我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题及对策

作者：孟世恩梁博

档案学研究 2003年03期

　　一、我国档案信息网络一体化建设中存在的主要问题

　　档案信息网络一体化建设是一个大规模的信息基础工程，它需要以国家强大的技术实力和经济实力以及较高的社会文明程度为后盾。在档案信息网络一体化建设方面我们存在着以下主要问题：

　　（一）档案网站处于孤立、分散状态之中。

　　从我国已建立的20多个省级档案馆网站上看，其大多数网站仅建立了相关站点的简单链接，“联网处于低层次、低水平阶段，即只提供了查找的线索（网址），总体上仍是相对孤立与分散的。”（注：段荣婷：《论国际档案界档案信息网络一体化发展趋势》，《档案学研究》2001年第5期。）用户登陆一次网站，并不能对全国档案信息进行检索。造成这一情况的原因是：

　　第一，我国尚未制定可行的档案信息网络一体化建设的整体规划，因此，各档案馆把重心放在了各自网站的建设和维护上，而很少考虑与其它档案馆、室合作和实现网络互联。

　　第二，在档案数据库结构、信息存贮和著录格式、软硬件配置、网络体系结构、信息处理界面等方面，国家标准尚未出台。因此，各档案网站在这些方面很难做到统一，致使用户在查找信息前，必须了解每一个数据库的使用方法，不易实现资源共享。

　　第三，档案信息不同于其它信息的一个显著特点是原始记录性，相当一部分档案信息涉及国家机密、商业机密和科技机密。档案收藏部门对这些信息的提供利用有严格的控制，但网络的开放性和互联性扩大了信息的传输范围和传输渠道，使信息可控性降低。许多档案馆、室对于把档案信息纳入国家档案信息统一网络所带来的信息安全度和可控程度存有疑虑，不愿加入一体化网络。

　　（二）档案数据库资源相对匮乏。

　　高质量的档案数据库是建设档案信息网络的基础。我国现有的大部分档案信息网站所依托的数据库资源不够丰富，导致网站主页仅包括服务指南、馆藏介绍、开放档案目录之类的栏目，用户要想获取更详细的信息，必须亲自到档案馆查询。档案数据库建设滞后成为我国档案信息网络一体化建设的一大“瓶颈”。

　　（三）电子档案信息服务的效益相对低下。

　　建设档案信息一体化网络的主要目的是为用户提供高效的电子信息服务，最大限度地挖掘档案信息的潜在价值。长期以来，我国档案馆、室藏结构不合理，加之档案信息具有原生性和回溯性特点，因此，这样的信息输入网络数据库后用户的利用率很低，致使电子档案信息服务无法实现较高的社会效益和经济效益，因此，公众缺乏对档案信息一体化网络建设的热情。

　　（四）档案工作者的知识结构相对陈旧。

　　档案信息网络的建设涉及到计算机技术、网络技术、通信技术、多媒体技术等多方面的高新技术，而我国档案工作者大多是学文科出身，其知识结构已不能适应网络环境下档案信息工作的要求。这导致档案工作者在实际工作中要么不敢采用新技术，要么不顾实际滥用先进技术的现象不断出现。

　　二、实施我国档案信息网络一体化建设的若干举措

　　（一）制定档案信息网络一体化建设的总体规划。

　　建设档案信息一体化网络，从理论角度讲，是一个宏观性问题；从实践角度讲，是一项长期的艰巨任务。随着社会信息化进程的加速发展，网络信息资源正逐渐成为人们获取信息的主要来源，档案用户日益迫切要求通过网络共享档案信息。因此，我们在进行微观性问题（例如电子文件和电子档案管理问题）的研究时，应同时把建设档案信息一体化网络这一宏观性问题提上议事日程。

　　档案信息网络一体化建设是一个在分布式计算机系统、各种网络环境、配合的软件系统下对全国数字化档案信息资源有序组织的一项国家数字信息基础工程，不仅耗资巨大，而且需要全国各级各类档案机构的通力合作与积极参与，因此，国家档案局应牵头建立一个专门委员会，统筹规划此项工作。其工作任务主要是：

