汤晓峰丨完善请假程序,避免法律风险

请假制度是企业人力资源管理的重要组成部分，一个存有瑕疵的请假管理制度不但有损于企业管理的公正性和严肃性，也很有可能导致职工或者用人单位承担法律风险，且看以下2个真实的案例。

案例一：操作工顾某这天早上突然家中有事，便口头向车间主管请了1天的事假并且得到了该主管的同意，本以为按照平时惯例就足够了，谁知下班前突然接到了单位人事部的电话，质问他为什么旷工。顾某对此结果感到很气愤，到单位大吵大闹，之后几天也未到岗工作，这时曾同意他请假的车间主管早已躲到一边不作声了。最后单位以连续旷工的名义与他解除了劳动关系。顾某对单位解除劳动关系的理由不服，诉至劳动争议仲裁委员会，劳动仲裁开庭审理时，用人单位拿出了有顾某签收的企业规章制度，上面明确规定请假应事先书面提出并获得批准，而顾某拿不出曾向用人单位履行过请假手续的证据材料，结果因顾某请假的证据不足，劳动争议仲裁委员会没有支持顾某的请求。

案例二：冯某与某合资公司的劳动合同月底就要到期了，而公司考虑到目前的经营状况，明确告知冯某不会再与他续订劳动合同，并且将按照法律规定支付他终止劳动合同的经济补偿金5000元。就在合同到期的前一天，冯某向公司人事部出具了病情证明单，因病请假1周。人事部考虑到应依法给予冯某疾病医疗期，因此同意了他的申请，并将双方劳动合同顺延了1周。1周后，冯某又递交了病休3天的请假单，并得到了主管的签字同意。谁知2天后冯某就接到了该公司邮寄来的《劳动关系终止通知书》，称因为他原来顺延一周的医疗期已满，因此双方劳动合同终止。冯某就此向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求公司支付违法解除劳动合同的赔偿金。劳动争议仲裁委员会在庭审中查明，冯某确实已经按照公司规章制度要求请假并且得到了主管批准，但是该主管却没有及时将冯某的请假单交予人事部，人事部在不知道冯某仍在医疗期内的情况下作出了劳动合同终止的决定。因为劳动法律法规对医疗期内不能终止劳动合同有明确规定，而该公司的终止行为违反了该禁止性规定，虽然公司方百般申辩，但是劳动争议仲裁委员会根据冯某在该公司的工作年限，还是裁决该公司需支付冯某3万余元的赔偿金。

以上案例在仲裁实践中并不鲜见，由于是否请假直接关系到劳动者是否属于旷工，也会关系到疾病医疗期或是工伤停工留薪期的起止日期等等，容易造成双方矛盾的尖锐对立。显然请假规章制度的不完善，不论是对劳动者还是用人单位都可能导致严重的后果，因此双方都应该予以足够的重视。就一次请假事件的全过程而言，存在着是否有相应的规章制度和怎样履行请假和审批手续2个层次的问题，我们来逐一进行分析。

用人单位享有对劳动者根据生产安排进行必要管理的权利，而依法制定并告知劳动者的企业规章制度则在企业内部享有“小劳动法”的地位。目前各类用人单位为了进行管理，大多建立了一定意义上的请假制度，虽然有宽有严，有粗有细，粗旷的如第一个案例，仅规定请假应事先书面申请并得到批准。细致的如后一个案例中的公司，请假制度在《员工手册》中有几张纸之多的专门章节，对各类请假事由以及请假程序都有详细规定，例如对病假就有“所有病假申请必须附上在上海市公立医院出具的、加盖医院病假专用章的有效病假证明及病例卡复印件，是急诊的要加盖急诊章。（门诊须提供区级以上公立医院的上述相关资料，急诊须提供公立医院的上述相关资料）。对提出病假申请的员工，公司有权要求其在指定医院进行复查。”，并要求在规定的时间内由员工本人填写请假单，经部门经理批准后方能休假。没有规章制度就无从进行管理这个不难理解，但是为什么有了规定，而且细致如此，最后的结果还会是败诉呢？

