沟通管理_高校科研管理的有效途径
2005年第1期黑龙江高教研究No . 12005
总第129期Heilongjiang Researches on Higher Education serial . No . 129
沟通管理:高校科研管理的有效途径
孙艳华
(黑龙江大学科技处, 黑龙江哈尔滨 150080)
摘要:科研管理中的沟通管理就是为了确保科研信息及时、准确、合理地收集、提取、传播、反馈以及最终处理, 以保证科研工作顺利进行所实施的一系列过程。它是对科学研究活动全过程中各种不同方式和不同内容沟通活动的全面管理。文章通过对高校科研工作特点的研究, 阐述高校科研工作与沟通的关系及沟通管理对高校科研管理的重要性, 论述基于科研项目的高校科研沟通管理的流程。
关键词:沟通管理; 沟通作用; 沟通流程
中图分类号:G647 文献标识码:A 文章编号:1003-2614(2005) 01-0052-03
高校科研工作的核心能力是科研工作中一系列互补的资源:知识和技能的结合。实施有效的管理, 是培养高校科研工作核心能力的基础。科研管理工作就是对各种资源进行合理、有效地配置和利用。实施管理的过程, 就是信息的传递与反馈的过程。
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目标的活动。进行科学技术的研究和开发, 并要为科学技术的积累、共享和创新创造条件, 知识经济时代, 知识和技术发展、创新速度加快, 高等院校在科研工作中存在很多制约因素, 常常会成为培养核心能力的瓶颈, 为取得竞争中的最大优势, 有时需要与
其他的科研单位进行联盟, 临时组织起来进行联合攻关, 以弥补资源和能力的不足。科研联盟单位之间的关系表现为核心能力的共享。
3. 管理方式变化。作为科研管理部门是协调导向型的, 制定科研规划、科研规范, 通过沟通让科研人员清楚学校的发展战略, 协调科研工作的顺利进行。管理者不是权力的控制者, 其与科研人员是平等的合作关系。沟通管理的高效决定了协调的高效, 也就决定了科研管理的高效。
4. 科研活动最终提供的科研成果是高附加值的高科技产品或服务。消费者使用的是高科技含量的产品或服务。比如有些科研人员被聘为政府部门和企事业单位的专家、顾问, 直接为其提供科技咨询和科学决策服务。
二、高校科研工作与沟通管理的关系
科研工作是以科学技术和科研人员为首要资源的活动, 它为科研人员对科学技术的研究、开发、创新和转化创造良好的环境, 在此过程中沟通管理是必不可少的手段。没有科学技术的有效沟通, 就没有科研工作的高效率运行, 也就没有科学水平的提高。沟通的过程贯穿在管理的全过程中。由于管理工作都要围绕科研活动来进行, 因此沟通管理将发
作为科研工作的主体, 科研人员是一种极为特殊和重要的资源, 是决定科研工作核心能力最根本的要素。管理者最重要的功能就是把科研工作的计划、目标、绩效等信息准确地传递给科研人员, 并指引和帮助他们完成目标。这一过程就需要进行大量的沟通。
一、高校科研工作的主要特点
在研究沟通管理之前先分析一下高校科研工作的特点。
1. 科研人员和科研能力是高校科研工作的第一资源, 科研创新的主体是科研人员。科研人员的素质, 一方面由不同学科领域的专业技术构成, 另一方面由团队精神、自主学习、研发能力等因素构成。科研人员有较高层次的人性表现。按照马斯洛的需要层次理论, 科研人员的人性表现呈现出对自我实现、尊重和成就感等追求。麦克利兰的成就需要理论把人最高层次需要即人性表现归纳为对权力、友谊和成就的需要。属于科研人员较高层次追求的权力、友谊、成就感等, 都在团队合作、频繁沟通及相互的社会关系中体现。
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2. 科研活动过程中的组织结构向虚拟化方向演变。科研工作是以科学技术的研究和开发为主要
收稿日期:2004-10-19基金项目:黑龙江省教育厅人文社科项目(批准号:10542016) ; 黑龙江省教育科学研究“十五”规划课题(批准号:GJY03076) 作者简介:孙艳华(1973-) , 女, 黑龙江哈尔滨人, 黑龙江大学科技处助理研究员, 硕士研究生。主要从事科研管理工作。
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挥更为重要的作用。随着高校规模日趋扩大, 高校各科研单位内部之间及内部与外部之间的关系也日益复杂。为了搞好内、外部的各种关系与合作, 管理者要运用各种方式, 进行不断的、广泛的信息沟通和
意见沟通。良好的沟通, 对于保证科研人员完成科研任务, 实现科研目标, 具有重要作用。
三、沟通管理在高校科研工作中的作用对于科研工作来说, 要科学、高效地组织、协调和控制科研工作, 就必须进行信息沟通, 没有良好的信息沟通, 对科研工作的发展和人际关系的改善都会存在着制约作用。具体来说, 主要有以下几方面的作用:
