撤销审核。）发现已经输入并审核通过或者记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号：“-”显示。【多项】登账后采用这两种方法更正。

审核，未记账，不能修改，取消审核后就可以修改。

7. 对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。

（四） 对原始凭证输入的基本要求

会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处

理：

1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证

2在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，然后由会计核算软件根据经济业务流程自动生成记账凭证

3由账务处理模块以外的其他业务模块根据原始凭证生产记账凭证后，再传输到账务处理模块的

三、 会计数据输出功能的基本要求【多项四小点】

会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、保存到存储介质以及利用网络传输输出等几种形式。

(一) 屏幕查询的基本要求

屏幕查询一般应当提供以下查询功能：【了解认识】

1. 查询各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等信息。

2. 查询本期输入并记账或未记账的记账凭证和原始凭证。

3. 查询本期和以往各期的总账、日记账和明细账。

4. 查询往来账款项目的结算情况。

5. 查询到期票据的结算情况。

6. 查询本期和以往各期的会计报表。

（二）打印输出的基本要求

对会计核算软件打印的要求主要包括以下内容：

1. 应当提供打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账和会计报表的功能。

理：

1.输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证

2在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，然后由会计核算软件根据经济业务流程自动生成记账凭证

3由账务处理模块以外的其他业务模块根据原始凭证生产记账凭证后，再传输到账务处理模块的

三、 会计数据输出功能的基本要求【多项四小点】

会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、保存到存储介质以及利用网络传输输出等几种形式。

(一) 屏幕查询的基本要求

屏幕查询一般应当提供以下查询功能：【了解认识】

1. 查询各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等信息。

2. 查询本期输入并记账或未记账的记账凭证和原始凭证。

3. 查询本期和以往各期的总账、日记账和明细账。

4. 查询往来账款项目的结算情况。

5. 查询到期票据的结算情况。

6. 查询本期和以往各期的会计报表。

（二）打印输出的基本要求

对会计核算软件打印的要求主要包括以下内容：

1. 应当提供打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账和会计报表的功能。

2. 在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总账分类账户本期发生额、余额对照表替代。【判断】

3. 在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。【单项】

4. 对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。【单项】

四、 会计数据处理功能的基本要求

（一） 对会计核算软件记账功能的基本要求

根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。

1. 根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。

2. 根据审核通过的机内记账凭证和相应的机内原始凭证登记明细分类账。

3. 总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。【判断】

4. 会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接记账或者成批记账的功能。

5. 机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。

（二） 对会计核算软件应当提供自动进行银行对账功能的基本要

求

会计核算软件应当能根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单自动对账，由用户加以适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。

（三） 对会计核算软件应当提供按规定的会计期间结账功能的基

本要求

1. 会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。

2. 结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账。【单项】

3. 机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账，处理总分类账的功能模块后结账。

4. 机内总分类账结算之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。

5. 结账后，不能再输入已结账会计期间的会计凭证。【判断】一般情况下，某会计期间的会计凭证只有在上个会计期间已结账的情况下才能输入，但年底可以例外。

(四)对会计核算软件报表生成功能的基本要求

根据有关规定，会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通过会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式。项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系；等等

（五）对会计核算软件提供的安全保密功能的基本要求

会计软件应当采取加密存储、用户身份检验等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。一旦发现数据文件和加工程序被非法修改，系统应当能够利用标准的程序和备份的数据，来恢复会计核算软件的运行。

第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

一、 会计电算化岗位的划分及职责

会计电算化岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。【多项】

基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算（管理账簿）、稽核、会计档案管理等。【多项】

电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位。

电算化会计岗位可以分为：电算化主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查和数据分析岗位。【多项】

（一） 电算主管【多项】

电算主管可由会计主管兼任（岗位分清），但采用中小型计算机和网络化会计核算软件的单位，必须独立设置此岗位。

1. 负责日常的维护和管理，监督并保证本系统（电算化系统）的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。

