合同管理实施细则2014

关于发布《中铁隧道股份有限公司合同管理

实施细则》的通知

公司各片区指挥部、项目经理部（工区）：

根据工程项目精细化管理要求，为进一步规范合同管理，结合公司管理需求的实际，现将《中铁隧道股份有限公司合同管理实施细则》予以发布，请各单位遵照执行。

中铁隧道股份有限公司

2014年11月7日

合同管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为加强公司合同管理，规范管理程序，预防和减少合同

纠纷，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制订《合同管理实施细则》。

第二条 合同管理原则：公司所有经济合同（包含但不限于分包合同、买卖合同、租赁合同、承揽加工合同、技术服务合同、运输合同、设备吊装合同等）均实行统一编号管理、分级评审制度原则。即项目根据公司制定合同范本拟制合同，按项目评审、公司系统会签、分管领导把控、法人授权委托签订的原则进行。

第三条 除即时清结者外，合同均采用书面形式。

第二章 合同管理职责及分工

第四条 合同管理职责及分工：

（一）公司法定代表人：负责对单项金额在200万元以上的合同进行审批；负责签署合同授权委托书；负责合同中“例外事件”的批准。

（二）公司系统分管领导：受公司法定代表人委托，分管系统部门的领导对单项金额在200万元及以下的合同进行审批；负责“例外事件”的审核。

（三）公司合同主管部门：负责对项目提交的合同进行初审把关、相关系统部门会签无异议后，提交公司权限范围领导审批；负责系统内合同统一编号；负责系统内合同统一管理，建立合同管理台帐；负责法人授权委托书的办理；负责督导合同的履行。

（四）项目合同管理部门：物机部（物资部、设备部）是物资、机械设备类合同管理工作的主责部门;工经部是劳务合同、专业分包合同管理工作的主责部门，同时负责建设工程施工合同履行过程管理;

办公室是其他类合同管理的主责部门，其他类合同包括（但不限于）临时用地合同、租车合同、租房合同等。项目部门组织合同评审，负责向公司有关系统部门报送合同评审，根据公司授权委托订立合同、实施合同交底、建立合同管理台账，负责合同履行及合同封闭工作。

第五条 法人授权委托书由公司办公室负责办理，原则上被委托人为项目第一行政负责人。

第六条 部门和项目不得以自己的名义对外签订合同，所有合同必须以公司名义签订。

第三章 合同评审

第七条 项目拟制的合同必须采用公司公布的示范性合同文本，承办部门不得随意更改合同关键性条款内容。

第八条 合同实行二级评审制度，即项目层级评审和公司层级评审。项目层级评审的由项目合同小组进行评审，填写《合同评审表》；公司层级评审通过网上审批流程由公司财务、审监、法律及相关的部门进行评审。

《合同评审表》（见附表一）

第九条 项目部应成立合同评审小组，项目经理任组长，班子其他成员任副组长，各部门负责人及经办人员任组员，与项目法律事务负责人一起对拟签合同进行评审，分析评估合同的可行性、经济性、适宜性、合法性，掌握合同风险，制定风险防范措施，形成书面评审意见，填写《合同评审表》。

第十条 《合同评审表》是公司签订合同的前提条件，必须经过项目合同评审小组会签、项目法律事务负责人必要的合同形式要件进行审核、项目经理签字后上报公司合同主管部门。

第十一条 项目上报公司层级的合同评审资料包含但不限于会议纪要（市场资源情况、招议标情况、区域单价对比分析情况等）、合同评审表、对方资质审验资料、对方授权委托书、准入证、例外事件批示单、合同正式文本等。

第十二条 项目合同承办人对合同中价格、质量、定价方式、付款方式、违约责任、诉讼管辖等合同关键条款必须按公司审核意见执行。

第四章 合同订立

第十三条 合同订立前，项目承办部门应当详细掌握合作方的下列情况：主体资格是否真实、合法，资信情况是否全面、可靠，是否有履约能力，应要求对方提交《企业法人营业执照》、《组织机构代码证》、《资质证书》、《安全生产许可证》、《法定代表人身份证明书》、业绩证明材料、《法定代表人授权委托书》原件或《代理协议》等。同时,项目承办部门上网验证其企业状态、经营范围以及注册资金额度，无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。对方为个体户或自然人的，应当取得由本人签字的身份证复印件。资料为复印件的应加盖单位公章。

