JJ仓储管理部管理制度
苏州惠钢聚诚纺织有限公司
仓储管理制度
第一节 总 则
1、 为加强仓储管理,提高仓储管理质量,特制定本制度。
2、本制度中所指的仓储管理包括:货物的验收入库、保管、出库、发运、退库、
盘点、安全等工作,以及对仓储人员的考勤和通讯、奖惩等管理制度。
3、本公司的仓储管理依本制度执行。
第二节 入库管理规定
1、仓管员接到收货通知后,安排好库位,准备好必要搬运工具。
2、仓管员应会同相关部门人员对每项进库的物品,应于货到当日详加验收。入
库验收:
(1)对入库的物料,仓管员应依据相关送货单,核对货物的品名、编号、
型号、规格、数量、化验单等内容(个别货物还应包括生产日期、保
质期限、质量证明等等);核对实物是否相符完好;货物及包装上是
否贴有标识,是否还需进行化验等等。
(2)仓管员在验收货物过程中,如发觉附件短少、数量不符或货物破损时,
应立即提出质疑并更正。最迟应于收货次日以书面形式(质量异常单)
物料课长后再通知采购部门或来货单位。货物验收过程中遇到无法解
决的问题或出现异常,经物料课长批准后办理相关凭证,进行入库。
如未办理相手续,擅作入库处理,日后发现货物损坏等问题,视为仓
管员管理不善,自行承担相应责任。
(3)已验收入库的货物在一段时间内使用过程中出现质量问题,仓管员应
即时通知采购部,由采购部负责办理更换或退货。
(4)产品在使用一段时间后出现的质量问题而需要重新入库的物品, 应
由公司主管会同设备部、技术部门鉴定。鉴定为无法维修的,由设备
部、技术部门提呈并签暑报废报告交厂长审批;重大设备报废由企业
总经理审批。若零附件报废则由部门课长审批。至于易耗品则以旧换
新。有质量问题的产品进入维修库。
(5)入库后单证由仓管员签名后交统计员统计录ERP系统。,
3、入库物品经仓储管理员与采购员的来料单证验收,合格无误并在单证上签名
后,交统计员按系统格式录入ERP系统或做台帐并从系统打印 《入库单》,须注明货到时间,由采购员、仓管员签字、仓储主管复核签字确认方可有效。
4、仓管员将货送入库位,填写料卡或交统计员打印料卡,并报统计编制入库档
案。单证由统计员整理后交财务入账。
5、严格做到四不收:凭单手续不全不收;实物帐单不符不收;单证字迹不清不
收;特殊事件无部门领导签名不收。
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第三节 保管管理规定
1、货物的储存保管,以物品的属性、特点和用途规划设置仓储,并根据仓储的
条件划区定位编号。
2、物品堆放的原则:在堆垛安全可靠的前提下推放,根据货物特点,必须做到
检点方便,成行成列,文明堆齐。
3、仓储保管员对库存、代保管的物品以及设备、工具等负有经济责任和法律责
任。如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等,保管员应及时报告上级主管,分析原因,查明责任,按规定办理报批手续。未经批准一律不准擅自处理。仓管员不得采取“盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。
4、保管物品要根据属性,考虑储存的场所和保管常识,加强保管措施。同类物
品堆放,考虑凭单对应出库,发货方便,留有回旋余地。因仓管员未及时采取相关防护措施,导致物品受潮、损坏,仓管员应负责任。
5、保管物品,未经主管同意,一律不准擅自借出。维修急用零件或其它原因临
时急用的物品,经所属部门主管同意后,可以借用,但必须填写《物品借用单》或借条。同时仓管员必须在《物品临时借用登记本》上登记,并且妥善保管好相关单据。借出物品最迟一个月内归还,未能及时归还或已经损坏,必须向主管说明原因并要求借用部门改为领用。
6、仓储要严格保卫制度,禁止非本仓储人员擅自入库。仓储严禁烟火,明火作
业需经厂长批准(特殊情况可由行政课长批准。)并开具动火票方可使用。仓管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。不定期演练。
7、退回或换回旧物品,必须贴上明显的标签,另行堆放。定期处理或报废。
8、进入仓储物品必须保持干净整洁,库房内配备常规洁具,应当每日进行清扫,
保持仓储整洁。
第四节 出库管理规定
1、出库验收:
(1)销售部开具《销售出库通知单》,经部门主管签字后,提前一天(量
小半天也可)派送或传真至仓储,仓管员按出库单所列品名、编号、
型号、规格、数量等内容准备货物,等待发货。若有内容不明确或所
供信息有误,应即时与销售部核对、确认。
(2)特殊情况紧急出库时,销售人员必须以手机短信方式或借条将所需物
品的规格型号、数量、发货时间、地址等发送给仓管人员。仓管人员
根据手机短信或借条开具《销售出库通知单》,并报部门主管批准后
方可发货,并于上班后当日上午补办手续,通知销售部补开《出库通
知单》。紧急发货时,原则上要求两人(含两人)以上签字方可放行。
(3)凡属公司内部人员借用物品,一律使用《物品借用单》,并经部门主
管审核同意方可借用。金额较高、较为贵重、或数量较大的物品需由
所属部门主管签字同意后,方可借出。
(4)物品出库时,仓管员应凭领料单或销售出库单等出库,同时,应调整
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料卡信息;若无产品订单号或批号,则请相应部门人员按公司订单号
或批号编写规则编写,并在《货物出库记录本》上登记,以便核查。
(5)严禁无任何单据货物出库,严禁仓管员无任何单据自提自发!
