如何编制好政府采购投标文件

如何编制好政府采购投标文件

编制一份高水平的投标或报价文件，是在政府采购活动的竞争中取得成功的关键步骤。编好投标文件要有清楚的工作思路，要对编制投标文件的关键问题做出认真的思考。下面我们汇集政府采购招投标中经常出现的问题，与大家共同探讨如何解决的方法：

一、树立认真解读采购文件的意识

采购文件是指在政府采购活动中采购单位向投标人提供的为进行投标工作所必须的文件。按照采购方式可以分为：招标文件、竞争性谈判文件、询价文件等。这些采购文件都阐明了采购人所需要购买货物和服务、工程的性质、数量等方面的要求，提出对供应商的资格条件，通报采购程序、评审办法，并告知订立合同的条件等内容。

采购文件既是供应商编制投标文件的依据，又是采购人与中标人签订合同的基础。因此，认真解读采购文件对供应商参与政府采购活动至关重要，是投标人编制投标文件的基础中的基础。解读采购文件时应把握的要点

（一）仔细阅读，全面理解吃透文件

编制一份高水平的投标或报价文件，是在政府采购活动的竞争中取得成功的关键步骤。编好投标文件要有清楚的工作思路，要注意细节，要对编制投标文件的关键问题做出认真的思考，解读采购文件时应把握：看采购文件要认真细致、一字不漏，采购文件一般包括公告或投标邀请、投标人须知、合同条款、合同格式、投标文件格式和项目需求等项内容，对这些内容要全部的了解和掌握。切忌只注意重点而忽略一般，出现对采购文件要求上的缺项漏项；切忌理解上的错误，出现所问非所答；切忌不具备资格资质投标，出现投标就意味着无效。

认真研究文件，摸清要求及意图。例如：从技术指标和服务等项目需求的要求上，了解采购人买什么？从资格资质条件的要求上，分析采购人追求的提供货物和服务供应者的实力、信誉得等方面的层次；在采用的“评标办法”上，窥测采购人对采购货物和服务的需求档次；在投标保证金的数量上，找寻采购项目规模的线索等。这些对供应商在制定投标策略和投标方案时，都十分有现实意义。

（二）认真研究文件，摸清要求及意图

例如：从技术指标和服务等项目需求的要求上，了解采购人买什么？从资格资质条件的要求上，分析采购人追求的提供货物和服务供应者的实力、信誉得等方面的层次；在采用的“评标办法”上，窥测采购人对采购货物和服务的需求档次；在投标保证金的数量上，找寻采购项目规模的线索等。这些对供应商在制定投标策略和投标方案时，都十分有现实意义。

（三）及时发现问题，保护自己合法权益

如果采购文件中出现表述不清楚、模糊及容易引起歧义、漏洞等问题时，应及时要求采购单位对采购文件做出解答、澄清和修改，防止出现自己对采购文件

的理解造成投标失误发生；发现采购文件中出现“不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇”及其他违反国家有关规定的问题，要在法定的时间内，及时向采购单位提出书面质疑或者向政府采购监督管理部门提出投诉。保护供应商自己的合法权益。这样做，也有利于政府采购的规范化运行。

（四）研究评标办法，确定投标策略

一个政府采购项目所采用的“评标办法”往往反映出采购人所要采购的产品的档次定位、采购人的意图。这对投标人研究投标策略，制定自己的投标方案很重要。

采取“最低评标价法”时，采购人对购买的货物、服务更注重考虑其最大程度节约资金，提高资金使用效率；采取综合评分法时，采购单位引入权值的方法，使评标结果更具科学性，采购结果更具综合性；采取“性价比法”时，采购人对购买的货物更注重考虑其使用价值，体现“物有所值”。

(五) 投标文件编制不能遗漏要点

因为对招标文件未能做出实质性响应而被定为无效的投标文件，大部分是由于对招标文件的商务部分未做出实质性响应导致的。本文就投标文件的实质性响应问题进行讨论，希望能明确对招标文件中哪些内容不做出响应将被视为非实质性响应的投标文件，供投标供应商参考。

1、是否具备参与投标基本条件

《政府采购法》第二十二条规定：“供应商参加政府采购活动应当具备下列条件：（一）具有独立承担民事责任的能力；（二）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（三）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（五）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；（六）法律、行政法规规定的其他条件。”应该说，《政府采购法》对投标供应商的基本条件已做出明确规定，但在实际操作过程中，还是会经常遇到投标人因不符合这些基本条件而被无效判处。如投标供应商是不具有独立法人资格的分公司、办事处，不具有独立承担民事责任的能力；或是投标内容不在公司经营范围之内；还有某些供应商明知本公司在三年内曾有重大违法记录仍参与投标，等等。

