活动策划注意事项总结
筹办活动注意事项
一、活动筹备前期须知
1. 活动宗旨
活动宗旨指的是此次活动所要达到何种效果或产生何种影响，换言之，之后所有策划和执行都是围绕着活动宗旨展开的。因此，对于活动宗旨把握度在整个活动准备中至关重要。
2. 活动主题
活动主题是对活动宗旨的鲜明概括，应视活动的性质，用简洁、富含寓意或双关语等词语标出。一定要与活动宗旨相呼应，不能偏离中心。
3. 活动地点
活动地点的选择必须注意几个方面：1.尽量选择周边交通方便的场所作为活动地点，并且确认停车位数量和位置等信息。2.活动地点场地大小适应当日活动总人数。如当日活动预计人数50，则场地大小定60至70人之间。太大或太小都不适合。3.活动地点风格档次尽量契合活动当日大多数到场嘉宾的身份地位和层次。
4. 活动时间
时间安排首先要确认领导在当天的时间点是否有空。其次，活动开始时间一般以整点或者半点为标准，并须在请帖上注明。如活动有餐宴环节，则活动开始时间应定在正餐时间前半小时左右。工作人员及现场执行人员须提前到场，做好相应准备工作。
二．活动筹备过程须知
1. 制定预算
预算中几个重点包括场地费、餐饮费、奖品礼品费、执行公司费等，如有助兴演出的话，还须另加算演出费。尽量做到不过分铺张浪费，把握住合理性即可。另外，须整理所有活动项目和价目单，制定出一份详细的预算清单。一方面可以清晰分辨每项的支出所需以便申请预算费用，另一方面也助于应对临时发生突发事件而需增加或减少预算项目。
2. 货品采购
采购货品前需要先列一份采购清单，把计划采购的货品种类、数量和市场估价罗列出来，然后寻找出售合适货品的供应商，再根据供应商的货品质量和实际报价来一一比较，最后更新采购清单。货品采购环节需要注意几点，1.采购预算尽量不要超出总采购预算。2.把握好采购金额与活动总预算金额间的比例，尽量避免过分铺张浪费。3.采购过程中务必要求供应商开据正规发票。4.交货期间须仔细检查采购货品的数量和质量。
3. 现场执行公司的选取
在选择执行公司时，最重要的几方面包括：1.该公司是否具有正规广告执行公司的营业许可证。2.该公司是否曾有执行该类活动的相关经验。3.结合现有预算，选择性价比最高的执行公司。
4. 活动流程筹备等工作
与执行公司签订合约后，在整个筹备过程中，最大限度配合其安排流程，并及时提供相应资料与活动主办方的各种相关要求，以便最快速度、最高质量完成活动准备工作。整个活动流程制定过程中，主办方须指定1~2位专员，负责与执行公司接洽，以便及时沟通和了解双发各种要求与情况。
三．活动进行当日须知
1.提前到场监督
1.按照活动规模的不同，执行公司会在活动开始前进行会场布置。主办方专员应提前到场进行现场监督，以应对会场布置中若发生突发事件，能够及时处理或使用预备方案。2.与活动现场的场地负责人认真沟通，确保活动进行中的硬件不出差错，例如桌椅摆放、餐点餐具到位、服务员到岗、现场灯光、背景音乐等不出纰漏。3.若活动中有演出节目，则提醒演出队伍尽快进行彩排、测试设备等工作。此外，提醒现场摄像摄影人员是否准备妥当，例如机位、闪光灯之类设备的调试。
2.重要领导贵宾招待事项
如条件允许，理应为参与活动的领导、贵宾准备贵宾休息室和茶点，避免领导、贵宾过早到场而原地等待的尴尬局面，同时，也可为领导、贵宾需要私密空
间交流谈话提供场所；活动现场的桌椅等，应根据到场领导、贵宾的名单，按照具体情况摆放，并将席卡放到对应的领导、贵宾桌位上。活动期间，领导、贵宾发表演讲的先后次序也应注意，不得颠倒；现场摄像摄影在拍摄领导、贵宾过程中应注意闪光灯等设备亮度。
3.活动中注意事项
活动开始后，主办方专员应继续保持和执行公司的沟通。提前把活动中的所需事物准备到位，同时随机应变，视现场情况而做好多手准备以应对诸如冷场或设备故障等突发事件。
4.活动结束期间注意事项
活动结束后，应待到场嘉宾全部退场后，安排相关人员进行活动会场扫查，检查是否有遗漏贵重物品等。另外，与执行公司和会场出租方等活动供应方确认活动费用的最终数额及结款时间。
四、活动结束总结须知
1、成功之处的总结
2、不足之处的反思