金蝶项目管理手册
项目管理手册
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此文档应分发至所有项目成员。如下联络人员负责向相关组织的分发:
目 录(Table of Content)
1. 前言(INTRODUCTION) .............................................................................................. 1
1.1 1.2 1.3
目的(PURPOSE) .......................................................................................................................... 1 文档范围(CONTENT) ................................................................................................................. 1 项目管理计划修定(PROJECT MANAGEMENT PLAN MAINTAINANCE) ....................................... 1
2. 项目概述(PROJECT OVERVIEW) ............................................................................ 2
2.1 2.2 2.3
项目目标 (PROJECT OBJECTIVE) ............................................................................................... 2 项目范围(PROJECT SCOPE) .................................................................................................. 2 项目关键前提及外部依赖(PROJECT ASSUMPTION & DEPENDENCY) ................................. 3
3. 项目基准 (PROJECT BASELINE) ............................................................................ 4
3.1 3.2 3.3 3.4
合同双方的主要职责分工 (CONTRACTUAL OBLIGATION) ...................................................... 4 项目阶段和工作说明 (PROJECT PHASES AND WORK STATEMENT) .......................................... 4 项目交付件 (PROJECT DELIVERABLES) .................................................................................... 7 项目验收程序及标准 (ACCEPTANCE PROCEDURE & CRITERIA) .............................................. 7
4. 项目计划(PROJECT SCHEDULE) ............................................................................ 8
4.1 4.2 4.3 4.4
项目实施方法及途径 (PROJECT IMPLEMENTATION METHODOLOGY AND APPROACH) ............ 8 计划概要 (PROJECT SUMMARY SCHEDULE) .............................................................................. 9 工作任务分解(WORK BREAKDOWN STRUCTURE) ............................................................... 9 项目培训计划(PROJECT TRAINING PLAN) ........................................................................... 9
5. 项目组织架构 (PROJECT ORGANIZATION STRUCTURE) ............................. 12
5.1 5.2
项目组织结构 (PROJECT ORGANIZATION CHART) .................................................................. 12 项目组织职责说明 (PROJECT ORGANIZATIONAL RESPONSIBILITIES) .................................... 13
6. 项目管理规范 (PROJECT MANAGEMENT GOVERNANCE) .......................... 15
6.1 沟通管理 (COMMUNICATION MANAGEMENT) ........................................................................ 15 6.2 问题管理 (ISSUE MANAGEMENT) ........................................................................................... 16 6.3 风险管理 (RISK CONTAINMENT) ............................................................................................. 16 6.4 变更管理 (CHANGE MANAGEMENT) ....................................................................................... 16 6.5 交付件及文档管理 (DELIVERABLE & DOCUMENT MANAGEMENT) ....................................... 