2、是否满足针对性特定资格条件

投标供应商除了应满足基本条件外，还应满足特定项目的特定条件。对信息系统集成项目而言，其特定条件主要有：《计算机信息系统集成资质》、 ISO9000质量认证证书等，集成资质分壹～肆级，壹级最高；对信息安全项目一般要求供应商具有《涉及国家秘密的计算机信息系统集成资质》，本资质除分甲乙两个等级外，还有如软件开发、综合布线等多个单项资质；还有信息安全服务项目，需有中国信息安全产品测评认证中心的《国家信息安全认证信息安全服务资质证书》等。投标供应商一定要搞清楚，招标采购单位到底要求那个资质，自身是否具有这个资质；此外，投标供应商所提供的各种资质证书必须是本身所有的，名

称保持一致（母公司使用子公司或子公司使用母公司的证书都不会被认可）。

3、是否接受提出的合同条款

招标采购单位在招标文件中一般都会把合同条款告知投标供应商，要求投标供应商接受该要约，以免中标后双方就合同条款“扯皮”。投标供应商在投标前应仔细研究，如果觉得某些条款不合理，不能接受，应在规定时间前提出质疑，要求招标采购单位进行修改，千万不能既不提出质疑又不接受条款，这样做的结果只能是供应商吃亏。投标供应商不提出异议，只能视同该供应商已接受了招标采购单位提出的条件，自说自话地在投标文件中提供自己的合同条款要招标采购单位接受，显然是不现实的。

4、质量保证期是否满足要求

质量保证期是一个很重要的指标，也是与投标报价密切相关的一个指标。一般情况下，投标供应商应满足招标采购单位对质量保证期的要求，如果投标人能提供大于招标采购单位要求的质量保证期，那当然是好事，而且也有利于投标供应商自身的竞争优势。但须注意的是：增加质量保证期一般会增加成本，如果因此而提高报价，可能效果适得其反。因为按照《财政部关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知》（财库[2007]2号），“综合评分法中的价格分统一采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分”。如果报价高了，投标报价得分就低,竞争力反而下降。

5、投标保证金是否准备妥当

通常情况下，对投标保证金本地企业只需带支票即可，非本地企业则要了解招标采购单位公布的账号、开户行等信息，并将投标保证金提前汇出以使保证金在投标截止前到账（要考虑到不同银行间转账时间的耽误），或开好汇票、银行保函，投标时当场交给招标人。

还有另外一种情况导致已经递交的投标保证金无效：投标供应商是A公司，而递交A1公司或是B公司的支票，又没有办妥相关法律手续，当然会被招标采购单位拒绝。总公司和子公司是两个不同的法人，很多投标供应商认为只要交了投标保证金就行，不管是谁交的。根据《公司法》的规定，两个公司就是两个法人，是两个独立的主体，即使法定代表人是同一人。实际上，投标供应商从购买招标文件开始，就应该按与投标相关的所有材料均保持一致来准备。在组织招标的过程中，经常看到很多投标文件中莫名其妙地出现其他企业的材料，虽然能大概猜出八九分，但仍让招标采购单位摸不着头脑。

6、明确是否联合投标

《政府采购法》第二十四条规定：“两个以上的自然人、法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个供应商的身份共同参加政府采购。”一般而言，除非该项目的招标文件明确规定不接受联合投标，否则可以视为招标采购单位接受联合投标。但投标供应商在组成联合体时应注意两个问题：第一，联合体各方是

否均符合法律规定和招标人所要求的资格条件；第二，是否已按招标文件要求签署联合投标协议，明确各方责任，并且投标各方均已在投标文件中盖章。有些投标文件中会出现两个公司的介绍和其他内容，但没有联合投标协议，又未说明他们之间的关系是总包和分包的关系，还是仅采用另一公司的技术或产品，这样的投标文件只能被排除在外。

7、投标报价是否合乎规范

投标报价的重要性是毋庸臵疑的，在此，笔者主要提醒投标供应商：投标报价应按招标文件规定的格式进行，报价内容不能有重大缺漏。如投标函格式，开标一览表中所要求的价格、工期、质保期等内容是否均已填写，报价明细表中的公开报价、折扣、汇率、人民币报价格式等是否按要求提供。还有，如果供应商是投多个包件的，则应分别列明总价，明确所投包件。此外，如果能提供优惠条件，则优惠条件也应在开标一览表中明确。

8、投标有效期是否满足要求

投标有效期是招标采购单位为了保证项目能正常签约、履约的一个时间限制。也就是说，投标供应商在投标时必须满足招标采购单位的投标有效期要求，在投标有效期内，对招投标双方均具有约束力。当然，如果在投标后，投标有效期期满前，招标人要求延长投标有效期的，投标人可以拒绝招标人的延期要求，但其投标的有效性也将在未延期的投标有效期期满时被终止。如果投标人能同意招标人延期要求，一般来说，这样处理对双方都是有利的。当然，决定权在投标人。

9、投标截止时间前递交

在投标截止时间后递交的投标文件肯定会被招标采购单位拒绝，因为“投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点”、“在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件，招标采购单位应当拒收。”但在操作过程中，笔者还是经常会遇到投标供应商因看错投标截止时间或交通阻塞而迟到的投标供应商，相当可惜。

