日常运行管理制度

总 则

目的：利用软件工具及分析手段的现代化，实现企业管理工作的现代化，为企业管理的现代化提供基础。信息系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、机房、核算软件，及电子商务等组成的一个有机整体，为保证已建立的ERP 系统和电子商务系统的安全、可靠、正常稳定的运行，而且在运行过程中不断提高运行效率，增强系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理，即：

1、建立、健全各种组织控制措施，保证系统安全、正常、可靠、

稳定运行；

2、加强对已建立的信息系统的管理，提高系统的运行效率；

3、充分利用系统提供的各种手段，便利灵活地为管理提供服务。 此文档主要包括公司电子商务和ERP 系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、维护管理等内容。

此文档由网络信息负责人负责解释说明。

此文档是依照企业信息化需求并结合当前电子商务和ERP 系统的运行实际情况制定的，为满足本公司信息化发展的客观需要应及时进行补充修改。

ERP 管理操作使用管理

此内容主要是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行完成预定的任务，保证系统内各类资源信息的安全与完整，只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业秘密泄露等的发生，避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失，保证发生故障后能及时恢复，出现错误后能及时发现，及时纠正，保证输出信息正确、真实。

一、 服务器机房的管理：

服务器属公司常规而又重要办公设备，应创造一个良好的运行环境，为保护服务器，软件与数据的安全可靠，现规定如下：

1、机房由网络及系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调

管理、非工作人员严禁入内；

2、保持机房环境卫生，定期清洁（每周末下午）微机以及其它

设备的尘埃和赃物；

3、严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作；

4、为防止意外事故的发生，机房内杜绝一切火源，机房内所有

电器设备须经电工安装，其它人员不得随意拆迁或安装；

5、在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在操作

人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭

及UPS 使用等情况；

6、严禁在微机内安装或运行与工作无关的软件；

7、未经许可，不准对外服务，以防病毒传入与公司资料的流出；

8、机房无人时应加锁，确保主机安全。

二、操作使用管理：

本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是建立、健全和完善ERP 管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证ERP 管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。