19 6.6 质量管理 (QUALITY MANAGEMENT) ...................................................................................... 20 6.6.1 交付件质量管理(Deliverable Quality Management) ...................................................... 20 6.6.2 测试管理 (Test Management) ......................................................................................... 20 6.7 活动管理 ( ACTION MANAGEMENT) ....................................................................................... 20 6.8 争议协调升级程序 (DISPUTE ESCALATION PROCEDURE) ...................................................... 21 6.9 信息安全管理 (DATA SECURITY & PRIVACY(DS&P) MANAGEMENT) ................................... 21
1. 前言(Introduction)
1.1 目的(Purpose)
本项目管理手册的目的在于描述并明确项目目标、项目范围、项目基准、项目计划、组织架构及管理控制等项目管理的主要领域。本手册作为项目组和客户在项目准备阶段的重要交付件之一, 是项目整个实施过程中的指导和参考文件。同时也为项目进行期间后续加入项目的人员提供指导,并且向所有参与项目的人员共享更新的项目最新状态。
1.2 文档范围(Content)
本节内容就本项目手册所包含的各个章节内容加以概要说明:
● ●
项目概述:概述项目目标、项目范围及整体架构。
项目基准:描述项目基准、交付文档及验收标准。作为项目的起始点,列出任务清单以及合同承诺的交付产品,以及认可条件。
●
项目实施方法和途径:描述项目实施方法、途径、项目集成计划(IPP),以及工作任务分解。
● ●
组织架构:描述项目组织架构、人员构成和各方职责。
管理控制:描述在项目实施过程中所提供的各种管理方法和控制方法,包括沟通管理、问题管理、风险管理、变更管理、交付件及文档管理、质量管理、服务等级承诺、测试管理、开源软件管理、信息安全、争议协调升级程序等。
1.3 项目管理计划修定(Project Management Plan Maintainance)
本手册将在整个项目实施期间被采用。在项目合约、项目计划、组织架构以及管理控制等环节出现影响项目整体实施的情况,并且引发重大变更时,本手册需进行修订并经合同各参与方共同确认和审批。
2. 项目概述(Project Overview)
根据实际情况填写。
Sample:
金蝶软件(中国)有限公司(以下简称:金蝶公司)作为国内知名管理软件厂商,非常看重与XXX公司这样的战略客户的合作,金蝶公司将全力帮助XXX公司信息化建设工程取得成功。
为了确保XXX公司项目按期达标且顺利实施,作为ERP系统软件供应商,金蝶软件(中国)有限公司将根据XXX公司企业管理的实际情况,运用金蝶“Kingdee Way”EAS实施法,为XXX公司实施提供一整套规范、科学的系统实施方法和实施方案,并建立完善的售后服务体系,由金蝶团队经验丰富的实施顾问,对XXX公司项目进行支持。
2.1 项目目标 (Project Objective)
时间达成目标。
Sample:
为了进一步改进XXX公司的行业管理和经营管理水平,满足XXX公司参与市场竞争的需要,XXX公司通过EAS ERP项目的实施,搭建一个综合性的公司信息化平台,保证整个公司内的物流、资金流和信息流畅通无阻,并且能够随时了解和查询公司内管理状况。通过系统的实施,优化业务流程和资源配置,降低运营成本,从而维系更密切的客户关系,全面提高内部协调力度、整体营销能力和获利能力。
1. 建立起一套规范的采购、销售、仓库、计划、生产管理体系,严格控制物流、生产的每一个环节。
2. 建立起一套准确的基础资料信息,有效管理公司各类资源,提高企业市场竞争力。 3. 建立起适合公司发展的规范业务流程,形成一套自我管理监督机制,有效避免管理上的漏洞,使公司得以良性健康发展。
其中各个阶段的阶段实施目标请参见项目实施策略。
2.2 项目范围(Project Scope)
根据工作说明书以及项目准备阶段和客户取得的共识填写。 1. 模块范围
项目实施的系统模块包括:(举例) 采购管理系统 销售管理系统
仓存管理系统 质量管理系统 存货核算系统 ••••••
2. 实现业务功能范围 3. 组织范围 4. 报表设计范围 5. 客户化开发范围
2.3 项目关键前提及外部依赖(Project Assumption & Dependency)
项目关键前提假设。
3. 项目基准 (Project Baseline)
3.1 合同双方的主要职责分工 (Contractual Obligation)
根据实际情况填写。 参考3.2 sample.
3.2 项目阶段和工作说明 (Project Phases and Work Statement)
根据项目情况填写。
3.3 项目交付件 (Project Deliverables)
参考3.2 举例.
3.4 项目验收程序及标准 (Acceptance Procedure & Criteria)
EAS产品实施服务,当交付作品已满足工作说明书中规定的接受标准或接受程序时(及双方收到甲方客户的相关确认),或者当甲方已实际使用交付作品时,无论以上哪种情况先出现,均视为甲方接受交付作品。如工作说明书中未规定接受标准或接受程序,则交付作品在提交给甲方时被视为接受。
根据实际情况填写。
举例;
本项目采用分阶段提交成果和验收的方法。在得到本阶段成果的确认以后,再开始下一阶段的实施工作。以保证项目始终在实施双方意见一致的前提下进行。
项目阶段验收将根据双方确认的本阶段实施目标,工作计划和提交的阶段工作完成报告作出结论。
在金蝶方书面提出验收申请之日起,XXX项目经理(或其授权人)应在5个工作日内,书面签署确认报告或向金蝶项目组提出优化的建议。
4. 项目计划(Project Schedule)
4.1 项目实施方法及途径 (Project Implementation Methodology and Approach)
实施方法论概述. 举例:
[图:项目实施方法论]
项目定义——目标定义 蓝图设计——目标分解 系统实现——目标实现 上线支持——客户价值实现
四步实施法中每一步都详细进行了任务分解,定义了每个步骤具体的工作内容、工作时间、工作方式、责任人、工作成果等。
4.2 计划概要 (Project Summary Schedule)
本节描述项目从启动日起的总体实施进度安排,重点关注项目多条进程的关系和里程碑及相关说明.