(6)销售出库前应由销售员预先通知仓储后,仓储准备物料,同时由统计
发发货信息给财务,得到财务允许的指令后,仓储当班仓管员开具出
门证,并在出门证上签名,同时签名的有统计员或仓储领导。
(7)生产部门领用白坯投缸前,原则上生产部门派员凭领料单到白坯库划
码领料,领多少划多少。遇上需开剪的,生产部门人员会同仓管员将
开剪的料提到开剪处,待开剪完后由仓管员收入白坯库归至原来库
位。所有用料一律录ERP系统管控。
2、交货期限:
(1)有库存物料的产品,按公司销售部开具的《出库通知单》,当日出库。 (2)销售人员先查看系统坯布库存情况。因缺货等原因不能当日出库的,
仓管员应及时联络销售部相关销售人员并说明原因。物品出库时,若
无特殊要求情况下,须遵循凭单对应出库原则。
3、任何物品出库,仓管员均应于出货当日登记入账,以便存货的控制。在料卡
上注明出库日期和当次发出的总数。
4、为防止错发、重发和漏发,要求做到:“三核对”、“五不发”。“三核对”:出
库单与实物相核对、出库单与装箱清单相核对、装箱清单与实物相核对。“五不发”:无计划不发、手续不齐不发、涂改不清不发、规格型号不对不发、未验收入库不发。
5、《货物出库记录本》按序编号,每季度交至公司分管仓储的领导查看。
第五节 发运管理规定
1、货物的包装:
(1) 货物出库封装前,仓管员应仔细核对《销售出库单》所要出库物品的
品名、编号(批号、订单号等等)、型号、规格、数量、颜色、是否
相符,同时校对客户名、唛头、色号、缸号、数量、交货地、联系方
式和联系人等信息,经核实无误在单证上签字确认后,附上装箱清单
方可封装。
(2) 所有物品必须按其性能、属性包垫好,采取完好的保护措施,以防止
货物的损坏。
(3) 所有发运物品,必须附有货物装箱清单壹份。装箱人员须在装箱清单
上盖上发货员代码或签名,并在《发货记录本》上登记签字。
(4) 发送快递,必须附有清单壹份,相关人员在清单上签字。发货人员并在
《快递记录本》登记签字。
(5) 如有其它特殊要求的,按销售部要求包装。
2、物品的搬运:
(1) 按类搬运,搬运货物时应小心轻放,不能猛撞,严禁一切人为可能损
坏货物的形为。搬运人为损坏,由相关责任人负责,并按货物实际价
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值赔偿。
(2) 搬运时要注意人员和货物的安全,避免人员伤亡和货物损坏。
3、因客户业务需要,收货人非直接订单客户或其收货地点,应由该订单销售员
出具收货指定通知单,其《销售出库单》应经销售部主管核签后方可办理交运。
4、仓储接获《出库通知单》方可发货,并同时开具出门证。
5、若是紧急出货时,应由销售部门主管书面或短信方式通知仓储课长,先予以
交运,再补办出货手续。
6、未经办理入库手续的物品不得交运。若需紧急交运时,需于交运同时办理入
库手续。
7、若因工作失误,发错货物或发错地方,造成经济损失。相关责任人应发错的
货物承担责任,并视情节轻重给予500元以内的处罚,同时记大过或开除。
8、运输保险:
(1) 由承运公司发运时,无论以何种方式发运(大巴、汽运、客运、铁路
运输等),都必须对所运货物进行投保。投保金额一般是货物总价值
的20%-50%,客户另行约定的除外。 (2) 由个体运输或单位承包运输,相关责任和保险均由该运输主承担。
9、承运车辆调派与控制:
(1) 由公司领导指定专人负责承运车辆与发货人员的调派。
(2) 如因公司车辆不够调派的情况下,可另行雇车,但需填写《雇车申请
单》,经部门主管签字后方可生效。
(3) 如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址。货物交运前,仓储
发货人应将预定抵达时间通知销售部门转告客户准备收货。