第十四条 授权委托事宜由公司办公室管理。授权委托书经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。授权委托办理人员做好办理领取登记手续。

第十五条 合同的订立除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面合同，禁止擅自签订。

第十六条 公司合同主管部门对所属于系统合同进行统一编制合同管理号并登记。

第十七条 签订合同时原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。加盖骑缝章，由法定代表人或授权委托人在每页上签字。严禁将仅有我方已签字、盖章、无合同条款具体内容的合同末页，交、寄给对方签字盖章。严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。

第十八条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。 第十九条 未经公司批准，项目部不得为他方提供任何形式的担保。

第二十条 项目部被授权委托应该及时签订正式合同，合同文本原则上我方应至少三份，合同文本原件由项目财务部、项目部业务、公司合同主管部门等留存备案。对方提供的法定代表人授权委托书原件由公司合同主管部门存档。

第五章 合同履行

第二十一条 合同交底：合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。项目对就合同的重点内容对其他部门进行交底，让执行项目及合同的人理解合同意图、掌握合同要点，贯彻合同执行计划，防止因对合同不熟，不理解，撑握不透彻而出现违反合同的行为，为公司带来损失。合同交底接收对象为项目领导班子和项目部室负责人。

《合同交底记录表》（见附表二）

第二十二条 合同变更、转让、解除：条合同履行期间发生变更、转让、解除的，应及时签订补充合同或完善相关手续，必须重新依照合同的订立流程进行及时进行评审和上报，并经公司授权后才能签订补充合同。

第二十三条 补充合同作为合同的附件是合同档案管理的必要组成部分，与原合同具有同等的法律效力。补充合同仍然执行合同审批流程。

第二十四条 合同原则上不得转让。

第六章 合同纠纷处理

第二十五条 项目部发生重大合同纠纷时，应及时报告公司法律事务部，并积极配合公司法律部工作，提供合同及过程原始资料，不得隐瞒和私自处理。

第二十六条 司法部门或行政执法机关送达的法律文书（包括但不限于传票、应诉通知书、起诉状副本、裁定书、判决书、处罚决定

书等法律文书）时，项目不得签收，应当由公司法律事务部统一签收；收到时不得滞留，及时报公司法律事务部处臵。

第二十七条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，书面协议必经公司法律部审核，经公司总法律顾问审批同意后项目方能签字盖章。

第二十八条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，由该项目法律事务负责人督促项目履行。

第七章 合同管理

第二十九条 合同双方签订后，项目将一份合同原件、对方授权委托书原件寄回公司合同主管部门，公司合同主管部门要实行“一合同一登记”原则建立管理台帐。

第三十条 项目必须实行“一合同一登记”原则建立合同管理台帐，台帐中所登记的合同信息与合同内容、编号保持一致。各类合同管理台帐应明确反映合同履行、封闭的基本情况。

第三十一条 项目各部门分发合同应做好合同分发记录表，注明分发日期、合同接收人等情况，分发记录上应有分发人和接收人的亲笔签名。

第三十二条 证据资料的管理：项目分类管理合同基础资料，包括(但不限于)下列文件：招标文件、投标文件、各类合同、补充合同（协议）；标准、规范及有关技术文件；图纸、工程量清单；业主、监理的各种批示批复、开工指令、工程签证、变更指令、检查验收文件、质量评比通报、信函等；会议纪要、备忘录；测量记录、试验检验报告、施工质量记录、隐蔽工程记录、施工日志、各类报告、申请、报表、验工计价、气象记录及图表、业主及监理的书面答复等；反映工程实施情况的照片、录像资料；在工程实施过程中形成的各种记录文件等。

第八章 附则

第三十三条 本办法解释权归公司法律部。 第三十四条 本办法自下发之日起生效实施。

合同评审表

合同交底记录表