举例:
考虑到XXX公司生产规模及布局复杂性及各个部门在计算机应用方面的基础,建议EAS系统采用分步实施的总体方案和原则,基于目前对项目情况的了解,制定了第一步项目实施的明细计划。后期项目实施计划请参照工作任务主要节点;在后期实施工作开始前,出具明确的实施计划。
第一阶段 项目定义(2011-01-01---2011-01-16) (内容)
第二阶段 蓝图设计(XXXX-XX-XX---XXXX-XX-XX) (内容)
第三阶段 系统上线(XXXX-XX-XX---XXXX-XX-XX) (内容)
第四阶段 上线支持(XXXX-XX-XX---XXXX-XX-XX) (内容)
4.3 工作任务分解(Work Breakdown Structure)
WBS.
参考第一阶段编写的项目实施计划。
4.4 项目培训计划(Project Training Plan)
举例:
培训策略
金蝶在项目定义(准备)阶段提供中高层培训一次, 在蓝图设计阶段提供产品培训一次,除此之外的产品培训由XXX项目组成员负责执行,金蝶提供指导。
产品培训使用由金蝶提供的教材。 培训参加人员要求 中、高层管理人员:
项目相关的XXX的中高层领导 具有推动项目的热忱、熟悉业务
有一定的时间保证,并在培训后能对本单位的实施提供指导 关键用户:
具有一定的计算机知识,能够熟练操作计算机 具有优良的沟通能力、熟悉与本部门相关的业务运作 对项目具有高度热忱,有克服挑战的信心和能力 服从工作分配、具有团队精神
有足够的时间和精力投入到本项目的工作中 最终用户:
具有一定的计算机知识,能够熟练操作计算机 依据未来业务流程进行工作的系统操作人员 具有良好的沟通能力、熟悉本部门相关的业务运作 工作态度认真、服从工作分配、有团队精神 培训内容
5. 项目组织架构 (Project Organization Structure)
5.1 项目组织结构 (Project Organization Chart)
参考SOW. 举例:
项目实施是一项系统工程。实施工作将牵涉XXX公司的各个层面,包括业务流程、日常管理等。为了确保项目实施按计划、目标、质量进行,首先必须要成立项目领导小组和项目实施小组,全面领导和组织项目实施工作。另外,金蝶软件公司也将配置相应的实施支持小组,提供现场实施咨询和指导。项目组织管理图:
XXX公司
1. 项目领导小组(客户方)
项目领导小组成员一般由双方公司的管理层成员担任项目负责人,直接调配双方的资源来推动项目的进度。组员应由各个业务负责人和技术负责人担任。项目领导小组将全面负责项目的商务谈判、实施计划、需求确定、进度安排、验收标准确定等项目整体进度方面的目标制定和工作的原则性指导,同时兼顾双方工作的协调,为保证项目实施的顺利进行和实施过程中所产生问题的解决,领导小组应当定期举办实施工作会议,在会议中双方共同协调各方面的资源,解决实施
金蝶公司
过程中发现的各种疑难问题。
Kingdee Way实施方法论建议项目领导小组组长由总经理或副总经理负责,成员包括企业相关业务领域的高层主管及关键部门的主管。
2. 项目经理
对项目成功有关键影响的人员。项目经理必须具备项目管理的技能和开放的思维,积极主动的改革精神。要求项目经理在项目实施中,应有条件投入80%以上的时间在项目的管理,以及项目小组与外部的关系协调工作等。同时要求项目领导小组应授予项目经理与项目的要求相一致的权力。
3. 项目核心实施小组
这是开展具体项目实施的工作小组,成员由项目领导小组选拔,由项目经理直接领导。项目核心小组必须由项目有关的各职能部门的关键人员组成。在项目实施期间他们要分出正常时间(至少90%),用来直接投入到与项目有关的工作上,这些人员必须是真正熟知各自业务的关键人员。核心实施小组成员必须思想开放且具有创造性。
金蝶项目组织
项目领导小组组长兼项目总监: 客户经理: 项目经理: 实施顾问: XXX项目组织
项目领导小组组长兼项目总监: 项目领导小组副组长: 项目核心实施小组:
5.2 项目组织职责说明 (Project Organizational Responsibilities)
参考SOW.
