当前民商事一审案件正卷诉讼文书材料排列顺序的调查报告

当前民商事一审案件正卷诉讼文书材料排列顺序的调查报告

诉讼文书材料是诉讼档案形成的重要依据，其排序是否规范直接影响诉讼案件装订归档和诉讼档案的利用。现行民商事一审案件卷内材料排序是按照1991年最高人民法院关于《人民法院诉讼文书立卷归档办法》中民事一审“诉讼文书材料的排列”规定的卷内目录的内容进行操作的。随着民事审判大格局的形成，民事一审卷内目录内容已显现出一些不足。为进一步规范诉讼文书材料的排序，便于诉讼案件装订归档和档案的利用，笔者通过相关调查研究，针对现行民商事一审案件卷内文书材料归档排序中存在的问题，并根据相关的法律法规，结合自身的工作经验，对如何改进民商事一审案件卷内目录内容及排序提出拙见，欲以司法同仁探讨。

一、基本情况
1.《人民法院诉讼文书立卷归档办法》（以下简称《归档办法》）施行前，卷内材料的排序随意性大。
2.《归档办法》施行后至1997年，按照“诉讼文书材料的排列”规定，民事、经济案件按照卷内目录内容排序装订归档，卷内材料较为有序。
3.1998年，开始探索民事经济审判方式改革，民事、经济案件根据审判方式改革的需要，先后增加了“当事人诉讼须知”、“举证须知”、“当事人权利义务须知”、“限期举证通知书”等《归档办法》中卷内目录排序所没有的材料，而卷内目录的排序内容没有变，审判人员只是将新增材料随意装入卷内或附卷。
4.2002年，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》(以下简称《证据规定》)及程序法的相关规定，先后又增加“人民法院民事诉讼风险提示书”、“当事人送达地址确认书”、“证据交换通知书”、“转换程序通知书”、“证据交换笔录”、“追加当事人通知书”、“申请证人出庭、证据调查及批复”、“领取裁判文书通知书”等原卷内目录排序中所没有的内容。对此，在不改变《归档办法》排序原则的基础上，审判人员把出现的新材料按卷内目录中相应的内容穿插排列，但很不规范。
二、卷内文书材料排序中存在的突出问题
(一)《归档办法》中“民事一审卷内目录”与当前民商事一审案件卷内文书材料存在着脱节和不符现象，主要表现在：
1.《归档办法》中“民事一审卷内目录”有相当部分内容已不适应司法改革发展的需要。大民事格局形成以前，民事案件与经济案件属不同类别的案件，民事卷内的目录内容只有20项，经济卷内的目录内容有26项，二者内容完全相同之处只有6项，不同之处有22项。随着大民事格局的形成，经济案件与民事案件统称为民商事案件，而目录内容无论是20项还是26项，均不适应当前民商事案件诉讼文书材料归档的需要。
2.大民事格局形成后，《归档办法》中“民事一审卷内目录”不能体现民商事一审案件卷内诉讼文书材料的新特点。随着审判方式改革的深入，新增加了一些新的诉讼文书材料，如：立案时除了原有的受理案件通知书外，出现了立案审查、审判流程管理信息表、当事人诉讼须知、人民法院民事诉讼风险提示书、廉政监督卡、当事人送达地址确认书等；《证据规定》施行后，当事人依据《证据规定》申请法院调查取证、申请证人出庭作证等，法院根据当事人的申请作出答复的材料；经当事人申请、对于证据较多或者复杂疑难的案件，法院在开庭审理前要进行证据交换制作的证据交换笔录；转换程序通知书等与案件相关联又必须附卷的相关材料，但卷内目录又没有这些内容。因此，卷内目录急需增加这些新内容，以体现审判方式改革的新特点。
(二)对诉讼文书材料的排序不重视
笔者经过调研发现，审判人员对卷内诉讼文书材料的排序问题重视不够，没有考虑卷内材料排序管理的规范性问题、排序装订的效率问题、以及诉讼档案的利用问题，致使当前档案装订的卷内文书材料排列顺序随意性大，出现零乱无序、不规范的现象，直接影响了档案的质量和利用效率。