2. 协调电算化会计信息系统内各类人员的工作关系，制定岗位责任制，负责对这些人员的工作考评，提出任免意见。

3. 负责计算机输出的账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。

4. 负责本系统各有关资源的调用、修改和更新的审批手续，并监督执行。

5. 检查各操作员操作的日志记载情况，对计算机开机、关机和运行情况进行检查，防止非法调用和操作。

6. 完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势。

7. 为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

（二） 软件操作（严格遵守会计制度和会计准则）

1. 负责输入分管业务的记账凭证和原始凭证等会计数据。

2. 数据输入完毕，应进行自检核对工作

3. 严格按照操作程序操作计算机和会计软件。

4. 注意安全保密，各自的操作密码口令不得随意泄露，定期更换自己的密码。

5. 离开机房前，应执行相应命令退出会计核算软件。

6. 操作过程中发现问题，应记录故障情况并及时向有关电算化维护人员报告。

7. 每次操作软件后，应按照有关规定填写上机记录并备份机内上日志，为电算化审计留下审计线索。

8. 出纳人员应做到“日清月结”

9. 在由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上

应有录入人员的签名和盖章；收付款记账凭证应由出纳人员签名和盖章。

（三） 审核记账

1. 根据会计制度的要求，数据审核员负责审核原始凭证的真实性、正确性。

2. 审核记账凭证

3. 对操作员输入的凭证进行审核并及时记账

4. 对不符合要求的凭证和账表不予签章确认。

5. 对不真实、不合法、不完整和不规范的凭证退还经各有关人员更正后，再进行审核。

6. 审核人员不得兼任出纳和填制记账凭证工作。（操作软件）

7. 结账前，检查已 审核签字的记账凭证是否全部记账。

（四） 电算维护

电算维护负责保障计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。

1. 定期检查电算化系统的软件、硬件的运行情况，

2. 应及时对电算化系统运行中的软件、硬件的故障进行排除。

3. 负责电算化系统升级换版的调试工作。

4. 电算化会计信息系统人员在数据变动或数据（例如会计科目）调整时，应负责电算化系统的维护。

5. 当会计核算软件不能满足单位时，应与本单位软件开发人员或商

品化会计核算软件开发商联系，进行软件功能的改进。

（五） 电算审核（认识了解）

1. 负责监督计算机、网络及会计软件系统的运行，防止利用计算机和网络（尤其互联网）进行舞弊以及黑客攻击。

2. 审查电算化系统各类人员工作岗位的设置是否合理，制定的内部控制是否完善，各类人员是否越权使用软件。

3. 发现系统问题或隐患时，及时向会计主管反映，提出处理意见。

（六） 数据分析（认识了解）

1. 制定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析时间，为企业经营及时提供信息。

2. 每日、旬、月、年，都要对企业的各种报表（如资产负债表、现金流量表等）、账簿进行分析，为单位领导提供必要的辅助决策信息。

3. 企业的重大项目实施前，应通过历史会计数据的分析，为决策者提供翔实、准确、有根有据的事前预测分析报告；在企业重大项目实施过程中，应通过对有关会计数据的分析，提供项目实施情况（如进度、成本、费用、质量等）分析报告；企业的重大项目实施后，应通过对会计数据的分析，提供有关项目总结的分析报告。

4. 根据单位领导随时提出的分析要求，及时利用会计数据进行分析，

以满足单位经营管理的需要。

（七） 会计档案保管（了解，认识）

1. 负责各类会计数据、软件存储介质以及各类纸质账表、凭证和资料的存档保管工作。

2. 做好管理数据、资料和凭证的安全保密工作。对经过批准借阅的会计档案资料进行借阅登记。

3. 按规定期限，向各类电算化岗位人员索要会计备份数据和账表凭证等纸质的会计档案资料。

上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在符合内部控制原则前提下交叉（一个多职位）设置。

电算主管负责定义各操作人员的权限。【单项】

具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

二、 中小企业实行会计电算化的岗位设置（了解）

中小企业实行会计电算化后的会计岗位设置，应该注意满足内部控制制度的需要，如出纳和记账审核不应是同一个人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。

