民营企业费用报销制度

制度编号：【2012】 01

北京#######有限公司

费用报销制度

颁布日期： 2012年3月1日

执行日期：2012年3月1日

目 录

1. 总则 ..................................................................................................................................... 4

1.1 目的 .................................................4

1.2 适用范围 ..............................................4

1.3管理原则 ..............................................4

1.4管理内容 ..............................................4

1.5管理部门 ..............................................4

2.费用分类及管控规则 ......................................5

2.1 市内交通费 ............................................5

2.2 差旅费................................................5

2.3 通讯费................................................7

2.4租住费用 ..............................................7

2.5 招待及礼品费 ..........................................7

2.6 教育培训费 ............................................7

2.7 福利费................................................8

2.8 办公费................................................8

2.9低值易耗品 ............................................8

2.10 咨询服务费 ...........................................8

2.11修理费 ...............................................8

2.12会务费 ...............................................9

2.13财产保险费 ...........................................9

2.14劳动保护费 ...........................................9

2.15 车辆费用 .............................................9

2.16招聘费用 .............................................9

3. 报销细则.......................................................................................................................... 10

3.1 费用报销程序 .........................................10

3.2费用报销时间 .........................................10

3.4借款报账 .............................................10

4. 报销单据及原始单据要求 ......................................................................................... 10

4.1单据使用 .............................................10

4.2填写内容 .............................................11

4.3发票要求 .............................................11

5．个人借支管理 ............................................................................................................... 11

5.1个人借款原则 .........................................11

5.2日常费用借支规定 ......................................11

5.3个人借款清理规定 ......................................12

6.附件 ..................................................12

1. 总则

1.1 目的

为加强本公司费用报销管理，特制定本制度。

1.2 适用范围

本制度适用于北京控股有限公司，其他相关公司可参照本制度执行。

1.3管理原则

1.3.1费用的发生遵守真实性、合理性和有效性原则。

1.3.2任何日常费用开支不允许自报自批。

1.3.3超预算支出未办理预算增加（或调整）审批手续，不得办理报销。

1.3.4费用报销单或报销依据的填写必须完整准确。

1.3.5费用支出遵循权限范围内逐级审批原则。

1.3.6专项业务费用支出均需提供合同，经各级审批后付款。

1.3.7 取得发票后财务给予报销付款，特殊情况另行处理。

1.4管理内容

本制度对公司各项支出申请、核准、报销流程及审批权限进行规范。

1.5管理部门

1.5.1审核负责部门：财务部是报销审核的责任部门，负责对开支的准确性、票据的真实性、合法性以及单据填写的完整性进行审核，并对原始凭证的合法性和合规性拥有最终否决权。

1.5.2审批负责部人：费用支出审批责任人为公司总经理；审批人主要是对费用的经济性及合理性进行审批。

2.费用分类及管控规则

2.1 市内交通费

2.1.1 员工因公务外出办事的交通工具应为中巴、大巴或地铁等普通交通工具，因事情

紧急或目的地普通交通工具不能到达，经主管领导批准后方可报销出租车费用，《交通费用明细表》。

2.1.2 员工上下班交通费原则上不能报账。特殊情况公务的，夏天八点，冬天七点后可

报销出租车费。

2.2 差旅费

2.2.1 出差员工应严格按照公司制定的《差旅费报销管理制度》执行。对于超标准支出

的差旅费用，特殊情况需要特批后方可报销。

2.2.2差旅费报销：所有人员的差旅费报销必须填制统一的“差旅费报销单”及“报销明细单”，每次报销都必须附 “出差报告”和“出差申请单”。

2.2.3飞机票、火车票、市区车费报销：

2.2.3.1 飞机票：按公司职务标准，统一由行政部购买飞机票，当事人保管好登机牌，

出差回来上交行政部，统一由行政部报销使用；如非飞机票报销范围的人员乘坐飞机，必须由权签人，签字同意方可乘坐并报销。

2.2.3.2火车票：出差乘坐火车人员，由个人自行购买自行报销，当日当次车票有效，订

票费5元随同车票一同报销。

2.2.3.3市区车费：出差人员在外地所有车费实报实销。

出差人员在途交通费报销标准：

（1）公司所有人员远途出差，如选择搭乘轮船时，可以选择卧铺。

（2）部门经理（含）以下人员不论时间长短，以硬卧铺车为标准。

（3）部门经理以上人员以软卧或飞机为标准。

（4）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00出发或24：00以前到达不计天数，12：00以前出发或24：00以后到达以一天计。低级人员陪同高级人员远途出差时，可视实际情形同高阶人员搭乘同级标准交通工具，需在《出

