工程签证及资料收集.归档实施细则

工程签证及资料收集、归档实施细则（试行）

第一章 总则

第一条 为准确反映工程施工过程状况，加强工程签证管理，妥善地处理公司与发包方和其他施工单位的各种施工矛盾，预防和减少纠纷发生，控制公司经营风险，根据国家相关法律规范和公司 《建筑钢结构制作安装承包合同管理实施方法》的相关规定，特制定本细则。

第二条 本细则的指导思想为：预防为主，积极主动，通过及时、有效的工程签证和证据归集工作，控制工期和质量纠纷，预防诉讼风险，切实维护公司利益。

第三条 本细则的实施是贯彻项目经理负责的原则，安装队伍和项目部其他人员各司其职，对项目经理负责。

第四条 适用范围：本细则适用于公司总承包或分包的各类钢结构建筑工程，公司承包的其他工程项目参照本细则执行。

第二章 签证人

第五条 代表公司签署各类施工签证的人员为合同确定的项目经理。因情况特殊，项目经理不能在现场及时签证的，由其委托项目部其他人员或安装队长签证。委托人对项目经理负责，项目经理对公司负责；无项目经理的，由公司决定由安装队长或其他人员负责签证。

第六条 项目经理是公司派驻工地现场组织工程安装施工的代表，其权力限于现场安装施工的指挥和与发包方、监理或其他施工单位的协调。项目经理签发的各种联系单或签收各种函件的签复内容不得超出合同的约定。

第七条 项目经理不具有与发包方或任何第三方签订补充协议或以联系单、会议纪要等形式为之的具有变更合同实质性内容的权力。遇有需要补充或变更的事项，项目经理应通过工程部报告公司领导，经同意或授权方得为之。

第八条 项目经理应全面、透彻了解合同内容，包括发包方与工地代表、监理工程师及其签证权限和时限。发往发包方或监理的各种联系单、通知单应由合同约定的或发包方书面确认的工地代表或监理签收，如由对方其他人员签收，应加盖对方工程部门或单位印章。

第三章 签证内容

第九条 我公司部分构件已制作，具备发送工地安装条件时，应书面通知发包方，要求对方书面答复具备各项条件的时间和具体进场时间。

第十条 收到发包方书面进场通知后，项目经理应组织人员到工地现场对钢结构基础进行复测检验，直至合格。

第十一条 基础复测合格，与土建方办理交接手续后，项目经理应向发包方提交开工报告，经发包方或监理批准后正式开工。

第十二条 基础分区段复测交接的，应分别制作各区段复测检验记录并分别办理基础交接手续和分别提交开工报告。

第十三条 钢构件每批次进场时，均应立即通知发包方或监理清点检验，并请其在检验申请报告单上签字确认。

第十四条 钢构件安装完毕时，应请发包方或监理签署工程进度确认书，约定需进行中间结构验收的，应立即向发包方或监理发送中间结构验收通知书；当分区段安装施工的，应分别签署工程进度确认书和分别发出中间结构验收通知书。

第十五条 围护材料每批次进场，均应立即通知发包方或监理在检验申请报告单上签字确认。

第十六条 围护安装完毕，应请发包方或监理签署工程进度确认书。分区段施工的，应分别签署确认书。

第十七条 钢结构建筑工程全部安装完工后，应立即请发包方或监理签署工程完工确认书。分区段先后施工的，应分别签署完工确认书。

第十八条 钢结构工程全部完工后七日内，项目经理应向发包方或监理发出工程竣工验收报告，同时提交全套竣工验收资料。竣工验收报告和竣工验收资料移交表各一式贰份，由发包方或监理签收后项目经理保存一份。

第十九条 发包方提出设计变更时，应提交书面的设计变更联系单。项目经理将联系单复印留存，原件报公司档案室存档。变更设计完成后，由项目经理将图纸交发包方确认和签收。签收确认单由项目经理保存，复印件一份交技术处留存。

第二十条 设计变更导致工程量增减，按合同应追加工程款或赔偿损失或顺延工期的，项目经理应在组织变更设计工程施工前向发包方发联系

单确认以上事项。

第二十一条 施工期间发包方提出材料变更的，项目经理应在变更前就材料差价处理，工期顺延或赔偿损失事宜请发包方书面签证确认；如系我公司提出材料变更的，应发联系单请发包方或监理书面确认。