会计主管可兼任电算主管和审核记账岗位，会计人员可担任操作员和电算维护员，但是，出纳人员岗位应独立设置。

第四节 计算机替代了手工记账的基本要求

一、 替代手工记账的任务和条件

（一） 替代手工记账是会计电算化的目标之一

广义上讲，替代手工账（俗称甩账）指的是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账的过程。

狭义上讲，替代手工账指的是脱离手工会计核算工作的过程。从这种意义上讲，替代手工记账仅仅是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是单位会计电算化工作的“起点”。

（二） 计算机替代手工账的基本条件（重点）【多项3个条件】

1.配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备。

（1）自行开发

（2）购买商品化财务软件

（3）自行开发与购买商品化软件相组合（二次开发）

（4）租用

2.配备相应的会计电算化工作人员。上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。

开展会计电算化岗位培训主要由三种形式：【多项】

（1） 财政部门组织开展的会计人员后续教育。培训的对象

是在职会计人员。

（2） 企业根据自己特殊需要组织的培训。

（3） 普及型培训。它属于会计从业资格培训。【软件公司提

供的】

3.建立健全内部管理制度，包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。

二、 替代手工记账的过程

替代手工记账的过程是会计电算化工作站非常重要的环节。将计算机与手工至少并行三个月（一般不超过六个月），在计算机运行稳定并且数据结果与手工核算数据结果一致后，甩掉手工记账。【单项：三个月以上】

（一） 整理手工会计业务数据

1. 重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符【多项】手工会计记录经过多人重复转抄，可能存在一定差错。以此，在将基础数据移至计算机之前，须对会计数据按会计电算化要求进行整理。

2. 整理各账户余额

3. 清理往来账户和银行账户（未达账项清理）

（二） 建立会计账户体系并确定编码（了解）

三、 规范各类账、证、表格式和会计核算方式与过程（了解）

（一） 会计核算程序变更

（二） 凭证账簿格式变更

在电算化环境下，采用的是统一的记账格式和编码。在应用会计软件之前，应当明确哪些明细账为数量金额式、哪些三栏式、哪些多栏式。

四、 会计核算软件初始化

账务处理模块初始化的主要内容包括：系统总体参数设置（设置核算单位、启用日期。编码规则等）、设置凭证类别。设置会计科目、输入期初余额、设置自动转账分录等。

五、 计算机与手工并行

并行期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，试运行的时间，应选在年初、年末、季初、季末等特殊会计期间。【多项】

第五节 会计电算化档案管理的基本要求

会计电算化后的档案包括存储在计算机中的会计数据（以磁性介质、光盘、微缩胶片存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

会计数据的主要表现形式有：（1）记载会计业务的原始凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；（2）会计电算化软件开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料，如：开发的系统分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情

况表等；（3）其他会计资料，例如客户资料、供应商资料等等。

一、 应当保守打印出的纸质会计档案

会计电算化后大部分会计档案以电子数据的形式存放在磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质上。在实行会计电算化后，记载凭证的生成有两种形式：一种是手工填制记账凭证，另外一种是机制记账凭证（由机器自动生成）

在保证记账凭证清晰的条件下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。【判断】

1. 日记账的处理

日记账（现金日记账、银行存款日记账）要求每天打印输出，做到日清月结。如果每天业务较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。

2.明细分类账的处理

要求每年打印一次或在需要时进行打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。

3.总分类账、记账凭证的处理

总分类账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对账表”一般要求每月打印一次

4. 会计报表的处理

会计报表每月打印一次进行保管。可以采用磁带、磁盘、光盘和微缩胶片等存储介质保存会计档案。

二、 系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管 系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管【判断】

保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年【单项】

三、 制定与实施档案管理制度、（了解）

四、 安全和保密措施（重点）

对电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、放虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作【多项】

重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。【判断】

各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。【单项】

未经单位领导同意不得外借

原始凭证、记账凭证为15年，其中涉及外来和对私改造的会计凭证为永久，银行存款余额调节表为3年，会计账簿的日记账为15年，现金和银行存款日记账为25年。明细账、总账、辅助账为15年，其中涉及外来和对私改造的会计凭证为永久；报表类的如主要财务指标表为15年；年度会计报表为永久；其他类会计档案的保管清册及销毁清册为25年；财务成本计划为3年，主要财务会计合同、文件、协议为永久。