行政公文写作考试重点总结

行政公文写作考试重点整理

周泳敏

第一章 公文概说

1、公文的定义; “公”，指公务；“文”，指文书。公文是公务文书的简称。我们现在所说的公文，泛指各机关、团体、组织及企事业单位按有关规定制成的用于公务活动的程式性文书。

2、当代中国党政机关公文的种类

党的公文有14个文种

1. 条例 2. 规定 3. 决议 4. 决定 5. 指示

6. 意见 7. 通知 8. 通报 9. 公报 10. 报告

11. 请示 12. 批复 13. 函 14. 会议纪要

行政公文有13个文种

1. 命令（令） 2. 决定 3. 公告

4. 通告 5. 通知 6. 通报 7. 议案

8. 报告 9. 请示 10. 批复 11. 意见

12. 函 13. 会议纪要

3、公文的特点（9点）

（一）鲜明的政治性、政策性和高度的真实性

（二）很强的实用性

（三）法定的权威性和约束力

（四）法定的作者

（五）规范的体式

（六）严格的处理程序

（七）特定的时效性

（八）特定的保密性

（九）独特的语体

4、公文的分类（六种不同的划分）

（一）根据公文的适用范围区分

1．通用公文

主要指以下11个文种：通知、通报、报告、请示、公告、通告、决定、意见、批复、函、会议纪要。

2．专门公文

也称专用公文，主要有以下6类：司法文书、纪检监察文书、经济文书、外交文书、科技文书、军事文书。

（二）根据公文的来源和去向划分

1．收文（包括：上级机关来文、下级

机关来文、平级或不相隶属机关来文）

2．发文（包括：对外发文、对内发文）

（三）根据公文所体现的行文关系区分

1．上行文：

下级机关单位主送上级机关单位的公文。

2．平行文：

发文机关单位主送平级机关单位或不相隶属机关

单位的公文。

3．下行文：

上级机关单位主送下级机关单位的公文。

（四）根据公文内容的秘密程度及阅知

范围区分

1．密件

（包括：绝密件、机密件、秘密件，通称

“三密件”）。

2．非密件

（也称平件、普通文件）。

（五）根据办文的时限要求区分

1．限时文件（包括特急件、急件）。

2．非限时文件（也称平件、普通文件）

（六）根据公文的具体作用和性质区分

1．法律、法规、规章、制度类公文。

2．行政指挥或组织指挥公文。

3．报请性公文。

4．知照性公文。

5．记录性公文。

6．传播交流性公文。

第二章 公文写作基础知识

1、公文写作的特点（6点）

（一）遵命而作，为机关单位立言

（二）群体化写作

（三）运用对象化思维

（四）运用模式化思维

（五）运用替代思维

（六）运用逻辑思维

2、公文写作的基本要求（5点）

（一）求真务实，符合实际。

（二）遵循国家的法律、法规，不得与党和政府的有关方针、政策相违背，不得与上级的指示精神相冲突。

（三）符合行文规则

（四）结构及格式符合规范化要求

（五）语言得体

3、公文写作的基本步骤

（一）了解发文背景，明确发文目的及公文的主题

应着重了解：

1．领导的意图和要求

2．主送的机关单位和抄送的机关单位

3．拟用的文种

4．文件的中心内容

（二）收集有关资料，进行调查研究

（三）拟写提纲，安排结构

（四）撰写正文，写出初稿

（五）征求意见，认真修改

第三章 公文的结构与格式

1、公文的结构（公文的要素共有17个，区分为眉首、主体、版记三大部分）

（一）眉首（包括6项）

1. 公文份数序号 例: 0000001

2. 秘密等级和保密期限 例：绝密★1年

3. 紧急程度 例: 特急 急件

4. 发文机关标识

例: 中共中央文件

中山大学文件

5. 发文字号：由发文机关代字、年份、

序号三部分组成。

例: 中发〔2010〕1号

粤府发〔2010〕1号

6．签发人

其中第1、2、3、6这四项是选择项。

主体（包括8项）

1．公文标题 发文机关名称+事由+文种

例：国务院关于„„的通知

2．主送机关

3．公文正文 一般区分为开头、主文、

结语三部分。

4．附件说明 例：

附件：1. ×××××××××

2. ×××××××××

5. 成文日期 例: 二○一○年八月十四日

6．公文生效标识（即印章）

7．附注

例：（此件发至县、团级，传达至全体党员）

8．附件

以上八项中，第2、4、7、8四项为选择项。

（二）版记（包括3项）

1．主题词 例：

主题词：公文 管理 通知

2．抄送机关 例：

抄送：广东省人民政府

3．印发机关和印发日期 例：

广东省人民政府办公厅 2010年8月14日印发

2、公文格式（着重了解公文中各要素标识规则，亦即格式安排）

第四章 行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定

（三）一般不得越级请示和报告

着重理解针对行政机关而言可以联合行文的9种情况。

同级机关可以联合行文（1）

1. 同级政府可以联合行文；

2. 同级政府的各部门可以联合行文；

3. 上级政府的部门与下一级政府可以联合行文；

4. 政府与同级党委可以联合行文

5. 政府与同级军队机关可以联合行文；

6. 政府部门与相应的党组织可以联合行文；

7. 政府部门与相应的军队机关可以联合行文；