1、上机运行系统的规定：

（1） 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据

审核员等经公司批准的有关人员，有权上机操作运行系统；

（2） 非指定人员不能上机运行系统；

（3） 上机使用人员必须使用其私有账号，操作密码注意保密，一

旦泄漏，操作人员有权申请修改自己的口令，否则，出现问

题，操作人员有不可推卸的责任并承担相应损失；

（4） 上机人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止

此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；

（5） 应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；

（6） 不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒

的传入；

（7） 未经批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS 命令；

（8） 对各应用软件word 、excel 等的使用，必须建立自己的子目

录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，

维护人员有权删除这些非系统文件。如被删除，文件编辑者

自负后果。

2、上机相关职责和权限：

A 、系统管理与维护：

◆ 负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的

各项初始化工作。

◆ 负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，

并做好上机记录的整理工作，应按规定及时性归档。

◆ 负责作好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需

求报告。

◆ 协调系统内各类人员之间的工作关系

◆ 负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作；

◆ 负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；

◆ 负责系统的安装和调试工作；

◆ 按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护；

◆ 系统维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开数据库运行

操作，实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一

律不准实施数据库操作。

B 、数据录入

◆ 检查上级凭证\单据是否合理、合法与正确，对于违规凭证\单据

不得录入，并上报直属主管；

◆ 数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人

员，不得擅自修改和作废。

◆ 认真录入数据，录入完毕后进行检查核对，确保正确无误；

◆ 日凭证/单据数据录入应做到日清月结。

C 、单据/凭证审核：

◆ 负责单据/凭证的审核工作，包括单据合法性、字段的合理，摘

要的规范和数据的正确性；

◆ 复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，

应通知录入人员修改，待修改后再进行复核；

◆ 对不符合要求的凭证和不正确的输出数据，不予签字确认。

D 、数据监督

◆ 对数据录入的凭证/单据再次检核和监督，确保账务的更加准

确。

◆ 对ERP 操作人员的操作规范进行监督和管理，保证软件的准确

高效的运作。

◆ 对ERP 日常运行只能够产生的问题做明确的备案记录，分析原

因，上报给直属上级，以便公司及时合理的处理问题。

ERP 报表管理

一、根据上级主管部门统一设计和布置的格式来编制上报的数据报

表，内部管理的数据报表，根据公司管理需要经主管审核设定。

二、报表的数据因由数据监督人员审核其正确性，保证正确的情况下

递交给报表需求部门及人员。

三、报表调阅和外发必须经公司批准，办理合理调阅手续，经备案后

方可调阅，以确保公司数据安全。

四、每月的核心数据报表必须网盘和书面两种形式保存。网盘报表和

书面报表的数据必须一致。

备份数据登记簿

五、每年年终时，必须将一年报表数据（包括备份和打印的书面报表）

和凭证统一整理并予档案管理员办理存档手续。

ERP 系统的维护

目前ERP 系统已投入运行，为及时发现系统出现的问题，满足财务管理适应工作的变动，进一步增进系统的功能等，必须加强对系统的维护。

系统的维护包括：维护任务、人员配备、维护人员的权限及软硬件的维护。

一、系统维护的任务：

1、实施对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常

运行；

2、在系统发生故障时，及时排除故障和恢复运行；

3、根据ERP 工作实际需要提出系统扩充报行，报财务主管；

4、在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；

5、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作；

二、人员配备：

1、配系统维护员一至两名，完成以上工作；

三、系统维护人员的权限：

1、系统维护只能由系统维护人员或指定的专人执行，系统其它

人员不能实施；

2、必须按规定的程序进行软件的修改操作；

3、不得进行任何未作登记的软硬件维护操作；

4、维护人员有权指正操作人员的违规操作。

四、硬件设备的维护是指对主算机硬件进行检查，修复。

一） 硬件设备配置

ERP 管理设备是指专门用于计算机及其配套设备，包括计算

机主机、显示器、打印机等。

二） 硬件设备的管理：

硬件设备由公司统一管理和使用，其他部门一般情况

下，不得使用，确需使用时必须经网络信息主管人员批准，

并确认不影响ERP 管理的正常工作，操作时必须进行操作

登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。

硬件设备专门用于运行公司ERP 系统，报表处理系统

及其他处理系统。任何人不得用于游戏，不得用于对外服务。

为了避免计算机染上病毒，所有软盘必须进行病毒检

测，若有病毒杀毒后才可进行其他操作。为保证硬件的安全，

不得带电拔插任何接口线路，包括打印线，显示器连线等。

三） 硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行，一般维护

人员工作需登记《系统维护登记表》，大的硬件维护需做系

统维护报告，报系统负责人。

系统维护登记表

四） 硬件系统的安全与保护

1、组织操作人员对计算机，键盘和打印定期进行全面的检

查，清洗计算机和打印机。

2、为了保障计算机安全正常运行，机房应装置调温设备，

以保持适当温度。

3、机房 内不准抽烟，杜绝一切火源。为防意外事故的发生，

机房内应配备灭火设备。

4、机房内的一切电器设备必须经过用电技术管理部门同意

后能安装。

5、工作中突然停电时必须及时关掉所有电器设备的开关。

6、操作人员离开机房时应关闭所使用设备。下班时必须关

闭电源开关。

网络维护管理

一、目的：合理利用公司网络资源，更好服务于大家，同时杜绝违规

上网现象，特订立本办法。

二、适用范围：适用于公司所有电脑使用者。

三、内容：

（一）总则

1. 公司建立网络信息设施、综合信息管理的网络支撑环境，实现各部门电脑互联、支持信息资源共享，并通过Internet 与互联网联接，提供互联网信息服务办公。

2. 电脑部负责公司网络规划，承担网络建设、管理和维护工作，并对各联网部门提供技术支持和培训，是公司网络管理之主责部门。

（二）上网要求

1. 上网用户必须遵守《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格执行安全保密制度，对所提供的信息负责。不得利用公司网络从事危害公司安全、泄露公司秘密等违规活动，不得制作、查阅、复制和传播有碍社会治安和有伤风化的信息。

2. 上网用户必须遵守《国家计算机信息系统安全保护条例》，不在公司网络上进行任何干扰网络用户、破坏网络服务和破坏网络设备的活动。这些活动主要包括（但并不局限于）在网络上发布不真实的信息、

