时间管理方法

一、浪费时间的因素

计划

没有目标、优先次序、每日计划；经常变换优先次序；搁置未完成的任务；消防式或危机式管理；自己不确定最后时限；试图完成过多的工作或不切实际的时间预算。

组织

多头领导；混淆职责与职权；重复劳动；个人混乱或办公桌上杂乱无章。

人力

指挥没有应变措施；不能驾驭争执；不能协调合作；缺乏激励；无效的授权；陷入日常事务；凡事样样插手。

控制

电话打扰；顺便来访的 人员；信息资料不全面；没有标准或进度报告；缺乏自我约束；过多控制；错误或无效的 行为；宽恕不称职的行为；不善拒绝。

讯息联系

频繁的会议；不足或不清楚或过多的 讯息联系；不 倾听意见；社会交往。

决策

仓促的决策；优柔寡断或拖延要求得到所有事实。

二、浪费时间因素具体分析及消除方法

之一：电话打扰

1、 不了解严重性→做电话时间记录。对电话来源内容好和原因作估计。

2、 处理电话无计划→制订阻挡、委派、合并的计划。

3、 喜欢社会交往→在其他场合进行社交严守工作的优先次序。

4、 自负→客观看待自己，勿过高估计你 对别人的 作用。

5、 很想接电话→把为工作和为社交打电话加以区别。

6、 没有躲避电话的 计划→闭门谢客；秘书阻挡；确定打电话的具体时间。

7、 想 保持消息灵通→在有计划、更可靠的 基础上实现。依靠管理小组。

8、 对细节感兴趣→认清卷入细节的危险。从例行公事和细节中解脱出来。

9、 安装和使用自用电话→授权。

10、缺乏授权→更多授权，直接询问直接责任人。

11、未列出讨论项目→自己来组织。做出通话计划。列出讨论要点。

12、下属依赖性太强→拒绝ti4他们决策。鼓励首创精神。允许犯错误。

13、事实不完备→事先准备。

14、唯恐冒犯别人→不要过于敏感，精力集中于优先的工作。

15、缺乏自我约束→制订计划，实施，监督进度。给秘书或助手指定责任。

16、无法结束谈话→预先设置谈话时间（“我们只能谈几分钟”）、暗示谈话时间（“在我们挂上电话以前。。。。。。”）、直言相告（“对不起，我现在必须走了”）

17、不切实际的时间预算→让秘书提醒紧急事项或用闹钟提醒。

18、缺乏管理自己秘书的能力→学习。制订计划。实行。训练或调换训练有素的秘书。

19、阻挡电话无效→分析问题。制订计划。与同事们讨论以避免吃惊和冒险。与秘书讨论以增进理解和信心。实行计划，支持秘书。

20、没有秘书→根据工作需要确定是否需要秘书，否则使用隐蔽工作点。切断电话线。

21、打错的电话→配备人员名单与电话号码表。让全体人员皆知。

22、职责不清→澄清。

23、“详尽答复”政策→是对时间和才能的浪费。修改或取消此政策

24、落后的电话系统→改进。

之二：顺便来访人员

1、 不了解严重性→做来访时间记录（公事和私事：预定的和未知的）。对来访内容和

原因做估价

2、 处理采访无计划→制订阻挡计划，安排约会。

3、 自负→客观看待自己，不高不低。

4、 喜欢社会交往→这是你对别人的作用。在其他场合进行社交，严守工作的优先顺序。

5、 有会客的欲望→把为工作和为社交去会客加以区别。

6、 没有躲避来访的计划→实行“闭门谢客”，秘书阻挡，隐蔽的工作地点。

7、 想保持信息畅通→在有计划和更可靠的基础上实现。

8、 对细节感兴趣→认清卷入细节的危险。

9、 唯恐冒犯别人→不要过于敏感。

10、 缺乏授权→更多授权，直接询问责任人。

11、 替下属决策→只做其不能做的决策。不做已授权别人的事。

12、 要求或期待下属过多地征求你的意见→实行例外管理。只期待偏离计划。

13、 无法结束来访→把他打发办公室去。在办公室外见面。预先限制其来访时间。

预示见面结束（我离开前还有事吗？）。利用秘书提醒你。直言相告。站起来到门口去。

14、 不切实际的时间预算，外部的→对一天的来访者记录并预估时间

15、 开门办公政策→并非意味着有形的开门，而是欢迎需要得到帮助的人。集中一

段时间“闭门谢客”。

16、 阻挡来访无效→训练秘书学会阻挡来访者。把秘书放于易阻挡处。

17、 没有秘书→依据实情确定配还是不配，或找兼职人。

18、 找错门的来访者→训练接待员。告知别人。

19、 职责混淆→澄清各自职责，公布。

之三：会议

1、 没有目的→确定目的后再开会。

2、 没有议事日程→确定日程（口头或书面）

3、 与会者不当（过多或过少）→只接纳需要出席的人

4、 开会时间不当→选择合适时机。

5、 地点不适当→避免打扰，物品充足，距离适当。

6、 没有计划→安排适当的计划。

7、 会议过多→检查是否有必要定期开会或适当消减开会时间

8、 会议过少→估计参与管理、信息交流和协调合作的需要。相应安排。

9、 不全面 的会议通知→包括预期的 建议和必备材料。

10、 不按时开会→按时开会，不等迟到者。

11、 社交活动→把其留到更恰当的场合。工作第一。

12、 允许打扰→除非非常紧急，一般不允许。传送信息要再中间休息和午餐时进行。

13、 偏离议事日程→坚持议事日程，抵制各种“秘密议事日程”

