假日值班的要求

　　值班工作是各级党政机关、企事业单位不可缺少的经常性工作，是秘书部门的基本任务之一。假日值班更是重要的工作，须臾不可忽视。假日值班，实际上代表本机关、本部门对外处理各种事务。其中包括机要文件的收发、日常事务的处理等。一些大的机关，机要文件收发都有专门机构处理，不与普通值班相混淆。但是，在小一些的单位，那就得全面处理了。在大中型机关和企事业单位里，普遍采取专职值班制度，设立专门的值班机构（值班室），配备专门值班员，负责本机关的日常和假日值班工作。在小型单位里，则往往采取轮流值班制度。还有一些单位，介于上述两种办法之间，采取专兼职值班相结合的办法，分别负责白天和晚上的值班工作。本文所讲的是中小型单位的值班工作。要做一个合格的值班员，应该做到以下几点： 　　一是要有较高的理论和政策水平。作为单位的值班员，一定要明白，当他坐到值班室的椅子上的时候，他所做的一切，都是代表本单位在工作。这样，他就必须是党和政府各项方针政策的了解者，而且必须掌握得炉火纯青。因为他所遇到的将是各方面的人员，提出的问题也会是五花八门，值班员只有熟练地掌握政策，才能坚决执行党的各项方针政策，才能全心全意为人民服务，既能够很好地为各级领导服务，也能为同级和来访的群众服务。 　　二是业务要过硬。值班员不仅要熟悉本单位的工作任务、职权范围，还要了解本地区、本部门的历史和现状，对于有关的经济、文化、教育等方面的基本情况都要了解和掌握。还要掌握本单位主要领导人的电话、住址；领导分管的工作范围，这样，就可以把问题直接反映给有关领导处理；还有领导秘书、司机等的电话、手机号码、QQ号码，以便及时沟通；还要熟悉本地区主要宾馆、医院、机场、码头、车站以及公安机关的情况，以便客人来了，可以先安排接送，或处理特殊情况。 　　三是树立良好的工作作风和高度的责任心。本着对人和事负责的态度，必须把问题的来龙去脉了解清楚，以便交给有关部门办理；对那些没有把握的问题，那些没有经历过的问题，要慎重处理，千万不要乱发议论，那样往往会造成有关方面的误解，甚至给本单位带来无法挽回的损失。 　　在接待来访的群众时，一定要热情待客、谈吐文雅；办事要问清楚，说明白，周密、严谨。 　　四是严格保密。值班员所接触的内容多数是机密或者绝密事项，因此，要求值班员必须守口如瓶。做到不该说的不说，不该做的不做，不该看的不看，不该听的不听。对于那些机要文件，要妥为保管，不得私自拆阅。 　　五是做好值班记录。俗话说：“好记性不如赖笔头。”值班员一个班下来，有的要接几十个甚至上百个电话，仅凭大脑记忆，是很容易挂一漏万的，因此，值班员必须做好值班记录。值班记录有单独的本子，记录的主要是来电与去电的内容。为了便于开展工作，一般情况下，要记录好如下几个方面的内容： 　　无论是来电还是去电，都要记录下时间，包括年月日时分；来去电单位名称，来去电者的姓名、职务、来去电的电话号码；来去电的主要内容；领导的批示及处理意见；接电话的人签字。 　　现在好多单位都使用电脑记录，那就应该用内网，把电话接入电脑，边接电话边做记录。当值班员因事外出，如上厕所、吃饭等，把电话转移到手机上去，就不会误事了。但回来之后，要马上补上值班记录。 　　六是接好电话。电话是各级机关、单位传递信息的重要工具。作为秘书人员更是要经常地、大量地使用电话沟通信息、联系工作、汇报请示、通告信息。 　　值班室里通常有好几部电话，大型机关甚至有十几部电话摆在一个平台上，值班员必须能够在电话响起后，在几秒钟的时间内，准确无误地分辨开来，并把那部电话拿起来接听。这是基本功。 　　在接电话的时候，一般人习惯说“喂喂喂”，以为挺好的，其实不好。这样听起来不够礼貌。应该在拿起电话机听筒的时候，先问声“您好”，接着，再往下说话。 　　还有，当值班员在接听某部电话的时候，另一部电话也响起来了，要把那部电话看清楚了，是什么颜色的。