散布计算机病毒、使用网络进入未经授权使用的计算机、以不真实身份使用网络资源等。

3. 上网用户必须接受并配合公司相关部门依法进行的监督检查，有义务向管理部门报告网上违法犯罪行为和有害信息。

4. 遵守《国家计算机信息网络国际联网管理暂行规定》和国家有关法律、法规。不允许利用网络传播小道消息或进行人身攻击。

5. 上网时，禁止浏览色情、反动及与工作无关的网页。浏览信息时，不要随意下载网页信息，特别是不要随意打开不明来历的邮件及附件，避免网上病毒入侵。

（三） 网络开通

1. 电脑部将根据工作需要及职级开通网络，有特殊要求需由公司主管领导批准后开通。

2. 网络使用人填写《上网申请表》提出目前遇到的困难和所需功能要求，按表中内容经电脑部及部门主管、经理签批后，同时经行政部加签意见，报电脑部办理开通手续。

（四）网络管理

1、禁止一切与工作无关的网络行为，邮件与网络系统都属于公司资产，公司有权监视和管理公司内部电子邮件与网络行为。公司内网络用户必须接受公司网络主管部门的监督检查，对违规的用户，将视其情节轻重分别对其进行处罚、辞退等处理，情节严重者将追究其法律责任。

2、为避免员工沉迷于网络、占用网络带宽、影响其它人正常使用网络工作，避免电脑感染病毒、网络无法正常运行等情况，公司将利用网络管理系统进行网络自动控制，对各种网络应用进行控制和记录，包括实时记录局域网内电脑所有对外收发的邮件、浏览的网页以及上传下载的文件，监视和管理网内用户的聊天行为，限制、阻断网内用户访问指定网络资源或网络协议等。

3、上网时，禁止浏览、下载、复制与工作无关的内容，如色情、反动等网页。

4、使用QQ 、MSN 等聊天工具者，不得涉及与工作无关的内容。 5、严禁使用公司网络下载与工作无关的内容，因工作需要下载资料，超过1G 的，应告知电脑主管部门安排合理时间限速下载。 6、为避免浪费电力、保护电脑设施及安全，午饭时，电脑使用人员应自行关闭显示器；下班后，须关闭电脑主机及显示器，若因工作需要不能关机的应在电脑旁放置“运行中”的说明牌，避免他人不知情帮你关闭。

7、不要随便打开不明来历的邮件及附件，如不确定，须请示电脑主

管部门人员；如接收到病毒邮件，须及时删除，不得点击运行造成感染病毒。

8、电脑硬件出现损坏，必须及时通知电脑主管部门进行修理；禁止私自拆装电脑。

9、严禁盗用他人IP 地址及帐户，窃取他人电脑资料；严禁利用“黑客软件”、“木马程序”等攻击他人计算机，窃取他人网络资源。 10、如需使用同部门他人电脑，须向本部门领导口头申请，如需跨部门使用他人电脑，须填写《跨部门电脑使用申请》，交由电脑主管部门存档。

11、禁止利用公司网络传播病毒，危害公司网络安全；禁止制作、发布、传播或以其它方式使用反动、淫秽色情等有害信息。

12、禁止利用网络泄露公司机密，否则将根据《员工手册》相关条款追究法律责任。

13、网络主管部门将根据出现的异常上网记录上报给公司行政部门，进行相应处罚，处罚内容详见《违反网络管理处罚条例》。

违反网络管理处罚条例

1、员工浏览、下载、复制与工作无关的内容（包括QQ 聊天、论坛、游戏娱乐等网页），罚款30元/次；

2、午饭时，电脑使用人员未关闭显示器者，罚款10元/次；下班后，未关闭电脑主机或显示器者，罚款20元/次；下班后，未说明情况而未关机者，罚款50元/次；

3、员工因工作需要下载超过1G 的资料，未告知网络主管部门擅自下载，影响公司网络正常运行者，罚款50元/次；

4、如果擅自运行病毒邮件，影响公司网络安全者，罚款100元/次； 5、如果擅自拆装导致电脑损害者，除赔偿相应损失外，罚款100元/次；

6、擅自盗用他人IP 地址及帐户，窃取他人电脑资料者，首次违反者罚款150元/次，再次违反者罚款300元/次，三次违反者，予以辞退； 7、员工浏览、下载色情、反动内容者，首次违反者罚款200元/次，再次违反者予以辞退；