1. 传递信息。科研活动离不开大量的科研任务下达、国内外科研动态发布等的信息沟通。知识经济时代, 知识和技术发展和创新速度加快, 信息传递也更加频繁。通过相关的科研任务信息的传递, 使科研人员快速获得科学研究新的动态、研究方向和目标, 并作出反应进行研究活动。科研人员也可把他们自己对科研工作的新想法、要求和意见传递给科研管理部门。同时也是高校科研管理部门制度决策和规划的基础。要想作出正确的决策, 必须以准确、完整、及时的信息为基础。通过与上级主管部门、各科研单位及科研人员等内、外部环境之间的信息沟通, 就可以获得众多的变化的最新的信息, 从而为科研工作决策和制定科研规划提供依据。
2. 作为研发活动的协调方式。在科研活动中, 采取基于科研项目的项目组或科研创新团队管理方式, 应鼓励科研人员在合作和创新的氛围中进行研发, 因此沟通也是一种协调方式, 通过沟通协调各个项目组和科研创新团队的科研活动, 为研发活动创造条件。科研人员从事的科学技术的研发活动, 还需要及时和管理部门、外界政府和企业部门进行沟通, 建立广泛的交流与合作, 以协调自己的研发行为, 从而达到联合攻关、优势互补、科技创新。可以说在高校科研工作中沟通的协调作用进一步增强。
3. 为科技创新提供支撑。管理沟通应围绕高校如何获得科研核心能力方面作出努力。可能通过建立与外界科学单位的科研联盟, 获得外部的资源和能力; 科学技术变化迅猛, 需要不断地通过沟通来汲取前沿的技术和能力, 通过合理的学习和激励使科研人员获取新的知识和能力; 提高科研人员的沟通能力、增强科研人员沟通的主动性, 进而通过沟通协调科研人员进行能力的整合; 通过沟通营造一个浓厚的科研创新环境, 达到持续创新的目的, 最终形4. 建立和改善人际关系。沟通的目的除了科研创新外, 还有一个作用是科研管理部门与科研人员之间以及科研人员之间通过沟通和情感的交流, 改善相互之间的关系。信息沟通、意见交流, 将许多
独立的科研人员、科研团队、科研单位贯通起来, 成为一个整体。信息沟通是人的一种重要的心理需要, 是人们用以表达思想、感情与态度, 寻求同情与友谊的重要手段。通过沟通来协调人际关系, 传达校园文化和精神, 创造有利于科学研究的氛围, 鼓舞科研人员的工作和创造热情。畅通的信息沟通, 可以减少人与人的冲突, 改善人与人、人与团队之间的关系。
5. 提高科研管理工作的效能。在科研工作进行过程中, 没有畅通的信息沟通, 不了解情况, 就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通, 掌握科研工作各方面的情况, 才能为科学管理提供依据, 才能有效地提高科研管理工作的效能。
6. 科研管理者成功管理的重要手段。科研管理者是通过各种途径将信息和任务传递给科研人员并使科研人员理解和执行。如果沟通不畅, 科研人员就不能正确理解和执行, 科研工作就不能按计划进行, 最终可能导致工作混乱。因此, 提高科研管理者的沟通能力, 与科研管理的绩效性关系极大。
四、高校科研沟通管理的流程
科研沟通管理包括一个完整的过程, 其由沟通者、沟通方式、沟通内容、沟通渠道、信息的接收者、反馈、内外部环境和沟通效果等组成。高校的科研沟通管理流程按不同的标准有不同的划分, 按沟通的方向划分, 可分为上行、下行、平行、交叉等沟通流程; 按沟通的目的和内容, 可分为正式、非正式的沟通流程; 按沟通方法, 可分为口头、书面、非语言沟通; 按沟通范围划分, 可分为内部沟通和外部沟通。在高校科研工作中, 传统的纵向沟通流程仍然存在, 横向的跨部门之间、跨单位工作之间的沟通明显增加。随着现代信息技术的应用, 网际沟通也已成为
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高校科研工作的一个重要沟通流程。
本文以科研项目管理为例, 论述一下实施有效的沟通管理的流程。从科研项目的申报到组织实施, 再到立项、中期检查、鉴定、报奖、成果转化, 是一个完整的工作流程, 任何一个环节出了问题, 都会影响科研项目的顺利完成或达到预定目标, 影响科研成果的推广和应用。只有在各个方面都建立了良好的沟通渠道, 科研管理工作才能顺利进行。
1. 做好纵向沟通。(1) 上行沟通。与上级主管
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息。与上级主管部门保持密切联系, 及时了解国家及省市的科技需求, 使得在项目申报时能准确把握研究方向和目标, 提高中标率; 在项目的实施过程中, 经常汇报项目进展情况、出现的问题及变更要求
等等, 以便上级部门做出最佳决策和目标调整; 及时了解上级主管部门的新政策、新动向、新举措, 并马上落实到科研工作的相关环节, 争取主动性。(2) 下行沟通。定期调查本单位的科研实力, 了解各学院、研究所学科的发展需要; 深入到科研项目组, 倾听科研人员的意见和要求, 掌握项目的进度, 及时发现问题及时调整。通过意见沟通和信息交流与科研人员建立起融洽的人际关系, 获得科研人员的理解、认同和支持, 这样能迅速传达上级指示, 保证科研人员按时地完成科研任务, 保证科研目标的顺利实现。