(三)做法不统一
民事审判大格局形成后，对于民商事一审案件中出现的新材料、新诉讼文书，虽然采取了相应措施，但做法不统一，主要表现在：
1.有的分散放在卷内目录的位置。虽然在卷内目录反映了材料名称，但显得分散、零乱。
2.有的放在与卷内目录相类似的位置，所作的调整不够完整。虽对增加的一些新材料，如：“立案审查、审判流程管理信息表”，“当事人诉讼须知、人民法院民事诉讼风险提示书、举证通知书、廉政监督卡”、“延长举证期限、调查收集证据、证据保全、证人出庭作证、重新鉴定的申请及法院的通知书或决定书”在“民事一审卷内目录”作了一些修订，但不够完整，排列顺序不统一。
三、改革民商事一审案件正卷诉讼文书材料排列顺序的建议
为了规范诉讼文书材料的排序，更好地发挥诉讼档案为审判工作和其他工作服务的作用，笔者经过调查研究，结合相关法律法规的规定及自身的工作经验，对民商事一审案件诉讼文书材料卷内目录排序问题提出如下建议：
(一)民商事一审案件卷内目录的内容
笔者认为，民商事一审案件卷内目录除了内容相同的6项应当保留外，其余可用的、不同的、且内容不完整的部分应根据实际情况进行合并修改、补充，使民商事一审案件的卷内目录更加完善。
1.“立案审批表”修改为“立案审查、审判流程管理信息表”，以符合最高人民法院关于司法统计信息管理的规定。
2.“起诉书或口诉笔录”与“起诉书及附件”合并修改为“起诉状及附件”。因为，把起诉书改为起诉状，既符合民事诉讼法的规定，又符合当事人对它的一般称谓。实践中，一些不识字的当事人请人代书起诉状，很少口头起诉，因此，建议取消“口诉笔录”。
3.“立案(受理)通知书”与“受理案件通知书”合并修改为“受理案件通知书”，并结合审判工作改革后增加的新的诉讼材料，如“当事人诉讼须知、人民法院民事诉讼风险提示书、当事人送达地址确认书、举证通知书、廉政监督卡”等。这些新材料都是立案时，法院必须送达当事人，告知其诉讼的有关规定，需要附卷的材料。
4.“缴纳诉讼费或免费手续”与“缴纳诉讼费通知及预收收据”合并修改为“减、免、缓交诉讼费申请、审批手续及缴纳诉讼费收据”。因为，有的案件当事人起诉时经济上确有困难，提出减、免、缓申请及法院是否准许的审批手续都要附卷，而原目录内容简单，实践中操作不便，补充完整后清晰明了，便于操作。
5.“应诉通知书回执”与“送达起诉书回执”合并修改为“应诉通知书”、“送达回证”，同时增加“送达起诉状副本、开庭传票公告及张贴依据”、“人民法院民事诉讼风险提示书、举证通知书、廉政监督卡等”、“当事人送达地址确认书”、“追加当事人通知书、第三人参与诉讼申请及批复”等内容。因为，有的诉讼文书必须送达给被告，有的案件因被告下落不明而依法公告送达；有的案件在审理中发现需要追加当事人；有的案件出现第三人申请参加诉讼，或者法院通知第三人参加诉讼，这些诉讼文书真实地反映了案件的程序问题，也必须附卷。
6.“原、被告诉讼代理人、法定代表人委托授权书、鉴定委托书及法定代表人身份证明”与“原告、被告、第三人法定代表人身份证明及授权委托书”合并修改为“原、被告、第三人诉讼代理人、法定代表人身份证明及授权委托书”。因为，该栏目是反映各方当事人法定代表人、诉讼代理人身份证明及授权情况，不应把“鉴定委托书”放在该栏目，应予以取消。
7.“原、被告举证材料”修改为“证据收据、原、被告及第三人举证材料”。因为，有的案件会出现第三人的举证材料；《证据规定》要求法院收到当事人提交的证据材料，应当出具收据，因此，应增加第三人举证材料和证据收据。
8.“诉讼保全或先行给付申请及本院裁定”修改为“财产保全申请(担保)、先予执行申请等材料、本院作出的裁定和复议文书、协助执行通知书及送达回证”。因为，这些材料是法院作出采取财产保全、先予执行裁定所必需的，应当在卷内目录内容中加以反映。
9.“诉讼保全或先行给付的执行记录”修改为“执行财产保全、先予执行的笔录、协助执行通知书及送达回证等材料”。因为，这些材料涉及法院执行财产保全、先予执行的执行情况和当事人的合法利益，必须在卷内目录内容中加以反映。
10.“询问、调查取证材料”与“询问、调查笔录及调查取证材料”合并修改为“询问、调查(勘验)笔录及调查取证材料”，同时增加“申请证人出庭作证、申请法院调查收集证据手续及批复”。因为，当事人依据《证据规定》申请证人出庭作证、申请法院调查收集证据的申请书及法院是否准予的批复是反映审判改革出现的新材料，符合程序法关于证据的有关规定，应当在卷内目录内容中加以反映。
11.“调解笔录及调解材料”修改为“证据交换笔录、调解笔录、转换程序通知书及送达回证”。因为，《证据规定》施行后，证据交换通知是普通的通知，不是必经程序，可以不附卷；而证据交换笔录，反映了审判改革的内容，应当附卷。适用简易程序审理的案件出现了新情况，需要转为普通程序时，就需要使用转换程序通知书，因此，将转换程序通知书放在证据交换后比较妥当。
12.“撤诉书”修改为“撤诉申请书”，同时增加“口头裁定准许撤诉笔录、终结诉讼通知及送达回证”。因为，这样修改符合民事诉讼法的规定。
13.“鉴定委托书及鉴定书”修改为“鉴定(评估)申请书、法院决定对外委托鉴定(评估)情况表、鉴定(聘请、评估)委托书及鉴定(评估)结论”。原此项内容没有“鉴定(评估)申请书、法院决定对外委托鉴定(评估)情况表”，根据司法实践，应当增加此内容；“鉴定结论”的称谓符合民事诉讼法和有关司法解释的规定，将“鉴定书”修改为鉴定(评估)结论较好。