14、 未规定结束时间或给议题分配时间→根据议题重要性合理安排时间。

15、 要求别人陪会→预期任务完成即可离开。

16、 犹豫不决→专注于目标，果断决策。

17、 没有足够的信息盲目决策→会前收集、会中征集，使用它。

18、 不按时结束会议→按时结束。

19、 未做会议总结→做出总结，统一思想，分配任务。

20、 没有会议记录→记录决议，分派事项和最后时限，当天分发。

21、 没有贯彻→坚决贯彻，下次会议前首先以“尚未结束的工作”为议题列出未完

成事宜。列出现状报告。

22、 目标完成后仍未解散相关组织→清理名单并解散

之四：危机管理

1、 不了解重要性→做危机时间记录，分析根源、原因、严重性、及可控制的因素。

2、 缺乏计划→把各种危机及原因分类，估计出现的可能性，制订预防措施。

3、 不善预测→有所准备的行动总比事后补救的行动更有效。

4、 计划过多→适当减少，留处时间应付危机。

5、 反应过头→方法：适当忽略小问题；适当授权；只抓重要事。

6、 预防式管理→预防比补救更可取。

7、 拖延（外在的）→完不成任务，有消弱判断力的内在危险。

8、 不切实际的时间预算→预加20%的时间，事情比想象的花的时间多。

9、 频繁变换优先次序→意味着搁置未完成的任务，损伤士气，减少变换次数。

10、 机械故障（人的错误）→迅速调整，采取措施。

11、 下级报喜不报忧→思想动员，组织讨论。强调危害。

12、 不充分、不准确、过时的信息资料。→确定有用资料，改善信息系统，保障渠道畅

通。

13、 忽略一个决策的消极后果→分析并制订计划

之五：缺少目标、优先次序、每日计划。

1、 不了解重要性→认识重要性。

2、 缺少制度→建立计划表。每日目标，优先次序和最后时限，查看工作记时表。

3、 没有制订计划的时间→安排时间，提高做事效率。

4、 危机定向（假定危机不可避免）→承认失误，事先预测。

5、 没有目标也能成功→可能会成功，但不是由于你的行动。有计划的结果更能预知成功。

6、 缺乏自我约束→制订月目标、优先次序、每日计划，秘书或助手监督，评价效果。

7、 行动定向（宁愿行动不愿思考）→知道做 什么可以使你成功一次，而知道为什么做可

以使你成功多次。先思考后行动。

8、 害怕承担义务→目标即义务，你成功以后也意味着知识。

9、 缺少工作说明→明确了则更容易执行。

10、 未确定任务的优先次序→很重要，应确定。

11、 认为紧急事件会破坏计划→若紧急事件在重要工作之后发生，则会减少损失。 之六：办公场所混乱

1、 不了解重要性→认识重要性。有意识记录因此而丢失的时间。

2、 缺乏制度→设立备忘录，将各种文件归档。

3、 自负→自视为繁忙、重要和不可缺少。犹豫不决、拖延、不可靠、优先次序不清、找不

到文件往往误事。

4、 害怕失去控制→计划表和进度表更为有效。

5、 担心遗忘→同上。

6、 没有授权→充分授权，让别人得到经验。

7、 允许各种打扰→阻挡。留时间完成工作。

8、 搁置未完成的工作→逐项完成工作，不多头开工。

9、 拖延（犹豫不决）→按优先级完成事项。实时处理文件；一次性处理文件。

10、 阅读速度慢→有选择地阅读。只浏览要点。学习快速阅读。

11、 缺乏目标、优先次序和每日计划→制订并执行计划。

12、 任务安排得不适当（外部的）→按优先次序和符合实际的时间预算进行安排。

13、 不得力的秘书→训练秘书整理文件。

14、 没有阻挡→秘书将闲杂人等拒之门外，，部分事情交其他人代替。

15、 没有秘书→减少书面工作。简化批复。只保留必须的文书。

16、 人员不足→鉴定问题。研究是否有增加人员的必要性。

17、 文件过多，便函多，讯息过频→口头通讯，强调简洁，减少信息量。

之七：无效授权

1、 不可靠——害怕失败→承认。认识到风险是固有的，允许犯错误，从错误中学习。

2、 下属缺乏信心→训练，提高，信赖。

3、 让自己陷入细节和例行公事→充分授权，不干预，摆脱细节。

4、 有职无权→职权相应。

5、 不清楚、不全面或混乱的指示→保证各种指示清楚、完整、不含糊。要求下属复述一保

证理解。

6、 嫉妒下属的能力→客观认识自己。提高自信心。培养接班人。

7、 自己能够把工作做得更好→降低可接受的标准，不以自己的工作水平为标准，避免至善

主义。

8、 “执行”比“管理”更舒服→认识实践导致成功，适当控制。

9、 希望每个人“了解全部细节” →不可，没必要。、

10、 未采取适当的控制措施→建立各种计划，详细的时间表，进度报告，最后时限检查。

11、 控制过度→放宽。强调完成目标的方法和程序。测定效果而不是活动。

12、 没有贯彻→检查进度，及时纠正。

13、 人员不足或下属过于劳累→限制期望的事情并减少下属职责。

14、 不适当使用未经训练的职员→招收、选择、训练。

15、 上交问题→拒绝替代决策，但可以帮助。

16、 问题不清楚→弄清问题，真诚沟通。

之八：即刻想干的事太多