进一步加强办公室建设和管理 推进全系统工作更上一层楼

进一步加强办公室建设和管理 推进全系统工作更上一层楼

同志们：

今天，我们在这里召开局系统信访暨办公室主任工作会议，局系统各主要工作部门的领导和办公室主任聚集在一起，为进一步加强办公室建设和管理、搞好信访和办公室工作交流经验、建言献策。会议内容很丰富，几个会合在一起开，提高效率。大家安心开好这个会，在这里学习好，回去贯彻好。办公室承担着推动全局工作的重要责任，要传达贯彻上级的指示部署，要反映基层的情况和群众的呼声，要承办具体的文、会、事，工作任务十分繁重，而且清苦。长期以来，局系统办公室的同志们任劳任怨、埋头苦干、扎实工作、无私奉献，为推进工作正常、有序开展做了大量艰苦细致的工作。借此机会，我代表局党委、局班子向全局系统办公室的全体工作人员表示衷心的感谢！

在过去的一年，局办公室牵头开展的信访、督查督办、建设提案办理、保密、信息报送等多项工作都取得了不错的成绩，也获得了一些荣誉，但随着形势的发展，尤其是在市委、市政府富民优先，民生为重的各项重大举措陆续出台，各部门都在争先创优、社会各界都寄予厚望的情况下，我们的工作只有做得更好，才能减小与市领导和人民群众要求之间的差距。

下面，我讲两点意见：

一、办公室的职责和特殊地位，决定了办公室必须成为各项工作的先锋、排头兵，办公室主任必须成为本单位干部职工的表率

（一）办公室（主任）工作的五个特点。

从工作性质和职责范围来看，办公室工作，尤其是办公室主任工作的特殊性体现在五个特点上：一是政治性。办公室必须协助本单位的领导贯彻执行党的路线、方针和政策，自觉遵守国家的法律法规，推行本单位的规章制度。在实际工作中，无论是向上级汇报情况，或者起草各种文件，向下传达领导指示意图，还是接待来信来访，以及办理各种具体行政事务，都要求具备较高的政治敏感性，体现出较强的政治艺术性；二是辅助性。办公室是围绕领导工作来展开活动的，办公室作为辅助性机构，决定办公室主任的基本职责是当好领导的助手和参谋，服务领导工作。办公室只能根据领导的指示和决定行事，绝不可越俎代庖；三是

全面性。办公室主任作为领导的助手和参谋，对与领导工作有关的活动，不论是实际执行，还是研究讨论，都应当给予辅助和关注，甚至是其他职能部门不管的杂事，办公室主任也要主动关心、协调，这充分说明了办公室工作的全面性和综合性；四是事务性。办公室事无巨细，上至领导决策的形成和发布，下至会议安排、人员接待，都是办公室主任工作要涉及的范围，有时甚至要参与具体操办，沟通联络，需要花费大量的时间，投入很多精力；五是保密性。办公室主任直接为领导工作服务，最接近领导层，知道的事情多，对领导的意图、有关文件和资料都有所接触，甚至了如指掌，但应当自觉地遵守保密纪律，做到守口如瓶，并教育和监督有关人员保守秘密。

（二）抓办公室建设和管理，可以发挥带动、推动作用。

办公室工作特殊，责任重大。办公室既是组织协调部门，也是综合办事机构，可以说，它是一个枢纽，起着连接上下、沟通内外、协调四方的作用。所以，我们必须以加强和规范办公室工作为抓手，纲举目张，把握住全局事务性工作的主动脉。

办公室的工作对象和服务层面可以分为三类：一是领导，包括本单位领导、上级部门领导以及外单位领导，主要有请示汇报、决策交办、参谋辅政等工作职责；二是基层，包括同级工作部门和下属单位，涉及工作主要是传达、督办、协调指挥等；三是群众，如政务公开工作的受众、进行信访咨询的群众等。创建服务型的机关，办公室首先要当好服务员，必须服务领导、服务中心工作、服务大局，服务基层工作，服务人民群众。这些职能活动与当前正在开展的“三服务一促进”（服务基层、服务群众、服务大局，促进社会和谐）主题实践活动相吻合。 今天召开这个会，就是基于办公室的职责和特殊地位，要求从办公室做起，以加强办公室工作建设和管理为基础，以办公室争当排头兵为龙头，推动局系统上下争先创优。希望办公室不负厚望，切实履行参谋、督办、领导指挥和综合协调等各项职责，充分发挥先锋模范带头作用，自觉地与当前正在开展的机关作风建设年活动的“三服务一促进”要求相契合，进而推动各项工作再上一个新台阶、带动全局上下展现一片新风貌。

