合同及印章管理制度

合同印章和合同文本管理制度

一、总则：

1、建立和完善合同管理制度，是公司规范公司经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，公司各级管理人员必须严格遵守本规定。

2、为保证公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理，办理《合同审批表》。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。

3、公司各级管理部门，在对外签订经济合同时，应遵循以下原则：

（1）遵守国家法律法规和行政法规；

（2）贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；

（3）不能超出公司的经营范围；

（4）必须保障公司的合法权益；

（5）不违背公司的各项规章制度和公司利益；

（6）禁止重要合同未正式签署即先行执行；

（7）材料、设备采购合同的签订，尽可能采用招标方式，充分对比性价比后确定合作方签订合同。

4、公司综合办负责对公司合同实现统一管理，指派专人负责合同签订和执行过程的审核工作，以及合同履行的监督检查、归档，纠纷的处理等。

5、公司法人是我公司签订各类合同的法定代表人，其他人员对外签订合同时必须经公司法人的授权委托方可签订合同。

6、合同专管人员配合各级部门必须对已签订合同的执行进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按公司合同管理规定要求进行操作。

7、公司的合同分为三大类，即：经济合同（销售合同、采购合同）、技术合同、劳动合同。

8、综合办是劳动合同的专管部门，技术中心是技术合同的归口管理部门。经济合同按业务归口由业务部门进行管理。

二、合同办理：

1、合同起草：

（1）凡发生金额在1万元以上的业务事项应事先签订合同，由业务经办部门负责提供书面合同文本。

（2）合同文本的格式应一律参照使用公司相关标准格式合同范本。合同内容无范本的，由各部门自行编制，但应确保合同内容的完整、严密和有利，并将自行编制的合同文本报综合办备案。

（3）合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权利和义务必须明确，文字表述清楚准确。

2、合同谈判：

（1）合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标经办部门负责。

（2）所有经济合同的谈判，原则上至少有二名经办人员参与谈判。

（3）谈判前参与谈判人员必须做好准备工作，对合同涉及内容要作出充分了解，关键条款必须做到详细调研分析（规格、价格、质量等），充分掌握证据，做到心中完全有数，寸土必争。

（4）参与人员事前相互做好沟通，统一思想，所有意见分歧必须在谈判前得到解决。

（5）谈判前参与人员不能饮酒，保持头脑清醒思维敏捷。

（6）谈判人员至少有一人应具备一定的谈判技巧和相关业务知识，原则性强。

（7）参与人员至少有一人要做好谈判现场的笔录（或采用录音），不能放过任何关键细节，以便不明确、不清晰的问题事后得到分析和总结。

（8）不论对方表现如何，我方工作人员必须做到严格遵守时间、地点等约定。

三、合同审批及签订：

1、合同经办人员必须按《合同审批表》与权限规定执行，将草拟合同呈送相关授权人员审核签署有关方面的意见。

2、每一项合同的签订，必须按公司《合同审批表》，完成相应的“签字组

合”。

3、合同评审人员负有合同审查责任，必须就其部门职能范围对合同内容进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。

4、经济类合同，特别是有不能确定合法性或对合同条款存在疑问时，须邀请法律顾问予以审核。

5、可对外签订经济合同资格的人员：公司法定代表人；公司法定代表人授权代理人（授权委托书）,在其授权范围内行使对外签约权。

6、合同的审批权限：

（1）经济合同合同金额在5万元以上由总经理审批。

（2）技术合同、劳动合同由总经理审批。

（3）5万元以下的经济合同及其他合同由业务归口部门申报，由分管副总或经理审批。

（4）产品销售合同金额在5万元以下由营销经理审批。

四、合同的履行：

1、签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司领导汇报。

2、综合办负责指派专人对合同进行管理，建立各类合同台账，跟踪监督各类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交每项合同执行的相关资料。

3、各部门建立相关合同分管台帐，尽力保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应立即在合同有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司总经理批示。合同的变更或解除手续应根据有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。

4、合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应定期进行合同执行情况评估，呈报分管副总或总经理知道，并报公司综合办备案。

