谈谈管理标准化的探索心得
谈谈管理标准化的探索心得
【文摘】本文试图通过介绍个人对标准化、管理标准化的粗略领会和认识，结合办事处工作，探求部门领域的管理标准化工作方法，并提出个人对于改进部门级管理的片面观点、认识和一点方法，望大家斧正。
一、对标准化的认识
个人认为标准化源于西方，快速发展在西方工业化生产阶段，是后来一系列西方科技发展的基础思想和方法之一。它的基本思路之一就是在认知研究任何事物、乃至规律的时候，都坚持了一种逐步细分归类的方法，比如他们研究各种学问都是逐级分科目研究的，又如研究物质构成时，从有机到无机物一直逐步分到元素、分子、原子、电子„„。可以看出来，标准细分和标准归类思路方法贯穿了研究过程，并且随着成果趋向成熟，系列的标准也被相对固定下来。
我们还可以发现，他们在认知研究的每个阶段，或者说标准化趋向成熟的每个阶段，还会比较清晰地看到的，姑且称之为“最小管理单元”、“最小认知单元”、“最小控制步长”„„，这部分暂不讨论，在管理标准化中进一步探讨。
而我们东方中华文化认知事物及规律的方法，与其有些是相同相通的，但总的说来正好相反，我们在认知研究事物和规律时，往往不愿意分之又分地去认识和把握，而是愿意把众多繁杂的事物总结在一起去认知和把握。比如我们的阴阳五行、三纲五常等。
不能简单地说西方的方法就一定比我们祖辈流传下来的方法要好，西医遇到的一些难题有些就被中医轻易破解，当然也不能固执地坚守继承的“遗产”而一层不变。历史经验教训都告诉我们任何具有生命力的先进文化都是在历次文化碰撞后才容易产生的。所以现在我们听讲座逛书店经常听到的看到的有6δ、绩效管理、项目管理等源于西方的思想和方法，也有论语、周易、道德经、孙子兵法等国学思想和方法。
我个人的体验是我们学习国学时比学习6δ、绩效管理、项目管理等容易产生的共鸣，理解认同更有深度和广度，原因很简单，我们是中国人，祖祖辈辈对我们都在产生潜移默化的影响。而面对从国人开始接触起也就二三百年西方系列科学，我们肯定一方面觉得新鲜，另一方面有一种原始的排斥。
说这么多的目的是想阐述一个观点：学习实践西方科学，特别是西方管理科学一个核心的思想是需要掌握以细分归类为基础的标准化思路，或许他是深刻认知研究西方文明的一门必修课和一把钥匙。个人学习需要个人掌握，部门学习需要部门全员掌握，企业学习需要企业全员掌握。同时得出另一个推论，就是如果没有标准化思想指导和方法实践，学习演绎的西方管理科学很容易就形而上学，不伦不类。一些企业购买并学习实践了西方企业管理之大成之一---ERP （Enterprise Resource Planning 企业资源计划系）却只能发挥MRP （Material Require Planning ），甚至仅仅MIS （Management Information System）系统功能，或许能说明这一点。
那么我们掌握这一基本思路和方法是否容易呢？个人认为不是件容易的事情，上文说过了，我们体内留着祖辈继承的基因里面就有抗拒它的因素。记得一个同事在听完课后这样说：“听是都听明白了，一做的时候就忘了”。这是个普遍现象，我们来分析分析，“听是都听明白了”说明这些东西不难理解，容易接收，但“一做的时候就忘了”说明它不容易被我们“接受”、
认同，更不容易被我们应用到受我们心智影响的行动中。
二、对管理标准化的认识
关于管理标准化的提法。“管理标准化”在撰写本文之前，没有真正检索过，只当是个人的一种提法。之所以这样提出，是因为发现我们的企业往往注重的是技术标准，而忽略的是管理标准。这一现象虽然比较普遍，但也容易理解。就像上文说过的，标准化的东西接收起来要更容易些，操作工人按照标准的指导手册操作是相对容易的，编写这套标准指导手册所适应的管理标准制定就要难一些，而对操作工人和手册编写者，以及其他所有员工都要实施绩效、项目等系列标准化管理就更难了。因此，每个部门、每个“某某”管理的应用者都抱怨：“没有一套好用的管理信息系统”，然后IT 部门就被推到了悬崖边。这样的现象其实在我们身边都能找到些案例，而且或许还有下面的问题现象：
【问题现象一】：只要管细致了，管理成本就急剧提高，而又因管理成本投入跟不上等原因，导致管理手段流于形式；一旦管粗放了，就缺乏必要地数据信息支撑，决策不科学，甚至无法决策，导致本应该采取的管理手段、改进措施无法推行。
【问题现象二】：多方面多角度的上级管理部门平日工作中都经常向基层部门人员收集各类报表，但这些报表往往都存在一个共同的误区，就是缺乏标准。同样的事情今天甲从A 角度要的是“甲A ”型报表，明天乙从B 角度要的是“乙B ”型报表，基层部门人员为了满足上级不得不无奈地重复地、手动地做两遍几乎同样的工作。而实际工作中，重复的又哪里仅仅是两遍？
问题到底出现在什么地方了呢？估计不用10秒钟，答案就有了，“管理”、“管理不行”„„，可是如果你较为广泛地接触过公司的各级管理者，你会发现他们的工作时间都比西方企业的管理者要长，人也不比他们笨，为什么管理就跟不上呢，总结一个重要的方面会说是“意识”跟不上，那都有哪些意识呢？我认为“管理标准化”就是其中必不可少的意识之一。问题还不仅仅是管理者，而是全员的标准化意识。
