办公室手册

WI/O-目录 ZHPM 办公室手册 A/0 1/1

序 号 编 号

1 WI-001

2 WI-002

3 WI-003

4 WI-004

5 WI-005

6 WI-006

7 WI-007

8 WI-008

9 WI-009

10 WI-010

11 WI-011

12 WI-012

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15 WI-0015

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20 QR-001O

21 QR-002O

22 QR-003O

23 QR-004O

24 QR-005O

25 QR-006O

26 QR-007O

27 QR-008O

28 QR-009O

29 QR-001O

30 QR-0011 标 题 前言 办公室组织架构图 办公室职责 办公室主任职责 办公室副主任职责 办公室秘书（外务）职责 办公室秘书（收发）职责 办公室前台文员职责 办公室司机职责 办公室炊事员职责 公文管理规定 印章管理制度 会议室管理规定 办公用品管理 电话、传真机管理 车辆管理 写字楼办公管理规定 食堂管理办法 住宿管理规定 档案管理制度 车辆使用申请表 对外经济合同会签单 会议室使用申请表 收发传真文件登记表 收文处理专用单 领取文具申请表 用餐申请表 用车（记录）单 合同登记表 发文登记表 收文登记表

前 言

1．目的

明确公司总经理办公室管理制度，充分发挥行政管理工作的综合职能和服务职能。明确公司档案管理原则，建立完整准确的档案系统，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

2．范围

适用于中海物管理有限公司所属部门、子公司、管理处。

3．参考资料

中国海外集团《总经理办公室管理制度》

中海物业《质量手册》

4．解释

本制度内各项规定及表格均由公司总经理办公室负责制订，因此，各部门、子公司、管理处办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关表格；无论以何种形式签署雇佣合约的员工，均应遵守本制度。

1.0 负责安排公司的季度、年度工作会议及总经理办公会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各单位贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。