10、按要求对投标文件密封

要求对投标文件进行密封既是保护投标供应商权利又是保护招标采购单位的基本要求。因为在开标前，无论是投标报价还是技术方案都是保密的，招标采购单位为了避免不必要的麻烦，肯定不会接受未密封的投标文件的；对投标人而言，为了保护自身权益，更应将投标文件密封好。

11、对某些产品的特定要求

如对通讯产品需有信息产业部颁发的入网许可证；对安全产品需要有公安部的《计算机信息系统安全专用产品销售许可证》、中国信息安全产品测评认证中心的《国家信息安全认证产品型号证书》；对软件产品可能会要求投标人具有国家版权局的《计算机软件着作权登记证书》等一些特定要求。还有，投标人有时也会要求投标人对某些重要产品提供原制造厂商的产品授权等。

12、其他有关无效标条款

除了上面列出的一些会被招标人认定为非实质性响应条款外（主要是商务部分），投标人还应仔细审阅招标文件中关于无效标的其他规定（招标采购单位一般都会在招标文件中用专门章节明确“合格投标人”的各项条款）。因技术方案不满足而被判无效标的主要原因一般是：对技术指标负偏离过多。例如招标文件中规定，对某些产品不能有3个以上对打“*”号的技术指标的负偏离。

除此之外，投标人还应了解潜在竞争对手情况。在此基础上，从技术、商务等方面确定投标策略。

二、投标文件要体现企业实力和形象

（一）高水平的投标文件是竞争中能否获胜的关键

投标文件是描述投标人实力和信誉状况、投标报价竞争力及投标人对招标文件响应程度的重要文件，也是评标委员会和招标人评价投标人的主要依据。供应商在产品、服务和实力能够满足招标文件要求的前提下，编制出高水平的投标文件，是在竞争中起着至关重要的作用，决定着投标活动的成败。

（二）投标文件内容要完整

投标文件一般包括：投标函、开标一览表、投标报价表、投标产品的方案及详细介绍、技术和商务方面与招标文件的偏离表、投标人的资信证明和招标文件要求的其它资料。投标文件对招标文件提出的要求应做出相应的回答，对招标文件中提出的实质性响应要求必须做出符合要求的回答。特别是“评标办法”中提出的对投标文件初审的“资格性证明文件”、“符合性证明文件”一个也不能少，都要符合要求。

（三）多提供说明自己优势的证明

例如：能说明投标人的技术优于招标人的要求和其它竞争对手的文件，可提前交货的保证和承诺等，投标人还可将自身的业绩、在其它项目中中标的情况、各方面的评价、产品样本等等有关材料充实到投标文件中，并分别配上详细介绍，以便向评委和招标人充分展示自己的实力，引起他们的重视。

（四）科学的投标报价

拟定合理的投标价格，既不能低于成本也不能高于项目预算。确定投标价格要根据国内、国际市场行情和自己产品成本等因素综合分析来做决策。投标实际上就是投标人按照自己招标文件上提出的各项交易条件，按期提出自己最优惠的报价来进行竞卖。其中，各项费用一定要精确计算。

这里要强调的一点是，不一定价格最低的投标人就是中标者。特别是采用“综合评分法”、“性价比法”评标时，价格最低的投标人往往不是中标者，通常会依据招标文件的要求从技术、价格、实力三方面来综合评审后，进行考核打分才决定。

（五）防止双重报价引起歧义

供应商在编制投标文件时，不要忽略“双重报价”问题。在采购文件中，经常是这样描述的“每个供应商对每种货物只允许提供一个方案，该方案只允许一个报价。任何有选择的方案或报价将不被接受，其文件将被拒绝”。因此，一定看清楚采购文件是否允许“双重报价”。

同时，提醒供应商，“报价”外的优惠、折扣都会损害你的利益，都不能作为评标的实质性依据。谨防一个投标文件出现两个投标方案（两个报价）被作为无效文件处理。

（六）投标文件也要注意小节

一是注意语言规范和格式，招标文件中一般的对投标资料都提供固定格式或有明确的要求，投标人应准备清晰明确的文件。

二是投标文件要严谨周密，资料齐全、编码完整，不掉页、缺页、错页。 三是文本要落落大方，不做不起任何作用的“豪华型”标书，不搞奢侈浪费增加投标成本的行为。

（七）积累投标经验，编制“投标文件范本”

招标文件的格式、资格条件要求通常是大同小异、相差不多。经常参加政府采购的供应商，应该编制本单位的“投标文件范本”针对各投标项目要求的不同，修改变的部分、保留不变的部分，这样既可以省时省力，又可以少犯低级错误，避免出现文本上的一两个错误导致无效投标的问题发生。

总之，科学的思考是成功的前提。编好投标文件，把握政府采购给你提供的时机。