10、 物品的交运:
(1) 物品直接交运客户时,仓储人员应开具《销售出库单》的同时另开具
《送货单》,发货人及承运人应于《送货单》上签字。物品送达客户
时,请其验收,并签收《送货单》回联。《送货单》客户签收回联由
公司指定专人妥善保管。
(2) 客户自运时,仓储应先联络销售部门确认。物品装载后,承运人(客
户)应在《销售出库单》上签字,并注明“自提”字样。
(3) 物品通过承运公司发运时,发货人及承运人应在发运单据上签字,并
注明发货日期。发运单据由指定专人妥善保管,便于查对和月底复核、
结账。
11、 发货通知:
(1) 货物发出后,仓储相关责任人必须及时通过传真、电话方式或手机短
信等形式通知客户货物到达的车次、时间和代理货运公司的情况。
(2) 如因未及时通知对方造成货物遗失,由相关责任人承担责任,并且视
情节轻重处以罚款100元-200元。
12、 运费审核及控制:
(1) 单次运输费用在1000元(含)以上,应填写《费用审核单》,报请部
门主管审批。
(2) 仓储每月接获承运公司送回的签收单回联,“运费明细表”及发票存
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根,应于5日内审核完毕,送至财务部整理付款。
(3) 仓储审核运费时,应检查核对开具的回联,是否有逾期送达或相关异
常签收(如货物损坏等情况),均依合同规定罚扣运费。
(4) 对运输公司的选择应遵循“货比三家”的对比原则,对其价格、安全
性、服务快捷进行综合评估,选择最适合的运输公司和运输方式。
(5) 运费的控制:无论是公司付款,还是到付,发货人都必须选择公司指
定的运输公司承运,违规者公司将严肃处理。
第六节 退库管理规定
1、办理退库手续时,应开具《退库单》,并注明退库原因。
(1) 退库物品外观保持完好的,须由技术部门鉴定,确认完好并在《退库
单》上签字,仓管员审核签收,方可退货。
(2) 退库物品外观未保持完好,由销售人员填具《退库单》签字后,主管
确认签字,仓管员审核签收,方可退货。仓管员应在物品上贴上标识
及《退库单》编号。
2、货物报损:
(1) 需报损的物品,由使用部门提出申请,经技术部门鉴定为无法修复的,
经部门主管签字后报损(5千元以内部门审批,5千元以上厂长审批,
2万元以上总经理审批。),同时将报损的物品转入报损库。
(2) 转入报损库的物品,需由使用部门报采购部备案。
3、报损的物品如需特别处理的,仓管员应及时上报主管部门,主管部门应督促
相关部门及时处理。
第七节 盘点管理规定
1、货物盘点分为定期盘点与不定期盘点。
定期盘点即指每月28日仓管员、统计员对库内物品盘点,财务派员监盘。30日财务派员进行抽盘;
不定期盘点即指公司对仓储进行不定期的抽查。
2、货物盘点的主要内容:检查货物的账面数量与实存数量是否相符;检查货物
的收发情况;检查货物的堆放及维护情况;检查各种货物有无超储积压或常用物料的安全库存量及损坏;检查安全消防设施与安全隐患。
3、对货物的盘点一般采用实地盘点法,盘点时相关人员(财务、库管人员)必
须在场。
4、盘点后,应由盘点人填具盘存报告表,如有数量短少、品质不符或损毁情况,
应详加注明后由库管人员签名负责。盘点人员均应在盘点情况报告上签字,并报公司主管领导和总经理审阅。
5、盘点后如有盘盈或不可避免的亏损情形时,应由仓储主管呈报总经理核准调
整,若为保管责任短少时,则仓管员对此负全部责任。
6、非人为原因造成的物品报废,仓管员应将物品妥善堆放。若因仓管员未采取
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相应的防护措施,使保管物品受潮、堆放不当造成损坏等,由仓管员负责。