第二十二条 其他需要签证的事项包括并不限于下列内容：

1、施工场地不符合同约定的进厂施工条件的；

2、停水、停电、台风、大雨、冰雹等影响施工进行时；

3、隐蔽工程或中间结构验收后同意进入下一工序的；

4、由发包方负责或其他承包商负责施工的前一工序未完，导致我公司等待时；

5、因与土建或其他施工单位交叉施工影响我公司施工正常进行时；

6、我公司依法发出停工通知和复工通知时；

7、工完场清，将工程移交发包方时；

8、依法律、法规和合同应予工期顺延；追加工程款或赔偿事由发生时。

第四章 签证方法与方式

第二十三条 发送给发包方、监理的联系单、通知、各类函件应当及时，合同约定期限的应在期限内发送。对于发包方、业主或监理发来的联系单、通知等各类函件，应在合同约定的期限或法律法规的期限内签复。

第二十四条 项目经理对发送函件的内容或签署的签复意见必须审慎。签复可能影响我公司实质利益的函件应事前请示工程部或商请公司法律顾问后再行处理。

第二十五条 发包方或监理发来的函件对我公司明显不利的，可收而不签，如无法推脱时则应将我方否定意见签署其上后签名。

第二十六条 我公司发往发包方或监理的联系单、通知单等各类函件应工整书写一式贰份，对方签收后的一份作为送达回执由项目经理保管；如对方签收人在送达的函件上签署违背事实对我公司不利的意见时，应立即再次发函表明我公司否定意见。

第二十七条 遇发包方工地代表拒绝签收函件时可送监理签收；监理也拒绝签收时，可通过邮局发特快专递邮件给发包人单位，并请在特快专递邮件详情单上内件品名栏内填上函件名称及函件主旨，并将函件底稿及

邮件详情单发件人联及邮费收据妥善保存。

第二十八条 遇发包方代表和监理拒收函件时，也可到邮局向发包方发送传真件，并在发送后的传真上书写：此件共X页，于X年X月X日X时传真至XXXX号传真机。并请电信部门在每页传真件上盖章。发此种传真件必须核实发包方的真实的传真号码，发包方借用他人传真机时请勿发此类传真。

第二十九条 对于特别重要的函件，可通过公司法律顾问发送公证函件。

第五章 记录、纪要及其他资料

第三十条 项目经理或其授权委托的其他人员在合同履行中应对以下事项作好情况记录：

1、钢结构基础复测检验及交接记录；

2、材料设备进场记录；

3、安全教育记录；

4、停水、停电记录；

5、气象记录；

6、项目经理、工地代表、监理人员变动记录；

7、设计变更或材料变更的记录；

8、分项工程，隐蔽工程，中间结构和最终验收的自评、自检记录和发包方、监理共同验收记录；

9、土建或其他施工单位影响钢结构施工情况的记录；

10、各种检查记录；

11、每日作好施工日记；

12、其他需要记录的事项。

第三十一条 项目经理应准时参加工地例会和各种会议。应对施工中存在的问题充分发表我方意见并要求记入会议纪要。如我方意见未被记入会议纪要，则可在纪要签名时简要签署我方意见或以函件方式另行发送发包方，监理或其他承包商。

第三十二条 项目经理应索取会议纪要原件一份，如原件仅有一份时则应要求复制后请发包方或监理在上签名盖章。

第三十三条 项目经理或其委派的人员应对施工各阶段进行拍照留存，包括：

1、进场时施工场地状况；

2、各分项工程，隐蔽工程验收时的状况；

3、中间结构验收时的状况；

4、与其他承包商交叉施工的情况；

5、等待前道工序施工的状况；

6、场地、道路或其他影响我公司施工的状况；

7、发生事故的现场；

8、工程竣工时的状况；

9、发包方设备提前进场或未经验收即使用的现场状况。

第三十四条 拍照一般情况可自带相机拍摄并显示拍摄时间，交照相馆冲印后在照片背部写上冲印时间并请照相馆加盖印章。

如已发生纠纷或可能发生较大纠纷时，应请照相馆到现场拍摄，冲印后在照片背面书写：本照片由本摄影社于X年X月X日摄于XXXX工程工地，并加盖公章。同时保存发票和相关单证。