2.0 负责公司相关文件的起草、印制和分发，做好公司各类文件的审核、编号、立卷、存档工作，管理好

公司的文书档案。

3.0 负责上级和外部来文来电的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。

4.0 搞好调查研究工作，及时发现新问题、总结新经验，为领导决策提供参考，为基层工作提供借鉴。 5.0 注意收集合理化建议情况，会同有关部门提出推广和奖励意见。

6.0 搞好业内工作情况交流，编发公司内部简讯。

7.0 管理公司印信，制发基层单位印鉴。

8.0 负责保密管理，抓好保密教育、保密检察和对失泄密事件的调查处理。

9.0 完善公司行政管理制度，审查基层主要行政用品采购计划；督察公司内部通信网络建设；安排落实节

假日值班；管理公司房产；具体做好机关行政用品和办公用品的供应工作。

10.0负责机关车辆的调度、使用和维修保养工作。

11.0负责服务、督促、检查、协调机关工作，保证机关各项工作的正常运行。

12.0 领导交办的其他工作。

1.0在总经理领导下工作。

2.0负责公司有关活动的组织策划。

3.0召集和组织会议。

4.0负责公文运转，协调公司各部门关系，推动日常工作。

5.0负责公司办公设备用品的采购审批等总务后勤工作。

6.0负责公司的外事接待工作。

7.0负责公司对外宣传的组织、实施工作。

8.0领导交办的其他工作。

1.0 在办公室主任领导下工作，协助办公室主任推动日常工作，并在办公主任委托期间行使职权。 2.0 负责公司大型活动的组织、安排工作。

3.0 写字楼维修、保养的联系。

4.0 办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等资产的订购。

5.0 写字楼电话系统的统一管理。

6.0 公司信纸、信封、复印纸及各种办公设备耗材的采购审核。

7.0 机关车辆的统一调度及车辆保险、养护的审批。

8.0 员工宿舍的建设和日常管理。

8.0 秘书、初级秘书、前台文员、司机、炊事员的管理。

9.0公司领导及办公室主任交办的其他工作。

1.0 与公司业务发展相关信息资料的收集、整理。

2.0 公司、办公室的工作总结、制度的修订及其他文字工作的草拟、审核。

3.0 公司固定资产的清查与管理。

4.0 按办公室领导要求从事公司相关活动的具体工作。

5.0 员工食堂的用餐管理及餐费结算。

6.0 协助、配合做好办公室其他日常工作。

7.0 配合领导做好接待工作。

8.0 领导交办的其他工作。

1.0 公文、传真及函件的传递、发送、整理，并在部门领导批准后，定期做好档案的立卷、归档。 2.0 公司领导办公室的整理及到访客人的接待、茶水。

3.0 车、船、机票的预订。

4.0 电话接转，通知有关会议。

5.0 多功能厅、会议室的使用安排与服务。

6.0 写字楼备用钥匙的管理。

7.0 办公文具的购置、分发及办公设备的日常养护。

8.0 收集处理各部门档案。

7.0 建立和完善档案计算机的管理系统。

8.0 提供档案信息供各部门利用。

9.0对各部门档案工作进行指导。

10.0领导交办的其他事宜。

1.0 公司各办公室早晨的茶水准备。

2.0 公司信件、资料的整理、分发。

3.0 报刊的预计及每日的及时分送。

4.0 电话转接、接待公司到访客人并及时通知有关人员。

5.0 领导交办的其他事宜。

1.0 安全行车，并及时办理车辆保险到期的续期手续。

2.0 车辆日常保养与清洁，做好行驶及维修记录。

3.0 电话业务及办理。

4.0 定期去市府取文件。

5.0 协助、配合做好办公室其他日常工作。

6.0 领导交办的有关事项。

1.0 保证个人健康、卫生，有传染性疾病者不得上岗。

2.0 保证食物原材料、辅料的采购畅通、安全卫生。

3.0 食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不干净的食物。

4.0 保证食堂操作间及用餐场所的卫生清洁。

5.0 保证用火、用电、用水及操作安全。

6.0 厉行节约，杜绝浪费。

7.0 重大活动期间，保障员工、到访人员的及时用餐。

7.7.8 领导交办的其他事宜。

1.0收文

1.收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。

2.集团公司、发展公司、相关政府部门及各直属子公司、部门来文，均由总经理办公室收发秘书统一登记编号，经总经理办公室主任签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅。

3.根据阅批范围，由总经理办公室负责送阅及催办，公司领导及相关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回总经理办公室，不得自行传递，以防丢失和延时误事。

4.来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。

5.各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理或复印一份留存办理，但需将处理意见或结果标注于公文签上，并将原件退回总经理办公室归档备案。