7、如直接保管物品的库管人员变动时,应查对库存物品的移交清册,交接双方
会同监交人员进行实盘存。
8、仓管员定期向采购部递交盘点报告,随时与采购部门沟通库存情况,建立《最
低存量基准》,货物低于存量基准时,应马上汇报上级主管和采购部门。
9、处罚:因仓管员不负责任,保管不善,未按期盘点等原因造成货物丢失或损
失,应当负有全部责任。
第八节 安全管理规定
1、库房钥匙仅限于库管人员保管。
2、除库管人员和因业务、工作需要的有关人员外,任何人未经批准,不得进入
仓储。
3、因业务、工作需要进入仓储时,必须先办理登记手续,并要仓储人员陪同,
不得独自进入。凡进仓储人员工作完毕,出仓储时应主动请仓管员检查。
4、仓储不准代私人保管物品,也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门
的物品存仓。
5、任何人员,除验收时所需要,不准把仓储物品试用试看。
6、做好消防工作,提高对消防安全工作的认识,落实各项消防措施,应配备相
应数量的灭火器等消防设备。
7、做到每月防火检查,消除隐患,一旦发生火灾,应沉着,冷静,及时拨打“119”
火警台,并正确使用灭火器,尽力控制火势。
8、库房内不准堆放易燃易爆物品。严禁吸烟、使用明火,经常检查电线是否有
破损现象。吸烟者每次罚款200元。
9、所有账本、单据、记录本等相关重要的资料应妥善保管好,做到人员离开时
应锁好。丢失资料,相关责任人承担全部责任。
10、 人员离开库房时,必须关闭所有电源,锁好所有门窗,加强防患意识。
第九节 考勤/通讯管理规定
1、仓储物流部考勤时间:8:00—17:00以上考勤时间仅对员工的一种考核,非
仓储、物流部门的实际工作时间。因工作的特殊性及不定时性,所有仓储、物流部门员工必须保证当日事当日毕,保证当日工作的及时、连贯完成后方可下班或休息。
2、严格遵守公司规章管理制度,上班时间坚守工作岗位,不得聊天,不得打私
人长途电话、声讯电话,非业务电话不得长时间占线。如有违反,视情节轻重处以30元-100元的罚款,或警告、记过等处分。
3、通讯管理规定:
(1) 星期一到星期日8:00--21:30手机保持畅通。部门经理需24小时开机。
(2) 若因通讯原因,造成工作延误,规定如下:手机关机一次扣款50元;月
累计三次(含)以上扣除当月通讯补贴;情节严重者,取消当月岗位津贴。
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第十节 奖惩管理规定
1、奖励规定:
(1) 全年发货无错误,公司予以奖励300元-600元。
(2) 对仓管员所保管的货物,全年盘点无丢失,无损坏,予以奖励仓管员
800元-1500元。
(3) 发现并能及时制止重大错误形为的发生,避免公司遭受经济损失,视
情况给予一次性1000元-2000元的奖励。
(4) 工作认真负责,恪守职责,遵守公司各项规章制度。年终予以奖励500
元-2000元。
(5) 积极进取,努力钻研。对仓储的管理,提出合理化的建议,为公司开
源节流做出贡献者。公司予以奖励300元-800元。
2、惩罚规定:
(1) 违反以上仓储管理规定,造成经济损失,仓管员对此负全部责任。
(2) 公司安排的工作应在规定的时间内执行;如因特殊情况未能及时完
成,应主动反馈沟通。
(3) 情节轻者处以罚款100元-200元。
(4) 多次违反规定、情节严重者按实际价值赔付,并给予警告、记过、降
级、记大过、或调离工作岗位,辞退等处分。
本制度自2014年3月31日起执行。本制度与原制度相悖之处,以本制度为准。公司储运管理部保留对制度的最终解释权和修订权。
注:本制度由金泉明撰写,公布之日起,若有异议,请直接与撰稿人联系[1**********]
储运管理部 2014-03-22