第三十五条 设计院应对下列事项交发包方签证并妥善保管。

1、发包方提供设计技术条件资料的双方交接签收，并请注明日期；

2、设计完成后将图纸交发包方签收；

3、图纸核审及交底会议纪要的各方签名并保存；

4、发包方设计变更联系单及完成变更设计后图纸交付的签收和图纸确认；

5、交设计院审核确认图纸的交付签收及设计确认签证；

6、其他应该签证的事项。

第三十六条 工程部、总调办等部门在施工管理过程中与发包方和监理之间往来的联系单，函件按本细则相关条款的规定进行签证，保管。

第三十七条 项目经理对工程进度各节点进行重点控制，各种记录和签证应为同期。工期节点控制具体详见《施工工期节点控制情况一览表》。

第六章 资料收集、整理、归档

第三十八条 钢结构工程完工，经验收合格后，项目经理应收集该工

程的全部资料，进行分类整理后，装订成册，移交总经办档案室。

第三十九条 项目经理收集资料的范围为：

1、钢结构承包合同及其补充协议、投标书、报价单；

2、工程安装责任书及施工组织设计文件；

3、构件已制作可发运通知，发包方进场施工通知，中间结构验收通知，工程竣工验收报告，停止施工和恢复施工通知；

4、基础复测交接手续，开工报告，中间结构验收证书，工程进度确认书和完工确认书，工程竣工验收证书；

5、本细则第三十条所列的各项记录，第三十一条所列会议纪要；第三十三天条所列现场照片；

6、构件、材料进场的清点检验确认单；

7、涉及工程顺延，追加工程款，赔偿损失的各类签证；

8、施工过程中工程项目经理与业主、监理、其他承包商相互往来的各种函件和签证；

9、施工过程中项目经理与公司及各部门相互往来的内部联系单；

10、材料、构件合格证和质量检测、检验报告；

11、货物运输清单；

12、安全教育及气象资料；

13、工程款决算资料；

14、保存与工程部、总调办、技术处的应当归档的资料；

15、竣工图纸；

16、其他应当收集归档的资料。

第四十条 工程竣工后，项目经理应向工程部提交《工程竣工报告书》，内容应包括：工程概况、安装单位、开工进度、工期、验收、决算、付款等概况及是否发生纠纷及处理情况。

第四十一条 项目经理对于保存于工程部、总调办、技术处的资料需要收集归档的，应按《工程竣工资料归档移交表》的格式要求分别与上述部门签署移交表一式贰份，双方各执一份。

第四十二条 工程竣工资料移交归档应当按《工程竣工资料归档移交表》所列进行分类整理，分别立卷归档。各卷必须编有目录和页码。

第四十三条 资料必须提交原件，提供复印或资料缺项的应作出合理解释，否则视为移交资料不完整，作未交资料处理。

第四十四条 资料收集、分类、整理、立卷后，项目经理应将前述资料和《工程竣工报告书》一并报工程部审查，符合要求后由工程部在《工程竣工资料归档移交表》上签署合格意见后由项目经理交档案室归档；不符合要求的，工程部应提出意见后退回项目经理补充收集、分类、整理。

第四十五条 《工程竣工资料移交表》内容包括：资料名称、份数、原件或复印件、移交日期、移交人和接收人签名等栏，详见附件。对应说明事项附页作移交说明。

第七章 附则

第四十六条 项目经理、施工员、工程部、总调办、技术处、档案室等相关部门按本细则和公司相关规定各自履行工程签证、发函、复函、资料收集、保管、整理、移交、归档的相应职责，有失职渎职行为的，按公司《建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法》给予相应处罚。

第四十七条 项目经理或其授权委托人员在应向发包方或监理办理签证而未办，给公司造成损失的按公司《建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法》规定承担相应责任。

第四十八条 不按规定权限或合同约定的权限和程序签发、签收、签复联系单等类函件，给公司造成损失的按《建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法》规定承担责任。

第四十九条 未及时收集和妥善保管各类签证、联系单、通知、记录、纪要、验收证书等资料，致资料遗失，给公司造成损失的，按《建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法》规定承担责任。

第五十条 移交的资料不符合本细则的规定，档案室不得接收，视该工程未完工程，工程安装费停止支付，直至资料符合要求。

第五十一条 对于在签证、函件签复、资料收集、保管、整理、移交、工作中管理规范，成效明显的部门和个人给予表彰和物质奖励。

第五十二条 本细则从公司总经理签发之日起实施，执行中的具体问题由工程部或法务室研究处理。

二○一○年六月一日