14.“开庭通知书、传票及开庭公告底稿”与“开庭通知、传票、开庭公告底稿”合并修改为“预备庭笔录，开庭通知、传票、合议庭成员通知及送达回证，开庭公告底稿”，以符合民事诉讼法的规定。
15.“开庭审判笔录”修改为“开庭审判笔录、代理词、证人作证保证书”。因为，代理词是诉讼代理人在开庭时对案件作的陈述词；证人作证保证书是证人出庭时，在法庭上对案件事实所作的证言承担法律责任的保证。因此，这些诉讼文书必须附卷。
16.一审简易程序的“判决书、调解书、裁定书”应增加“判决书、调解书、裁定书(简易程序)原本”的内容，普通程序的案件有副卷，原本已装订入副卷，而简易程序的原本卷内目录没有此内容，法院亦装订附卷。因为，大多数民商事一审案件都是适用简易程序审理的，故增加此项内容较为合适；适用普通程序的调解、撤诉或按自动撤诉处理的合议案件，可以不另立副卷。因为调解、撤诉的合议案件是当事人真实意思表示，是可以公开的，故这类案件的合议笔录也可以装订入正卷(但审判委员会讨论记录不在此列)。
17.“判决书、裁定书、调解书送达回证”与“送达回证”合并修改为“送达回证及其他送达手续材料”。因为，诉讼中的其他送达材料，如委托送达手续，函件、信封等与送达有关的材料都应与送达回证排在一起，便于查阅。
18.“上诉案件移送函存根”与“上诉案件移送书存根”，是下级法院用来备查上诉案件去向的，法院一直都不附卷，因此，卷内目录中的此项内容应当取消。
19.保留“司法建议书”。因为，人民法院在审判民事案件中，发现有关单位存在重要问题，需向该单位或其上级领导机关提出解决问题和改进工作的书面建议，应当予以保留。
20.“证物处理手续”、“执行手续”与“证物处理手续材料”合并修改为“证物处理及执行(解除保全或者执行措施)手续材料”。因为，民商事一审案件归档后会有个别案件增加一些后续材料，此时，补充附卷后应有明确的排放位置，方便查阅。
　　21.取消“备考表”。法院原来要求将“备考表”附卷，后考虑其实用价值，没有装订了，笔者建议予以取消。
　　(二)卷内目录的排列顺序
1.卷内目录内容的排列顺序
诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是按照诉讼程序的客观进程形成文书时间的自然顺序，兼顾文书之间的有机联系进行排序。因此，根据上述分析，笔者建议，民商事一审案件正卷诉讼文书材料的排列顺序如下：(1)立案审查、审判流程管理信息表；(2)起诉状及附件；(3)受理案件通知书、人民法院民事诉讼风险提示书、举证通知书、廉政监督卡等及送达回证、当事人送达地址确认书；(4)减、免、缓交诉讼费申请、审批手续及缴纳诉讼费收据；(5)应诉通知书、人民法院民事诉讼风险提示书、举证通知书、廉政监督卡等及送达回证，送达起诉状副本、开庭传票公告及张贴依据，当事人送达地址确认书等；(6)答辩状及附件；(7)追加当事人通知书、第三人参与诉讼申请及批复；(8)原、被告、第三人诉讼代理人、法定代表人身份证明及授权委托书；(9)证据收据、原、被告及第三人举证材料；(10)财产保全申请(担保)、先予执行申请等材料、本院作出的裁定和复议文书、协助执行通知书及送达回证；(11)执行财产保全、先予执行的笔录、协助执行通知书及送达回证等材料；(12)申请法院调查收集证据、申请证人出庭作证手续及批复； (13)询问、调查(勘验)笔录及调查取证材料；(14)证据交换笔录、调解笔录、转换程序通知书及送达回证；(15)撤诉申请书、口头裁定准许撤诉笔录、终结诉讼通知及送达回证；(16)鉴定(评估)申请书、法院决定对外委托鉴定(评估)情况表、鉴定(聘请、评估)委托书及鉴定(评估)结论；(17)预备庭笔录，开庭通知、传票、合议庭成员通知及送达回证，开庭公告底稿；(18)开庭审判笔录、代理词、证人作证保证书；(19)简易程序判决书、调解书、裁定书原本；(20)判决书、调解书、裁定书正本；(21)调解、撤诉合议笔录；(22)宣判笔录；(23)送达回证及其他送达手续材料；(24)司法建议书；(25)上级法院退卷函；(26)上级法院判决书、调解书、裁定书；(27)证物处理及执行(解除保全或者执行措施)手续材料等；(28)证物袋。
2.对于移送、重审案件的排列顺序
对于其他法院移送的、上级法院发回重审的民商事案件，在装订排序时，可将移送函和移送的材料、发回重审的裁定书等材料排放在“起诉状及附件”的栏目即可。这样既能解决此类材料的排序问题，也有利于档案利用时方便快捷。
　　为了进一步使法院档案工作规范化，笔者萌生撰写本调研文章，从规范民商事一审案件卷内目录为起点，有针对性地对“民事一审卷内目录”内容进行调查研究，从中发现普遍存在的问题，结合相关法律法规的规定及自身的审判工作经验，对民商事一审案件诉讼文书材料卷内目录排序问题提出上述建议，目的在于规范民商事一审案件卷内材料内容及目录排序，便于民商事一审案件装订归档和档案的利用，更好地发挥诉讼档案为审判工作和其他工作服务的作用，使法院档案工作规范化，推动法院的档案管理工作向更高水平迈进。
　　

