谈谈现代秘书职业素养提高的途径

　　摘要：秘书职业素养在一定程度上影响了秘书人员的可持续发展，在秘书人员的工作中起到非常重要的作用，本文从提高业务素养、道德和心理素养等几个方面进行了阐述 。 　　关键词：秘书 职业素养 　　现代秘书职业素养如何决定了他的工作态度、水平及效果，那么秘书的职业素养工作中就起到至关重要的作用。 　　一、提高业务素养 　　秘书工作很琐碎，需要通才。大致需要以下能力： 　　（一）理解和领会能力 　　理解和领会能力跟反应能力息息相关，听得快，听得清，记得牢，集中注意力，深刻的理解力，牢固的记忆力，这要求秘书人员必须要了解上司的工作内容，工作习惯，个人性格，价值观。以及上司交往的范围，和一些家庭私事，便于对突然出现的情况妥善处理。 　　（二）分析和驾驭能力 　　秘书人员需要分析和驾驭能力，善于把繁杂的事物处理得有条有理。秘书常常面对千头万绪，时间紧急的情况，需要在短时间内迅速作出归纳和梳理，分清楚事情的轻重缓急，把事情处理得有条不紊。要求秘书人员有准确的判断力，具备解决问题的常识和经验，能迅速采取行动。 　　（三）应变能力 　　秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。一些实现拟好的日程，工作计划，经常面临改变的情况，打乱预定方案。秘书在这种时候需要沉重镇定，原则不变，迅速抉择，灵活处置，达到预期目的。 　　（四）交际能力 　　秘书人员需要处理各种人际关系，因此善于交际，待人真诚，容易被人信赖，有亲和力，办事成功率就高，速度和效率统一，反之也不然，交际能力也反映出一个人的思想性格修养。 　　（五）语言能力 　　表达能力与办事的成功率有直接的关系，秘书在处理众多事务的时候，会说话能促进良好的效果，这也是秘书工作人员的基本条件，如何才能算作是会说话呢？比如：普通话标准，吐字清晰，明确表达，简单明了，表情自然，语速适中，态度诚恳，保持礼貌，可加上适当的手语表达，这个时候如果能搭配说话的艺术，比如：幽默，机警，说服力，感染力，风度，气场，便会得到意想不到的良好的效果。 　　（六）文字表达能力 　　作为秘书人员，在工作中的一个很重要的任务就是从事大量的文字工作，每天都要与文字打交道，修改或草拟文稿，所以，秘书人员应当具备过硬的文字功底。需要精通语法、修辞和逻辑知识，和一些为写作创造良好条件的浩瀚的汉语词语知识。秘书的写作主要是公文写作，要做到内容与形式的统一，因此秘书人员要熟悉了解各种公文的特点，写作要求和语言表达技巧，加强写作实践，不断提高写作水平，平时也要积累资料，培养精练的文字表达能力。 　　（七）办公自动化使用的技术能力 　　随着办公设备现代化的发展，秘书人员应该掌握办公自动化的使用技术能力，熟悉电脑操作，熟练运用办公软件，掌握一定的技术手段，这对适应工作有着明显的积极作用。 　　（八）内部沟通与协调能力 　　秘书人员在工作中起到上传下达的作用，也在一定程度上参与了管理，秘书人员需要良好的沟通能力，平时多和部门之间的工作人员沟通，建立良好的人际关系，便于工作的展开，当公司面对重要的事情能迅速地作出调配；秘书就是员工和老板的关系纽带，应当积极处理内勤工作，具备一定的协调能力，准确地全面把握员工真实情况，要求和意见，反馈给领导及有关部门，及时解决问题，促进企业稳定发展。 　　（九）驾驶汽车的能力 　　秘书人员应懂得驾驶汽车，方便陪同领导出席各种活动，或外出接待。会驾驶汽车的秘书人员在当代社会越来越多，一方面公司可减少开支，而且在一定情况下也解决了麻烦。这是一个新出现的现象，虽然还没有普及，但是驾照能让企业在选用人才时对你优先考虑。 　　