加强职工出差差旅费管理
摘要:目前,医院差旅费报销管理中存在着诸多问题,本文就这些存在的问题,给出完善并严格执行差旅费管理标准、财务人员在报销时做好相关单据的审核等相关对策,希望能帮助医院更好地节约成本、有效控制差旅费用、提升医院的财务管理水平和整体管理水平,使医院在日益激烈的竞争中利于不败之地。 关键词:医院;差旅费;报销管理;问题;相关对策 一、医院在职工出差差旅费报销管理中存在的问题 1.差旅费管理标准不严格 医院在差旅费管理方面制定了开支标准,并就各级各类出差人员的住宿费用做出了详细的规定,给予出差人员途中的住宿费用和公杂费用的补助,但由于各种主客观原因,一些出差人员钻标准的漏洞,出差时住标准规定的上限费用的宾馆,导致各项公杂费用尤其是住宿费用得不到有效控制,差旅费居高不下。 2.出差人员拖延差旅费报销时间 一些出差人员或者挪用了公款,或者为了谋取个人的不正当利益,导致没有及时报销差旅费。出差人员在医院之外的地方的一切行为,医院的领导和财务人员是无从知晓的。个别出差职工为了填补挪用的公款或为了谋取个人的不正当利益,需要时间进行“洗票”,把不是因公发生的费用通过开设虚假发票等方式变为合法的发票,到医院财务部门报销。 3.报销流程复杂繁琐 职工出差归来报销差旅费时,要填写各种纸质的单据单证,财务部门审核、结算上交的原始单据,然后交给自己所在部门的领导审批,领导审批之后,将纸质单据单证交给医院财务部门。在此过程中,纸质单据单证的填写、部门领导的审批等,都难以形成规范又有价值的差旅管理相关报告,给医院的差旅费管理增添了许多压力。这种传统的差旅费报销手工流程复杂繁琐,不利于差旅费的合理有效报销,也给医院的管理带来了许多不利的影响。 4.职工出差期间的路线和任务财务人员所知甚少 医院职工出差,受其所在部门领导的指导和监督,财务部门只负责提供财务方面的支持和协助,因此财务人员对于出差职工的路线、任务、时间、地点等都很少知晓,很难对其出差期间所发生的差旅费进行有效的把关和监督,给报销时的财务审核与核算带来相当的难度。 二、加强职工出差差旅费管理的相关对策 上述问题的存在,必将给医院的财务管理和医院的整体管理带来不利影响。要使医院各项工作健康有序开展,必须充分发挥主观能动性,积极采取有针对性的对策,解决职工出差差旅费管理中存在的各种问题。 1.完善并严格执行差旅费管理标准 认真查找医院差旅费管理标准中的漏洞并修改完善,出台差旅费使用管理的相关规定并严格依据规定执行,任何职工不得违犯。职工在申请报销结算时应主动出示出差审批单,单中详细注明出差地点和出差事由,并经职工所在部门的领导签字同意,否则医院财务管理人员不予审签。对于不在医院差旅费使用管理规定内发生的任何费用,皆由职工个人承担,无论何种理由,财务管理人员不予报销。 2.财务部门及时督促报销职工差旅费 财务管理人员应有高度的社会责任感和职业道德,严格把控职工出差差旅费的报销,规范其行为,并及时有效督促其合理合法及时报销。医院领导和财务部门应制定严格的差旅费报销制度,规定差旅费报销的时间期限,对长期拖延差旅费报销的职工给予一定程度的物质惩罚,如扣发奖金等。同时,财务管理人员还应加强内部管控,规范报销流程;学会鉴别假发票,严格检查发票来源和发票内容,并在入帐环节继续在网上核验发票本身的真假,看其是否真实有效,内容是否符合逻辑,对持虚假和虚开发票的职工,给予严肃的物质惩罚或警告降职等处分,从而杜绝虚假和虚开发票。 3.实行公务卡结算制度 当今社会,科学技术飞速发展,信用卡应运而生。公务卡作为用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡,在医院财务管理中发挥着越来越大的作用。医院财务管理的日常开支项目繁多,如车票、住宿、餐饮、办公用品等的支出等。如果医院原本的传统手工、纸质管理模式不加以改革,医院资金管理的实效性将很难实现。公务卡管理具有时效性和可分析性的特点,可以为医院提供全面的综合性报告,因此,采用公务卡结算车票、住宿费等一系列差旅费支出时,医院财务人员可以直接看到出差人员的帐项,原本的预借现金和现金归还环节也可以免除,方便医院对职工出差差旅费用的管理。再加上其自身的免息期功能,使医院流动资金管理的占用和使用得到有效避免,从而有效提升医院资金的使用效率。 4.财务人员在报销时做好相关单据的审核 财务部门在给职工报销出差差旅费时,应树立高度的责任感和职业素养,认真查看职工出示的各种单据。比如,看单据是否真实有效,有没有假发票;看单据上所标明的时间是否与实际的出差时间相一致;看单据上所注明的路线是否合理;看有无非本次出差的单据或和单位出差业务无关的单据等,并积极和职工所在部门的领导沟通,确保各项报销真实完整,保证医院的财务安全,使财务管理健康有序进行。 综上所述,当前医院在差旅费管理中存在着诸多问题,建立和实施有效合理的职工出差差旅费报销制度和管理方法,对医院发展具有重要的现实意义。差旅费报销是医院的一项重要的经常性支出,关系到职工切身利益和医院利益及其他各项事业的发展,只有及时发现医院在运营中存在的问题,并采取有效措施,才能使医院健康有序发展。相信医院在加强职工出差差旅费管理后,必然会有效规避各种不必要的风险,极大促进医院各项工作的展开。 参考文献: [1]徐 瑾 刘 悦:浅析基于社会化合作的企业差旅集中管理[J].改革与战略,2008(11):193--195. [2]李洪军:浅谈新差旅费管理办法的执行问题[J].管理观察.2009(7):94—95. [3]朱卫卫 李 声.鸿浅谈医院差旅费开支管理[J].赣南医学院学报.2003 (6): 760--761.