8. 政府部门与同级人民团体（如工、青、妇

组织）可以联合行文；

9. 政府部门与同级的具有行政职能的事业单

位可以联合行文。

第五章 公文语言

理解公文语言的要求与特点。

公文的语言特点：庄重朴实，准确精练

第六章 命令（令） 决定 公告

1、命令（令）的适用范围（命令的作用）

1) ．公布法律、行政法规和规章；

2) ．宣布施行重大强制性行政措施；

3) ．嘉奖有关单位及人员。

2、决定的适用范围（决定的作用）

1) ．对重要事项或者重大行动做出安排；

2) ．奖惩有关单位及人员；

3). 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3处分决定正文的写法

如：

关于对张龙偷窃行为的处分决定

各学院、实体系，各附属医院（中心），团委、就业指导中心：

张龙，男，1978年10月12日出生，原地球与环境科学学院城市与资源规划系2001级非定向硕士研究生，内蒙古磴口县人，中共党员。

2002年2月17日，张龙在经过同学何恺强宿舍时，趁宿舍无人，将何放在桌上的一部手机（诺基亚8250，价值约2000元）窃为己有。同年3月22日张龙在同宿舍同学余志文抽屉里取药时，将余放在抽屉中的一部手机（摩托罗拉V998，价值约3000元）窃为己有。

事发后，经院系领导和老师的批评教育，张龙承认了偷窃行为，对所犯错误认识较好。为严肃校纪、教育广大同学，根据《中山大学研究生学籍管理条例》第十四条及《中山大学学生处分实施细则》第二章第二节第十一条规

定，经校长办公会讨论，决定给予张龙勒令退学处分。

中山大学（公章）

二○○二年十二月十六日

主题词：教育 学校 学生 处分 决定

抄 送：教育部学生司，广东省教育厅。

中山大学校长办公室 2002年12月17日印发

4、公告的适用范围（公告的作用）

公告通常由中、上层的权力机关、行政

机关发布，人民团体、企事业单位一般不用，

如中山大学的公文便没有公告这一文种。

公告的作用有二：

1. 向国内、外宣布重要事项，使人们知晓。

2. 向国内、外宣布法定事项，让人们遵守

第七章 通告 通知 通报

1、通告的适用范围（通告的作用）

“通告”属公布性公文，向社会公开发布。

“通告”的使用比较宽泛，不仅高级机关可以使用，一般行政机关可以使用，人民团体，企事业单位也可以使用。它是一种较重要的通用公文。

通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。

2、通知的适用范围（通知的作用）

1．批转下级机关的公文；

2．转发上级机关和不相隶属机关的公文；

3．传达要求下级机关办理或者执行的事项；

4．传达需要有关单位周知的事项；

5．发布本机关、单位制定的规章制度， 印发本机关单位的有关文件；

6．公布任免事项。

3、通知的分类

1．批转、转发性通知

（1）批转性通知

（2）转发性通知

2．部署性通知

（1）部署具体工作的通知

（2）指示指导性的通知

3．告知性通知

（1）会议通知

（2）事项性通知

4．发布性通知

5．任免通知

4、通知的写作

1．格式

（1）标题 一般采用公文标题的常规写法，即：发文机关+主要内容（事由）+文种。 也可省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。

如确有必要，可在标题中加“紧急”、“重要”、“补充”等词语。

此外，还应注意任免通知、批转（或转发、印发）类通知标题的特殊写法。

（2）主送机关 通知大都列写出主送机关，但在报纸等新闻传媒公布的知照性通知，有的可略去此项。

2．正文

通知的正文一般由通知的因由、通知的事项、执行要求或结语三部分构成，但不同类型的通知有不同的写法。

（1）批转性通知正文的写法

（2）转发性通知正文的写法

（3）部署工作通知正文的写法

（4）指示性（指导性）通知正文的写法

（5）会议通知正文的写法

（6）告知一般事项的通知正文的写法

（7）发布性通知正文的写法

（8）任免通知正文的写法

5、通报的适用范围（通报的作用）

通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。据此，通报有以下三个作用：

1．表彰先进，弘扬正气；

2．批评错误，抵制歪风；

3．交流情况，互通信息。

6、通报的写作（着重掌握批评及处分通报正文的写法）

1．格式

注意写好标题中的事由，三类通报事由部分的写法略有不同。

2．正文

（1）表扬先进人物的通报

正文包括以下4个部分：

概述先进人物的主要事迹

概括先进事迹的意义

宣布予以何种奖励或表彰

提出希望和号召

（2）批评事故的通报

正文包括以下4个部分：

概述事故的基本情况

指出事故的性质及危害，分析原因，总结教训

宣布对事故责任者的处罚决定

提出希望和要求

（3）查处违法违纪人员及批评错误倾向的通报（警示通报）

正文包括以下4个部分：

概述违法违纪或一般的错误事实

评论性质，分析原因及危害性

宣布处理决定

提出告诫、要求、希望或重申纪律

第八章 议案 报告 请示

1、区分4种不同的议案

1. 政府提交同级人大的议案（行政机关公文的“议案”）

2. 人大机关公文中的“议案”