6.传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期，不得以圈阅代替签名。

7.经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件，应统一交总经理办公室登记、收存。

8.上级机关及政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交由总经理办公室保存。

2.0 发文

1. 发文程度包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、分发、立卷、归档、销毁。

2.深圳市中海物业管理有限公司常用的公文种类：决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理

和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带

请示事项。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准，要求一文一事。

批复：适用于答复下级单位请示事项。

函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。

会议纪要：适用于记载和传达会议情况的决定事项。

3. 深圳市中海物业管理有限公司公文格式及字体规则：

文号：四号 仿宋GB2312 左齐

标题：三号 黑体 居中

正文：小三号，仿宋GB2312 ，每行28-30字，每页28-30行。视正文内容多少，行间

距定义为最小值或单(双)位行距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以

保证页面充实、完整、美观。正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，

第三层为“1”，第四层为“(1)”。 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩

略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。

成文时间：四号 宋GB2312 右齐 以领导签发日期为准

印章：除会议纪要外，应加盖印章(需“骑年压月”)。

抄报、抄送：四号 宋GB2312 与正文齐

4. 公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm)，左侧装订。以公司名义发文，要分别采

用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。

5. 文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交总经理办公室复核(如

与其他部门有业务联系，还应进行会签)，总经理办公室负责确定发文范围、印发份数和缓急程

度后，呈公司总经理(或受权副总经理)签发。

6. 经总经理(或授权副总经理)签发的文件底稿退回总经理办公室进行登记、编号、打印和发送。

7. 草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。

8. 深圳市中海物业管理有限公司名义发文，其发文号为：中海物业(部门)字(年份)第(序号)号，如下：

办 公 室：中海物业办字(年份)第(××)号

人力资源部：中海物业人字(年份)第(××)号

财务审计部(会计部)：中海物业财字(年份)第(××)号

商 务 部：中海物业商字(年份)第(××)号

企业策划部：中海物业企字(年份)第(××)号

安 保 部：中海物业安字(年份)第(××)号

教育培训部：中海物业教字(年份)第(××)号

工 程 部：中海物业工字(年份)第(××)号

质量管理部：中海物业质字(年份)第(××)号

公司党委： 中海物业党字(年份)第(××)号

9. 深圳市中海物业管理有限公司发文范围：

上行文主送：中国海外集团有限公司

上行文抄送：深圳市中海物业管理有限公司所属各部门、各子

公司、各管理处。中国海外集团有限公司所属各部门、各子公司。

下行文主送：深圳市中海物业管理有限公司所属各部门、各子公司、各管理处。

下行文抄报：中国海外集团有限公司

10. 向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

11. 公文不得抄报领导个人或部门，也不得抄送领导个人。需公司领导及各部门周知的，由总经理办

公室负责传阅。

12. 属于部门或子公司职权范围的事项，应当由部门或子公司自行发文，不受公司格式限制，且只城

报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。

13. 严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。

1.0 总经理办公室负责公司公章和总经理办公室章及三个专业子公司公章的使用管理。

2.0 总经理办公室负责公章、财务专用章、合同章及各部门章的刻制、更换及日常使用管理工作。

3.0 深圳市中海物业管理有限公司的印章需由总经理、副总经理签署，方可使用。一般性事务，授权总

经理办公室主任签署。

4.0 凡公司领导已签署的文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接与总经理办公室联系办理。 5.0 遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经公司领导批准，登记签收。如未使用，须退回

总经理办公室。

6.0 非签约等特殊情况，不得携带公司印章外出。必须携带公司印章外出时，要经公司领导同意，并由

经办人在总经理办公室办理借用手续，按时归还。公司印章外借时间，责任由借用人承担。

7.0 总经理办公室负责填写印章使用登记表，包括时间、用途、份数、批准人、承办人。

8.0 凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩大使用范围；

印章须有专人保管，不得随意转交他人。

1.0 各部门使用会议室召开会议，应填写“会议室使用申请表”(见附表)，预先将会议时间、人数、内

容、参加人员通知总经理办公室，由总经理办公室统筹安排会议室的使用。

2.0 会议室投影仪、电视及音响设备的使用，需由使用部门事先向总经理办公室提出申请，经批准后，

由总经理办公室委派专人负责操作，其他人员不得擅自动用。

3.0 会议前，会议室管理人员负责会议室灯光、茶水的准备，会议结束后，应及时做好清洁、整理工作。 4.0 提醒会议室使用人员着装整洁、勿大声喧哗、严禁吸烟。

1.0 公司写字楼办公用品由总经理办公室统一购买。各部门须指定专人负责报领；急需且总经理办公室

没有库存的文具用品，由部门购买后，需经总经理办公室负责人签字，方可到财务部报销。

2.0 领用文具，需填写“领用文具申请表”(见附表 )，并由领导部门负责人签字认可。

3.0 各部门每月30日前，将所需办公用品数量汇总到总经理办公室收发秘书处，由其负责准备。 4.0 每月5日、20日为办公文具领用日，其他时间不再零星发放办公用品。

5.0 凡100元以上较贵重文具，由总经理办公室负责人审批后，方可购买。

6.0 计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不重复发放。如丢失，需由部门负

责人签批；如破损，需以旧换新的。注意节约开支，不得铺张浪费。

7.0 公司信笺、信封的印刷，需严格统一字体、颜色和规格，以保持公司对外的企业文化形象。

8.0 各部门对领用的印有公司字头的信封和信笺要严加管理，防止其他人员利用公司信封、信笺做有损

公司利益的活动。

1.0 总经理办公室委派专人负责电话、传真机，并做好日常养护及维修联系工作。

2.0 公司写字楼电话一般不开通国内、国际长途。因业务需要开通国内、国际长途电话，必须严格履行

申请、审批手续。使用人必须提出申请，填写“开通国际、国内长途电话申请表”(见附表 )，部门负责人批准，经总经理办公室主任确认后，方可开通。

3.0 擅自开通国内、国际长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。

4.0 因公使用长途电话，要尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理的业务，尽量不使用电话。 5.0 任何员工均不得使用传真机拨打长途电话和本市电话。