　　附：民商事一审案件正卷诉讼文书材料排列顺序表

民商事一审案件正卷诉讼文书材料排列顺序表
序号诉　讼　文　书　材　料　名　称
1立案审查、审判流程管理信息表
2起诉状及附件
3受理案件通知书、人民法院民事诉讼风险提示书、举证通知书、廉政监督卡等及送达回证、当事人送达地址确认书
4减、免、缓交诉讼费申请、审批手续及缴纳诉讼费收据
5应诉通知书、人民法院民事诉讼风险提示书、举证通知书、廉政监督卡等及送达回证，送达起诉状副本、开庭传票公告及张贴依据，当事人送达地址确认书等
6答辩状及附件
7追加当事人通知书、第三人参与诉讼申请及批复
8原、被告、第三人诉讼代理人、法定代表人身份证明及授权委托书
9证据收据、原、被告及第三人举证材料
10财产保全申请(担保)、先予执行申请等材料、本院作出的裁定和复议文书、协助执行通知书及送达回证
11执行财产保全、先予执行的笔录、协助执行通知书及送达回证等材料
12申请法院调查收集证据、申请证人出庭作证手续及批复
13询问、调查(勘验)笔录及调查取证材料
14证据交换笔录、调解笔录、转换程序通知书及送达回证
15撤诉申请书、口头裁定准许撤诉笔录、终结诉讼通知及送达回证
16鉴定(评估)申请书、法院决定对外委托鉴定(评估)情况表、鉴定(聘请、评估)委托书及鉴定(评估)结论
17预备庭笔录，开庭通知、传票、合议庭成员通知及送达回证，开庭公告底稿
18开庭审判笔录、代理词、证人作证保证书
19简易程序判决书、调解书、裁定书原本
20判决书、调解书、裁定书正本
21调解、撤诉合议笔录
22宣判笔录
23送达回证及其他送达手续材料
24司法建议书
25上级法院退卷函
26上级法院判决书、调解书、裁定书
27证物处理及执行(解除保全或者执行措施)手续材料等
28证物袋

（云阳法院 陈俊太）