那么到底什么是“管理标准化”呢，有没有具体一些的形式和内容？怎么才能做好这一工作？针对这些问题，本人仅仅是凭在平时工作中的积累，妄加陈述和评论如下： 首先我们可以把“管理标准化”抽象地划分为简化、系列化、综合化三个阶段形式，而内容可以说就包括企业管理的各个领域和各个阶段的了。各个阶段的形式首先是服从于内容的，新的内容可能要求新的形式，但有的时候先进成熟的形式也会有促进新的内容。两者之间相互作用的过程往往也就是管理标准化走向成熟的过程。
举例说明，比如一个企业最重要的人财物三方面，员工信息、产品结构、成本结构，在企业发展最初阶段这三方面都可能是比较简单的，我们就可以称之为简化阶段形式。但简化不能等于无标准化，如果企业领导和员工都具备标准化意识，在发展之初就可以有简化阶段形式的标准化内容。就是说任何企业一开始就可以有符合企业发展之初情况的《员工信息标准V1.0》、《产品结构标准V1.0》和《成本结构分析模型V1.0》，V1.0之前可能还有αβ版本，之后将是伴随企业成长直到消亡的企业管理标准升级版。期间会有痛苦的大版本升级，因为要面临系列化和综合化两个重要阶段形式和内容的考验。但我始终认为没有V1.0，即便造出了V2.0，其实也是掺假的，其对于企业的真实作用可能还不及V1.0那样扎实有效。 因此，我的另一个推论：想要做好管理标准化工作，需要在企业发展的各个阶段、各个方面动员全员标准化意识的同时，做好《各项工作的标准V1.0版》是关键的关键。
第二我们可以把“管理标准化”概括为“最小管理单元”、“最小认知单元”、“最小控制步长”„„的管理。如前文所述，标准化的核心就是细分归类。在企业发展的不同阶段，有着符合发展规律的“最小管理单元”、“最小认知单元”、“最小控制步长”„„，再细分一方面
没有实际意义，另一方面会消耗额外的管理成本而不会有应有的收益，而再粗分将不能满足管理的必要需求，从而影响企业运作。
还举上面的例子之一，我们来模拟一下《产品结构标准V1.0》的发展历程，开始公司只有一个产品J ，所以产品结构的“最小管理单元”是J1、J2„„和J10，后来公司又有了产品S 、A ，而且有了企业组织结构的调整，不同产品由不同的企业部门负责，注意这时候能否继续保留企业级《产品结构标准V1.0》并升级《产品结构标准V2.0》即系列化阶段标准至关重要，这里不展开讨论。而这时企业不同部门的“最小管理单元”发生了变化，企业级部门将把每个产品，即J 、S 、A 作为最小管理单元，而部门级部门（例如A ）将把A1、A2„„和A10作为最小管理单元。可以看出《产品结构标准V2.0》的最小管理单元数量将与企业发展一样迅速增长。这样的例子是抽像的结果，实际情况要比这复杂的多，但无论怎样复杂，识别出符合实际规律的“最小管理单元”、“最小认知单元”、“最小控制步长”„„是管理标准化的关键。
第三本人建议可以把“建立记录与报表分离的工作方法”作为部门级全员标准化的普及手段。记录与报表分离的工作方法是我在08年提出的一个方法，该方法旨在标准建立的基础上，倡导及时、规范地记录信息数据，为进一步传递、整理、分析信息数据，自动与半自动输出报表提供基础。就是说在标准分类的基础上，它更强调记录的规范性，而认为各类报表应该是容易实现的。因此，能否依据标准，规范地记录保存企业发展过程中的记录，是管理标准化的另一关键。
让我们再回顾一下IT 部门被逼到悬崖边的窘境和两个问题现象，得出如下的意见：
1、 各部门都必须遵守执行上级部门的管理标准，并肩负本部门管理标准化工作，尤其是各
种《标准V1.0》版本;
2、 IT 或者其他某个部门应该在企业中发挥跨部门流程标准的协调、固化工作；
3、 特定阶段，管理的细致程度并非越细越好，管理成本投入在企业发展过程中有最佳配置，
需要管理者识别当前的最小管理单元。
4、 提倡各级管理部门多收集记录，少收集报表，各级管理部门人员应把报表和记录分离的
工作方法作为必备技能之一进行学习，并认证。
三、部门级管理标准化的工作方法(时间有限，有待认真总结)
首先把“建立记录与报表分离的工作方法”作为普及手段进行宣贯；
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其次可在分析部门组织结构、绩效考核的基础上，判断部门级最小管理单元的维度，并制定相关标准；进一步分析部门的部门担负的工作任务和岗位的基础上，判断岗位最小管理单元的维度，并指定相关标准。按这一思路向对外接口，如外包、采购、客户„„领域拓展。 最后最好每个部门有一个专职或兼职的EXCEL 等工具爱好者，以便带领指导大家方便地利用附件1、《运用“记录与报表分离”最简便表格的方法》和相关扩展，不但使标准基础得到快速应用，达到规范记录的目的，而且能够快速转化为可产生价值的数据信息分析应用图表。
办事处常用的产品代码及归属产品线的标准、工程管理科考核设计、库房（尾纤）出入库管理、库房费用评估测算模板、二次运输最高限价测算模板、网络评估测试价格模型、在建工程跟踪、一句话信息、派工跟踪表、结算跟踪表等等均等到不同程度的应用并逐步形成了办事处级《标准V1.0》。