差申请单》的备注栏详细注明原因。而多人出差起讫地点相同时，若共同乘具，但需于坐同辆出租车往返，交通费只能由一人申请。

（5）出差人员远途出差搭乘交通工具的交通费凭乘坐票据报销。

（6）使用公司交通车辆者不得申领交通费。

2.2.4 住宿费：住宿标准严格按照出差标准的规定执行，报销时提供住宿正规发票及水

单。

出差人员住宿费每日报销标准：

（1）出差人员在出差时按照以下标准进行住宿，如由于特殊原因无法按照公司标 准进行住宿时，需要向权签人进行电话请示，在同意后可以按照高于公司标准住宿。

（2）出差人员有下列情形之一者，不得报销住宿费用。

◆ 在交通工具中过夜者(如火车、汽车等)。

◆ 本公司已提供免费住宿处所时。

◆ 出差地点为自己家所在地。

（3）部门经理级以下员工多人同时出差住宿时同性别员工应选择多人间住宿，多人间房费报销标准比照下表金额可上浮30%。

（4）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿。

（5）超出住宿标准部分由员工自行承担。

（6）俩人或俩人以上出差，同性别人应选择标间不可每人一单间，如报销时出现此情况不予报销。

（7）出国人员根据实际情况实报实销。

表二：出差人员住宿费每日报销标准

2.2.5出差补助：出差补助统一由人事部考核并计入当月工资发放。如因培训或其他福利

发生出差，不予发放出差补助。

2.3 通讯费

2.3.1员工无需报销，统一由行政部定期按人事部确认的报销标准发放充值卡。

2.3.2公司除总经理以外人员因特殊情况而导致通讯费超标，须写申请由总经理特批。

2.4租住费用

2.4.1公司办公场地租金由行政归口管理部门根据租赁合同金额，凭发票和合同申请付款。

2.4.2公司办公场地的物业管理费、水电费由行政归口管理部门凭物业公司的发票申请付

款。

2.4.3 公司一般情况不予安排员工宿舍，但因特殊情况发生的住宿费用，也由行政部门

归口统一管理及报销费用。

2.5 招待及礼品费

2.5.1各部门人员因公发生招待或礼品费，须事先经部门负责人同意，权签人批准后可以报销。（列明宴请人员及礼品明细）

2.5.2员工因出差确需招待或送礼的，在出差申请表上列明此项支出，如临时安排须事前电话请示总经理批准后方可报销。

2.6 教育培训费

2.6.1公司因工作需要而购买工具书（非特殊情况只允许购买简装书籍），经部门经理同意由部门统一申请购买，经行政管理部门办理入库手续后方可报销。

2.6.2 公司聘请外部人士对公司员工进行培训的，根据合同付款，由人事部统一组织报

批。

2.6.2经人事部统一申请报批，员工可公司外出培训，由人事部统一根据实际发生费用实

报实销。

2.7 福利费

2.7.1 福利费用于公司员工集体福利支出，如午餐费、过节费、集体活动费、员工体检费、探望员工费用、异地调动员工探亲费、一次性搬家补偿等，福利费统一由行政部审批并提供发票报销。

2.8 办公费

2.8.1 办公用品包括：复印纸张、办公文具、印名片、办公区装饰、清洁用品、订报刊杂志、订制工牌门牌等用品。办公用品原则上要求由行政归口管理部门统一集中采购，并交由行政归口管理部门其他人进行验收登记入库，职员领用，行政归口管理部门须登记领用记录。

2.8.2 未经行政归口管理部门负责人的同意，各部门自己采购办公物品不允许报销。批准购买的用品，需由行政归口管理部门验收登记入库后，凭发票、验收入库单办理报销程序。