举例:
6. 项目管理规范 (Project Management Governance)
本项目使用WWPMM, 作为本项目管理规范。
6.1 沟通管理 (Communication Management)
根据实际情况填写。会议管理,报告管理。 举例: 沟通方式
1. 项目经理在每周一上午提交项目周报给: 项目组长 项目总监; 项目成员;
2. 每月一次项目进度审核会议(月度): 会议主持:项目经理
主要参加人员:项目组长或项目总监
会议内容:汇报项目进展情况,对项目过程中的未决重大问题进行确认。 3. 每周一次项目进度审核会议(周): 会议主持:项目经理
主要参加人员:项目总监、系统实施组 时间:每周五下午
会议内容:对上周项目过程回顾及对下周项目计划的讨论和确定 4. 可根据需要,不定期举行上述会议。
会议结束后应提交《项目进度审核会议纪要》,内容要包括如下几方面: (1)任务的当前状况(人员、进度等);
(2)对以前明确的问题的解决进展; (3)自上次以来的问题或潜在的问题; (4)计划纠正措施;
(5)下一报告期内预期实现的里程碑。 工作流程:
1. 根据实施计划、实施方案与前期项目准备工作计划制定月工作计划; 2. 根据月工作计划制定周明细工作计划;(工作任务书) 3. 将本周工作计划用邮件系统分发项目组全体人员;
4. 项目组工作人员根据工作计划开展工作并提交工作成果到双方项目经理处; 5. 双方项目经理及时了解工作完成情况并共同讨论是否调整下一步工作计划; 6. 每周五下午双方项目组召开会议,检查本周工作完成情况并制定下周工作计划; 7. 每周一用邮件形式通知项目领导小组项目工作计划的执行情况与本周工作计划; 8. 每月末通过会议形式召开项目领导小组成员参与的工作计划检讨会议,提交本月的工作计划完成情况报告与下月工作计划;
9. 当项目出现比较重大的特殊情况时,可不定期的召开项目领导小组会议,协商解决方案。
6.2 问题管理 (Issue Management)
问题通过【EAS01_02_问题跟踪记录表.xls】记录和跟踪。通过项目组周例会进行审核解决情况。
6.3 风险管理 (Risk Containment)
问题通过【EAS01_02_风险跟踪记录表.xls】记录和跟踪。通过项目组周例会进行审核解决情况。
6.4 变更管理 (Change Management)
在执行项目工作说明书时,如果发生项目范围、执行时间或人员需求的变动,由项目经理根据以下和客户签署的变更流程进行处理, 并将新的项目范围、执行时间计划及新的人员计划安排,提交金蝶项目管理办公室(PMO), PMO将跟踪和控制内部的变更管理。
举例:
信息化建设及EAS系统的实施工作是一个由浅入深的过程,随着项目的展开,双方人员对业务及系统认识的加深,必须产生少量新的需求在初始确定的实施范围之外,由此将引发实施范围和实施计划的变更。
变更控制是通过有序地管理变更来稳定开发过程、减少项目风险。本程序的制定是为了检查所有的变更请求,决定哪些需要实施、哪些需要推延、哪些需要否决。在得到对方的认可后,进度和成本将相应地做出调整。一个有效的变更控制程序对于避免项目延期和超支是必要的。
为使确保项目如期按质完成,加强关键用户的责任感,促使项目组成员及关键用户能在初期较深入了解该项目和系统对业务要求等,以保证在项目实施初期能对项目有较完整规划,项目实施范围变更应严格按下图(图需求变更控制流程图)要求进行实施范围变更。
实施范围变更流程图 流程图说明: 1) 申请阶段
发起新需求申请可以是项目组成员,也可以是关键用户(即,业务处理关键人员)。发起时需认真填写《变更申请表》(REQUEST FOR CHANGE,以下简称RFC)(参见以下图),并需与所在部门负责人确认需求。部门负责人确认需求后须签字后方可交项目经理。
变更申请表
2) 受理申请