　　第一，首先要制定出档案信息网络一体化建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。

　　制定总体规划，关键是确定符合我国档案工作实际的档案信息一体化网络组织模式。一方面，由于档案信息的产生和保存具有明显的地区性，用户一般首先按地区查找档案信息；另一方面，我国经济地区间发展不平衡，导致地区间信息基础设施建设和公众对网络资源的利用率差别很大。东部地区经济发展迅速，企事业单位和政府部门重视对网络信息资源的开发利用，并重点建设网络通信基础设施；而西部经济欠发达地区的情况正好相反。基于以上两方面情况，我国档案信息网络建设可借鉴加拿大的“范例实验法”，即“充分参考和利用各省档案馆联合网络的发展案例，从而增强其整体计划的可行性，采取由省级到国家级、由分散到集中的渐进型发展模式，这既符合档案事业发展的客观规律，又兼顾了各地网络化发展不平衡的实际。”（注：段荣婷：《论国际档案界档案信息网络一体化发展趋势》，《档案学研究》2001年第5期。）具体而言，经济较发达地区的省级国家档案馆负责组建以本馆档案网站为主的龙头网站、以国家级骨干网为网络依托，将全省范围的所有档案信息局域网统一在龙头网站之下，并实现互联；经济欠发达地区可根据自身的财力和技术条件，借鉴发达地区信息网络建设的经验，循序渐进地进行局域网建设，不应急于求成。国家档案局负责建立和维护国家档案信息总网站。总网站应与所有省级档案信息局域网互联，以建立一个“上下贯通，站站相连的档案网站体系，形成逻辑上的档案信息网。”（注：苏余、文新：《全国档案信息网的组网模式与建设步骤》，《档案学通讯》2000年第6期。）用户只要进入总网站，利用“网络导航”，就能检索到全国所有数字化档案信息。

　　第二，监督和指导规划的具体实施，协调所需的人力、物力和财力的合理配置，同时收集各方面的反馈信息。

　　第三，关注信息技术发展动态，研究档案信息数字化和网络化的新形势。

　　第四，加强档案部门与其它信息管理部门、网络通信部门的合作。

　　（二）做好档案信息网络建设的标准化和规范化工作。

　　建设档案信息一体化网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息，这要求网络环境中档案信息的处理加工、网络传输和提供利用等工作必须实现标准化和规范化，并且要在立足我国国情的基础上，兼顾与国际标准接轨。为此，应抓好下述两方面工作：

　　第一，在全国范围内，推进档案数据库著录项目和著录格式的标准化，统一数据库结构和类型，规范用户界面，保证用户只要学会一个数据库的使用方法，就能在档案信息网络中自如地利用任何一个数据库查找信息。

　　第二，网络建设要使用宽带交换、网络管理和传输监控等通信技术，要求有“高度统一的通信规程、技术规范和信息格式，”（注：刘萌：《档案工作与知识经济论》，中国人民大学出版社2001年版。）对各局域网的网络体系结构制定国家标准，以实现局域网之间的无缝互联。

　　（三）建设高质量的档案信息数据库。

　　1.优化和丰富馆藏，提高档案馆自身的信息数据库质量。

　　档案数据库中的信息应该与社会的需求相吻合，否则档案信息网络就失去了存在的价值。为此，档案馆应加大馆藏建设力度，优化和丰富馆藏，努力提高档案信息数据库的质量。

　　第一，扩大接收范围，收集与公众生活密切相关的档案，如公证档案、工商登记档案、房屋土地权属档案、婚姻登记档案、资信档案、学历档案等。

　　第二，为避免网络资源的重复建设，各档案馆应重点收集反映本地区民俗、自然风貌和经济发展等各方面情况的档案。

　　第三，由于目前文献数字化的成本依然很高，所以，档案信息不可能全部数字化。档案馆应努力做好档案信息优选工作，把价值高、社会需求大的档案信息优先数字化，以建设高质量的档案信息数据库。

　　2.抓住有利契机，丰富档案信息数据库资源。

　　1999年中国电信、国家经贸委信息中心联合48个国家部委信息主管部门策划发起了“政府上网工程。该工程目前在全国各地正积极开展。公共信息数据库是“政府上网工程”的重要成果之一，公众可以从中查询到国家和地方的法律法规、方针政策等公共行政信息。因此，省（市）档案馆应与各级政府部门密切合作，积极参与公共信息数据库的建设和维护，将其纳入档案信息网络。这是丰富档案信息数据库的一条重要途径。