一般单位多是把主要领导的电话设为红色的，一下子就可以让秘书分开轻重。当你拿起领导的电话前，告诉那位先打进来的人，让他先撂下电话，等一会给他打过去。这样，就可以避免领导的讲话内容失密。如果来电是一般人，谈的又是一般事务，那就可以让第一个或者第二个等等，都可以。不要两部或者三部以上电话一起接，那样会张冠李戴，会出错。 　　有一个值班员，在接听一个电话时，与来电者谈的内容是领导去不去他们那里调研；而另一个来电，问的是领导预定要上他们单位视察，现在因事改了，不去了，来电者询问、证实一下。这个值班员在两部电话里，一边说：“去。”一边告诉那个电话：“不去了。”让两个来电者听得云里雾里，不着边际。最后，值班员急了，反复几次，一个个说，才把话说明白。其实，早这么办，早就好了。 　　值班室的电话绝对不允许私用。因为值班电话是日理万机的，如果是占用了电话，一旦有急事，就没法联系了。某单位一个小伙子，在值班的时候，与自己的女朋友聊个没完，单位领导的电话打不进去，最后，领导和秘书赶到的时候，他还在絮絮叨叨地唠个没完。领导很生气，就把他给撤了。 　　值班员不能离开工作岗位。一旦有事，也要机不离手，不许把值班的事情耽误了。 　　值班员不许把自己的亲朋好友以及不熟悉的人带进值班室。因为这里是各种秘密的发源地。 　　七是处理好突发事件。在接电话的时候，一旦遇到突发事件，如地震、海啸、泥石流、洪灾、战争等，值班员该怎么做呢？ 　　先是冷静地接电话，把有关内容详细记录下来，再转告有关方面。其实，在平时，我们就应该做好预防突发事件的预案。一旦突发事件发生，马上按照预案进行工作。 　　值班员原则上不接待采访。如遇到特殊情况，需要接待采访，必须报告给有关方面，经过允许后，才能够代表单位发表言论。在发言的时候，一定要注意以下几点：一不泄密；二不轻言结论；三不把个人恩怨加进去；四不胡乱发言。在回答一些敏感的话题时，一定要谨言慎行。对于那些热点话题，能够讲明白的，就讲；没有把握的，最好别讲。要灵活机动，不要恋战。能够用一句话表明的，绝不要多说半个字。 　　八是承办好。所谓承办，就是把来电的内容报告给有关的领导和部门，再把领导和部门的批复等意见转告给有关方面。 　　来去电记录以活页为好，但不许随便丢放，要有专门的用纸和统一的格式、统一的编号。来去电记录一般采取一事一文，重要、紧急事项，要及时呈报主管领导批示，不得误报。有时候，因为值班员比较了解事情的真相，知道当事人的诉求，所以，值班员还可以把自己的看法和意见附上，供领导决策参考。 　　对来电内容的落实情况，要搞好信息反馈。凡是上级电话里明确指出要有落实措施、结果并限定时间报告的事项，要按期汇报。对于下级的请示、报告的处理，一定要讲究时效，及时给予解答。 　　九是做好交接工作。许多时候，问题出在交接班上。交班的没讲清楚应该继续办的事项，已经办的办得怎么样了，接班的就无法继续办理，有时候会产生极坏的影响。如某机关值班员在当班的时候，接到一个上级领导来的需要马上办事的电话，他把情况记录下来了，并且着手进行办理。当他办到一半的时候，交接班时间到了，他就忘了交代给下一个接班员接续办理。当上级领导再次询问此事时，得知没有办完，大发雷霆，把这个单位的领导狠狠地批评了一顿。 　　在交接班的时候，应该做好以下几项工作。 　　1.在交接班之前30分钟内，把电话记录和来去电记录整理好。在交接班的时候，向下一班的值班员交代清楚。 　　2.在汇总情况的时候，要学会分类登记：上报的、下传的；立即办的、缓办的；上级来电、下级来电等。 　　交接班的时候，要交代清楚记录本记录情况、电话记录本记录情况、承办情况等。要在交接记录单上签字。姓名、时间要写全。 　　假日值班是一件很辛苦的事情，但也是一项很光荣的工作。值班时，值班员是在代表单位发声，虽然工作平凡，但是影响很大，所以必须做好。 　　（作者单位：辽宁省公文写作学会；辽宁广播电视大学）