如何加强社区档案工作
如何加强社区档案工作
社区是我国城市改革和社会发展的产物, 作为城市建设和管理 的基层组织 , 社区与当地社会 、 政治、 经济、文化等有着密不可分的联系。 随着社区建设的有序推进,社区档案工作的重要性日益凸显出来。利用科学规范的原则和方法管理社区档案,对全面加强和提高社区综合服务功能,有着极其重大的意义。全面加强社区档案工 作, 是社区发展和城市管理的需要, 也是实现档案服务机制创新的需要。
一、社区档案工作现状
临潼区从 2 0 0 3年 6月开始,先后分三批在 2 0个街 道组建了3 8个社区。 这些社区中, 社会型社区3 5个, 单位 型社区 3个。 从地域分布看, 城区所辖的骊山、 秦陵两个街 道有社区 1 4个, 占全区社区总数的 3 6 . 8 %; 新丰、 代王、 斜口、行者 4个街道有社区 1 0个,占全区社区总数的 2 6 . 3 %; 其余 1 4个街道各设 1个, 共 1 4 个社区, 占全区社 区总数的3 6 . 8 %。 目前, 配备社区管理人员2 3 1 人, 管理居 民近 2 0万人。由于受地理位置、 经济状况、 人 口分布等因 素影响, 社区管理工作差异较大, 社区档案工作相应呈现 三个不同层次状况。
1 、 单位型社区和城区设立较早的社区, 档案工作整体比较规范、 机构健全、 管理到位, 配有兼职档案员, 档案业务工作
从归档、保管到利用都能严格执行有关要求和标准 , 把档案工作纳入社区工作规划, 初步达到了社区档案工作与各项工作同步发展。
2 、 部分社会型社区由于受地域条件、 人力、 财力多重因素制约, 对社区档案工作重要性虽有一定认识, 但业务管理一般 , 除行政文书档案、 城镇居民低保档案、 财务档案外 , 其他方面的档案工作尚未完全开展。
3 、基层边远社区由于组建时间短 ,各项工作起步较慢, 受自然地理环境、 办公条件限制, 人员不足、 设备简陋、业务单一, 档案管理工作处于初始起步状态。 二、 社区档案工作存在的问题
1 、 思想认识不足, 重视不够。不少社区把档案工作未列入议事日程 , 误认为档案工作好与差对社区工作大局影响不大 , 甚至把社区工作与档案工作割裂开来。在具体工作部署上 , 只注重繁杂事务处理和上级任务的完成 , 而忽视档案资料积累和相关图片、 声像、 实物的收集; 档案管理人员不稳定 , 档案工作职责未落实; 工作人员档案意识缺乏, 对做好社区档案工作重大意义认识不足。
2 、 档案业务不熟, 管理缺失。由于社区整体工作起步迟, 工作人员由街乡基层单位选派, 多为新手, 业务能力参差不齐,特别是对档案基础知识和基本要求了解不够, 对档案资料的收集、 整理、 分类、 归档不甚规范, 许多有价值的文件、 材
料不能及时归档。档案收交、 查阅、 利用等管理制度不健全 , 缺乏约束力。
3 、 基础设施落后 , 档案散失严重。由于社区办公经费紧张 , 基础条件不到位。不少社区没有专门的档案室、 档案柜; 有的社区档案资料管理不严, 缺乏专人统一管理, 档案资料分散保存问题突出, 造成档案材料散失甚至损坏。
三、 社区档案工作对策
1 、 加大宣传力度 , 不断增强社区档案工作意识。制定社区档案工作宣传方案, 确定宣传内容和方式, 每年至少开展两次档案进社区宣传活动, 把《 档案法》 及档案管理法律 、 法规的宣传作为一项长期的任务来抓。采取举办档案展览、 组织档案知识讲座 , 利用广播 、 电视媒体等多种形式、 多渠道、 全方位组织宣传活动。逐步教育、 引导社区工作人员、 居民对档案工作重要性的认识。配合社区中心工作, 积极提供档案利用, 利用档案实例展示效果, 营造档案工作良好氛围。建立社区档案工作责任制, 把社区档案工作纳入所在街道目标管理考核范围,做到领导、人员、 职责、 任务、 措施“ 五落实” , 不断增强档案工作责任感。
2 、 加大工作力度 , 努力提高社区档案工作水平。加强社区档案规范化管理, 严格按照省、 市社区档案管理办法,落实社区档案管理各项职责。 对社区文件材料的归档与整理, 都要严格执行有关标准和要求。社区档案管理人员, 要熟练掌握各类
档案特点,了解档案收集的方法和途径, 提 高归档率。要做到分类科学、 组卷合理、 编 目清晰、 便于利用。继续做好社区档案目标认证工作, 严格坚持认证标准,有 目的的培养- -~ L L 社区档案工作先进典型 , 示范和带动一般。建立健全社区档案工作制度和档案工作人员行为准则, 用制度规范和约束社区档案管理工作。同时, 加强社区档案基础设施建设 , 改善档案管理条件 , 保证办公经费, 全面提升社区档案工作水平。 3 、 加大培训力度, 全面培养社区档案管理人员业务能力和综合素质。多层次开展业务培训, 普及档案工作基本知识。区档案部 门可联系民政、 卫生、 人社局及街道办事处, 坚持每年组织 1 ~2次档案业务培训会, 有针对性开展形式多样的培训活动, 促使档案管理人员尽快掌握档案管理基本知识和基本技能。发挥档案学会作用, 定期举办档案学术研讨活动, 积极组织撰写档案业务论文, 不断提高街道、 社区档案管理人员理论水平。有条件的可组织社区档案人员参加国家级档案业务高层论坛, 增长见识。稳定社区档案工作人员队伍 , 提高业务素质。对长期在档案岗位工作人员,可组织他们参加各级档案专业技术职务评定, 达到相应标准的可颁发档案专业资格证书。 4 、 贴近社区, 服务民生, 推进社区档案工作稳步发展。 档案部门要依据社区工作的性质和特点, 贴近社区、 服务民生, 努力把社区档案工作融入社区建设之中。 社区档案工作的多重性, 决定了社区档案内涵的多样性。 要促进社区档案工作的快
速健康发展, 首先, 以抓好城镇居民低保档案、 健康档案为突破 口, 拉进社区档案与居民之间距离, 保持密切联系, 增强档案工作的感召力。其次 , 档案利用服务进社区,区档案馆、 街道档案室把馆藏档案指南, 馆藏开放档案目录送进社区,把涉及居民切身利益的已公开现行文件送进社区, 如城镇低保 、 养老、 医疗保险、 残疾人、 下岗失业人员再就业等现行文件收集整理, 提供给居民参阅, 扩大档案实际利用效应。 第三, 档案指导服务进社区, 根据社区工作实际, 帮助指导档案人员把社区党组织、 社区成员( 代表 ) 大会、 社区居民委员会及社区党群工作、 居民自治、 街政建设及经济活动中形成的不同形式的档案收集、 整理、 管理、 统计、 利用好。帮助指导基层起步较晚的社区, 把档案基础工作做好。