五、合同档案管理：

1、合同签订后，财务部留存一份原件、综合办合同管理人员留存一份原件，经办部门留存一份原件或复印件，其他部门需要留存合同的，由综合办提供复

印件（经批准）。对于材料设备合同，合同经办部门附分期付款计划，财务部负责监控阶段付款计划的执行，严格掌控付款计划的执行。

2、合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、《合同执行情况评估表》等，由综合办负责搜集、整理、归档。

3、当合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的合同仍作为有效的合同进行档案管理。

4、我公司提供的合同存档文本一律标准格式，以其他公司合同文本签订的合同我公司依据分类及顺序重新编号管理。

5、综合办合同专管人员负责建立详细的合同分类台帐和有序的合同编号，便于追踪和检索。

六、签订合同的程序：

1、由合同归口业务部门分管副总审批的《经济合同签订申请单》（产品销售合同除外）。

2、业务归口部门组织召开评审会议，对合同进行评审，必要时邀请法律顾问。

3、签订合同，履行合同审批程序。

4、公司综合办合同管理人员审查所签合同及签字程序。

5、财务部对付款等事宜进行确认。

6、财务部合同印章掌管人确认以上流程无误后盖章生效。

七、审查内容：

1、是否有《经济合同签订申请单》，填写内容是否按规定完全、正确。

2、审查合同对方的资质是否达到要求，硬件是否齐全。

3、审查合同的评审记录（数量、规格、质量、价格、付款方式、交货方式、违约责任等）。

4、审查合同条款是否完整合理，是否符合《合同法》有关规定。

5、审查签字审批程序是否符合合同管理规定。

七、责任追究：

1、除销售合同外，金额在1万元以上的经济往来必须签订书面合同，否则财务不予付款，责任由当事人自负。

2、在各类合同的签订、审核、备案、存档、履行的过程中，由于工作失职、玩忽职守、弄虚作假、营私舞弊、期满诈骗的，责任者要交纳50元至200元的激励基金，情节严重及造成经济损失的，根据实际情况由责任者要交纳200元至1000元的激励基金，并可进行辞退处理及追究法律责任。

印章管理

公司印章主要指以下印章：公司章、部门章、合同章、财务章、法人章、现金收讫章。公司章、合同章由综合办专人保管；财务章、法人章、现金收讫章由财务部专人保管；部门用章由部门专人保管。

一、公司行政章使用范围及权限：

1、财务章、法人章、现金收讫章、董事长、总经理印鉴须由财务专人保管。未经领导批准，不得任意委托他人代行职权。

2、印章必须放在保密柜或带锁的抽屉内，使用时必须办理登记手续。

3、公司内发出的一切正式公文，需发文部门校对公文材料无误后方能用印。

4、公司对外的文件或出具证明需盖企业印章时，须确认有综合办审核，总经理审批后方能用印。

5、严禁在空白介绍信上用印，如确因工作需要，须经总经理签字批准。

6、公司印章原则上不予携带外出，严防丢失。确因工作原因需携带外出时，须由使用部门填写《用印申请单》，交部门负责人签字同意，在综合办办理借用手续后，方可携带出公司。非财务人员携带公章须由综合办人员陪同。

二、公司合同章使用范围及权限：

合同章是企业对外签订合同时使用的代表公司履行义务。

1、合同章的使用必须在合同审批流程结束后，确认流程无误方可用印。

2、合同章严禁携带外出使用，签订合同尽可能在公司履行盖章行为。

3、签订合同尽可能在我公司办理最后一道手续（审批程序），特殊情况需要携带带有印签的合同到对方办理手续时，领取人需要签字确认加盖印签份数、返回时间，并将已经通过的合同审批表暂存于合同管理员处，待手续全部办理完毕存档。

4、外出携带带有印签的合同内容仅限于对方最后签字盖章内容，其他条款

一律注明，不能有空白，否则合同印章管理人员有权拒绝盖章。

三、财务章：

财务章为财务部现金流转及银行往来专用章，仅限于票据和报表使用，严禁他用或者在空白处使用。

四、部门印章：

1、公司各部门需要刻制印章，一律由总经理审批，由综合办备案，并负责外出刻制。

2、部门印章启用前，须向有关单位、部门发出启用印章的通知（附上印模）。

3、使用各部门的印鉴，须经部门负责人批准，严禁乱用。

用印申请单