8、利用“黑客软件”、“木马程序”等攻击他人计算机，窃取他人网络资源者，首次违反者罚款200元/次，再次违反者予以辞退； 9、利用公司网络资源制作、发布、传播色情、反动等有害信息者，予以辞退，情节严重者将追究其法律责任；

10、利用公司网络泄露公司机密，情节严重者予以辞退并追究其法律责任。

网络主管部门将根据《网络管理制度》对员工进行网络行为管理，每月将员工的网络行为进行汇总，并交由人力资源部审核，按照《违反网络管理处罚条例》进行处罚，若当场发现者，当场处罚，如有违反国家法律规定的行为，将追究其法律责任。

资料外发管理

一、目的：进一步规范完善公司外发、调阅程序，确保公司资料的安

全。

二、适用范围：适用于公司所有电脑使用者。 三、内容：

1、公司相关资料不得随意调阅与外发，因工作需要确需外发的，必须按照规定程序申报。 2、外发资料经审批人员核准同意，经网络部门备案后方可进行外发。 3、网络信息部门、行政部门有权对备案内容进行监督，发现有疑问及时报于公司进行二次审核。 4、因外发程序不符合规范，导致公司资料外流和造成公司损失的，追究相关行为人责任。 5、因资料外发审批人越权核准公司机密，导致资料外泄，审批人负主要责任。

流程：填写申请单

同意备案外发 不同意结束

资 料 外 发 申 请

外发资料记录单

电子商务管理

基本行为规范

1、遵守公司规章制度，维护公司荣誉，保守公司秘密

2、忠于职守、服从工作安排，不得敷衍了事，如有不同意见，应以书面形式上报，经领导审核决定，应按照执行。

3、充分发挥主观能动性、积极提高工作效率，业务上应力求精益求精。对所负担的工作认真完成，不拖延，不积压 4、及时回复客户要求认真解答用户知识疑难，力求用户满意 5、办公时间不的利用公司电话，电脑，网络等办公设施办私事。上班时间不得从事与工作无关的事情。

工作重点

第一步：关键字锁定：

一个网店内一网打尽所有关键词，所以我们必须选定一个符合网店的定位、方向的关键词，关键字的锁定与选择是电子商务工作的起头，也是决定效益最重要的一步。随着搜索引擎技术的进步，关键词的效果尤为突出，网店内容与对应的关键字做最恰当的融合才能更好的搜索到网店内的产品。 第二步：网店内容强化

组织产品信息整理、关键词挑选、编制关键词详细信息，确保产品信息文件齐全，正确统一，及时的做好产品的上下架工作。及时的更新促销活动，结合有型市场的促销活动和淘宝商城的活动，推广公司的产品。

第三步：链接建立

链接被认为是最重要的工作之一，其中包括向搜索引擎递交收录，与其他站点进行交换友情链接等等。链接也很有技巧性，链接的质量直接影响的该网店在该商业中的访问量。 第四步：网站数据分析

分析和观察是几乎每天都要做的工作，在整个工作流程不是一条流水线，而是轮回的流程。这个部份就是执行效益分析。专家指出要了解执行前后的网站数据变化（访客数的增加、访客来源的比例变动，访客关注的产品，透过软件了解访客的造访情况，网店整体转换率的变动等等），对于数据的掌握度越高，就越能够了解执行前后的消长变化。 第五步：淘宝客服

因为售前的客服是引导消费者购买产品，给客户提供建议和帮助的，所以必须具有良好的素质，熟悉公司的产品、面料、花型，认真学习公司产品知识，把握好产品推广的精准方向与产品的关键词； 电脑使用和管理

1、电脑使用实行专人专用，未经使用人许可任何人不得随意

使用。

2、未经许可任何人不得更换电脑软硬件，拒绝使用来历不明

的软件和光盘。

3、禁止使用、传播、编制、复制电脑游戏，严禁在上班时间

玩电脑游戏。

4、鼓励员工探索、开发网络资源，为产品推广工作提供理论

和实践的依据。

5、离职人员在离开本岗位前一周内移交全部电子商务记录资

料和有关文档资料，删除自己的文件、账号，由相关管理人员修改的关的密码。