　　紧随“政府上网工程”之后的2000年是“企业上网年”。“企业上网工程”包括两个步骤：第一步是在企业内部建立局域网，即内联网(INTRANET)，其目的主要是实现办公自动化、各部门工作的全面协同化、企业信息与知识的共享化和企业内部信息传输的无障碍化。第二步是把内联网与互联网(INTERNET)连接，建立企业站点，其目的主要是建立企业与用户及合作伙伴之间信息交流的通道，宣传企业的产品、服务和文化，塑造企业形象。不论是建立INTRANET，还是与INTERNET互联，企业的首要任务是建立数据库。企业档案信息主要形成于办公自动化系统(OA)、管理信息系统(MIS)和决策支持系统(DSS)，根据用户使用权限的不同，可分为两大类：向公众开放的信息和仅向特定用户开放的信息。档案部门应协助企业做好网络数据库信息对外提供利用服务，并争取把企业数据库信息资源纳入档案信息一体化网络。因为这是丰富档案信息数据库的又一重要途径。

　　需强调一点的是，档案信息网络传递的是数字信息，而非档案实体，因此，承载信息的物理载体保存于何处并不重要，关键是档案部门通过网络对档案信息从产生到价值殆尽的整个生命周期进行全程电子监控，以确保档案信息的原始性和真实性。

　　（四）采取措施，加强网络环境下档案知识产权的保护。

　　档案信息网络的建设拓宽了档案信息的传播范围，扩大了用户规模，增强了用户获取信息的自主性和便利性。这对档案知识产权的专有性、地域性和时间性构成了很大的挑战。在网络环境下如何保护知识产权已成为档案信息网络一体化建设所必须解决的一个重要问题。为此，应做好以下两方面的工作：

　　1.加快档案信息网络资源的立法建设，为知识产权的保护提供有力的法律保障。

　　第一，通过立法，明确档案信息网络管理者和档案所有者的权利和义务及其相互关系。

　　档案信息网络管理者主要指建立和维护档案信息局域网的各省级档案馆以及建立和维护国家档案信息总网站的国家档案局。它们的主要任务是：合法地收集、管理和提供利用档案信息，兼顾档案所有者和用户双方的利益，既要维护档案所有者的合法权利，又要最大限度的满足用户对档案信息的需求，维护公民的民主权利。

　　档案所有者（尤其指各级政府部门），应依照法律规定及时将档案信息输入网络数据库，同时享有要求档案信息网络管理者保证档案信息安全的权利。

　　第二，通过立法，明确用户使用档案信息数据库的权利和义务。

　　馆、室藏资源的计算机数据库化，并通过互联网为国内外用户提供信息服务，以实现资源共享，是档案事业发展的重要目标。由于输入数据库中的大部分档案信息都享有知识产权，因此，这种信息服务方式同时也带来了知识产权方面的很多难题：电子信息极易复制，作者的权益受到威胁，侵权行为难以控制等等。笔者认为，应从以下两方面明确档案信息用户的权利和义务：

　　一是用户享有利用档案信息网络资源的权利，但必须以合法和真实的身份访问已被授权访问的数据库。同时，用户的隐私权应受到保护，网络管理者不得随意泄露用户信息（如用户密码，身份状况等）。

　　二是用户复制利用受知识产权保护的档案信息，若其目的仅为个人学习、研究、欣赏或教学、科研，则不构成侵权，若超出合理复制利用的范围，就必须得到档案信息所有者的授权。

　　2.采用一定的技术手段保护档案知识产权。

　　档案信息的知识产权仅有法律的保障还是不够的，还需要有一定的技术手段和具体措施的实施对它的保护。目前，较成熟的技术主要有数据加密、身份验证、访问控制等技术。档案工作者应重视对这些技术的学习和使用，防止数据库信息被非法复制利用。

　　（五）档案网络信息服务者必须重构自身新的知识体系。

　　档案信息一体化网络的建设和运营主要是档案部门的工作。这是一项复合性工作，它不仅涉及档案学，还涉及其它许多相关学科，如计算机科学、网络通信科学、法学、传播学等，因此，档案网络信息服务者应努力学习多学科知识，重新构建自己的知识体系，以适应电子信息服务的需要。

作者介绍：孟世恩，保定市，河北大学管理学院档案系，邮编：071002