6.0 建立传真件发送登记、审批制度。凡发出、收到的传真件，必须按“传真文件登记表”(见附表)进

行登记。

7.0 不得使用传真机办理私人事项。

8.0 总经理办公室负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查。

1.0 公司车辆主要是保证公司领导及接待有关宾客用车。公司部门经理以下人员，无外来接待任务原则

不予派车。

2.0 公司车辆由总经理办公室统一调度。如遇特殊情况，公司领导直接向司机要车，司机应及时报告总

经理办公室，以便及时掌握车辆调度和使用情况。其他人员不得随意调动公司车辆。

3.0 子公司、各部门如需向总经理办公室借用车辆，需经总经理办公室领导同意，并填写“车辆使用申

请表”(见附表 )。

4.0 遇公司领导和接待工作繁忙，总经理办公室安排车辆有困难时，有权调动子公司或其他下属管理处

车辆，下级单位应服务大局，予以工作上的支持。

5.0 司机要按要求时间、地点出车，一般应提前5分钟到达出车地点，如系接电话指令，应重复一遍时

间、地点，以免失误。

6.0 司机行车应遵守交通规则，注意礼貌行车，要为公司领导及重要宾客打开车门。

7.0 保持车辆清洁，定期保养维修。

8.0 司机手提电话要保持电源充足，随时接收，不得随意关机。

1.0 写字楼工作员工应遵守劳动纪律，文明办公。

2.0 公司员工上班时间，必须佩带工作牌，男仕必须着西装或衬衣扎领带；女仕须着装整洁、大方得体(周

六可着便装)。

3.0 前台文员每日应提前20-30分钟到达工作岗位，做好晨报、信件的分发工作。

4.0 接待客人，热情有礼；商谈业务，耐心诚恳。写字楼内严禁大声喧哗，聚众谈笑。接听电话，使用

礼貌、低声的语言，严禁煲电话粥。

5.0 无特殊急需请示、报告事项，不得打扰公司领导接待客人。凡需到公司领导、部门领导办公室时，

必须敲门通报，得到允许后方可入内。

6.0 不准随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌面上的文件、物品。

7.0 办公场所要保持桌椅整齐，文件物品要摆放整齐，不得乱堆乱放，做好个人桌面的清洁卫生工作。 8.0 接听电话应态度和蔼、语言简约，领导布置任务或与之交谈时，应立即起身回应。

9.0 禁止在写字楼用餐、吃零食、吸烟，不得乱扔纸屑或其它污物。

10.0 上班时间，公司员工内部联系工作，一律不准使用电梯，请走消防梯。

11.0 未经总经理办公室许可，不得任意增加电器和在型办公设备；也不得擅自移动办公家私、办公设备

及绿化花草。

12.0 继续发扬“一张纸两面用”企业精神，注意厉行节约。

13.0 写字楼各大门及消防门钥匙，未经许可不得私自配制。认真做好防火、防盗、防破坏工作，发现问

题及时解决或报告。

14.0 节假日前，需进行安全保卫工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开关是否关闭及

保密文件的安全存放。

1.0 食堂是指公司机关食堂，其服务宗旨为：以人为本，为员工服务、为生产服务。

服务意识超前，服务态度和蔼，服务范围周到。

2.0 保证每日三餐的正常服务及按领导要求的节假日服务。对因工作、加班来迟的员工随时提供服务，保

证供应。

3.0 外单位人员到食堂用餐，需报部门领导批准，并填写用餐申请表(见附表 )，报总经理办公室领导

批准。

4.0 努力提高烹饪技术，虚心接受广大员工评议，不断改进工作，提高服务质量。

5.0 每定一次食谱，经常改变主、副食花样，做到科学调配，使就餐者吃饱、吃好、吃得满意。 6.0 严把饮食卫生关，做到无变质原料及饭菜，副食新鲜、洁净，谨防食物中毒。