2. 做好横向沟通。(1) 外部横向沟通。科研工作是与外部环境进行资源、信息互换的动态开放系统。高校与外部环境进行频繁的科学技术、信息交换, 这种交换的过程就是高校科研工作的外部横向沟通过程。外部横向沟通主要包括以下方面:与合作科研单位的沟通———建立科研联盟, 与其他科研组织或部门之间建立广泛的交流与合作, 从而达到优势互补, 联合创新、攻关; 与企业等科学技术成果需求单位进行沟通———进行科研成果的应用和转化, 科研管理人员应当协助科研人员将技术创新成果及时推向社会, 以期待得到最大的经济效益和社会效益。这需要对市场有充分的了解, 不断地与各界沟通。只有熟知市场需求, 才能使得科研项目一完成就能立即转化为现实生产力; 与媒体等机构沟通———进行宣传与达成共识, 高校经常将一些高层
次的科研项目、高水平的科研成果、优秀的科研人员以最快的速度推荐给媒体(电视台、广播电台、报纸等) , 通过媒体让外界了解高校的科研实力, 也使科研成果顺利进入市场。(2) 内部横向沟通。与本单
位其他职能部门也要经常进行沟通, 加强协作, 更好地实现学校科研目标。比如说, 项目立项后需要进行项目经费的管理, 对经费预算、成本核算、经费支出、结余经费等过程实行全程财务跟踪管理, 需要与财务管理部门经常进行沟通, 随时了解项目经费的使用情况。现在申报科研项目经常需要跨学科的、跨部门的联合攻关, 如果各学院、研究所之间及各项目组之间沟通渠道不畅通, 有的环节就会出现问题, 整个管理层面上就可能互相埋怨, 各自推卸责任, 严重时有可能影响总体目标的实现。应鼓励科研人员在合作和创新的氛围中进行研发。
沟通作为管理的一个前提和重要方面在高校科研管理中正在扮演着重要的角色, 为了提高科研管理的水平, 我们必须转变管理职能, 引起对沟通管理的重视, 实行主动的、动态的新型沟通管理, 同时在管理实践中不断地总结沟通技巧, 提高沟通水平。
参考文献:
〔1〕王 皓. 谈谈企业管理中的有效沟通[J ]. 科技进步与对策, 2000,(10) .
〔2〕李 东. 知识型企业的管理沟通[M ].上海:上海人民出版社, 2002.
〔3〕任小燕. 科研管理中的沟通问题[J ]. 企业管理, 2002, (4) .
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A New Mode for Fostering Scientific Researchers in
Universities :A Team for Scientific Research
SUN Yan -hua
(Department of Science and Technology , Heilongjiang University , Harbin 150080, China )
A bstract :The development and upgrading rate of knowledge and technology is promoted along with the appearance of knowledge economy . And scientific researchers in face of the situation are required to respond to the academic advances , to learn new knowledge and to bring forth fresh ideas . The research work in colleges , especially provincial colleges , is hindered by man y factors which are more often than not the main factors in the way of the training (of the men ) . As a virtual unit , a team for scientific researches provides a new framework for researches and a new mode to foster researchers . The article deals with the definition , basic features and advantages of the new mode and proposes the suggestions on how to intensify the management of the team for scientific research . Key words :a team for scientific research ; core researcher ; new mode
〔责任编辑:洪军〕