2.9低值易耗品

低值易耗品由行政部门统一购买，由行政部门凭正规发票办理报销手续。财务部建立低值易耗品购入、摊销、报废台帐。

2.10 咨询服务费

2.10.1报销时必须有经总经理批准的含聘请费用标准的协议。

2.10.2 领用时需由对方提供发票或编制顾问工资表让领用人签字签收，并代扣个人所得税。

2.11修理费

主要列支办公地点和办公用品的维修费用。由行政归口管理部门统一负责维修和费用报销。公司车辆的维修不在此科目，应列入车辆费科目开支。

2.12会务费

2.12.1公司级内部会议交流。如：全年会议、半年会议、专项会议等会议发生的相关费用（含与会人员的差旅费、住宿费等），计入会务费。

2.12.2 参加外部会议需事先经权签人批准后方可报销。

2.12.3与会务相关的差旅费报销时，必须附会议通知，财务部据此入会务费，不作差旅费支出。

2.13财产保险费

由行政归口管理部门提供经财务部核对无误后办理保险的财产保险清单项目、保险合同和发票报销。

2.14劳动保护费

2.14.1购买的雨鞋、手套、安全帽及其他安全保护用品等计入劳动保护费，由行政部门统一提出申请，报权签人审批后进行购买，并建立收发台帐。

2.14.2劳保费凭合法有效的发票，办理报销手续。

2.15 车辆费用

公司的公务用车一切支出均在公司车辆费用中支出，用车人登记用车登记表及用车 的公里数，由行政部统一核定报销费用。

2.16招聘费用

2.16.1招聘费用主要包括如下内容：

 公司去当地人才市场、招聘会等的展位费用

 网络招聘费用

 猎头费用

 以上必须取得正规发票方可报销。

2.16.2若公司承诺支付求职人员来公司面试的差旅费，则该部分差旅费计入招

聘费用，不计入差旅费用。

3. 报销细则

3.1 费用报销程序

3.1.1 所有费用发生前需申请，经逐级审批后，可以发生相关费用。

3.1.2费用报销遵循一支笔审批签字原则，即所有费用的报销逐级审批后，最终经总经理签字批准，财务方可给予付款，参见附件报销流程。

3.2费用报销时间

3.2.1费用申请和报销尽可能在周一集中审批。

3.2.2 每月28日至次月6日前为财务账务处理时间，原则上不予报销，其他时间均可报销。

3.2.3 当月发生的费用当月报销，最长时间不超过次月。

3.4借款报账

3.4.1报销人单据不足冲抵借款时，报账人将借款剩余金额退还财务，由财务向借款人开具现金收据。

3.4.2借款人应当月清理借款，因公事未处理完需继续借款者，必须月底到财务部报备。

4. 报销单据及原始单据要求

4.1单据使用

差旅费报销填写《差旅费报销单》，借款填写《借款单》，费用报销填写《费用报销单》，其他支出填写《支出凭单》。

4.2填写内容

4.2.1报销时必须在报销单上注明时间、地点、对象、参加人、事由,并附上所有票据原件，若有特殊审批报告的，也应一并作为附件。

4.2.2个人费用报销必须由报销人签名，不允许请其它人代签名，若发生代签情况,报销单据财务有权退回，不予报账。

4.2.3对于报销单填写事项混乱笼统，不能清楚说明费用使用情况的，财务人员有权不予

冲帐或报销。

4.3.4网上审批程序参照上述要求执行。

4.3发票要求

经办人员在费用支出时，应取得真实、合法、有效的原始凭证，以下凭证视为有效凭证，准予报销：

4.2.1 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；

4.2.2 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

4.2.3 外部取得的原始发票，要求开票单位按票据列示内容逐项填写，计算准确、大小写规范，不得涂改，若票据涂改需对方重新开具发票。

4.2.4若发生报销单据遗失而以无关票据报销时，应以“书面报告”形式，报部门负责人审核、业务证明人证明，经总经理审批后，方可按正常报销程序进行。

5．个人借支管理

5.1个人借款原则

任何人不得在工资发放所在地之外的公司借款，如有特殊情况实属公司需要的，写明原因后由总经理批准后借款。

5.2日常费用借支规定

借款经总经理经批准后，按批准金额借支，借款单上应注明预计应办事项的各种费

用金额和完成日期，便于财务部清理借款。

5.3个人借款清理规定

5.3.1 借款人借款后一个月内向财务部办理报销手续，最长时间不得跨次月，超过两个月的借款，由财务部通知人力资源部从借款人工资中扣除。

5.3.2.1 个人借款必须按谁借款谁报销和归还的原则进行管理。

5.3.2.2 员工离职时应清理完个人借款后方能办理离职手续；员工于公司内部调动时，应先清理完原单位个人借款（归还全部借款或与工作交接人签订个人备用金借款转交单，双方签字确认），没清理完毕并造成公司经济损失的，应追究相关责任人的经济责任。

6.附件

附表一：报销说明

附表二：差旅费报销单

附表三：报销明细单（附件）

附表四：费用报销单

附表五：借款单

附表六：用车明细表

注：如其他制度与此制度有冲突的地方，按此制度执行。