商务部工作职责和工作流程
.
商务部工作职责和工作流程
一、工作职责：商务部主要负责公司工程、销售、办公所需物资的采购计划编制和实施，仓储、库存、物流管理和供货渠道的管理。
1、采购计划的编制
负责根据工程部项目工程标书的技术要求和施工计划要求以及销售部的计划要求编制内部实际采购计划，并按照在满足技术指标的前提下尽可能的压缩采购成本为公司创造利润空间的标准组织采购，及时、准确、快捷的落实到位，保证项目施工过程中的物资供应和销售部门的正常销售活动需要。
2、物资供应：
2．1负责仪器设备、元件、辅助材料、备品、备件、办公用品等的采购供应工作。
2．2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。
2．3及时、优质、优价采购计划中提出的各类物资，优先采购公司的指定合作企业。
2．4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。
2．5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据工程安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。
3、采购物资的入库与结算：
3．1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。
3．2对不合格产品及时退货。
4、供货单位的质量审核：
4．1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。
4．2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
4．3负责制订物资采购工作各项管理制度。
4．4建立可靠的物资供应基地，会同工程部、销售部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。
5、负责企业外委托加工的出入库业务。
6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。
7、完成公司领导交办的其他工作任务。
二、职责权限：
2．1对于未经批准的计划有权拒绝供应。
2．2对于未经验收合格的仪器设备辅助材料有权拒绝办理入库。
2. 3对于未经主管领导签字或有涂改的领用单有权拒绝办理出库。
三、工作标准
3．1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。
3．2根据工程和技术需求计划、产品销售计划以及现有物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、按量地供应公司生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供物资保障。
3．3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。
3．4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或工程施工、销售任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。
3．5根据各部门需求计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。
3．6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均符合规范要求。
3．7加强对采购员的日常管理，杜绝损害企业利益及违章违纪现象。人人做到：
A,操守廉洁
B,掌握市场
C,积极认真
D,适应性强
E,精打细算
3．8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。
3．9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。
四，商务部工作流程
商务部主要负责工程仪器设备、代理销售产品及办公用品、生产相关辅助用料的采购工
作及外委加工工作。
依据工程部下达的设备仪器、辅助材料采购计划，销售部门提交的产品销售计划，各部门提交的物品使用计划及库存报表，商务部计划员分解成内部渠道价格的采购计划，报工程部经理、销售部经理和相关部门审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据公司领导核准下发的物料质量标准及采购渠道，确定供应商进行采购。
产品到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回商务部，物料入库待验。
工程部技术人员负责入库仪器设备、原材料的质量检验，合格后办理入库手续；不合格责成商务部办理退货手续或与供应商协商降价使用。
月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，商务部经理审核签字，仓库保管员填写本批产品规格型号、产地、物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。
为保证采购及时为工程服务同时减少物流成本和中间环节，经工程部同意主要设备仪器和辅助材料可由供应商直接发货到客户处，工程部和销售部分管业务员负责协助接收、验收质量、妥善保管，并同时办理出入库手续，财务入账。
为保证供货质量，公司建立总经理直接领导的供应商评估小组，由工程部、销售部、财务部、商务部等有关部门参与，并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通稳定。