制造公司发票管理办法1

XX机械制造有限公司 财务-2010-02

发票管理办法

1 目的和范围

为维护公司的正常经济秩序，防范财务涉税风险，保证公司正常的经济收入，加强公司发票管理和财务监督，根据国家税收法律法规、业务流程管理及其他财经制度的规定，特制定本办法。

本办法所规范的发票包括：一是由于对外销售货物或提供劳务由公司财务处开具的用于对外收款的增值税专用发票和其他普通发票（含收据）；二是由于购买货物或接受劳务用于支付款项而取得的增值税专用发票和其他普通发票。

2 职责

2.1公司财务处负责管理发票。

2.2公司使用发票的单位或人员应按照本办法要求在其职责范围内，配合财务处认真做好发票的管理工作。

3 要求

3.1开具增值税专用发票。由于业务需要对外开具增值税专用发票时必须符合以下条件：

3.1.1有买卖（或劳务）合同（或协议），产品已完工并办理了出库发货手续、劳务已完工被接受劳务方确认，按合同（或协议）金额开票。

3.1.2产品（或劳务）虽未完工，但是按照合同（或协议）约定需收取预付款（或进度款）的，按实际应收款额开票。

3.1.3对没有合同或协议的零星销售（或劳务服务），必须有购买方（或接受劳务方）确认的产品已收到（或劳务已完工），且价值可准确计量的书面资料，方可开具发票

3.1.4对外开出发票，购货单位名称（接受劳务单位名称）及金额与付款单位名称及金额和合同约定的名称金额三方必须一致，发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准。

3.1.5对外开出增值税专用发票时，收票人为第一次从我公司开具增值税专用发票的单位，还需出具税务登记证复印件及一般纳税人证明，由财务人员归档备查。

3.1.6开出发票的管理

3.1.6.1业务人员在确认已具备开具发票的相关条件时，办理开票申请（格式附后），经本单位审核领导签字，主管公司领导签字审批后方可到公司账务处办理开票手续。

3.1.6.2发票开好后，账务人员应及时通知业务人员，在发票领用登记簿上签字，经办人员应将发票送达到付款单位，办理收款手续，如能及时付款，则票款两清；如不能及时付款，业务人员应负责办理票据挂账事宜，并要求付款单位办理发票签收手续（格式附后），经办人员应在发票开出一个月内，将发票签收单返回到公司账务处存档备查，如因票据传递引起纠纷的，由经办人员承担相应的责任。

3.1.6.3因经办人员失误，造成发票丢失或过期无法认证抵扣，给付款单位造成损失的由经办人员承担责任。办理了发票签收手续后发票的风险将转移给付款单位 (如为邮件寄出需收到对方回执单为准) ，因付款单位

失误，造成发票丢失或过期无法认证抵扣造成损失的由付款单位承担，与我公司无关。

3.1.6.4对外开具的发票，如因收款单位、产品规格型号或金额等有误，需要发票作废重开的，当月开出发票业务人员应于当月将发票退回财务处，如有客观愿因不能当月退回的，最长时间不应超过一个月（从发票开出日到发票退回日），另需书面形式说明，并有主管领导签字。

3.2普通收据作为重要的收款凭据之一，应视同发票严格管理，对外开具收据需经财务处领导审批办理登记手续。

3.3因对外采购货物或接受劳务，对外支付款项而取得发票时必须符合以下条件：

3.3.1有买卖（或劳务）合同（或协议），产品已验收入库、劳务已完工确认。

3.3.2产品（或劳务）虽未完工，但是按照合同（或协议）约定需支付预付款（或进度款）的。

3.3.3对没有合同或协议的采购（或接受的劳务服务），必须有验收入库单（或劳务完工结算单）。

3.4取得的增值税发票，付款人必须与我公司的全称（XX机械制造有限公司）一致，产品（劳务）名称、规格型号、数量、单价、金额必须与合同（协议）及验收入库单一致，经办人员有责任对因接受劳务而取得的劳务的具体用量进行认真核对，如遇有票面金额大于实际应付款金额时，财务人员有权要求票据退回重开，如因特殊原因不方便重开的，以实际应付款金额付款，如因付款金额与票据金额之间存在差额引起纠

纷的，由经办人员承担相应的责任。

3.4.1公司业务人员因采购或接受劳务等从外单位取得发票后，首先应审核取得的发票，确认发票所记载的付款人名称、货物的品种、单价、数量、金额等具体经济内容与实际相符后方可接受该发票。

3.4.2取得发票后，应自发票开具之日起一个月内到公司财务处办理报销手续，超过一个月的按超过时间计算罚款，每超过一天按发票票面总金额（含税价款）的1‰计算罚款，有出差补助的从出差补助中扣除，没有出差补助的从下个月工资中扣除；属增值税专用发票严禁杜绝超过认证期（从开出日计算180天）报销，对超过认证期的票据除按日1‰计算罚款外，经办人员承担票面增值税税额的全部金额。

3.4.3对于因单价或其他相关费用买卖双方一时不能达成一致的，应待双方达成一致后再办理发票手续，避免因此造成发票一时不能报销给买卖双方造成不应有的损失。

4其他

由于发票票样繁多，为了提高公司出差人员对发票的认识意识，取得合法票据，应注意如下事项：

4.1.1发票纸质的识别：发票专用防伪纸分为彩纤防伪纸（用于餐饮、出租等定额发票）和无碳水印防伪纸。用手触摸发票，真发票会有光滑的感觉，纸张粗糙的肯定是假发票；

4.1.2定额发票纸张含有彩色短纤维丝，同时有一些目视不能见的无色短纤维丝，在紫光灯照射下呈蓝色荧光反映；

4.1.3地税普通发票印有12为发票代码，8位发票号码，分上下两层

排列。发票监制章和发票号码采用防伪专用油墨套印、印色为大红色，在紫光灯照射下呈橘红色。

4.1.4特种行业应取得特种专业发票。如：河南省会议发票、运费发票、水费发票、修理发票、电脑发票等。

4.1.5发票取得时，须与发票的事项相一致。如：商业发票不能开据“电话费” 、“会议费”等。

4.1.6收取票据时，必须要求对方将发票事项填列齐全，否则视为无效。如住宿发票必须填清付款单位、年、月、日、开票人、收款人和单位印章。发票金额大小写必须一致，发票货名、规格应与填写报销单用途一致，发票上的印章必须清晰、完整。所填事项需完整且不能有涂改，否则应要求开票人员重新开具。

4.1.7银行、航空等特殊部门使用的专用票上面，没有国家税务局监制的印章，但要有本单位的印章。

4.1.8取得发票户名全称为：XX机械制造有限公司。户名不符不予报销。

4.1.10发票上不加盖发票专用章或财务专用章的都视为无效。 对未达到以上要求的，一律不予报销。 5附则

5.1本办法解释权归财务处。

5.2本办法自二O一O年六月一日执行,本办法与以前办法或规定有冲突的，以本办法为准。

2010年5月28日

附件一：发票申请单

发票开具申请单（含清单）

年 月 日

主管领导： 单位领导： 经办人：

附件二：发票签收单格式

XX机械制造有限公司增值税专用发票签收单