7.0 食品加工过程中使用的刀板、食物盛装的器皿及储物冰箱等，须严格执行生熟分开的卫生原则。 8.0 各类炊具、碗筷、扶布等，做到洗刷干净、消毒及时、摆放整齐，严防变质变味和杂乱无章。 9.0 操作台、就餐桌椅、清洗池、地面及墙壁需保证无油污，垃圾应及时倾倒。

10.0 储存室物品应清理有序，并定期进行消杀，杜绝蚊蝇、蟑螂滋生，预防传染病的发生。

11.0 食堂从业人员应勤洗手、勤剪指甲、勤理发，并定期进行体检。工作时间，须穿工作服并保持清洁。

1.0 外单位人员来公司联系工作，如需安排住宿，由总经理办公室负责安排。

2.0 部门为外单位人员申请住宿，需报部门领导批准，将住宿时间、住宿人姓名及性别、住宿人数、费

用是否处理等情况报总经理办公室，并填写“住宿申请表”(见附表 )，由总经理办公室领导审批。

1.0 文书档案是公司在社会活动中形成的，能反映公司一定时期、一定方面重要情况的历史记录。 2.0 公司文书档案的主管部门为办公室，主管人员为办公室文员。 3.0 公司文书档案的范围为：

4.0 上级机关的有关方针、政策性的文件材料。 5.0 其他机关的与公司工作密切相关的文件材料。 6.0 公司经理办公会议及重要会议的记录。

7.0 公司关于整体工作的或关于某项工作重要的规划、计划、安排、指示、决定、总结、汇报等文件资料。 8.0 公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩的有关文件资料。 9.0 公司领导在重要会议上的讲话的文稿或记录稿。 10.0 新闻媒体刊载、播发的反映公司情况的报道材料。 11.0 其他有查考利用价值的各类资料。

12.0 收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供利用。

13.0 对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充相关资料。

14.0 充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，要进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列

和编目。

15.0 公司文书档案分类采取年度--组织—保管期限分类法。

16.0 卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内

文件前面。

17.0 卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内

文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个张号。左侧装订的案卷，张号标注在每页的右上角；上部装订的案卷，张号标注在每页的下方中间。

18.0装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。 19.0档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到：

20.0 防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。 21.0 防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。 22.0 防尘、防虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。

23.0 保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年倒放一

次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。

24.0 档案案卷摆放采取年度排列前提，即以年度流水编号，按年度因素置前序次排列。 25.0办公室积极提供文书档案为公司的经营管理和生存发展服务，提供利用的主要方式是： 26.0 查阅。即在保管档案的室内阅读需要利用的档案，但不准转抄。 27.0 借阅。将档案借走要有严格的交接签字手续，并限定归还日期。

28.0 复制。复制档案的副本或摘录要在办公室文员的监督下进行，对重要的复制件视同正本管理。 29.0咨询。由办公室文员查阅档案后，回答利用者的询问。

30.0 文书档案属于公司机密，无论采取何种方式利用文书档案，都必须事先经过办公室主任批准。 31.0 积极推行文书档案的电脑化管理，逐步增加文书档案的机读载体。

车辆使用申请表

部门： 年 月 日

车辆使用申请表

部门： 年 月 日

车辆使用申请表

部门： 年 月 日

会议室使用申请表

会议室使用申请表

部 门： 年 月 日

领取文具申请表

办公室： 部门领导： 部 门：

申请人 ：

领取文具申请表

部门： 年 月 日

办公室： 部门领导： 部 门： 申请人 ：

用餐申请表

部门： 年 月 日

用餐申请表

部门： 年 月 日

用车（记录）单

用车（记录）单

用车（记录）单

用车部门： 部门负责人签字： 出车时间：

出车司机： 办公室签发： 月 日

用车（记录）单

出车司机： 办公室签发： 月 日