（三）办公室主任必须加强自身素质修养。

办公室工作的好坏，是一个部门工作能否顺利推动、全局性工作能否取得

较大进展的关键，而办公室主任工作的好坏，也是以能否促使处室运转协调、能否推动全局工作抓落实为衡量标准。作为办公室日常工作的主持者、组织者和指挥者，办公室主任经常被美誉为“参谋长”、“调度员”和“大总管”。由于所担负任务的特殊性，对办公室主任的素质修养也有特殊的要求。首先，办公室主任要充分了解自己从事的工作，了解自己，善于用人。要在工作中扬长避短，团结和带领好办公室全体工作人员，最大限度地发挥所有人员的聪明才智；其次，要有不断创新的进取精神。新时期办公室职能的转变，要求办公室主任的思想、作风和工作方法有相应的转变。办公室主任要不断地适应社会的发展和变化了的新形势，努力学习新东西，扩大知识面。固步自封、墨守成规、因循守旧，无法当好办公室主任；“以其昏昏，使人昭昭”更是不能干好本职工作；第三，要有敏锐的判断能力和决断魄力。面对繁重的协调管理任务，如果犹豫不决、模棱两可，或者撂挑子、直接把问题向上一推，既影响领导的决策，也无法动员办公室人员全力以赴地干工作。办公室主任的决断魄力绝不是盲目武断，要有充分的依据，有可靠的信息和切实细致的方案，因此，必须依靠办公室“一班人”群策群力。

二、抓住重点，把握关键点，掌握工作技巧，切实做到“行为规范、运转协调、督办有力、落实到位”，保证各项工作目标和任务圆满完成

我对办公室工作的要求是16个字：行为规范、运转协调、督办有力、落实到位。这16个字要做到、做足和达到效果，不是容易的事，需要办公室方方面面工作的统筹运作。刚才，我结合办公室的职责和特殊工作性质，谈了加强办公室建设和管理的重要性和必要性。下面，针对会议列出的议题，对办公室的几项重点工作再强调以下几点：

（一）要以办文工作为重点，进一步强化责任意识，杜绝差错。

办公室工作来不得半点疏忽，工作中哪怕是一点点疏漏都可能对全局工作产生难以估量的影响，在这里，100—1≠99。公文质量，通俗一点地来说，是一个单位的门面。如果错误百出，就像是大门口被人乱涂乱画，难免让客人不舒服、使主人没面子。公文办理，要在讲求效率的基础上，切实把住质量关。没有质量，也就没有效率。比如说出一个文，经过了层层报批，最后到局领导还发现有文字表述或者数据上的错误，结果打回头重来，既浪费了时间、精力，还极有可能误事。因此，1．办文工作一定要严字当头，在细节上下功夫。细节体现水平，细

节体现质量，细节出效率。2．提高办文质量，必须严格按照国务院公文办理的规范要求，除局办公室负责公文审核外，各处室、单位要切实对本处室、单位上报的材料负责，经办对办公室主任（综合科科长）负责，主任（科长）对所长（处长）负责，大到文章主旨，小到数据、计量单位、标点符号，严格审核把关，层层落实文件内容审核责任。3．严格按照市政府办公厅公文办理审批流程的要求，不允许再出现违反公文办理程序的行为，如该会签的不会签、该走规范性文件审查程序的直接请示市政府办公厅或市领导、直接越级呈批等等。发文要由单位一把手签名，一把手对签署的文件负责，不允许把错漏上交。4．强化工作责任心，坚决消灭办文过程的错字、白字。必须认真对待办文回复，不能滥用“急件”。经办人要对办文过程全程跟进，认真做好文字校对，一校不行，二校；二校不行请同事帮忙再校。5．加强对公文办理工作的检查、指导，提高全局公文办理水平。

我之所以强调这个问题，是有针对性的，同时也提醒大家，不要因小失大，不要因为工作中这些认为不起眼的差错影响了局的形象，影响到个人。

（二）要善于把握几个经办事务的关键点，做好信访，强化跟踪督办。

1．信访工作，要把握住“稳定是压倒一切的大事”和“群众利益无小事”这一关键点。信访接待工作直接和人打交道，接访服务的好坏直接影响到本部门乃至市政府的形象。各单位、各区分局要加大政务公开力度，告知市民本单位负责的行政管理事项（体制改革后，区分局直接以市局名义行使行政职权的范围和具体管理事项，信访工作要主动开展），认真落实归口负责、属地管理的信访工作责任制，尽量把矛盾和问题化解在当地、本部门。对于群众的诉求，能解决的抓紧解决、创造条件解决，不能解决的要态度诚恳地向群众解释清楚，尽可能地把工作做细、做实，做得不失民心。对于依法应由我局复查的信访案，相关业务处室要在规定的时限内进行调查核实，不能再次转给区分局或局属单位。要在加强硬件设施建设、改善工作条件的同时，更加注重把人性化、人情化、人文化的工作融入信访接待服务之中，多一点人性理解，多一点人文关怀。

