办公室管理作业答案
办公室管理作业1
1、 将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。
办公室实务工作一览表
2、 办公用易耗品主要包括哪些? 答:(1)信封、纸张
(2)软盘、光盘 (3)铅笔 (4)圆珠笔
(5)签字笔或钢笔
(6)修正液 (7)印盒
(8)各种小型机器 (9)小刀 (10)日历等
(11)其他
3、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何?
答:三个步骤是先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕着“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。
相互关系并不是分开独立的,而是互相联系形成一个循环:
计划的步骤在文员的工作中,有不少是已经预先决定顺序的定型业务,但有时为了要有效率地处理非定型业务的工作,需要先作具体计划,以便顺利达成目标或目的。
实施的步骤:这个步骤是按照计划从事工作的阶段,这个阶段在时间上来说是最长的,因此在实施中最重要的是,使手段与目的能互相配合。
检查的步骤:检查就是评估研究工作是否按照当初的计划进行,有没有达到预期的效果,并在下一次的计划中能体现出这一次检查的结果,以此作为提高工作质量的手段,因而,检查是不可缺的重要步骤。
5、 从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方法的认
识。
(1)请示方法和报告方法; (2)计划方法和总结方法; (3)受意方法;
(4)传达方法; (5)进言方法;
(6)变通方法和挡驾方法; (7)分工方法与合作方法。
答:进言是指文员主动对上司提出意见,建议、批评或规劝。 方法和要求如下:
a、 适事:紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;发生了错误、疏漏需要纠正,补
救的事;反复思考确实认为是合理的事。
b、 适时:考虑时机重大的、紧急的事应立即进言,一般的事要看上司空闲、心情好时进言;
c、 适地:看场合,工作上的建议,可在公众场合或会议上提出;对上司的提醒,则应
在个别场合悄然提出,对上司的批评、劝谏,则经过深思熟虑之后,预先约定场合进行。
d、 适度:要注意掌握分寸,显而易见的事,点到为止;上司一时接受不了的事,可过
一段时间在提,要让上司有个思考过程,而不是一味纠缠不休。尤其重要的是,文
员不应自以为是,进言不是单向的,而是双向的交流,文员随时准备自己的意见被否定,乐于在与上司交流,切磋中接受正确的意见,服从真理。
办公室管理作业2
1、 从文员工作的角度对比说明打电话和接电话的异同。 答:相同点:
(1)都应先问好,再传达自己的信息;
(2)都应保持耐性、热情的态度;
(3)通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情; (4)都应简明扼要表达自己的意思; 不同点:
(1)打电话首先查清楚对方的电话号码,接电话应等电话铃响2—4声就接听; (2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍,接电话则没有这一步。
2、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同,谈各自的优劣或各自应注意的问题。 答:基本用途:“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录像带等;
“交互式电话会议”用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织钓的国际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室。
“电视会议”优:通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象。劣:技术上要求较高。 “交互式电话会议”优:方便、省时、高效、消除时空上的局限性,具有保密功能,报数功能和欢迎词播放功能。劣:费用高,技术含量高。
3、简要回答邮件分检的一般标准。
答:(1)按照收件人的姓名分拣; (2)按照收件部门的名称分拣; (3)按照邮件的重要性分拣。 4、怎样处理上司不在时的邮件?
答:(1)文秘人员把需要上司亲自处理信件保存下来,并通知发信人已经及时收到,告诉对方何时可能得到答复;
(2)上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理,文秘人员应制作签收单,要求收到人员签名,并注明时间;
(3)上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件;
(4)如果邮件很多,文秘人员还可以制作邮件摘要表;
(5)如果上司习惯于每天给办公室打电话,文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下,这样文秘人员就可以随时向上司汇报;
(6)如果上司在临走时留下通讯地址和电话,文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情,应及时向上司请示;
(7)把寄给上司邮包连续编号,这样就会知道所寄的邮包是否全部到齐; (8)文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋,标上需要签字的信件,需要您处理的信件,需要读的信件、报告,一般阅读材料。 5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访?
答:应尽可能向对方表达上司不能接见的理由以免来访者发生误会,并诚恳地看着对方的眼睛致歉。
a、上司正在开会时—“让您久等,抱歉,他正在紧急会议中,无法离开,可不可以让代理人与你先谈?