这就要考察履行请假和审批程序的环节了，以上2个案例的关键也就在于此。这里我们首先应该明确，根据《中华人民共和国调解仲裁法》第六条规定：“发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。”用人单位应对处罚的理由进行举证，但对于旷工情形来说，则只需举证劳动者未到岗，往往通过记载有缺勤的考勤记录便能说得明白。而是否履行请假手续，不属于应当由用人单位承担举证责任的情况，应由劳动者进行举证。某些情况下，如事假、调休、年休假等需要用人单位批准或者统筹安排的假种，劳动者还不能仅仅证明已经履行了请假手续，还要证明请假已经得到批准。而不论是对请假还是对得到批准，在没有事先精心准备的情况下，举证都存在着相当大的困难。在前一个案例中顾某口头请假当然不符合规定，但是如果准假的车间主管能够出来作证，事情本来还不至于不可收拾，可是就算顾某填写了书面请假单并交予单位是否就没有风险了呢？也不一定，一旦用人单位否认顾某曾递交过请假单，顾某还是要承担举证不能的法律后果。而第二个案例中的某公司，则是因为请假核准程序中责权不清，所以存在着漏洞。根据该公司规章制度，请假由部门主管批准，而人事部门和部门主管在工作衔接上又容易存在延误或者漏洞，可以批准请假的部门主管不涉及劳动合同的是否终止，而有权决定终止劳动合同的人事部门又没有审批假单的职权，从而导致之间的信息脱节，造成决定的失误。因此一个理想中完备的请假程序应该是这样的：劳动者提供请假的相应依据，根据规章制度填写请假单并交予有权审批的负责人（部门），负责人（部门）审批通过后将准予请假的通知交予劳动者，劳动者方可以休假。准假单制度是一种诚信、负责的企业管理制度，能够明确和保障用人单位和劳动者双方的责、权、利。以准假单作为请假和准假的证据，不但能够避免在劳动争议中劳动者陷于举证不能的不利地位，同时也可以敦促劳动者履行完整的请假手续，不要视请假制度为儿戏。同时，对于单位制定的规章制度来说，在负责人审批环节应宜简不宜繁，要求劳动者分级报送，直至必须得到总经理级别批准的规章制度，其合理性在劳动仲裁和法院审理中未必能得到支持。由于人力资源管理部门是依照企业人事管理制度管理劳动者的职能部门，因此不妨将请假和准假的职权也统一授予人力资源管理部门，由该部门直接办理相关手续，并根据劳动法律法规和企业实际生产经营安排确定是否批准劳动者的请假申请，从而避免遇到如上述第二个案例中的类似情况。

还应该指出的是，就请假和准假的具体方式来说，现在除了传统的口头、书面方式之外，在现代化企业中，集成在信息化管理系统中的请假程序或者是通过电子邮件请假的方式越来越多，而电子邮件或者是电子文档也经常被劳动者和用人单位在仲裁或诉讼中作为证据材料提供。虽然《中华人民共和国电子签名法》第五条：“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。。。。。。”已经明确承认了电子文档作为证据的资格，但是《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第六十四条：“以有形载体固定或者显示的电子数据交换、电子邮件以及其他数据资料，其制作情况和真实性经对方当事人确认，或者以公证等其他有效方式予以证明的，与原件具有同等的证明效力”的规定表明，由于电子文档易被修改的特性，只有经过对方确认或者经过公证证明的，方可以作为有效的证据材料从而被采信。而劳动争议案件中的双方，大多数尚不具备主动通过公证等方式进行证据保全的意识。由此笔者提出，是否可以以较易确认的手机短信息方式作为提出请假和准予请假过程的主要或备用载体，并在用人单位规章制度中明确规定，紧急情况下由某一特定号码的手机接受请假的短信息申请，同时以该特定号码发出的确认短信作为已获批准的确认，并在劳动合同中固定劳动者的手机号码。这个方法简易可行，举证容易，而短信息的证明效力也已经多起案件的判决予以承认，因此值得一试。

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