2．督办工作着力解决的，是决策落实难和不落实的问题。督办工作的关键点，是看任务分解到位没有，责任落实到人没有，存在问题及时反馈没有。近期, 市委、市政府强调“惠民66条”、“穗7条”督办，城建系统办公室主任会议也

提出了新的督办要求，会议材料我都看了，很好，大家要认真学习、掌握这些制度规定。我们要把握住督办工作的关键点开展督促检查工作，要深入实际，深入群众，及时掌握情况，迅速反馈汇报。当前的督办工作，就是要以贯彻落实市委、市政府“惠民66条”和“穗7条”为核心，把任务分解细化，明确时间要求，建立台账，紧抓不放，逐项督办。同时，把各区分局、各县级市局纳入网络成为有机的一环，对局办公会决定事项和领导批办事项，要求做到件件有着落，事事有回音。

（三）要学会运用几种工作技巧，优质高效地处理办公室事务。

建议提案办理工作是由我局代表市政府向人大代表、政协委员们沟通、汇报相关工作情况，所以说，办理建议提案，实际上是一项沟通协调的工作，它要求我们在建议提案办理过程中，讲究一些沟通技巧。这其中，体现的是以我局为代表的政府部门的执政水平，因此，对建议提案的办理丝毫不能掉以轻心。一是要高度重视，按照市府办公厅《关于认真做好2007年人大代表建设和政协提案办理工作的通知》（穗府办〔2007〕14号）的要求办理。各承办单位指定专人，按时复文，尤其是对主办件的时限要严格把握，不得拖延；二是要继承和发扬我局已有的沟通工作机制，针对性强、态度明确地加强沟通，统筹协调。各区分局可以借鉴市局与代表、委员们面对面沟通的做法。这样，才能以我们的尊重赢得对方的尊重，以我们的务实、勤政赢得对方的好评。

信息工作是办公室服务领导决策，充当领导耳目喉舌的一项重要职能。办公室开展信息报送，要学会运用写作技巧，要自觉服务局的中心工作，主动追靠领导的决策思路，围绕着“三点”：领导的关注点、工作中的重点、社会上的热点，挖掘信息源，找准切入点。当前要结合“惠民66条”和“穗7条”落实情况，特别是涉及民生的，一定要加强信息报送工作。办公室牵头，利用好局公共网站，各单位充分发挥舆论阵地作用。提高信息文稿起草水平，一要准确把握领导意图，古人讲：言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。凡是领导关心的工作都要尽量了解，凡是领导考虑的问题都要深入思考；二要突出特色；三要精简明了，用简洁的语言表达深邃的思想，用短小的篇幅承载丰富的内涵；四要多出调研类、综合性信息，多出精品信息，为领导决策出好点子、当好参谋。信息报送要做到“四快”，即发现问题快，采编撰写快，送阅审批快，反馈落实快。

（四）要完善和落实好工作制度，确保日常管理事务的顺利开展。

保密工作是办公室的一项日常管理性事务。做好保密工作，要以落实领导干部保密工作责任制为基础，以提高保密人员特别是领导干部的保密意识、加强党政机关要害部门保密管理为重点，以推进保密管理规范化、保密技术现代化为手段，坚持依法行政，强化保密执法，确保党和国家秘密的安全。办公室平时要认真做好文件的收发登记工作，严格涉密文件的管理、存放，定期、不定期地开展保密工作检查，督促落实。

目前正在开展的事权下放工作，要按照《市国土资源管理体制改革后各区分局行使职权的基本方案》（穗国房字〔2007〕326号）和局印章管理规定，稳步推进：一是认真清理体制改革前市局事权下放文件；二是结合各区实际，逐个明确下放的行政管理事项，完善委托制度；三是整合行政业务专用章，严格规范使用制度。

办公室的其他工作事项，如接待、后勤保障等，也都非常重要，在这里不一一讲了。今天的会议对在座的分管办公室的领导和办公室主任（处室综合岗）提出了工作要求，也提出了殷切的期望，既是一个总结经验部署工作的会，也是一个业务培训和工作交流会，对推动全局系统办公室工作再上一个新台阶具有十分重要的意义。希望大家好好学习，认真领会，切实提高，把市国土房管系统办公室工作打造成为行为规范、运转协调、督办有力、落实到位的高效优质品牌，成为全局系统工作的排头兵，为推动国土房管事业更上一层楼做出更大的贡献！