3. 其他国家机关（中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院）向全国人大提交的议案

4. 各级人大代表在人大会议期间向人代会提交的议案

2、报告的作用（适用范围）

1. 向上级机关汇报工作（包括工作进展情况、经验教训、今后的打算等）。

2. 向上级机关反映情况（特别是重大、紧急情况和未曾遇到的情况）。

3. 答复上级机关的询问。

4. 向上级机关报送材料。

3、报告正文的写作（着重了解情况报告或事故报告的写法）

1. 格式

（1）标题

（2）主送机关

2. 正文

报告的正文大体上可分为导语、主体和结语三部分。其中的导语又有背景式、根据式、叙事式、目的式4种不同写法；主体多采用总结归纳式的写法；结语常用“特此报告”，“以上报告，请审阅。”

4、请示的作用（适用范围）

《办法》规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请求上级对某一问题或某项工作的处理给予批示或者批准是它的两项基本功用。一般说，凡遇到必须办理而又无权决定或无力解决的事项，就需要向上级机关请示

5、请示的特点及分类

1. 期复性

2. 单一性

3. 专向性

请示的分类

1. 请求指示的请示

2. 请求批准的请示

3. 请求帮助解决问题的请示

6、请示的写作以及写作要求

1. 格式

（1）标题须出现“请示”二字，但不得写为“请示报告”，一般也不写为“关于请求„„的请示” 。

（2）主送机关不得省略，且只写一个直接上级主管机关。

2. 正文

请示的正文由开头、主体、结语三部分组成。开头表述请示的缘由，主体表明请示的事项，结语用“以上请示，请予审批”等固定用语。

3. 请示的写作要求

（1）一文一事，一事一请，不得“一文数事”。

（2）只主送一个上级机关，不得“一文多送”。

（3）一般不越级请示，也不写给上级领导人。

（4）请示理由须正当合理、具体充分。

（5）陈述请示缘由时须如实反映情况，不弄虚作假或夸大困难。

（6）请示的事项具有现实可行性

7、请示和报告的区别

1. 行文目的不同；

2. 行文时间不同；

3. 上级机关的处理方式不同；

4. 内容的性质及事项的多寡不同；

5. 结束语不同 。

第九章 批复 意见 函 会议纪要

1、批复的作用及特点

1. 予以指示

即对下级机关单位提出的在执行有关政策中遇到的不够明确、把握不准或存在分歧的疑难问题给予明确的解答或指示。

2. 予以审批

即对下级机关单位请求批准的事项表明同意、部分同意或不同意的态度。

3. 予以帮助

对下级机关单位要求解决的在人力、财力、物力以及其他方面存在的实际困难予以具体的帮助。

总而言之，批复的作用是对下级机关单位的请示予以具体明确的答复和指示，以使其在执行政策和处理公务时有所依据，或者及时得到上级的支持和帮助。

这里还须提请大家注意的是：批复和请示只适用于有直接隶属关系或业务上指导与被指导关系的上下级机关单位，不相隶属的机关单位或同一组织、系统中的平级机关单位彼此间不能以请示和批复行文。

批复的特点：

1. 行文具有被动性 ；

2. 事项具有针对性；

3. 内容具有集中性和明确性；

4. 对下级具有指令性和依据性。

2、意见的作用（适用范围）

《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”“意见”

可以用于上行文、下行文和平行文。

3、意见的分类

1．指示性意见（下行文）

2．建议性意见（上行文）

3．参考性意见（平行文）

4、函的作用（适用范围）

《办法》规定，函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，

请求批准和答复审批事项”。不相隶属的机关、单位以及同一系统内部相同级别的机关、部门彼此间多以“函”行文，因此，“函”是最重要的平行文。它的作用有三：

1．商洽工作；

2．询问问题和答复问题；

3．请求批准事项和答复审批事项。

5、正确使用“函”这一文种

函是最重要的平行文

6、会议纪要的作用（适用范围）

会议纪要是根据会议过程、讨论问题和决议扼要整理而成的用于记载和传达会

议情况和议定事项的公文。《办法》规定，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”，可见会议纪要主要作用有二：一是“记载”，二是“传达”。会议纪要多用作下行文，也可用作上行文或平行文。

第十章 机关事务文书（略）

第十一章 公文处理

着重了解发文办理的8个程序及收文办理的7个程序。

（一）发文办理

1．草拟 2．审核 3．签发

4．复核 5．缮印 6．用印

7．登记 8．分发

（二）收文办理

1．签收 2．登记

4．拟办 5．批办

7．催办

3．审核 6．承办