二、提高道德与心理素养 　　（一）道德素质 　　秘书人员一定要具有高尚的职业道德。要把"德"放在第一位，才能算是一个合格的秘书。秘书要踏踏实实，做好本职工作；辅助领导，当好参谋；为人正直，人格高尚；谦虚谨慎，平易近人；实事求是，恪尽职守。曾经的河北第一秘书李真，是一个"少年政界奇才"，28岁成为省委第一秘书，5年间升为厅级干部，34岁成为全国最年轻的正厅级国税局局长。可是他藐视国法贪污受贿上千万元，成为新世纪"惊天大案"，被执行特殊的注射死刑。 　　（二）心理素质 　　随着经济社会的持续迅速发展和知识经济的到来，秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书的心理品质提出了越来越高的要求。因此只有保持良好的心态，才会一直有积极向上的表现。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。所以要想成为一个成功的秘书人员，必须学会自己调整心态，保持心理平衡，坚定信心和意志。 　　三、养成的良好习惯 　　1.养成向别人学习的好习惯 。一个人如果想有所建树，最起码的一个条件就是要刻苦磨炼、孜孜以求，尽可能地多汲取一切有用的东西，不断积累知识，更新知识。尤其是在当前的形势下，作为一名办公室的工作人员，不学习就会落伍。学习的方式很多，学习的内容也很多，除了理论学习、政治学习、业务知识学习以外，还要向别人学习，要善于发现别人的优点并能对照自己加以吸收利用，这就是学习别人的长处。避免别人的短处，就是善于从别人的失败中总结教训。我们常说，失败乃成功之母。现在阻碍向别人学习的最大障碍是骄傲自满。因此，一定要注意加以克服。善于向别人学习，一是能够促进团结，使自己更加谦虚，更加好学；二是能够促进工作，相互补台而不拆台，使整体工作更加圆满；三是有利于个人进步，尊重别人也就是尊重自己，个人威信也就提高得很快。 　　2.养成勤奋工作的好习惯 。一个人对工作、对事业是否有追求，都在平时的工作中可以表现出来，周围人的人也会有感觉得到。勤奋工作，丝毫没有懈怠，时刻都在思考，处于工作或时刻准备工作的状态，保持精神和斗志，长此以往，不仅使自己的办事效率提高，也给领导留下了良好的印象，给自己挣取到更多表现机会。 　　3.培养在工作中的主动性。不要做"陀螺"式的下属 。不要上司说一下才动一下，上司不说了就不动了，上司一不在跟前就不知道自己该做什么了。秘书人员应该全面弄清自己的工作范围和职责，主动地去想事情做，找事情做，把事情做好。如果你对自己要求更高一些，能领会上司的全部工作设想和具体计划，急上司之所急，想上司之所想地去做工作，经过这样的磨练，很快就会成为一个有成就的人。 　　4.养成有计划地去工作的习惯。 有个著名企业家就曾说，很难找到有思想和能分清事情轻重缓急并妥当处理的人，这需要极强的战略眼光和执行力。有用的措施就是每天要拟定工作计划，计划每一天的工作，分析事情的重要程度来决定做事的先后顺序。不过总的来说，一个人不可能总能按事情重要程度决定做事的先后次序；但是，按计划做事，绝对要比随兴致去做事要好得多。秘书人员每天面对的工作事务相当繁杂，因此养成有计划性的工作，能够事半功倍。 　　参考文献： 　　1.吴欢章主编.《秘书素养》.上海：上海文化出版社，2007年 　　2.何坦夜著《秘书文化论》.北京：中国广播电视出版社，2003年 　　3.方国雄，《秘书学》，1990年 　　4.钟小安，《秘书学杂志》，2004年 　　作者简介： 　　童清华（1972.4-- ）女，汉族，湖南涟源人，副教授，文学硕士，从事文学、教学、素质教育研究。