项目经理将在接到RFC的三个工作日内确认收讫,并说明分析RFC,做出相应的工程变更建议书(ENGINEERING CHANGE PROPOSAL,以下简称ECP)所需的时间。如果金蝶是接收方,金蝶可对RFC分析报告以及ECP进行收费并以书面形式告知客户收费标准,金蝶将于客户同意收费标准后三十天或双方协定的时间内,对RFC进行分析研究并做相应的ECP。
ECP将就RFC中所提出的变更对整个项目的影响做出以下几方面的说明: 基本变更-文件的增改和删除;
软件设计-程序编码的增加、修改和删除; 测试项目-测试计划、测试和重新测试的修改;
系统性能-确认修改项目对系统性能的影响以及增加或改装其它机器是否必要; 培训-培训计划、课程准备及教材; 其他材料-列出所有其它材料; 人员需求-确认增加其他人员的必要性;
进度-项目进展情况、交付件的进展速度和协议的终止日期; 可能的费用;
3) 需求评审
申请方项目经理需对ECP进行书面确认。任何双方项目经理不能解决的争议将提交项目领导小组审议。
在申请方项目经理确认后,如果修改涉及项目合同或费用,还需由项目领导小组批准。 批准后的ECP将以“工程变更建议书”的形式列为本工作说明书的协议,同时取代前期
的任何相冲突的协议;
✓ 为避免因个别非关键需求对项目造成拖期等,评审原则为要事优先,即非关键业务、对
工作量影响不大的等的需求不在本期处理的原则;
✓ 本期处理的需求须纳入计划,并做出计划调整、资源分配等相应工作布暑;
✓ 凡纳入下期归划的,应记入备忘录,并对该项需求进行详细了解,初步形成解决方案。
6.5 交付件及文档管理 (Deliverable & Document Management)
举例:
实施金蝶EAS系统是一项复杂系统的工作,为了保证项目的最终成功,必须在项目的每一个阶段都进行严格的控制。而项目的文档是项目工作过程及结果的反映,是项目控制的依据,同时也是“知识转移”的关键载体,因此必须对项目整个过程都要充分文档资料化。
作为项目管理最佳实践的一部分,项目文档应该在一个集中且可控的环境内统一维护。这不仅可以保证项目文档的标准化,更重要的是这种方式为项目相关人员的知识共享提供了一个便捷的平台。本项目的文档统一在XXX项目文档管理服务器内维护,具体的地址是:
6.6 质量管理 (Quality Management)
6.6.1 交付件质量管理(Deliverable Quality Management)
项目按照工作说明书执行,交付件采用分步(实施的三个步骤)签收及最终的整体验收结合的方式。严格按照项目定义的EAS方法论进行。项目经理按照6.5规定,及时提交工作件,由金蝶项目管理办公室(PMO)检查。同时,金蝶实施团队定期对个子项目的流程执行情况进行跟踪分析,分析结果和建议,通知本项目PMO, 由PMO监督落实整改措施。
6.6.2 测试管理 (Test Management)
项目采用业界标准的分步测试方式论以保证EAS的成功实施和上线。 功能测试
实施顾问按照项目定义的各个业务功能进行单独的单元测试. 集成测试
实施顾问按照业务流程进行跨模块的集成测试. 用户测试
最终用户按照业务的需求进行针对性的模拟和测试.
6.7 活动管理 ( Action Management)
根据实际情况填写。
6.8 争议协调升级程序 (Dispute Escalation Procedure)
根据实际情况填写。
6.9 信息安全管理 (Data Security & Privacy(DS&P) Management)
本项目的信息安全管理,由指定的金蝶项目管理办公室(PMO)安全管理员计划和监督完成。主要活动包括:
◆ 新员工DS&P Awareness & Project Specific Training ◆ 个人保密协议的签署 ◆ ID管理
◆ On/Offboard 管理 ◆ 安全计划及SOD管理
◆ 定期的工作场所和PC安全检查 ◆ 定期的管理层信息安全情况汇报