b、上司繁忙时—真对不起,某某现在正忙,放不下手边的事,您看这样好不好,
改日再与您联系,实在麻烦您,很抱歉;
c、上司即将外出—对不起,某某先生已经安排好有事外出,现在正忙着,没法与您见面,我们上司说:让您白跑一趟,真是不好意思,能否由我转达留言。
d、远道来访或有重要事情的来访—先告诉来访者他即将外出,再去通报上司。 6、结合下面教材中引用的“案例”,虚拟一份“致歉函”,体会信访工作实务操作。
美国某花店经理接到一位顾客的电话,说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时,而且花已经不那么鲜艳了。第二天,那位夫人接到了这样一封信: 亲爱的凯慈夫人:
感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里,请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。
由于我们送货车中途修理的意外耽搁,加之昨天不政党的高温,所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。 在过去的两年里,我们总是把您看作一个尊敬的顾客,并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。
请让我们了解怎样更好地为您服务。
您真诚的霍华德.佩雷斯 (经理签名) 这个案例中,打电话的是一位老顾客,所提出的又是20支玫瑰花的质量—数额并
不大的问题。经理或经理文秘人员处理这件事应考虑以下几点:
a、 大多数的顾客是还会弄虚作假的,更何况是与商店已有了两年交易的一位老顾
客。她所反映的情况是不容置疑的,所考虑的是怎样补救的问题。 b、 补救的办法:一是可以接到电话立即派人马上再送20支玫瑰去,二是赔偿货
款。考虑到花只是一、二个小时的耽搁,不至于枯萎,还是采取赔款能使顾客更加满意。
c、 道歉。赔偿只是物质上的表示,道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个电话,但是写信则显得更加郑重其事。
d、 信的写法,先是表示感谢和全额赔偿,其次才解释原因,又不只是就事论事,还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情,表示了商店对顾客的基本原则和态度。
e、 商店应以此为鉴,采取改进措施。比如给送货员配置手机,一旦发生意外,马
上打电话到商店;店里应有备用的送货车,赶到原车故障地点,及时把货物送到顾客家里。
此信即使是文秘人员写的,也应由经理亲笔签名,以示对顾客的尊重。
本题必须由学员自己写一封“致歉函”,不写将不得分。 7、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。 答:记录内容:
a、 会议名称;
b、 会议记录人的姓名、盖章; c、 时间(开始时间、结束时间) d、 会议地点; e、 议题;
f、 主持人、主席; g、 出席者名单;
h、 会议的经过情形及结论;
i、 相关的资料;
j、 下次会议预定的日期; 注意事项:
a、 以决定事项为重点,逐项列出较易明了;
b、 简洁而有要领地写出会议经过,不必写所有人员的发言;
c、 要注意的是,要写什么议题?以怎样的顺序提出?这些议题是什么人发言?有
什么答复?表决结果有没有定案?这些都要简要地写上; d、 要写正确,写清楚,要注意会议内容有无疏漏之处?客观地记录内容,不可写
记录的主观感觉,用主观意识去影响记录内容。
办公室管理作业3
1、 日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份××预定表。
答:日程按排计划表可分为:(1)年预定表(2)月预定表、周预定表、日预定表 (3)周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。
年预定表
2、 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面? 答:(1)提神醒脑的服务,上司早上到公司上班或外出返回以及工作告一段落,文员适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳,舒缓心情,使上司能精神焕发;
(2)私事方面的协助,如:上司子女结婚、家人的意外等;
(3)财物管理; (4)其他。
3、根据国际惯例宴请程序及下表中所列的“项目和任务”,将相关内容进行归类,提出一个简约的工作任务单。
国际惯例的宴请有以下程序:迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。
文秘人员经常要协助上司举办种类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应该完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼,温和体贴,不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留意细节问题。文秘人员应该准备一份备忘录,列出需要解决落实的事项。(如下图所示)
采用倒计时的方法,将以上内容再细化成更详细的表格,逐项确定时限,要求负责人完成进度,在宴请的当天,文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排,有否临时发生的问题,如有应尽快给予解决,文秘人员在宴会当日应负责招待的工作,迎客、带路,宴会结束分送纪念品礼物,以及送客,要提醒客人带回代办保管的物品,会后协助收拾会场。
办公室管理作业4
1、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。 答:特征:
(1)语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;
(2)有重音;
(3)有歧义;
(4)口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。 场合:
1、对于自已尊敬的人当然会使用敬语;
2、与并非熟悉的人或是在正式场合也需要使用敬语; 3、(1)年长或比自己辈分高者;
(2)具有较高职务、职称或社会地位者; (3)给自己恩惠者;
(4)有求于对方或希望得到对方帮助或好感者。
2、简要阐述社交话题的选择 答:(1)谈话双方都感兴趣的有共同利益的话题;
(2)一般人喜闻乐见的话题; (3)显示地方或民族色彩的话题; (4)比较高雅的话题;
(5)积极健康的生活体验的话题;
(6)风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。
不适合的话题:
(1)应当忌讳的话题; (2)令人不快的话题; (3)过于敏感的话题;
(4)自己不甚熟悉的话题; (5)夸耀自己的话题;
(6)庸俗的、色情的话题;
(7)不宜谈论的保密的话题。
3、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?
答:常见的有以下几种:落款章、更正章、证见章、骑缝章、骑边章、密封章、封存
章。
落款章:加盖于文书作者的落款处,用来表明作者的法定性和文件的有效性; 骑缝章:带有存根的公函介绍信,还要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上;
更正章:对文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字,可以在改正后,用加盖更正章的
办法作为法定作者自行更正的凭信。
4、简单阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
答:(1)签收和拆封;(2)登记;(3)分送;(4)拟办;(5)批办;(6)承办;(7)
催办;(8)注办。
原则:a、属于方针政策性的、关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理;
b、属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;
c、分送给机关领导阅批的文件,要先填好“分文处理单”连同文件一并送批; d、便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理; e、在文件份数少、阅办阅知部门多的情况下,应按先办理,后阅知、先主办,后协办,先正职,后副职的次序分别审阅处理。
5、按照文书立卷特征立卷,主要有几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
答:(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间
特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。
问题特征立卷的含义:
将反映同一问题的文书级成案卷。这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互
联系和处理情况,运用最广泛,如“关于某型号产品”可以将开发设计、工艺安排、加工制
造、商标包装、产品销售,附加情况等方面资料组合在一起立卷。
6、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义。 答:(1)设置档案室,提供档案原件或复制件,方便借阅或直接阅读;
(2)通过一定的制度和手续,提供档案外借,如借阅证制度、催还续借制度和调
离认可制度等;
(3)根据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿交流,提供档案利用率;
(4)利用所藏档案中的有关记载和资料,对申请者提供核实某事实的书面证据; (5)以档案为依据,文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答,提
供咨询服务;
(6)将档案目录印制成册,分发到有关部门以交流信息; (7)举办档案展览,充分发挥档案的作用。